LMS і інтранет: як навчити і об'єднати співробітників?

Корпоративна культура — це не тільки набір особливих правил і веселі корпоративи. Це ще й щоденне спілкування зі співробітниками, адаптація новачків і допомога в навчанні фахівців. Спеціально для таких цілей створюються інтранет-портали і впроваджуються LMS.

Ми склали невеликий FAQ для тих, хто хоче розібратися в цих корисних інструментах, і застосувати їх у своїй компанії.

LMS: що це таке?

Система управління навчанням, або LMS, — це спеціальна менеджерська програма, яка допомагає здійснювати навчання персоналу. Вона призначена для адміністрування, ведення документації, відстеження результатів і звітності. Навчання проходить в електронному форматі, тому такий варіант особливо зручний віддаленим співробітникам. Навчатися за допомогою LMS можуть як штатні співробітники, так і новачки в період адаптації. При правильному використанні, LMS може бути цінним інструментом, який підвищує ефективність навчання і одночасно знижує фінансові та часові витрати.

Які функції у LMS системи?

LMS виконує три основні функції:

1. Систематизує навчальні матеріали
2. Містить перевірочні завдання для закріплення результату навчання
3. Оцінює прогрес

Функції LMS можуть відрізнятися. Ми вже робили підбірку з 10 систем дистанційного навчання та описували найпопулярніші LMS. Як правило, в системі можна створювати курси, керувати ними і ділитися з учнями. А ще автоматизувати перевірочні тести, обмінюватися повідомленнями, спілкуватися по відеозв'язку і багато іншого. Функції LMS можуть бути налаштовані персоналізовано, спеціально під кожну компанію.

Коли LMS корисна для HR?

• під час адаптації новачків;
• при регулярному навчанні співробітників;
• при навчанні віддалених співробітників і команд;
• для проведення атестацій;
• для підготовки кадрового резерву.

Які переваги у LMS?

• доступ до бази навчальних матеріалів в будь-який зручний для співробітників час;
• самостійна розробка курсів під потреби вашої компанії;
• відстежування успішності в режимі онлайн;
• повторне використання навчальних матеріалів.

HRIS/HRM і системи управління навчанням: як пов'язані?

У наш час LMS впроваджують в багатьох компаніях. Навчальні системи часто використовується спільно з HRIS/HRM-системами. Фахівці з управління персоналом не тільки автоматизують HR, а й навчають персонал. Наприклад, Hurma System вже активно працює над впровадженням LMS. Слідкуйте за оновленнями!

Таким чином, LMS — важливий елемент успішної компанії, яка піклується про розвиток своїх співробітників, а значить і про розвиток компанії в цілому. Системи управління навчанням можуть бути однією з функцій HRIS/HRM-систем, окремих ПО або ж створюватися з базою даних в інтранеті компанії. Далі поговоримо про нього докладніше.

Що таке інтранет?

Всім нам знайоме поняття «Інтернет», але що ж таке «інтранет»? Інтранет — це міні-версія Всесвітньої мережі, або внутрішньокорпоративний сайт. Він обмежений віртуальним простором окремої компанії. Інтранет охоплює всі відділи компанії, надаючи доступ всім співробітникам компанії до корпоративного сайту.

Головна мета інтранету в компанії — об'єднання в одному місці всієї корпоративної інформації і створення майданчику для більш простої комунікації між співробітниками.

Як можна використовувати інтранет?

Існує кілька підходів до використання інтранету всередині компанії.

1. Корпоративний портал, який допомагає персоналу працювати з внутрішньою інформацією організації.
2. ECM-система, яка управляє корпоративними контентом, зберігає дані,  та надає співробітникам доступ до документів.
3. Соціальна мережа, яка орієнтована на побудову комунікації між співробітниками.

Навіщо потрібна интрамережа?

Інтранет використовують, щоб:

• знайти потрібну внутрішньокорпоративну інформацію;
• отримати доступ до власних інформаційних ресурсів;
• спільно з колегами працювати з документами;
• вести обговорення і дискусії в загальних чатах;
• моніторити бізнес-процеси;
• створювати опитування, обробляти заявки від співробітників;
• вести звітність.

Як впроваджувати інтранет?

Впровадження інтранету відбувається поступово і покроково. HR-фахівцю важливо донести керівництву його користь і необхідність. Перед спілкуванням з керівником, визначте головні переваги користування мережою інтранет для компанії, порахуйте можливі фінансові вигоди і витрати. Якщо керівник готовий розвивати корпоративний портал, то попереду вас чекають наступні кроки:

Крок 1. Планування

Визначте з керівництвом мету, яку ви прагнете досягти. Наприклад: «Згуртувати команду проекту, об'єднавши всі відділи для кращої взаємодії і продуктивності». Запитайте у самих співробітників, як вони ставляться до впровадження нового корпоративного порталу.

Крок 2. Створення структури

Обговоріть із розробниками архітектуру порталу. Яка інформація повинна бути на сайті? Як вона буде структуруватися?

Крок 3. Автоматизація та оптимізація бізнес-процесів

Корпоративний сайт повинен не тільки зручно зберігати всю інформацію, а й автоматизувати базові процеси в компанії. Наприклад, новачок може автоматично отримувати інструкції на кожен робочий день, а співробітники компанії — повідомлення про корпоративні події.

Крок 4. Тест системи і навчання користувачів

Перед тим, як додавати користувачів, протестуйте систему деякий час. Чи зручно розташована базова інформація? Чи заповнені розділи? Чи є в цілому баги в системі? Тільки після цього створіть зрозумілу інструкцію, розкажіть співробітникам які функції системи, що і де розташовується.

Крок 5. Організація корпоративного ком'юніті

Саме HR-фахівцям варто активно займатися публікаціями в порталі, особливо в перший час. Вам доведеться виконати нелегке завдання — перенести всі робочі комунікації персоналу з Slack, Skype або інших месенджерів у власний соціальний інтранет. Мотивувати персонал активно користуватися сайтом — одна з найскладніших функцій. Але якщо все організовано правильно, то незабаром співробітники звикнуть до нового інструменту.

Інтранет і екстранет

Швидше за все, якщо ви чули про інтранети, то зустрічалися і з поняттям «екстранет». Що ж це таке? Екстранетом називають корпоративний портал, який призначений не тільки для співробітників і керівників, а й для зовнішньої взаємодії з кандидатами, клієнтами, партнерами.

Інтранет заснований на базових протоколах HTTP і HTTPS і доступний для його користувачів з будь-якого комп'ютера через веб-браузер. У екстранеті особливо важлива аутентифікація користувачів і захист від несанкціонованого доступу. У них чітко розмежовані права — у кожного користувача свій доступ до певних функцій. Наприклад, користувач-співробітник не має доступ до файлів, які доступні користувачеві-партнеру компанії.

Чому важливо створювати власні майданчики?

Відсутність навчання — одна з причин втрати талантів. Рішення про створення власних навчальних програм, які мотивують і «прокачують» скілли співробітників, буде гарним виходом. А створення внутрішньокорпоративних майданчиків для співробітників підвищує бренд роботодавців в очах здобувачів.