Як обрати та впровадити HRM-систему, яка справді підійде вашій компанії

За даними Deloitte, менеджери в середньому витрачають лише 13% робочого часу на розвиток людей, тоді як більшість дня йде на операційну рутину та вирішення помилок.

Отже, формально всі розуміють: автоматизація потрібна. Але на практиці HR і далі живе в таблицях і чатах через три типові бар’єри:

1. Не до кінця зрозуміла користь. Автоматизація сприймається як «потрібно, бо в інших є», а не як відповідь на конкретні болі — дублікати кандидатів, ручні розрахунки відпусток, відсутність аналітики.
2. Невдалий попередній досвід. Компанія вже купувала систему, але вона виявилася надто складною. HR не мав часу й підтримки, дані заповнили частково і повернулися до Excel.
3. Жодна система не підходить. Є окремі рішення для рекрутингу, для обліку часу, для опитувань, для навчання — але немає одного центру, де все зібрано й пов’язано між собою.

Після того як ці бар’єри названі, з’являється реалістичне очікування від HRM: це інструмент, який або підсилює процеси, або підсвічує їхні слабкі місця.

HRM має спрощувати роботу, а не створювати нову

Частина компаній розчаровується в автоматизації саме тому, що очікує «автопілот». Але ж насправді будь-яка HRM-система потребує:

• налаштування ролей і прав;
• імпорту бази співробітників та історії взаємодій;
• опису бізнес-процесів: воронки рекрутингу, політик відпусток, етапів онбордингу;
• навчання HR-команди та ключових користувачів.

Якщо це зробити один раз, далі система починає працювати на вас: нагадування, автоматичні оновлення статусів, прозора аналітика, самообслуговування для співробітників.

Дослідження SHRM показує: 85% роботодавців, які впровадили автоматизовані системи, відзначають істотну економію часу та зростання ефективності команд.

Як обрати HRM-систему: 6 ключових критеріїв

Перейдімо до практики. Щоб не загубитися в демоверсіях і презентаціях, важливо дивитися не лише на «красивий інтерфейс», а на набір базових критеріїв.

1. Безпека даних

HRM-система зберігає чутливі дані: персональні дані співробітників, зарплатні діапазони, історію відсутностей, результати оцінок, коментарі менеджерів. Витік або втрата цих даних — не просто репутаційний ризик, а й юридична відповідальність.

Найкращим рішенням є система з архітектурою Single Tenant, коли кожна компанія має окремий ізольований хмарний сервер. Це означає, що дані не лежать разом із сотнями інших клієнтів і захищені на рівні окремого середовища.

2. Функціонал: що має вміти сучасна HRM

Ключові можливості, які варто вважати must-have:

1. Єдина база співробітників. Зберігання особистих і професійних даних, історії змін, посад, відділів, контрактів, статусів.
2. Рекрутинг і воронка кандидатів. Створення вакансій, інтеграції з job-порталами і LinkedIn, облік воронки, шаблони листів, фільтри по базі кандидатів.
3. Онбординг і адаптація. Чеклісти для новачка, менеджера й HR-фахівчині, автоматичні нагадування про мітинги, оцінка результатів випробувального терміну.
4. Облік відсутностей. Запити на відпустки, лікарняні, віддалену роботу, погодження в один-два кліки, доступний баланс днів для кожної людини.
5. Управління продуктивністю та цілями. Performance Review, регулярні one-to-one, постановка цілей за моделлю OKR, фіксація підсумків.
6. Навчання та розвиток. LMS або інтеграції з навчальними платформами, навчальні програми, трекінг проходження курсів.
7. Аналітика та звітність. Звіти по рекрутингу (time-to-hire, cost-per-hire, джерела кандидатів), плинності й утриманню персоналу, залученості, відвідуваності.

3. Швидкість впровадження та підтримка

Навіть найпотужніша система не дасть ефекту, якщо впровадження розтягується на місяці. Запитання, які варто поставити постачальнику:

• які типові строки старту для компаній вашого розміру;
• які ресурси з боку клієнта потрібні (кількість годин HR, залучення IT, фінансового департаменту);
• чи буде у вас персональний менеджер;
• як організоване навчання: відеоуроки, база знань, живі сесії, документація.

4. Локалізація та зручність для команди

Навіть якщо HR чудово володіє англійською, далеко не завжди нею однаково комфортно користуватися всім співробітникам.

Зручність HRM-системи — це коли:

• інтерфейс доступний українською мовою;
• є довідкові матеріали, база знань, шаблон;
• техпідтримка відповідає українською або принаймні зрозумілою для вас мовою у звичних каналах (месенджери, пошта, дзвінок).

5. Вартість: за що ви реально платите

Ціну важливо розглядати не ізольовано, а в контексті:

• скільки окремих інструментів ви зможете відмовитися використовувати (ATS, трекери відпусток, опитувальники, календарі, окремі LMS);
• скільки часу HR заощадить на делегуванні рутини системі;
• скільки коштують ризики помилок (неправильний облік відпусток, втрачений кандидат, відсутність аналітики).

Також варто рахувати TCO (total cost of ownership):

• час впровадження;
• потребу в доопрацюваннях;
• інтеграції з іншими системами;
• навчання команди.

6. Масштабованість і екосистема

HRM — це довгострокове рішення, і добре, коли разом із системою зростає й ваша команда.

На що звернути увагу:

• чи витримає система перехід з 50 до кількох сотень співробітників;
• чи буде доступна розширена аналітика;
• чи є навчальні матеріали й спільнота користувачів;
• чи розвивається продукт: нові модулі, оновлення, інтеграції.

Погляньте на весь продукт включно з екосистемою: вебінари, кейси клієнтів і професійне ком’юніті. Це важлива перевага при виборі та порівнянні пропозицій.

HURMA: all-in-one платформа для компаній, яким потрібна швидкість і контроль

Єдине середовище замість розрізнених сервісів

Більшість рішень на ринку автоматизують окремі фрагменти роботи HR: рекрутинг в одному сервісі, Performance Review в іншому, а відпустки та лікарняні залишаються в таблицях. Така модель уповільнює команду, не дає єдиного джерела правди й створює ризики помилок у даних.

HURMA пропонує інший підхід — об’єднати ключові процеси в одному середовищі, де все працює як цілісний цикл роботи з людьми: від пошуку кандидата до розвитку команди. Завдяки цьому HR бачить повну картину, менеджери — реальний прогрес своїх людей, а керівництво — аналітику, а не набір файлів.

Безшовні процеси від рекрутингу до розвитку

У рекрутингу це помітно одразу: інтеграції з job-порталами, автоматичний перехід кандидата в статус співробітника, структурована воронка без дублювання даних.

Онбординг працює за сценаріями з відповідальними й дедлайнами, нагадування надходять автоматично. Performance Review, OKR і 360° синхронізуються в одній системі, тож менеджер не шукає інформацію по різних інструментах — історія рішень і домовленостей зібрана в одному контексті:

Зручна робота для всієї команди

Щоденні операції відбуваються швидше: співробітники подають запити на відпустку чи лікарняний у кілька кліків, бачать баланс днів, переглядають документи та отримують оновлення — навіть через Telegram-бот.

Таким чином HR звільняється від рутинних дій і може зосередитися на завданнях, які мають стратегічний вплив.

Захист даних на рівні, важливому для українського бізнесу

HURMA працює на архітектурі Single Tenant: кожна компанія має власний ізольований сервер, а дані фізично розділені з інформацією інших клієнтів. Це мінімізує ризики витоків і забезпечує надійність, що важливо для бізнесів, які працюють із чутливою інформацією (зарплати, оцінки, коментарі менеджерів).

Швидкий старт і підтримка, яка справді допомагає

HURMA працює за принципом швидкого Time to Value — компанії отримують результат з перших днів роботи в системі. Платформа запускається за 10 робочих днів, що суттєво скорочує витрати на етапі впровадження: у середньому це економія близько 2000 доларів бюджету, який зазвичай витрачається на тривалі інтеграції та перехідні періоди.

Підтримка працює українською, швидко допомагає з доступами, налаштуваннями й питаннями щодо процесів — без довгих черг та формальних відповідей:

“Не уявляємо роботу без підтримки HURMA. У нас, оскільки бізнес дуже активно розвивається, багато нестандартних запитань, на які ми не можемо самі знайти відповідь, тому стукаємо до підтримки. Я регулярно, раз на два-три дні, пишу в сапорт.”

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Економія ресурсів та реальна ефективність

Для компаній HURMA часто замінює одразу кілька інструментів: ATS, трекер відпусток, опитувальники, систему для цілей, 360° і LMS. Це знижує витрати на ПЗ та скорочує до 43% операційного часу HR-команди.

Бізнес отримує єдину систему, яка повертає HR-команді контроль над роботою.

Масштабування та екосистема для розвитку HR-функції

HURMA масштабується разом із компанією — підходить для команд від 50 до кількох сотень людей та зростає разом із бізнесом.

Додаткову цінність дає екосистема:

• HURMA Academy — навчальні програми, воркшопи, вебінари;
• HURMA Community — професійна спільнота, база матеріалів, методології, шаблони.

“Це класна підписка з великою кількістю корисної інформації, все структуровано, тому легко орієнтуватися та поступово долучатися до навчання. Нам дуже подобаються навчальні вебінари та лекції, які є у Community. Особливо цінно, що можна переглядати їх у записах, коли це зручно.”

Команда рекрутерів компанії Goal

Як впровадити HRM

Успішне впровадження HRM починається не з технічних налаштувань, а з переходу на іншу логіку роботи. На прикладі HURMA це добре видно: система не вимагає від компанії змінювати процеси під інструмент — навпаки, вона підлаштовується під реальну структуру, ролі та темп бізнесу. Саме тому старт не розтягується на місяці, а займає близько десяти робочих днів.

Компанія переносить дані один раз — і одразу отримує повністю зібрану HR-екосистему: рекрутинг, відсутності, онбординг, Performance Review, аналітика. Усі дії фіксуються автоматично, кожен співробітник працює у своєму кабінеті, а HR отримує контроль над процесами з першого дня.

Ключова відмінність HURMA у тому, що система дає результат ще до завершення впровадження: процеси синхронізуються, команда бачить зміни одразу, а керівництво нарешті має єдину картину по бізнесу.

Тому відповідь на запитання “як впровадити HRM” виглядає просто: обрати рішення, яке бере на себе складність і залишає команді лише ефект.

Хочете побачити, яким буде перехід саме у вашій компанії? Замовте демо HURMA та отримайте індивідуальну схему впровадження.

Підсумки

Обрати HRM-систему означає відповісти лише на одне запитання: чи допоможе вона вашій компанії приймати рішення на основі даних, а не припущень? Якщо відповідь «так», система не ускладнюватиме роботу, не вимагатиме місяців підготовки й не змусить команду підлаштовуватися під інструмент.

Та найкращий спосіб перевірити, чи підійде система саме вашому бізнесу, — протестувати її на власних процесах. Демо покаже більше, ніж будь-який чекліст: наскільки швидко команда адаптується, як виглядає аналітика у реальних сценаріях і чи справді інструмент економить час.