Ділове листування в IT: як нікого не дратувати і досягти своїх цілей | HURMA

Ділове листування в IT: як нікого не дратувати і досягти своїх цілей

Маргарита Подлєсная

PR & Marketing Manager у Savvy

  • 9 хв
  • 219
  • 0

Сфера IT традиційно вважається менш формальною, ніж будь-який інший бізнес. Це і правда так – розробники зазвичай не носять костюмів, вільніше спілкуються між собою і в цілому менше переживають стосовно різного офіціозу.

Проте, в будь-якій професійній взаємодії нікуди не дітися від листувань – з керівництвом, клієнтами, партнерами та співробітниками інших відділів. Навіть у неформальної компанії подібні листи все одно будуть формальними. Зараз ми пояснимо чому.

Чим формальне спілкування відрізняється від неформального?

Головна відміна формального спілкування – в ньому завжди є певні правила та офіційні канали зв'язку. Зазвичай це корпоративна пошта, CRM-системи, Slack, різні робочі чати. Саме під час формального спілкування обговорюють і стверджують важливі для бізнесу питання – наприклад, технічне завдання, завдання для розробників конкретного проєкту, рейт та інші фінансові моменти.

Всупереч формальному і «нудному» характерові, ділове листування також може бути приємним і корисним для обох сторін. У цьому тексті ми звертаємо увагу на декілька моментів, які можуть перешкодити комфортній взаємодії та, швидше за все, будуть дратувати вашого співрозмовника:

Скорочення і сленг

Часта ситуація в IT-компаніях – розробники спілкуються з клієнтами або іншими співробітниками невідомою «айтішною» мовою. Теж саме, до речі, стосується дизайнерів, SMM-ників і інших фахівців – очевидні для них терміни зазвичай незрозумілі ані замовникам, ані колегам.

Краще забути про професійні і побутові скорочення. Вас можуть неправильно зрозуміти або просто не сприйняти серйозно. Всі ці «спс» (спасибі), «пжлст» (будь ласка), «BTW» (by the way, в будь-якому випадку), «ppl» (people, люди) краще залишити для особистих повідомлень.

Що з цим робити? У будь-якому діловому листуванні варто підлаштовуватися під мову одержувача, а сленгу і скорочень краще взагалі уникати – навіть якщо ви впевнені, що співрозмовник вас зрозуміє. В крайньому разі, можна використовувати поширені скорочення або абревіатури, але пояснювати їх значення в дужках при першому згадуванні.

Голосові та відеоповідомлення

Є три причини користуватися голосовими та відео повідомленнями (проте тільки в крайньому разі):

  • слухати їх завжди незручно – коли б ви їх не прислали. Людині треба або включати войс з ноутбука на все приміщення, або шукати навушники;
  • у голосовому повідомленні неможливо щось знайти за допомогою пошуку;
  • це просто бісить людей, які повинні відриватися від роботи. Уявіть собі, що ви знаходитесь в оупен-спейс на 20 осіб і пишете код. І тут ваш колега надсилає войс на кілька хвилин. Яка вірогідність того, що ви не станете його слухати або послухаєте потім, коли буде зовсім незручно?

Що з цим робити? Практично в будь-якому телефоні зараз можна використовувати голосовий набір – надиктовуєте потрібний текст, а потім виправляєте. Якщо ж без голосового повідомлення ніяк не обійтися – спробуйте заздалегідь домовитися з одержувачем і відправте наступним повідомленням опис войса. Наприклад: «У голосовому повідомленні розповідаю про вимоги до кандидатів на позицію джуніор-розробника на травень 2021». Так одержувачу буде легше знайти потрібну інформацію.

Відсутність підпису і теми

Уявіть собі, що ви фронтенд-розробник. Ви працюєте одночасно над п'ятьма дрібними проектами, ще два – іноді надсилають на редагування. Посеред робочого дня вам на пошту падає лист з невідомої адреси [email protected]: «Привіт зміни пліз колір в шапці сайту на червоний».

Який Андрій, який шапці, якого сайту? Хто повинен це міняти, в які терміни? Який, зрештою, потрібен червоний?

Що з цим робити? Відразу вкажіть в одному листі все, що треба знати одержувачу: хто ви, звідки, чого хочете і наскільки терміново. Ось, що могло б бути замість тексту вище:

«Привіт, це Андрій з проєкту ProjectX. Будь ласка, поміняйте колір шапки на нашому сайті. Зараз він зелений, потрібен – червоний. Термін – до вечора четверга, 6 числа поточного місяця».

Листи без структури

Ніхто не любить читати довгі полотна тексту. В них часто зазначено багато зайвої інформації, а знайти потрібну – складно. Тексти без форматування, абзаців, знаків пунктуації найчастіше просто переглядають по діагоналі й закривають.

Що з цим робити? Розділіть текст на абзаци, виокремте важливу інформацію жирним або кольоровим, починіть нову думку з нового рядка. Не захоплюйтеся занадто довгими пропозиціями, намагайтеся писати коротко і по суті. Можливість зручно структурувати текст є вже навіть в месенджерах таких як Telegram, не втрачайте її.

Банальності, гумор і метафори

«Хороших вихідних», «Я вас почув», «Доброго часу доби», «Колеги» «Заздалегідь дякую» – входить у всілякі топи найбільш дратівливих фраз.

Гірше можуть бути тільки жарти та приказки не в тему: якщо ваші розробники намагаються будувати дизайнерів не варто говорити щось на кшталт: «Не знаючи броду, не лізь у воду». Краще скажіть як є, мовляв, будь ласка, давайте кожен буде працювати над своїми завданнями.

Що з цим робити? Не намагайтеся використовувати всім відомі дотепні фрази. Найкраще в будь-якій ситуації максимально просто й прямо пояснити, що саме вам треба.

Як же спілкуватися, щоб нікого не дратувати?

  • Думайте про зручність для одержувача. Це не так складно, як здається на перший погляд. Вам треба чітко позначити хто ви, чого хочете, наскільки це терміново і від кого потрібно відповідь. Приклад такої турботи – відправити електронну адресу окремим повідомленням, щоб одержувач міг легко його скопіювати. Теж саме працює з номерами телефонів і банківських карт.
  • Спілкуйтеся зі справи. Не треба питати, чи є у вашого співрозмовника хвилинка – швидше за все немає і ви звертайтеся до нього не вчасно. Найкраще – коротко привітатися, представитися і відразу ж чітко описати суть питання.
  • Будьте ввічливі. У вирі завдань буває складно дотримуватися найпростіших правил етикету. Не забувайте вітатися, прощатися, дякувати – все це робить навіть формальне спілкування доброзичливим і приємним.

Що можна подивитися і почитати по темі?

  • Краща книга про формальне спілкування: «Нові правила ділового листування». Її автори – Людмила Саричева і Максим Ільяхов, співавтори книги «Пиши, скорочуй». Вона написана простою мовою, а приклади – типові «офісні» ситуації.
  • Схожі правила у своїх відео розбирає блогер Елліна Дейлі. Їх можна переглянути за посиланням.
  • Щоб глибше розібратися в темі пройдіть безкоштовний відеокурс. У ньому вісім уроків, в яких обговорюється етика ділового спілкування, в тому числі й з психологічного боку.
  • У попередній статті на Hurma від команди #SavvyUA про тенденції та нововіяння у діловому листуванні ви знайдете інформацію про те, які існують межі в бізнес-спілкуванні, чим краще не зловживати в месенджерах і якого етикету дотримуватися в робочих чатах.
  • А ця стаття розповість вам про 8 основних правил ефективного та професійного робочого email-а.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція Hurma System може не поділяти думку авторів.

    Залучення кращих кандидатів в HURMA: відкладене надсилання листів
    Зараз ми розповімо, як працює нова функція відкладеного надсилання листів і які можливості з'явилися у користувачів. Саме на рекрутера полягає велика відповідальність враження, яке залишиться у кандидата про компанію. Грамотна ...
    Тренінг з нуля. Маршрутна карта для HR-фахівців
    Один з головних HR-трендів 2021 – це навчання персоналу. Швидко мінливі обставини змушують все більше компаній звертати увагу на розширення спектра як технічних навичок, так і лідерство, творчість, креативність і ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: