«Епіцентр маркетплейс»: автоматизація процесів і таблиць в Hurma | HURMA

«Епіцентр маркетплейс»: автоматизація процесів і таблиць в Hurma

Анна Михайлова

Команда Hurma

  • 13 хв
  • 252
  • 0

Команда Hurma System регулярно ділиться з вами експертним контентом, проводить вебінари, публікує новини про оновлення системи й сьогодні ми хочемо розповісти вам про досвід тих, хто використовує систему в роботі.

HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс» Катерина Роюк розповіла, як Hurma допомогла автоматизувати та систематизувати HR-процеси і як це вплинуло на компанію.

Інформація про «Епіцентр маркетплейс»

У січні 2020 року клієнтом Hurma System стала компанія "Епіцентр маркетплейс". Це молода, продуктова IT-компанія, яка займається побудовою та розвитком онлайн-проєкту epicentrk.ua і належить вона групі компаній Епіцентр К. Основна діяльність "Епіцентр маркетплейс" – створення продукту, який відкриває малому і середньому бізнесу шлях до продажу товарів в одному з ТОП 3 за популярністю інтернет-магазинів країни.

Кількість онлайн-покупців у «Епіцентру» становить 12 000 000 на місяць, а офлайн магазини щодня відвідують близько 400 000 осіб.

Епіцентр маркетплейс: шлях до автоматизації в Hurma

Як більшість нових організацій, спочатку своєї роботи компанія зіткнулася з необхідністю налагодити та оптимізувати HR-процеси. Всі розуміють, що коли компанія тільки починає діяльність, HR-відділу дуже важливо зосередитися на таких процесах як формування команд та організаційної структури, розроблення стратегії, розвиток й утримання співробітників, щоб вони не втрачали залученість і мотивацію.

Але крім цього, на початку шляху, у HR-департаменту нової компанії є багато рутини, яку і допомогла автоматизувати Hurma System.

Які процеси автоматизував «Епіцентр маркетплейс» в Hurma

1. Absence Management

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

З самого початку створення компанії (січень 2020) ми ввели Hurma, як спосіб автоматизації відпусток і лікарняних, оргструктури та обліку даних співробітників.

Саме ведення обліків відпусток, лікарняних, days off, овертаймів і інших відсутностей займає левову частку часу HR-фахівців.

Рішення Hurma System

Автоматизація absence management – основний модуль в системі й одна з головних проблем HR-менеджерів. Тільки уявіть, скільки часу йде не тільки у HR-ів, а й у співробітників, щоб написати заяву, зібрати всі підписи тощо. Це витрати, які можна інвестувати в більш глобальні завдання.

Головна перевага автоматизації відсутностей в тому, що співробітник сам може зробити запит на відпустку, лікарняний, роботу у вихідні, обрати дату і залишити коментар з поясненням, чому потрібна відпустка і наскільки. HR-фахівець і відповідальний за відсутність конкретного співробітника отримують повідомлення про запит і можуть його схвалити/відхилити або змінити дату.

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Всі 100% співробітників користуються функціоналом запитів. Весь облік ведеться в одному місці.

Оптимізація цього процесу допомагає заощадити час як HR-ів і керівників, так і співробітників, оскільки їм не потрібно писати заяву від руки та збирати підписи у всіх відповідальних.

2. Дослідження залученості й настрою співробітників

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Дуже важливою і корисною функцією виявився моніторинг настрою. Ми стали відстежувати й реагувати на поганий настрій співробітників.

Рішення Hurma System

HR-відділу «Епіцентр маркетплейс» було важливо знати, чи все у співробітників добре, чи справляються вони з навантаженням, у зв'язку з відкриттям нового проєкту та великою кількістю завдань.

Моніторинг настрою в Hurma System дає можливість все це зрозуміти та дізнатися, наскільки співробітники залучені. При вході в систему, користувача зустрічають емодзі, обравши які, він позначає свій настрій і може його прокоментувати. Ця функція допомогла HR-відділу компанії «Епіцентр маркетплейс» вчасно реагувати на виникаючі у співробітників труднощі й допомагати їх вирішити.

3. Комунікація, фідбек, оцінка: автоматизація 1:1 і Performance Review

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Після автоматизації процесу ведення обліку відсутностей, ми прийшли до автоматизації проведення 1:1 і Performance Review, що допомогло значно економити час.

Рішення Hurma System

Досвідчені HR-фахівці «Епіцентр маркетплейс» знають, наскільки важливий регулярний зворотний зв'язок від керівників та зустрічі 1:1, на яких можна неформально поспілкуватися з фахівцями.

Hurma System допомогла компанії «Епіцентр маркетплейс» вести історію проведення Performance Review, а також налаштовувати системність зустрічей 1:1. Все, що потрібно для призначення 1:1 – це обрати співробітника, вид події з ним і час, після чого система автоматично відправить сповіщення людині на пошту, в чат-бот і в повідомлення в системі.

Performance Review призначається за тією ж схемою, що і зустріч 1:1:

В результаті автоматизації, здавалося б, таких невеликих процесів, HR-відділ компанії «Епіцентр маркетплейс» звільнив собі масу часу. Яка ситуація в компанії зараз – відповіла Катерина Роюк:

«На 90% ведеться історія з 1:1 і performance review. Що допомогло нам систематизувати інформацію з різних файлів в одному місці».

4. Все системно: збір і зберігання даних про співробітників, календар подій

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Нам дуже знадобилися функції обліку випробувальних термінів співробітників, нагадування про дні народження, календар подій. Це дозволило мати всю потрібну інформацію під рукою, а новачки й співробітники, що вже давно працюють, були завжди в курсі подій компанії та знаменних дат колег.

Рішення Hurma System

Під урахуванням випробувальних термінів співробітників тут передбачається ведення бази, в якій можна ставити фільтр і дивитися, скільки фахівців у штаті, а скільки на випробувальному терміні. Крім того, в аналітиці можна подивитися відсоток співробітників, які залишають компанію на випробувальному терміні.

В системі наочно відображаються всі найближчі події компанії: річниці співробітників, дні народження, корпоративні заходи, що значно полегшило життя HR-відділу «Епіцентр маркетплейс».

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Також використовуємо події для загальних внутрішніх заходів, які відбуваються у нас досить часто.

Приклад того, як в системі відображаються найближчі дні народження співробітників:

5. Більше крутих кандидатів: реферальна програма

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Функціонал рекрутингу в системі ми використовуємо як інформаційний простір відкритих вакансій для реферальної програми, щоб співробітники залучали до роботи в компанії своїх знайомих.

82% роботодавців вважають, що реферальні програми – найкраще джерело для пошуку кандидатів. Співробітники з задоволенням дають контакти своїх знайомих не тільки заради винагороди, а й для власного комфорту. Адже працювати зі знайомими або навіть друзями завжди приємніше.

Ще одна перевага реферальної програми підтверджує дослідження HR Technologist, яке свідчить про те, що залучені кандидати наймаються на 55% швидше, ніж фахівці з job-порталів.

Рішення Hurma System

В системі Hurma є можливість реалізації реферальної програми буквально парою кліків. У кожного співробітника в системі є доступ до вакансій, звідки він може скопіювати унікальне посилання і відправити його знайомим фахівцям або ж розмістити у себе в соцмережах. Якщо за цим посиланням в систему прийдуть відгуки, HR або рекрутер побачить кандидата і джерело, звідки він прийшов.

Автоматизований процес реферального рекрутингу мотивує співробітників ділитися вакансіями й отримувати бонуси за новачка, якого вони приведуть за реферальною програмою.

6. Work-life balance VS Overtime: облік часу і перероблень співробітників

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

У нас рідко бувають овертайми, ми намагаємося будувати роботу без перероблень, але бувають пікові навантаження і функціонал обліку часу в Hurma допомагає їх автоматизувати.

Потреба у відстеженні перероблень виникла у зв'язку з тим, що в компанії «Епіцентр маркетплейс» є власний call-центр, який працює сім днів на тиждень. У такій ситуації дуже важливо стежити за завантаженістю фахівців, відстежувати перероблення і враховувати їх.

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Ми розділили call-центр на два сектори, у кожного з якого свої зміни. В результаті частина днів випадає на вихідні дні або перехід зі зміни в зміну, також бувають перероблення коштом збільшення обсягу роботи у святкові дні. Тому нам потрібен був функціонал для автоматизації відстеження перероблень.

Рішення Hurma System

Катерина Роюк зазначає:

«Зовсім недавно у нас з'явилася потреба відстежувати перероблення і ця функція тут теж виявилася».

Для обліку робочого часу і перероблення в системі Hurma є опція Time Tracking. Протягом дня співробітники відзначають кількість відпрацьованого часу, яку HR-фахівець бачить у зведеній таблиці. Нещодавно в системі з'явилася можливість експорту даних з обліку часу в таблицю Excel, де можна побачити сумарну кількість відпрацьованого часу.

Ця, на перший погляд, проста опція допомагає визначити співробітників, які переробляють і переглянути їхнє навантаження, щоб запобігти вигоранню.

7. Портрет ідеального співробітника: аналітика штату в Hurma

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

В кінці року нам стала у великій пригоді аналітика за людьми в штаті, щоб можна було зробити звіти з базових метрик: плинність персоналу, кількість співробітників тощо.

Статистика HR-процесів і аналітика рекрутингу допомагає складати портрет ідеального співробітника і чітко розуміти, які кандидати потрібні компанії і як саме їх залучати.

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Аналізуючи статистику за співробітниками, набагато легше досліджувати свою цільову аудиторію, яку ми хочемо залучити з ринку.

Рішення Hurma System

В системі Hurma статистика HR, рекрутингу та моніторингу настрою реалізована в зручних графіках і діаграмах. Ми розробили можливість відстеження плинності персоналу, кількості співробітників в штаті та на випробувальному терміні, ефективності рекрутингових каналів, загального настрою працівників у компанії.

Детальна аналітика за штатом дозволяє HR-фахівцям розуміти, хто працює в компанії, який середній вік у фахівців тощо.

Результатами ведення аналітики по персоналу в компанії поділилася Катерина Роюк:

За допомогою аналітики ми зробили кілька портретів ідеальних для нас співробітників за характеристиками (стать, вік, сімейний стан).

Всі ці фактори сукупно допомагають HR-відділу компанії підвищити якість найму, розробити актуальну стратегію, утримувати кращих співробітників і виявити слабкі, а також сильні сторони.

Коротке summary: що зробили і як допомогли

Резюмуючи досвід використання системи Hurma компанією «Епіцентр маркетплейс», хочемо представити вам головні висновки про те, як і в яких процесах допомогла автоматизація:

  1. 100% співробітників використовують функціонал запитів на відсутності, отримуючи повну автономію.
  2. Весь облік відсутності, перероблень, інформації про співробітників ведеться в одному місці, а не в мільйоні табличок і ще одній табличці. Це не тільки зручніше, але й безпечніше.
  3. На 90% ведеться історія проведення 1:1 і Performance Review. Вся інформація систематизована і знаходиться в одному зручному місці. Це означає, що співробітники отримують регулярний, якісний зворотний зв'язок, а керівники та HR завжди мають інформацію про те, як пройшло рев'ю або зустріч 1:1.
  4. Визначено портрет ідеального кандидата з урахуванням аналітичних даних за віком, статтю, сімейним станом і іншими характеристикам співробітників, які давно працюють в компанії.
  5. Співробітники активно використовують функцію реферального рекрутингу, приводять до компанії нових фахівців, підвищують лояльність до зовнішнього бренду роботодавця.

Сподобався кейс? Хочете так? Тоді залишайте заявку на безплатну демонстрацію системи на нашому сайті та будьте в тренді з Hurma 😉

    8 тенденцій брендингу роботодавця на 2021 рік
    Які нові тенденції брендингу роботодавця чекають HR у 2021 році – в новій статті від команди Hurma. Як би всіх не стомлювала тема пандемії та карантину, кажучи про тренди роботодавця ...
    Стрес і вигорання в HR: неминучий факт або керований процес
    Професійне, та й емоційне вигорання – головний біль HR-фахівців. Причому проблема стосується як самих HR-ів, так і кожного співробітника в компанії. 25 лютого вебінар Hurma System відвідала Анна Метельська і ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: