Як codeIMPL перевела рекрутинг і HR-процеси в HURMA та прибрала потрійну ручну роботу

Excel не наймає. Google Drive не онбордить. А пам’ять HR-команди точно не повинна тримати на собі весь рекрутинг і внутрішні HR-процеси.

У codeIMPL це відчули в момент, коли компанія почала рости, а разом із нею — і кількість рекрутинг- та HR-задач. Звичні інструменти допомагали на старті, але з часом стало зрозуміло: щоб рухатися далі без зайвого навантаження, потрібна єдина система.

Про codeIMPL

codeIMPL — міжнародна компанія з розробки програмного забезпечення, яка створює сучасні web- та mobile-рішення для бізнесу. Компанія працює з клієнтами з Європи та Північної Америки, спеціалізуючись на FinTech, Blockchain, Health & Fitness та інших цифрових продуктах.

Як було раніше: 43% рутини — і це ще “мінімальний мінімум”

Коли Наталія Висоцька прийшла в codeIMPL, у компанії фактично не було налаштованої HR-інфраструктури. Підбір персоналу вівся вручну, а основним інструментом залишалася Excel-таблиця.

30–50 кандидатів на день: рекрутинг, у якому легко загубити сильну людину

Головною складністю у рекрутингу була втрата інформації через великі обсяги ручної роботи:

«Вдень через тебе може проходити 30–50 кандидатів. І щодня ти добиваєш базу, і якщо ти ведеш все це руками — дуже сильно губиться інформація».
— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

Оскільки деякі вакансії можуть закриватися до 4 місяців, без автоматизованих нагадувань цінні кандидати могли просто випадати, адже неможливо тримати усе в голові.

Follow-up: коли в таблиці вже 500 кандидатів

Окремо Наталія підкреслила проблему follow-up. Якщо кандидат не відповідав одразу, потрібно було самостійно повертатися до комунікації, згадувати контекст і контролювати, кому саме вже час написати знову. Без системи автоматизації це створювало постійний ризик втратити сильного кандидата просто через перевантаження. “Можливо, в нього дуже багато пропозицій і ти просто вже випав з його зони уваги.” — каже Наталія.

У 2–3 рази більше часу: ручна операційка з’їдала робочий день

Окремим навантаженням була сама операційна рутина: внесення даних, ведення бази, ручне оновлення статусів, фіксація дій і зведення аналітики. Тобто час ішов не лише на рекрутинг чи HR-процеси як такі, а ще й на обслуговування ручної моделі роботи.

«Без системи на все це йде більше часу — у 2 рази, а то й в 3 рази».

— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

43% часу на рутину — і це ще обережна оцінка

Наталія погодилася з тезою, що без автоматизації на рутинні задачі може йти щонайменше 43% робочого часу HR. Причому, за її словами, це навіть не верхня межа, а радше мінімальний орієнтир для команд, де одна людина одночасно веде і рекрутинг, і HR-функцію.

1 збій у доступах — і конфіденційність під загрозою

Ще одним поштовхом до переходу стала невдала спроба побудувати ці процеси в іншій HRM-системі.

«Ми пробували раніше одну з популярних українських систем і я була дуже незадоволена. Дуже багато моментів, які ми не могли кастомізувати взагалі ніяким чином. І це було на рівні архітектури самого продукту. Одного разу в них просто все поламалося стосовно налаштувань конфіденційності. Добре, що я зайшла випадково в п’ятницю ввечері, побачила і вчасно розібралась з доступами. Після цього ми перейшли на HURMA».

— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

HR-процеси: чеклісти є, системності — немає

Коли в компанії побільшало HR-задач, стало зрозуміло, що проблема значно ширша за сам рекрутинг. За словами Наталії, у компанії були чеклісти, але цього було недостатньо: без нагадувань, прозорого розподілу відповідальності й контролю статусів процеси все одно виконувалися руками.

Щоб аргументувати потребу в автоматизації, Наталія говорила з керівництвом не мовою “незручності”, а мовою часу, продуктивності й грошей. Її підхід був простим: спочатку порахувати, скільки годин іде на рутинні задачі без системи, потім порівняти це з роботою після впровадження й перевести різницю у вартість робочого часу. Як пояснює сама Наталія:

«Найкращий аргумент — це просто сісти і порахувати… Я, наприклад, витрачаю на це 6 годин, а можу витрачати 4. І це значить, що кожного дня я на дві години більше витрачаю часу на певні задачі. 2 години мого часу коштують стільки-то грошей. Я можу бути більш продуктивною для компанії». 

Саме така аргументація допомогла показати автоматизацію як конкретний та корисний бізнес-ресурс.

Як стало з HURMA: 5 хвилин на процес замість годин ручного контролю

Після переходу на HURMA команда codeIMPL не просто замінила один інструмент іншим. Завдання було ширшим: зібрати рекрутинг, HR-процеси та базу знань в одному середовищі, де щоденні дії не тримаються на таблицях, пам’яті чи ручному контролі.

30 хвилин на 10 кандидатів: наймаючий менеджер бачить воронку без таблиць і дзвінків

У рекрутингу HURMA дала команді єдине середовище для роботи з вакансіями та кандидатами:

«Ми завели всі вакансії в HURMA. Це виявилося зручно не лише для рекрутерки, а й для hiring manager, бо вони бачать kanban-дошку і можуть одразу зрозуміти, хто на якому етапі. У нас був момент, коли технічні спеціалісти трохи затягнули з відбором, бо були дуже зайняті, і в результаті накопичилося близько 10 кандидатів на різних етапах. Тоді ми просто дали їм посилання, вони зайшли, подивилися на канбан-дошку і за пів години ми розібрали всіх кандидатів та визначили подальші дії».

— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

Performance review: замість Excel — структурований процес і готовий результат

Ще один важливий блок — performance review. До HURMA команда збирала фідбек вручну в Excel, а потім окремо його зводила. Це було довше, незручніше й сильніше залежало від ручної роботи. Після запуску цього процесу в системі оцінювання стало структурованішим: з’явилися готові питання, логіка відповідей, зрозумілий формат оцінки та можливість одразу вивантажити результат у зручному вигляді для подальшого фідбеку й salary review.

5 хвилин на запуск процедури: onboarding, preboarding і offboarding стали керованими

Не менш важливою стала автоматизація HR-процесів. Після того як усе налаштували, запуск типового процесу почав займати буквально кілька кліків і близько п’яти хвилин:

«Зараз усе в пару кліків за 5 хвилин: запускаєш процес, і він одразу йде в роботу. У тебе є список задач, можна зайти в сам процес і подивитися статуси. Зручно й те, що його можна розподілити між двома відповідальними, тому ми з колегою можемо працювати паралельно. Це справді дуже зручно». — Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

PDF замість ручного зведення: оцінювання стало швидшим і зрозумілішим

Після запуску цього процесу в HURMA review став структурованішим і менш залежним від ручної операційки. У системі вже є питання, пояснення до відповідей і логіка оцінювання, а результати можна одразу вивантажити в готовому форматі та використати як основу для загального фідбеку.

Single Tenant: безпека як бізнес-аргумент, а не просто технічна деталь

Для codeIMPL питання безпеки було не другорядним, а практичним. Після попереднього досвіду з помилками в доступах компанії було важливо працювати в системі, де конфіденційність і розмежування даних не створюють додаткових ризиків для бізнесу. Саме тому архітектура Single Tenant стала не просто технічною перевагою, а важливим аргументом у виборі HURMA.

Результати автоматизації з HURMA: цифри

«43% часу на рутину — це ще мінімальний мінімум»

Разом HURMA та codeIMPL повністю змінили підхід до процесів:

• 30-50 кандидатів на день і понад 500 у системі — саме такий потік команда змогла тримати під контролем без втрати інформації у follow-up;
• у 2-3 рази менше ручної роботи — стільки часу раніше йшло лише на внесення даних, оновлення статусів і ведення бази вручну;
• -43% часу HR на рутину — за оцінкою Наталії, це навіть не максимум, а лише нижня межа того, скільки ручні задачі можуть забирати без автоматизації;
• 30 хвилин на 10 кандидатів — саме стільки знадобилося, щоб разом із hiring manager швидко розібрати накопичених кандидатів на різних етапах воронки;
• 5 хвилин на запуск HR-процедури — після налаштування процеси запускаються в кілька кліків.

Це не просто автоматизація окремих задач. Це система, у якій рекрутинг, onboarding, performance review і внутрішні HR-процеси перестають триматися на пам’яті, Excel і постійному ручному контролі.

Підсумуємо

Для компаній, які досі працюють вручну, головна порада — не відкладати автоматизацію:

«Автоматизуйте. Це не коштує супервеликих грошей. Якщо порівняти, скільки часу економиться на роботі HR, рекрутера, — це просто крапля в морі… Найкращий аргумент — це просто сісти і порахувати». — Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

Менше ручної роботи, більше прозорості й швидші HR-процеси — це реально. Замовте безплатне демо HURMA, щоб побачити, як автоматизація працює саме для вашого бізнесу.