Ефективний діловий лист як суперсила рекрутера та HR | HURMA

Ефективний діловий лист як суперсила рекрутера та HR

Маргарита Подлєсная

PR & Marketing Manager у Savvy

  • 15 хв
  • 392
  • 0

Історія Марії 

Жила-була дівчина Марія.
Маша працювала у рекрутингу майже 3 із хвостиком роки. Вона була досвідченою та сміливою рекрутеркою, закривала близько 4-5 позицій рівня Middle / Senior за місяць.

Кандидати полюбляли діалоги із Машею за жвавість, щирість, чесність, відповідальність та персональний підхід профі. А Маші, своєю чергою, подобалось спілкуватися із людьми, допомагати їм та щоденно пізнавати щось нове.  

З самого початку Маша знала, вкрай важливо складати перше повідомлення правильно, ввічливо, персоналізовано. Вона розуміла, як зробити ефективний “first touch” (перший дотик), адже із власного досвіду була впевнена: “first touch = first impression” (перший дотик = перше враження). 

По опыту знаю, что без ответа остаются шаблонные и не персонализированные письма.

На что обращаю внимание:

1. Тема должна быть информативной — кратко передавать суть письма;

2. Структура и суть должна быть такими, что пробежав глазами было понятно о чем пойдет речь (особенно в мобильной версии);

3. И последнее обязательно "call to action", в надежде все таки получить ответ 🙂

Яна Разумова, HRD у Bergx2

Людині достатньо 10 секунд, щоб зрозуміти, чи хоче вона дослідити питання й читати повідомлення до кінця, чи має бажання продовжити спілкування та підтримати діалог.  

  • 82% кандидатів відповідали Маші на email, в LinkedIn, іноді й на Facebook. 
  • 40% із задоволенням погоджувались на скрінінг-інтерв'ю. 
  • 10-12% проходили у фінал.

І навіть якщо до фінального інтерв'ю обирали не Марійчиного кандидата, вона залишалась на зв'язку з усіма підопічними та дбайливо піклувалась про нові контакти.

Настали важкі часи COVID-19. Компанія, де Маша працювала останні декілька років, не витримала кризу. Співробітникам довелося шукати своє місце під IT сонцем. Маша не стала винятком із правил.

Наприкінці 2020 року за два тижні до нового року Маша отримала оффер у велику й прогресивну продуктову компанію з центральним офісом в США!

Ура! Нові виклики, правила, традиції, звичаї та новий режим «коронованих»: відтепер всі події — онлайн, знайомство з колегами — в Zoom, а вся комунікація відбуватиметься англійською. 

Через пару робочих днів Маша отримала наступного листа: 

Як думаєте, чи сподобався він Маші? А вам? 

Як би ви оцінили цей текст? Як відповіли б на нього? 

Можливо, ви склали б його інакше? 

P.S. усі персонажі, ситуація і лист вигадані. Хоча помилки є реальні.
Тож нумо перейдімо від фантастики до реальності та спробуємо розібратися, що ж не так з текстом вище?

Лист виглядає грамотним, структурованим і акуратним. Можна поставити плюси за пунктуацію, Subject line, вітання і прощання, посилання на матеріали. І все ж є дещо, на що варто звернути увагу.

"Hi, Marina!" — складаєте ви текст англійською, російською або ж українською, будьте уважні до  імен. Марина, можливо, буде щаслива отримати такого «дружнього листа». А ось для Марії він, швидше за все, був образливим.

Листи я формую або українською, або англійською. Якщо у другому варіанті все однозначно (як спеціаліст вказує себе в LinkedIn), то український правопис вирізняється правилами. Наприклад, у мене була ціла дискусія зі скріншотами з інженером Олегом. Кличний відмінок нового (від 2019 року) правопису диктує як архаїчне звертання "Олеже", так і "Олегу".

Люда Зюман, Recruiter в EvoTalents

“There are a few CVs” — конструкція there is / there are збиває з пантелику читача і відвертає увагу від головної думки листа.

“Proposed” — можна випадково вийти заміж і навіть не помітити цього 😳

"Are seen / was opened / can be found" — забагато пасивного стану в тексті зазвичай бентежить. Хто і що повинен зробити? Речення з пасивом — складні, важкі й менш читабельні. 

"CVs can be found here" — посилання — це добре. У той самий час, вона повинна бути фізично масивніша й більш помітна. Це допоможе читачеві відкрити листа навіть на телефоні та одразу побачити, куди тицьнути.

"Don't / might not" — два заперечення, одне за одним. Чим більше в листі або мові негативних слів, тим більше негативного ставлення на рівні підсвідомості викликає текст і людина. 

"Don't hesitate to drop a line to Lena" — реципієнту знадобиться докласти додаткових зусиль, щоб зрозуміти відправника. Яке відношення "to drop a line" має до твоєї відпустки? Що робити з цією інформацією далі?

"It’s great to have you in a team! But as a fresh blood...", "Don’t hesitate to drop a line to Lena. I know that for a professional recruiter like you it won't be hard ;-)" та "Thanks in advance!" — ці три вислови виглядають збоку як приховані за смайлами та емодзі пасивно-агресивні маніпуляції.
Можливо натомість вжити 'Welcome aboard!", "I appreciate your help"?   

“Subject: New tasks for the recruitment team” — добре, що є Subject line. Хоча за нинішніми стандартами краще скоротити його вдвічі. 

“Hi, Marina” та “Best regards!” — невідповідність неформального та бізнес стилів. 

Ну і трохи граматики: 

  1. “Speaking of which”  — дуже несподівана фраза, так само як і “But”. Краще замінити їх на “By the way” та “And”
  2. “a few CVs”  — множина, тож викреслюємо артикль “а”
  3. “for the position was opened” — краще змінити на “for the position that was opened” або “for the position opened

Якщо ваша ціль — донести важливу думку або розкрити делікатне питання, обов'язково прочитайте текст двічі після граматичної та орфографічної перевірок.

"Think, write, and think again."

— Alexey Kovalenko, Managing Partner at Savvy

То як виглядає хороший діловий лист? Пропоную розглянути наступні 8 правил, й детальніше розібрати кожне з них.

8 правил професійного ділового листа 

Тож яким стандартам повинен слідувати нормальний бізнес лист?  

  1. Має бути зрозумілим
  2. Має бути коротким
  3. Має бути простим
  4. Мати чітку структуру
  5. Один лист = одна справа
  6. Мати Subject line
  7. Має бути граматично правильним
  8. Мати певний Call to action 

А тепер нумо розгляньмо кожне із правил докладніше.

Що таке зрозумілий лист?

У повідомлення є мета. Що ви хочете отримати від читача? Реципієнт має прочитати текст лишень раз та зрозуміти, чого від нього очікують та вимагають.

В бизнес-переписке важно помнить о том, с какой целью вы пишете, и уважать время вашего собеседника. 

Например, вы посылаете огромное сопроводительное письмо, и перегруженный подобными письмами рекрутер выбирает кандидата с письмом по сути. Вы пишете сложным языком, и коллега откладывает ответ вам, и больше не возвращается к диалогу. Вы не заботитесь кратко очертить суть в теме письма, и ваше письмо теряется в почтовом ящике среди других “Re:Fwd:a quick question”. Вы не пишете в письме, чего именно ожидаете в ответ от собеседника, и переписка останавливается. 

Нам выгодно заботиться о человеке по другую сторону экрана, потому что это сделает переписку эффективнее. And it’s a nice thing to do 🙂

Саша Голубева, Internal Communications в Very Good Security

Який лист є коротким, а який — ні? 

Для стандартного ділового листа достатньо 100 слів або 5 речень. 

Less than five sentences is often abrupt and rude, more than five sentences wastes time.

Guy Kawasaki, a Silicon-Valley based author, speaker, entrepreneur, and evangelist

Яким має бути простий лист?

Використовуйте короткі слова і скорочуйте довгі речення. Лист має складатися з простих, конкретних і чітких фраз. 

Уникайте пасивного відмінка, складносурядних і складнопідрядних речень. 

У меня нет скриптов, всегда от человека иду. Но в целом — коротко и по делу. Если совсем ничего не знаю о человеке, просто здороваюсь, почему написала (что предлагаю) и интересно ли? Иногда прошу коллег, если знаю, что они знакомы, сделать интро.

Светлана Рыбалка, Recruiter в AB Games

А що з-приводу структури?

1.ПривітанняHello
2.Персоналізована емоціяMany thanks for your...
3.ЦільI am writing to...
4.Чому це важливоIt is important because..
5.Call to actionCould you.. / It would help if you...
6.ЕмоціяI appreciate your help...
7.ПрощанняBest...

В нашей деловой переписке чаще всего проблема в  отсутствие четкой структуры письма. Что выливается в бесконечные цепочки уточнений. Из-за того ли это, что мы все время спешим, или из-за только подрастающей культуры писать сообщения/письма из заботы о получателе…

Марина Попруженко, Recruiter в EvoTalents

Один лист = одна справа, але можна ж усе й одразу?

“One thing at a time” або «Одне тіло = одне діло». 

Кожне відправлене вами повідомлення має бути присвячене тільки одній справі. Якщо вам вкрай необхідно розповісти про новий проект, або поділитися чимось ще — краще скласти іншого листа.

Особливості Subject line

Насамперед — ясність і чіткість, а креатив і сюжетна лінія — потім. 

Засновник компанії Backlinko Браян Дін у своїй статті писав, що рядки, де Subject line — 36-50 символів (або 4-8 слів), мають значно більший відсоток відкриття та переглядів. 

У 2021-му році в більшості випадків реципієнти переглядатимуть електронну пошту з iPhone. Останній, своєю чергою, показує 37-41 символ (приблизно 4-7 слів) і обрізає рядок. Висновок: Subject line із 20 символів або з 4-х, 3-х, 2-х, а може навіть одного слова, збільшує ймовірність кліку "read". 

Які основні правила побудови Call to action? 

Головне правило — пам'ятати про Call to action. А наступні 4 підказки допоможуть вам створити простий і чіткий заклик до дії. 

  1. Почніть з дієслова: напиши, склади, відправ… 
  2. Використовуйте цифри та пункти. Таким чином ви структуруєте текст. 
  3. Запропонуйте дедлайн, щоб відразу звернути увагу на ваші очікування і чіткі рамки, коли необхідно завершити проект. 
  4. Запропонуйте обрати поміж двох варіантів. Дослідження у передачі Mind Field показали: чим більше у людини варіантів для вибору, тим довше вона приймає рішення та засмутиться, якщо щось йде не так. Тож за наявністю двох варіантів, людина обирає один із них швидше та більш впевнено.

Bang!

Використовуйте наступний чек-лист, щоб сформувати правильного листа іноземному клієнтові, товаришу, кандидатові або ж партнерові:  

  1. Перш ніж писати, задайтеся питаннями «Що я хочу?», «Що має зробити людина?»
  2. Заповніть лінію теми листа. В ідеалі — 3 та менше слів, або до 20 символів.
  3. Напишіть текст згідно зі структурою.
  4. Окремо перевірте заклик до дії. Як гадаєте, читач зрозуміє, що від нього очікують? 
  5. Правильно написали ім'я реципієнта?
  6. Перевірте усі повідомлення за допомогою сервісів Grammarly та LanguageTool, словників та Google пошуку. 
  7. Чи однаковий ваш стиль у привітанні та прощання? 
  8. Чи можна скоротити вашого листа?
  9. Якщо відправляєте файли, перевірте, чи прикріпили їх? 
  10. Внесіть в рядок реципієнта його пошту. 
  11. Натисніть «відправити».

Та пам'ятайте, кожен надісланий або отриманий лист — це ваш власний #TheSmartWayofLearning.


Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція Hurma System може не поділяти думку авторів.

Алгоритм проведення стратегічної сесії на remote work
Січень-лютий – найкращий час для проведення стратегічної сесії та визначення цілей компанії на поточний рік. Керівникам потрібно обрати ключові результати для досягнення цілей і розставити пріоритети, оскільки саме від цього ...
Навички 21 сторіччя: які співробітники та моделі компетенцій потрібні сучасним компаніям
У 2020 році потреба компаній в розробці або оновленні моделі компетенцій стала особливо актуальною. Тетяна Коломбет і Ольга Яковина провели вебінар з оглядом основних трендів в моделюванні компетенцій, обговорили з ...
Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: