3000+ кандидатів на місяць і до 50% економії часу: як Adsapience масштабує рекрутинг з HURMA

Коротко про кейс

Клієнт: Adsapience — рекламна комунікаційно-активаційна агенція, яка працює з інтегрованими маркетинговими кампаніями та активаціями по всій Україні.

Завдання: масштабний найм бренд-консультантів для клієнтського проєкту: багато міст і регіонів, великий потік кандидатів та потреба оперативно бачити динаміку найму в кожній точці.

Рішення: HURMA ATS стала для команди єдиним середовищем для роботи з кандидатами, фіксації історії комунікації, контролю етапів, роботи з воронкою та аналітики за вакансіями, містами, регіонами й рекрутерами.

Результат: команда збільшила обсяг опрацювання кандидатів приблизно з 1000 до 3000+ на місяць. Окремі рекрутери перейшли з 50–60 до 120 кандидатів у тому самому часовому проміжку, а завдяки автоматизації та централізації даних команда оцінює економію часу на ручних операціях приблизно у 50%.

Про компанію

Adsapience — рекламна комунікаційно-активаційна агенція, яка працює на ринку з 2000 року. Компанія створює інтегровані маркетингові кампанії та активації, допомагаючи брендам будувати ефективну комунікацію з партнерами та аудиторіями.

Команда Adsapience працює по всій Україні, а в межах цього проєкту особлива увага приділяється західним і центральним регіонам.

За рекрутинг відповідає команда з трьох рекрутерів, які одночасно працюють із великим потоком кандидатів у межах клієнтського проєкту.

Масштабування рекрутингу: коли важливо бачити весь процес

У міру зростання обсягів проєкту перед командою постало завдання не просто працювати з великою кількістю кандидатів, а й мати зручний спосіб централізовано відстежувати весь процес найму.

На початковому етапі команда використовувала Excel та електронну пошту як частину робочого процесу. Зі збільшенням кількості кандидатів і географії проєкту виникла потреба в більш структурованому інструменті, який дозволяв би оперативно бачити статуси кандидатів, історію комунікації та ключові показники за різними напрямами.

«Коли проєкт почав масштабуватися, ми зрозуміли, що нам важливо не лише опрацьовувати велику кількість кандидатів, а й системно вимірювати процес: бачити, скільки кандидатів опрацьовано, скільки передано далі, що відбувається по містах і де потрібно додатково посилити роботу», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Саме на цьому етапі HURMA стала інструментом, який допоміг централізувати роботу з кандидатами та аналітикою.

HURMA як середовище для роботи з кандидатами

З HURMA команда Adsapience веде кандидатів за етапами, фіксує історію взаємодії, відстежує причини відмов, статуси, вакансії, міста, регіони та відповідальних рекрутерів.

Для масштабного найму особливо важливо, що інформація про кандидата доступна в одному місці. Це дозволяє швидко повернутися до попередньої комунікації, перевірити статус і зрозуміти, на якому етапі перебуває кандидат.

«Ти просто заходиш у систему, вбиваєш прізвище або місто, знаходиш кандидата — і бачиш його резюме, всю історію, всі контакти. Можеш повернутися й зрозуміти, який етап випав і де саме», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Такий підхід особливо актуальний для проєктів із великим потоком кандидатів, де важливо швидко працювати з даними та не втрачати контекст попередньої взаємодії.

Аналітика по регіонах: від загальної картини до конкретного міста

Adsapience працює з наймом у різних містах і регіонах, тому команді важливо мати можливість аналізувати не лише загальні показники, а й деталізувати їх за містом, вакансією, рекрутером, етапом кандидата та кінцевим результатом.

HURMA дозволяє команді швидко фільтрувати дані під конкретний запит і отримувати потрібну картину в кілька дій.

«Для нас важливі дата, регіон, місто, вакансія, хто її вів і кінцевий результат — на який етап пішов кандидат. Якщо нас цікавить певне місто чи вакансія, ми ставимо фільтр в HURMA і бачимо всю картину», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Це допомагає команді швидше визначати пріоритети та розуміти, де саме потрібна додаткова увага.

Дані як інструмент комунікації з клієнтом

Для Adsapience аналітика важлива не лише для внутрішнього управління процесом. Оскільки рекрутинг є частиною клієнтського проєкту, команда регулярно працює з показниками та використовує їх для обговорення результатів і подальших рішень із клієнтом.

«Ми не можемо просто прийти до клієнта й сказати: “Виділіть нам кошти, бо ми так хочемо”. Натомість ми даємо файл з аналітикою HURMA, де показуємо: тут просадка, тут сезон, ось показники рекрутерів, ось причини відмов. Цифри — це завжди аргумент», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Таким чином, дані стають спільною основою для обговорення процесу з клієнтом — від поточних результатів до необхідності змінювати підходи або розподіляти ресурси.

Розподіл команди на основі даних

У проєкті працюють три рекрутери, кожен із яких має свій напрям роботи.

Команда тестувала різні підходи до розподілу напрямів і порівнювала результати. Аналітика допомогла побачити, у яких напрямках конкретні рекрутери працюють найбільш ефективно, і відповідно оптимізувати розподіл роботи.

У результаті окремі рекрутери змогли збільшити кількість опрацьованих кандидатів у тому самому часовому проміжку.

«Перейшли від опрацювання 50-60 кандидатів до 120. Це практично вдвічі більше в тому самому часовому проміжку», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Водночас аналітика дає можливість оцінювати не лише обсяг роботи, а й подальшу конверсію кандидатів між етапами. Це дозволяє команді бачити, які підходи працюють найкраще, і приймати рішення на основі накопичених даних.

Близько 50% економії часу на ручних операціях

Одним із ключових ефектів для команди стала економія часу на роботі з інформацією.

За оцінкою Олесі, HURMA дозволяє заощаджувати близько 50% часу, який раніше міг витрачатися на пошук інформації, звірку даних, роботу з файлами та підготовку внутрішніх запитів.

Тепер, якщо потрібна інформація про кандидата, місто чи регіон, її можна самостійно знайти в системі, переглянути історію, перевірити деталі або сформувати потрібне вивантаження.

«Я думаю, HURMA заощаджує 50%. Якщо мені потрібна інформація по регіону, рекрутер не витрачає час на пошук файлів, дат і звірку місяців. Я можу сама зайти, подивитися, вивантажити або проглянути», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Для команди це означає менше часу на технічну роботу з даними та більше можливостей зосередитися безпосередньо на рекрутингу й управлінні проєктом.

Контекст кандидата завжди під рукою

У масштабному наймі важливо зберігати не лише контакт кандидата, а й контекст усієї взаємодії з ним.

HURMA дозволяє бачити історію комунікації, статус кандидата, етап, причини відмови та інші дані, які допомагають команді швидко відновити контекст.

«Через рекрутера проходить велика кількість кандидатів, і 3000 кандидатів у голові не потримаєш. Класно, що в HURMA по конкретній людині ти бачиш історію, можеш повернутися й зрозуміти, який етап випав», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Це особливо важливо в ситуаціях, коли з кандидатом потрібно відновити комунікацію через певний час або коли роботу з ним продовжує інший член команди.

Швидша звітність для клієнта

У роботі з клієнтськими проєктами важливо не лише забезпечувати результат, а й мати можливість оперативно продемонструвати перебіг роботи та ключові показники.

Під час тендерної презентації Adsapience використала HURMA як один з елементів демонстрації свого підходу до рекрутингу: команда показала клієнту структуру роботи, аналітику, воронку та інструменти, з якими працює.

За словами Олесі, це стало додатковим аргументом на користь системного та прозорого підходу агенції до рекрутингу.

«Якби клієнт взяв іншу агенцію, вона віддавала б йому звіт два тижні, а ми віддамо звіт за один день. Тож ми показали клієнту, з чим працюємо: систему, аналітику, воронку. Тут HURMA була нашою перевагою, бо ми показали професійний підхід до його проблемного питання», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Результати роботи з HURMA в цифрах

Для Adsapience цінність HURMA полягає передусім у можливості масштабувати рекрутинговий процес, централізувати дані та швидко отримувати потрібну аналітику.

Що це дало Adsapience на практиці:

• 3000+ кандидатів опрацьовується командою на місяць;
• окремі рекрутери збільшили обсяг опрацювання з 50–60 до 120 кандидатів у тому самому часовому проміжку;
• за оцінкою команди, автоматизація та централізація даних заощаджують близько 50% часу на ручних операціях;
• звіт для клієнта можна підготувати за 1 день замість 2 тижнів;
• команда може аналізувати дані за містами, регіонами, вакансіями, рекрутерами та причинами відмов;
• рішення щодо розподілу напрямів і ресурсів можна приймати на основі фактичних показників.

Для Adsapience HURMA стала не просто ATS для зберігання кандидатів, а частиною робочого процесу масштабного клієнтського рекрутингу. Система допомагає команді централізовано працювати з кандидатами, зберігати історію взаємодії, оперативно аналізувати процес та швидше готувати звітність для клієнта.

Водночас ключову роль відіграє не сама автоматизація, а можливість команди використовувати дані для щоденної роботи: планувати навантаження, розподіляти напрями, визначати пріоритети та аргументувати рішення перед клієнтом.

«Своєчасна автоматизація процесів — це завжди level up у роботі з наймом персоналу. Не бійтесь її: спробувати новий підхід — це тільки плюс у сучасному непостійному світі», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Хочете так само вести кандидатів, воронку, аналітику по регіонах і звіти для клієнтів в одному середовищі? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як система може працювати для вашої команди.