30 хвилин на онбординг і -60% рутини: як iPay.ua автоматизує HR-процеси з HURMA

Коротко про кейс

Клієнт: iPay.ua — український фінтех-продукт, який працює на ринку 18 років.

Виклик: HR-процеси були розподілені між поштою, Jira, Excel, Google Sheets, корпоративним месенджером і окремими документами. Найбільше часу забирали погодження та відстеження відпусток і лікарняних, підготовка онбордингу, рекрутинг, база співробітників, облік майна й аналітика.

Рішення: HURMA як all-in-one система для бази співробітників, структури команди, відпусток, лікарняних, онбордингу, офбордингу, рекрутингу, аналітики та обліку майна.

Результат: погодження відпусток і лікарняних скоротилося з до 3 днів до протягом дня, підготовка до онбордингу — з повного робочого дня до 30 хвилин, рутина зменшилася приблизно на 60%, а підтримка HURMA отримала оцінку 10/10.

Про компанію

iPay.ua — український фінтех-продукт, який уже 18 років працює на ринку онлайн-платежів. Команда складається з 96 людей і працює в середовищі, де важливі не лише швидкість внутрішніх процесів, а й точність, контроль, структурованість і відповідність регуляторним вимогам.

Як було до HURMA: стек із 5 інструментів і постійний ручний контроль

До HURMA HR-команда працювала з кількома інструментами одночасно: корпоративною поштою, Jira, месенджером, Excel-документами, Google Sheets і хмарними сховищами. Через це частину даних потрібно було щоразу шукати, звіряти й додатково перевіряти.

«Це займало багато часу. Могло щось підвиснути, могло не завантажитись. У нас було хмарне сховище, де ми тримали документи, ІПН, довідки кандидатів, і воно якось по-чудному зберігалося: раз збереглось, раз ні. Треба було контролювати й перевіряти». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Найбільше це відчувалося в процесах, які потребують постійного відстеження: відпустках, лікарняних, онбордингу, рекрутингу та роботі з документами. HR-команді доводилося не просто виконувати задачу, а ще й тримати в голові, де саме вона зафіксована, хто має її погодити й що потрібно перевірити вручну.

Як стало з HURMA: HR-процеси в одному місці

Зараз команда iPay.ua використовує HURMA для ключових процесів:

• база співробітників і структура команди;
• відпустки та лікарняні;
• онбординг і офбординг;
• рекрутинг;
• база кандидатів;
• облік майна;
• аналітика;
• опитування;
• робота зі звітністю.

Найбільшу практичну цінність команда бачить у поєднанні кількох процесів в одному середовищі. База співробітників і структура допомагають легше онбордити нових людей і фіксувати зміни в підрозділах. База кандидатів прискорює рекрутинг, бо дає змогу повертатися до сильних резюме. Відпустки й лікарняні знімають ручну операційку з HR Generalist, а облік майна спрощує роботу системного адміністратора й бухгалтерії.

«Маючи побудовану структуру команди, легко онбордити нових людей, легко фіксувати зміни в підрозділах. Маючи базу кандидатів, спрощуємо процес рекрутингу, бо інколи допомагають збережені “на майбутнє” CV сильних і релевантних кандидатів».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Онбординг: з повного робочого дня до 30 хвилин

До HURMA потрібно було зібрати інформацію з різних місць, перевірити документи, резюме, сховища, таблиці та передати дані далі. За словами Наталії, перший день міг повністю піти на те, щоб “провести” новачка по всіх потрібних точках.

З HURMA цей процес скоротився до приблизно 30 хвилин.

«До HURMA, якщо використовувати всі Excel і Google таблиці, онбординг займав повний день точно. З HURMA — це 30 хвилин максимум: поки адмін зробить доступ, ти швидко підтягнув профайл співробітника, все відправив — клас».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Рекрутинг: база кандидатів, до якої можна повернутися

Рекрутинг залишається одним із ключових процесів для HR-команди iPay.ua. HURMA допомагає працювати не лише з актуальними вакансіями, а й із базою кандидатів, які можуть бути релевантними в майбутньому.

Це особливо цінно для ролей, де сильний кандидат може не підійти зараз, але стати актуальним пізніше. Коли вся історія зберігається в системі, HR може повернутися до резюме, підтримати контакт, уточнити рекомендації або швидше запустити кандидата в новий процес.

За словами Наталії, HURMA допомагає саме у швидкості: дає базу, до якої можна повертатися, наповнювати її та працювати з кандидатами системно.

-60% рутини: що автоматизація змінила для HR

Якщо середній орієнтир HURMA для скорочення рутини — 43%, то для iPay.ua ефект відчувається ще сильніше:

«Рутина прибирається навіть на 60%, я би сказала. Великий обсяг рутини зникає: у тебе і графік, і резюме, і воронка виміряна. Якщо ще поглиблено користуватися HURMA й використовувати AI-можливості, думаю, можна дійти і до 80–90% економії часу»

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Це не одна автоматизована дія, а сукупний ефект: менше перемикань між інструментами, менше ручного пошуку, менше нагадувань, менше контролю з боку HR і більше даних, які вже є в системі.

Облік майна: до -40% часу на інвентаризацію для бухгалтерії

Коли інформація про техніку, доступи та майно зберігається в системі, суміжним командам не потрібно щоразу уточнювати дані вручну або збирати їх перед інвентаризацією.

«Окрема подяка за введення майна — це знімає багато питань із бухгалтерії. Інвентаризація спрощується в мільйон раз, апдейти можна швидко робити. Думаю, бухгалтери економлять близько 40% часу на інвентаризаціях». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Для бізнесу це важливий результат: HURMA зменшує навантаження не лише на HR, а й на суміжні функції.

Аналітика: деталізація для HR і керівництва

У щоденній роботі команда використовує графік відпусток, звіряє використані й заплановані дні, працює з базою кандидатів, веде рекрутингову воронку та дивиться деталізацію за вакансіями.

«Найчастіше використовуємо графік відпусток. Ми звіряємо, у кого скільки днів використано, що заплановано на майбутнє. А ще мені подобається, що воронку кандидатів можна вести: HURMA витягує дані за вакансіями, і я можу зводити цифри. Ваша ATS у цьому моменті класна». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Так HURMA працює як основа для аналітики: збирає HR-дані в одному середовищі, показує процеси в деталях і допомагає швидше перетворювати операційну інформацію на зрозумілі цифри для команди та керівництва.

HR-процеси: до -30% рутини

Окрім рекрутингу, відпусток і майна, iPay.ua використовує HURMA для ширших HR-процесів: бази співробітників, онбордингу, опитувань, аналітики та performance review. Для Наталії цінність системи в тому, що HR-команда може не тримати ці процеси в окремих таблицях чи документах, а поступово переводити їх у єдине середовище.

«В HR скорочується рутина відсотків на 30. Але у нас ще багато human touch: бо поки команда 96 людей. Але є hiring на розширення, і тут без HURMA ніяк. Performance review треба буде автоматизувати». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Підтримка HURMA: 10/10

Наталія також поділилася кейсом, коли під час налаштування доступів для рекрутерки на випробувальному терміні потрібно було відкрити лише частину функцій. Команда не хотіла одразу давати повний доступ до майна, персональних даних чи інших чутливих розділів, тому права потрібно було налаштувати поступово й акуратно.

«Мені записали відеогайд, я все собі налаштувала, як потрібно. У таких тонких моментах техпідтримка завжди йде назустріч і швидко допомагає». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Для компанії це важливо, бо HRM-система має враховувати реальні сценарії роботи: випробувальні терміни, різні рівні доступу, персональні дані, облік майна, внутрішні процеси та поступове розширення ролей у команді.

«Підтримка — 10 з 10. Зворотний зв’язок завжди швидкий і об’єктивний».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Що далі: HURMA AI для швидшої роботи з HR-даними

Окремо Наталія відзначає інтерес до нових AI-можливостей HURMA. Йдеться про AI-доступ до HR-даних, коли сумісний AI-асистент може підтягувати інформацію з HURMA й допомагати швидше працювати з аналітикою, кандидатами, відпустками, структурою команди та іншими HR-процесами.

«Я думаю, з цією історією можна дійти до 80–90% економії часу. У рекрутингу це класно, а в плані статистики й аналітики — просто топ». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

HURMA AI дає HR-команді простіший спосіб працювати з даними: просто поставити запитання AI-асистенту.

Наприклад: хто у відпустці наступного тижня, які кандидати є в базі, що відбувається з вакансією, як змінилася структура команди або які дані потрібно швидко показати керівництву.

Усе це можна отримати на основі актуальної інформації з HURMA.

Результати автоматизації з HURMA в цифрах

«Не треба боятись автоматизувати, — це ваш помічник, особливо в аналітиці»

Що це дало iPay.ua на практиці:

• погодження відпусток і лікарняних скоротилися до 1 дня;
• підготовка онбордингу замість повного робочого дня займає 30 хвилин;
• HR-команда скоротила 60% рутини в щоденних процесах;
• бухгалтерія економить до 40% часу на інвентаризаціях завдяки модулю обліку майна;
• в HR-процесах рутина скоротилась на 30%.

У цьому кейсі автоматизація спрацювала саме як партнерський процес: команда iPay.ua поступово переносила HR-задачі в HURMA, адаптувала систему під свої сценарії й разом із підтримкою налаштовувала ті моменти, які були важливі для щоденної роботи. У результаті HURMA стала для iPay.ua зручним простором, де команда працює з рекрутингом, онбордингом, відпустками, лікарняними, майном, аналітикою та performance review.

«Автоматизація потрібна, і HURMA в цьому помічник №1».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Хочете замінити таблиці, пошту й ручні погодження єдиною HRM-системою? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як автоматизація спрацює саме для вашої команди.