Автоматизація рекрутингу: як ATS розв'язує проблеми рекрутерів

Успішний бізнес будується на сильній команді. Але як сформувати цю команду швидко й ефективно, коли кількість вакансій зростає, а якісні кандидати зникають з ринку за лічені дні? Тим більше наслідки для бізнесу від цього відчутні:

• згідно зі звітом Careerplug негативні враження, такі як брак комунікації або нечіткі очікування від роботи, призвели до того, що 26% шукачів роботи відмовилися від пропозицій.
• статистика Standout-cv 50% кандидатів заявили, що не купуватимуть товари чи послуги компанії після негативного досвіду під час процесу найму.
• за підрахунками ринку (аналітика EvoTalents і дані порталу Work.ua), вартість найму одного співробітника в середньому може коливатися від 1200 до понад 4000 доларів (включаючи прямі та непрямі витрати: зарплати, податки, недоотриманий прибуток, час керівника тощо).

Тож як уникнути таких витрат і встигнути все зробити якісно в умовах браку часу? Відповідь — автоматизація рекрутингу.

Що таке автоматизація рекрутингу?

Автоматизація рекрутингу — це використання спеціальних інструментів і систем, таких як ATS (Applicant Tracking System), для автоматизації процесів підбору персоналу. 

Наразі такі рішення дозволяють:

• автоматично збирати відгуки з job-порталів і соцмереж в одну базу;
• створювати вакансії в кілька кліків і одразу публікувати їх на різних платформах;
• керувати воронкою підбору, бачити на якому етапі знаходяться кандидати;
• надавати автоматизований фідбек усім кандидатам, навіть тим, хто не пройшов далі;
• аналізувати ефективність рекрутингових каналів, процесів і командної роботи.

Тобто мета автоматизації — зняти з рекрутера рутинні завдання й допомогти йому працювати швидше, ефективніше та з кращою репутацією.

Чому процес автоматизації рекрутингу важливий для компаній?

Згідно з останніми даними, 45% рекрутерів зараз витрачають понад половину свого часу на адміністративні завдання, які можна було б виконувати ефективніше.

Відповіддю на це є дослідження SHRM – 85% роботодавців, які використовують автоматизацію або штучний інтелект, зазначили, що це економить їм час та/або підвищує ефективність. Щобільше, понад дві третини фахівців вважають, що кількість заявок, які вони повинні переглядати вручну, зменшилася завдяки використанню автоматизації.

Все це каже про заощадження часу, тому автоматизація процесів рекрутингу — це необхідність для будь-якої компанії, яка хоче перемагати у боротьбі за таланти (з мінімальним розходом ресурсів).

Які переваги автоматизації процесу рекрутингу?

Чим швидше компанія впровадить систему автоматизації рекрутингу, тим більше конкурентних переваг отримає:

1. Зменшення помилок та підвищення точності. Автоматизовані системи знижують ризик людських помилок, забезпечуючи точність у збереженні та обробці даних кандидатів. 
2. Покращення досвіду кандидатів. Автоматизація дозволяє забезпечити своєчасний та персоналізований зворотний зв'язок кандидатам. Це підвищує їхню задоволеність процесом найму та зміцнює бренд роботодавця.
3. Аналітика та звітність в реальному часі. Системи надають можливість відстежувати ключові метрики, такі як час найму, ефективність каналів пошуку та конверсії на кожному етапі воронки рекрутингу. Це дозволяє оперативно виявляти вузькі місця та оптимізувати процес найму.
4. Зручність та оперативна робота. Вся інформація в одному місці – це полегшує доступ до інформації, покращує комунікацію між членами команди та сприяє ефективному управлінню кандидатами.

З ATS-системами рекрутери можуть дихати вільно 🙂

Проблеми, з якими стикається кожен рекрутер

Уявімо типовий робочий день рекрутера в компанії, де ще не впроваджено автоматизацію процесів рекрутингу. Вакансій усе більше, кандидати є, але не ті — а процеси лишаються ручними:

8:00 — Початок робочого дня

Перевірка пошти, месенджерів, таблиць. Менеджери ще вчора ввечері надіслали кілька нових запитів на відкриття вакансій. Треба зібрати вимоги до кандидатів, створити вакансії, погодити їх із менеджерами.

9:30 — Комунікація з наймаючими менеджерами

Менеджери не завжди оперативно надають зворотний зв’язок. Потрібно кілька разів нагадати у месенджерах, щоб отримати чіткий список вимог до нової вакансії або фідбек щодо кандидатів.

11:00 — Рутинна ручна робота

Вакансії публікуються вручну на кількох job-порталах. Після цього потрібно вручну копіювати дані кандидатів із пошти або з особистого кабінету порталу до таблиці. Ведення бази в табличці Excel — постійний ctrl+c та ctrl+v.

13:00 — Рекрутинг «наосліп»

Жодної зрозумілої аналітики немає. Який канал дає найкращих кандидатів? Де витрати не окуповуються? Все це — «на око». Пріоритети визначаються інтуїтивно.

15:00 — Пошук часу на спілкування з кандидатами

На якісну комунікацію з кандидатами просто не вистачає часу. Частина кандидатів не отримує фідбек, хоча очікує його (за даними Candidate Experience Report, 34% кандидатів вважають, що їх ігнорують вже через тиждень після подачі резюме). Це псує репутацію компанії.

16:30 — Збір даних по різних вкладках

Резюме зберігаються у різних таблицях, на диску, в пошті, у чатах. На пошук потрібної інформації йде 2–3 години. Швидко знайти потрібного кандидата — завдання не з легких.

17:30 — Формування звітів

Щоденна підготовка звітів — окрема історія. Дані доводиться збирати вручну з багатьох таблиць. Помилки неминучі. Рекрутер не завжди бачить актуальну картину.

18:30 — Завершення дня

Рекрутер завершує день з відчуттям втоми й недороблених завдань. Частина кандидатів не отримала відповідей, наймаючі менеджери чекають оновлень, а на завтра вже треба показати результати.

Що ми маємо?

Такий день – про стрес та брак часу, падіння ефективності, зниження якості досвіду кандидатів і сповільнення найму. 

Що робити?

Впровадити систему автоматизації рекрутингу, щоб нарешті позбутися ручної роботи та вивести рекрутингові процеси на новий рівень.

Як HURMA допомагає автоматизувати процес рекрутингу?

На прикладі провідної української системи HURMA покажемо, як ATS автоматизує щоденну роботу рекрутерів, наймаючих менеджерів, сорсерів та цілих команд.

Інтеграція з job-порталами

HURMA дозволяє під'єднати основні job-портали напряму до системи та отримувати відгуки автоматично – інтеграція з Work.ua, Robota.ua, Djinni, grc.ua, а також підтримка імпорту відгуків з DOU, LinkedIn, Telegram через кар'єрну сторінку або плагін AI Fox (про нього далі).

Відгуки з порталу автоматично додають картки кандидатів у систему — дублікати не створюються.

Сорсинг кандидатів за допомогою плагіну AI Fox

Плагін AI Fox дозволяє швидко додавати кандидатів у систему з job-порталів і соцмереж. Підтримуються Robota.ua, Work.ua, DOU, Djinni, LinkedIn та інші ресурси.

Плагін автоматично сканує профіль кандидата й додає інформацію у HURMA. Під час додавання можна відразу прикріпити кандидатів до вакансії та етапу, а також автоматично відправити лист.

Робота з кандидатами на канбан-дошці

У HURMA усі відгуки з job-порталів, кар'єрної сторінки та інших джерел автоматично збираються в одну канбан-дошку. Це забезпечує зручне управління кандидатами на всіх етапах воронки підбору.

Кандидатів можна легко переміщувати по етапах за допомогою drag&drop або через картку кандидата. Своєю чергою система фіксує лінійну історію переміщень для коректного формування воронки рекрутингу.

Формування бази кандидатів

У HURMA є зручна база кандидатів, де можна:

• додавати кандидатів вручну або через AI Fox;
• імпортувати базу з інших систем;
• зручно шукати та фільтрувати кандидатів за широким набором параметрів (ПІБ, контакти, досвід, освіта, джерела, теги тощо);
• виконувати масові дії (додавати теги, переміщати по вакансіях, закріплювати відповідальних рекрутерів, надсилати листи, додавати у чорний список тощо).

Робота з профілем кандидата

У HURMA профіль кандидата — це зручне місце, де зібрана вся інформація про нього: контакти, досвід, джерела, вакансії, на які він подавався, а також історія взаємодій. Тут рекрутер може додавати коментарі, призначати інтерв'ю, фіксувати задачі, надсилати листи або формувати офер. 

Уся комунікація з кандидатом зберігається в одному профілі, що дозволяє швидко відновити контекст на будь-якому етапі підбору. За потреби кандидата легко перевести у статус співробітника або додати до чорного списку.

Аналітика: воронка рекрутингу та ефективність джерел

HURMA пропонує потужні аналітичні звіти:

Воронка рекрутингу:

1. Візуалізація всього шляху кандидата — від першого контакту до прийняття оферу.
2. Аналітика за періодом, по рекрутерах, по джерелах кандидатів.
3. Розрахунок абсолютної та відносної конверсії на кожному етапі.
4. Історія переміщень кандидатів по етапах (експорт у .xlsx).

Ефективність джерел рекрутингу:

1. Аналіз ефективності джерел (job-портали, соцмережі, реферальна програма тощо).
2. Відстеження, з яких джерел кандидати приймають офери.
3. Детальний звіт за вакансіями, філіями, методами додавання кандидатів.
4. Експорт у .csv або .pdf для звітності.

Реальні результати

Процес автоматизації рекрутингу з HURMA простий та ефективний – і це слова клієнтів. Ось, наприклад, що каже команда рекрутерів "Goal":

HURMA значно полегшила нам роботу. Тепер ми можемо швидко аналізувати, скільки кандидатів пройшло кожен етап воронки, які конверсії ми отримуємо, та автоматично створювати звіти. Це дозволяє оцінювати ефективність роботи кожного рекрутера і швидко приймати рішення.

І це лише один із прикладів. Дізнайтесь більше про те, як інші компанії автоматизують рекрутинг — читайте історії клієнтів: від виробництва до IT.

Впроваджуйте автоматизацію рекрутингу з HURMA вже сьогодні

Якщо ваша команда прагне:

• швидко знаходити та наймати найкращих кандидатів;
• оптимізувати витрати та підвищити ефективність процесів підбору;
• будувати сильний бренд і створювати позитивний досвід для кандидатів;
• отримувати прозору аналітику та ухвалювати зважені бізнес-рішення.

Настав час автоматизувати рекрутинг із HURMA! Спростіть весь процес підбору — від першого контакту з кандидатом до прийняття оферу й аналітики результатів. Запросіть безплатне демо HURMA вже сьогодні — і зробіть свій рекрутинг сучасним, ефективним і прозорим.

• Підбір персоналу