Автоматизація неминуча: як HURMA розв'язує проблеми рекрутерів

У більшій частині, саме від рекрутера залежить, наскільки кваліфікований персонал буде працювати в компанії і як швидко закриється та чи інша вакансія. Саме рекрутер – перша людина, з якою спілкується кандидат і від його професіоналізму залежить враження фахівця про компанію. За даними CareerArc's candidate Experience Study, 60% фахівців мали поганий досвід взаємодії з компанією. В результаті чого:

• 63% відхилили пропозицію щодо роботи;
• 72% розповіли про свій негативний досвід друзям і в соціальних мережах;
• 64% відмовилися від продукції або послуг компанії-роботодавця.

Це все до того, що досвід кандидата і його враження від рекрутера, і як наслідок, від компанії – must-have індикатори, які можуть вплинути не тільки швидкість найму, а й на репутацію компанії, а також фінансову складову.

Але як рекрутеру без автоматизації встигнути зібрати інформацію від наймаючих менеджерів, створити вакансію, розмістити її на job-порталах, розгребти відгуки й при цьому не забути всім надати фідбек, а також відповісти на всі питання. У зв'язку з цим напрошується тільки один висновок – автоматизація неминуча!

Саме темі неминучості автоматизації був присвячений наш вебінар, на якому ми розібрали найболючіші болі рекрутерів і розповіли, як саме HURMA допомагає їх вирішити.

Проблеми, з якими стикається кожен рекрутер

Для більшої наочності ми підготували збірний образ роботи рекрутера без автоматизації й показали його на прикладі рекрутера Ольги.

Вона працює в стартапі, що активно розвивається, а кількість співробітників постійно збільшується. Це означає, що вести базу кандидатів, обробляти заявки на вакансії від топменеджменту компанії з кожним днем ​​стає все складніше.

Ольга сильно втомлюється, все частіше відмовляється від походу в спортзал або зустрічей з друзями й з кожним днем ​​все довше залишається на роботі, щоб встигнути виконати всю роботу в строк. Втома позначається на якості її роботи, щомісячний рекрутинговий звіт довелося переробляти три рази через дрібні помилки. Кандидати, не дочекавшись відповіді, приймають пропозиції від інших компаній, СЕО нервує тому що не бачить як йдуть справи з тієї чи іншої вакансією. Все це робить роботу Ольги нестерпною. Допоможім Ользі знову полюбити рекрутинг 🙂

Отже, які саме проблеми не дають Ользі дотримуватися work-life balance?

 1. Складна комунікація з наймаючими менеджерами. Ользі доводиться кілька разів на день писати наймаючим менеджерам, просити їх надати зворотний зв'язок щодо кандидатів, скласти список вимог і побажань до фахівця, щоб сформувати необхідні вимоги для вакансії.

2. Великий обсяг рутинної роботи. Велика частина робочого дня Ольги – це ctrl+c і ctrl+v вакансій на job-портали, ручне збирання відгуків від кандидатів, перенесення даних претендентів в таблицю Excel і багато інших «цікавих і драйвових» завдань. Через це в Ольги не вистачає часу на дійсно важливі завдання: комунікація з кандидатами, наймаючими менеджерами, аналіз даних рекрутингу тощо.

3. Рекрутинг наосліп. Ольга не розуміє, з якого саме джерела приходить найбільша кількість кандидатів, а які портали взагалі не приносять результатів. Ольга також не розуміє слабких місць в рекрутинговій стратегії та у всіх процесах. Вона не знає, що покращувати, щоб вакансії закривалися швидше і якісніше і їй не доводилося працювати 100500 годин.

4. Немає часу на спілкування з кандидатами та новачками. За даними rabota.ua, 80% кандидатів очікують зворотного зв'язку від рекрутерів, але отримують її тільки 7%. А дослідження OC Tanner говорить про те, що 45% новачків йдуть з компанії в перші 45 днів.

Ольга все це знає, але додати у свою добу додаткові години для цього не може. Саме тому вона не завжди встигає надати кандидатам фідбек і спілкуватися з новачками, які взяли офер і почали роботу в компанії.

5. Немає єдиної бази даних. Google Drive Ольги зовсім забитий цілою купою таблиць з резюме кандидатами, їхніми даними, тестовими завданнями, призначеними зустрічами й, щоб знайти потрібну інформацію, їй доводиться витрачати мінімум 2-3 години часу.

6. Аналітика рекрутингу в об'ємних таблицях. Мало того, що в Ольги є ціла таблиця з таблицями з даними рекрутингу, їй ще доводиться бути гуру Excel, щоб налаштовувати ведення статистики та аналітики. Але втома і людський фактор роблять свою справу, через що у звітах Ольги часто зустрічаються помилки та некоректні дані.

7. Відсутність реферальної програми. Як би Ольга не просила, співробітники не хочуть розповідати своїм знайомим про вакансії компанії. Їм потрібно постійно про це нагадувати.

Як HURMA розв'язує ці проблеми та економить час на кожному етапі рекрутингу

Створення заявки на вакансію

Стандартний процес пошуку кандидата в Ольги починається зі збору інформації від наймаючого менеджера. Як правило, це передбачає проведення безлічі зустрічей, підтвердження замовлення і з'ясування, якими ж софт і хард скілами повинен володіти ідеальний кандидат.

У Hurma System для автоматизації цього процесу є функція «Наймаючий менеджер», за допомогою якої Team Lead або керівник відділу зможе залишити заявку на вакансію з усією необхідною інформацією. А Ольга, своєю чергою, без мільйонів зайвих підтверджень, зможе скласти актуальний і відповідний опис вакансії. Все це допоможе заощадити до 3 годин часу.

Створення вакансії

У світі без автоматизації Ользі потрібно вручну заповнювати дані для вакансії та створювати її на кожному job-порталі, сторінці в соціальних мережах та інших ресурсах.

З HURMA System справи йдуть набагато простіше. За допомогою зручної форми створення вакансії Ольга може за 5-10 хвилин заповнити її, використовуючи дані від наймаючого менеджера, а завдяки інтеграції системи з job-порталами, оголошення відразу ж розміститься на всіх платформах.

Крім того, Ольга також зможе налаштувати Kanban-дошку для кожної вакансії, вказати потрібні етапи й бачити, скільки кандидатів знаходиться на етапі дзвінку, тестового завдання або ж офера.

Прямо з Kanban-дошки в системі HURMA ви зможете налаштувати автоматичну відправку листів кандидату при переході на інший етап воронки.

Дуже важлива функція, яка дає можливість рекрутеру автоматизувати надання зворотного зв'язку кандидатам, за допомогою вже готових заздалегідь, шаблонів листів. Таким чином Ольга не втрачає жодного кандидата, оскільки вони завжди отримують від неї зворотний зв'язок за будь-яким рішенням компанії. Це не тільки підвищує лояльність і досвід кандидата, але й покращує зовнішній бренд роботодавця. За даними дослідження Guid, тільки 1% відсоток кандидатів не очікують фідбек від рекрутера або роботодавця.

Збір відгуків та робота з кандидатами

Щоб зібрати відгуки кандидатів зі всіх порталів і розібрати їх, Ольга витрачає більшу частину робочого дня, а вікна в її браузері виглядають приблизно так:

Використовуючи систему HURMA, Ольга може забути про безмежну кількість вікон, відкритих в новій вкладці. У HURMA є інтеграція з популярними job-порталами: work.ua, rabota.ua, grc.ua, INCO, DOU, РАБОТА.TUT.BY, hh.kz, hh.ru, Superjob, Хабр Кар'єра. Крім того, Ольга може зробити вакансію публічною, поділитися посиланням у своїх соціальних мережах і оголошення буде відкриватися на окремій лендинговій сторінці.

Кандидати зможуть відгукнутися на вакансію прямо з цієї сторінки, після чого потраплять у систему, де їх дані будуть зберігатися в зручній для рекрутера базі. Всі картки фахівців Ольга зможе розсортувати за тегами, джерелами відгуку, статусом вакансій і іншими фільтрами для швидкого і зручного пошуку. На цьому процесі в Ольги вийде заощадити до 2 годин часу.

У персональній картці кандидата структуровано зберігається вся інформація, яка була в резюме спеціаліста. Додатково Ольга може додати теги (навички, якими володіє кандидат), подивитися історію дій з ним, відправити лист і одним кліком перевести в співробітники, видалити з бази або ж додати в Black list.

Ну і найголовніше 😉 В HURMA Ользі не потрібно самостійно перевіряти кожен профіль кандидата, який відгукнувся на релевантність. За неї це зробить AI підбір – можливість вибору кращого кандидата за допомогою штучного інтелекту.

Як це працює? На сторінці перегляду вакансії відображається кнопка «AI підбір». Натиснувши на неї, Ольга одним кліком зможе подивитися список кандидатів, яких модуль підбору порахував найбільш відповідними вимогам конкретної вакансії.

Після натискання на «AI підбір», ви побачите модальне вікно з текстом: «AI підбирає кандидатів. Йде оцінка профілів і визначення найбільш релевантних кандидатів для цієї вакансії ».

Після завершення підбору, в списку відобразяться саме ті кандидати, яких штучний інтелект Hurma визначив як самих релевантних.

Аналіз даних рекрутингу

Один з головних болів Ольги, з яким вона стикається кожен день – збереження та аналіз даних рекрутингових процесів.

По-перше, вона не знає, які з каналів рекрутингу працюють найкраще для тієї чи іншої вакансії. Тому кожен раз вона приділяє однаково часу всім каналам, замість того, щоб наголошувати на більш ефективних.

По-друге, вона не знає вузькі місця в процесі рекрутингу, інтуїтивно вона розуміє, що велика частина кандидатів відвалюється на етапі технічної співбесіди. Але вплинути на це складно, у неї немає цифр, а значить немає вагомих аргументів.

А по-третє, кожен день Ольга звітує керівництву про стан справ за вакансіями. Це незручно, адже вона не працює з кожною вакансією щодня.

А вся статистика у неї зберігається в 1000 і одній табличці, в яких дуже легко заплутатися і скласти звіт з помилками.

Система HURMA - те рішення, яке допоможе Ользі назавжди забути про складання статистики в Excel і дозволить перебувати в стані спокою, коли керівник просить розповісти про те, як йдуть справи з тієї чи іншої вакансії.

У HURMA є зручна воронка рекрутингу, за допомогою якої рекрутер або HR зможе проаналізувати скільки фахівців доходить до того чи іншого етапу і зробити висновки.

У розділі «Статистика» Ольга зможе подивитися ефективність рекрутингових каналів, хто створювати кандидатів, кількість відкритих вакансій, коефіцієнт прийняття оферу.

І, недавнє оновлення системи HURMA – аналітика з рекрутингу. З її допомогою Ольга зможе:

• аналізувати ефективність рекрутингу за тиждень, місяць, квартал, рік або будь-який інший проміжок часу;
• відстежувати відсоток закриття вакансій;
• аналізувати кількість кандидатів на кожному етапі воронки й виявляти слабкі місця в рекрутинговій стратегії;
• формувати звіти та проводити аналіз з причин відмов кандидатів або компанії за обраний період;
• зберігати складені звіти з ефективності рекрутингу в Excel і використовувати їх в інших звітах.

На автоматизації ведення статистики й складанні звітності, Ольга може заощадити до 4 годин часу.

Реферальна програма в HURMA

Реферальні програми в HR-сфері – спосіб залучення кандидатів за рекомендаціями співробітників, які вже працюють в компанії. Це відмінний спосіб швидко отримати кваліфікованого фахівця в штат і підвищити лояльність співробітників. 88% роботодавців вважають, що реферальні програми – найкраще джерело для пошуку кандидатів. А 82% вважають за краще рекомендації співробітників відгуками на job-порталах.

В системі HURMA кожен співробітник може скопіювати публічне посилання вакансії й поділиться ним у себе в соцмережах або ж відправити знайомим в особисті повідомлення. Якщо за посиланням співробітника фахівці залишать заявку, цю інформацію побачить HR або рекрутер.

Онбординг і адаптація в HURMA

В системі HURMA Ольга зможе лише за пару хвилин призначити новачкові всі необхідні мітинги: Welcome, Adaptation, Probation і подивитися, скільки взагалі співробітників знаходиться на випробувальному терміні.

Новачок, своєю чергою, відразу в системі бачить всю інформацію про компанію, команду і колег, може проходити різні опитування і відзначати свій настрій.

Все це допомагає Ользі не втрачати співробітників, знаходити яких і так не легко, на етапі онбордингу й адаптації.

HURMA - ключ до ефективного рекрутингу

В результаті система HURMA допомогла Ользі автоматизувати рутинні процеси, завдяки чому у неї стало залишатися більше часу на важливі для бізнесу завдання і, звичайно ж, на себе. Тепер Ольга не втомлена і вигоріла, а наповнена силами рухатися вперед і залучати в компанію найкрутіших кандидатів.

• Підбір персоналу