Втрата даних. Зберігання та систематизація інформації у хмарному сховищі унеможливлює втрату важливих документів. Ви маєте доступ до них незалежно від вашої локації та в будь-який час.
Довге опрацювання запитів. Паперові документи чи таблички в Excel значно подовжують опрацювання запитів співробітників. До того ж запит може загубитися на робочій пошті чи серед повідомлень. Система для керування відпустками дозволяє оперативно отримувати, переглядати та опрацьовувати запити прямо в програмі і скорочує час на підтвердження відсутності співробітника до декількох хвилин, навіть якщо ви працюєте віддалено.
Помилки при нарахуванні відпусток. Під час роботи із великим масивом даних існує велика ймовірність внесення помилкових даних. При виникненні такої ситуації HR-менеджеру потрібно буде вручну коригувати інформацію за тривалий проміжок часу. Система автоматично буде нараховувати відпустки та вести облік відсутності працівників. Ця інформація буде доступна як керівнику, так і самому співробітнику. Працівник зможе переглянути залишок вихідних та створити запит на відпустку на потрібну кількість днів.
Накладення графіка відпусток взаємозамінних працівників. За відсутності чіткого планування вихідних співробітників, компанія не може повноцінно виконувати усі необхідні задачі. Тому дуже важливо перевіряти графік відпусток взаємозамінних працівників та коригувати план роботи відповідно до нього. Програмне забезпечення полегшить цю задачу для керівника та дозволить швидко ознайомитися з інформацією та підтвердити чи відкоригувати запит співробітника.
Збір та систематизація інформації. Користуючись паперовими таблицями чи Excel, HR-менеджер повинен опрацювати дані вручну, структурувати інформацію та перенести її у звіт. Система для керування відпустками дозволяє автоматизувати облік відсутності співробітників та швидко візуалізувати показники у зручній формі для звітності.
Переваги системи керування відпустками та відсутністю співробітників
Програма HURMA допоможе спростити та врегулювати громіздкі процеси, які раніше займали декілька годин, або навіть днів. Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу та зручному розташуванню усієї необхідної інформації, усі працівники компанії зможуть надіслати, отримати та опрацьовувати дані у декілька кліків.
Програмне забезпечення автоматизує облік різних видів відсутності. Це дозволить ефективніше використовувати час керівника та HR-менеджера, розподілити його на пріоритетніші завдання та уникнути помилок у підрахунках.
Система не обмежує варіанти запитів відпусткою, лікарняним чи вихідним, а має широкий вибір можливих подій: робота з дому, вихідний за власний рахунок, відрядження, понаднормова робота, робота у вихідні та перенесення робочих годин на інший день.
Програмне забезпечення значно спростить алгоритм створення та опрацювання запитів на відсутність. Працівник зможе самостійно перевірити графік вихідних і відпусток колег та обрати зручну для себе дату. Також він матиме можливість створити запит з потрібним типом відсутності, додати коментар із поясненням і прикріпити файл із відповідними документами.
Запити від усіх працівників зберігаються в одному місці. Таким чином, керівник чи HR-менеджер може швидко з ними ознайомитися, проаналізувати графіки взаємозамінних співробітників та надати відповідь на запит, не виходячи із програми. А зручна система сповіщень та можливість інтеграції з найпопулярнішими сервісами допоможуть бути в курсі усіх подій у відділі чи компанії.
Можливість індивідуального налаштування графіку, вихідних та святкових днів для різних відділів компанії дозволить створити комфортні умови для роботи міжнародних компаній. Окрім того, це допоможе вчасно інформувати решту співробітників про відсутність колег та уникнути затримок у виконанні задач.
У календарі кожен працівник може ознайомитися з графіком роботи співробітників, запланувати важливі зустрічі та створити запит на відсутність. Інформація одразу з’явиться у відповідному розділі та буде видима для інших колег. Синхронізація з Google-календарем дозволить отримувати сповіщення про робочі зустрічі та інші події компанії.
Завдяки хмарному зберіганню, уся важлива інформація не загубиться та буде завжди під рукою. А зручна систематизація по розділах дозволить швидко знайти, переглянути та опрацювати потрібні дані. Зміни одразу ж будуть внесені в систему та видимі для всіх учасників процесу.
Функції для аналітики допоможуть візуалізувати дані усіх видів відсутності працівника, команди чи відділу. Окрім того, HR-менеджер може зберегти їх у будь-якому зручному форматі для звітності – таблиці, графіку чи діаграмі.