13 мин
2157
6
1
0
Команда Hurma System регулярно делится с вами экспертным контентом, проводит вебинары, публикует новости об обновлениях системы и сегодня мы хотим рассказать вам об опыте тех, кто использует систему в работе.
HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс» Екатерина Роюк рассказала, как Hurma помогла автоматизировать и систематизировать HR-процессы и как это повлияло на компанию.
В январе 2020 года клиентом Hurma System стала компания Эпицентр маркетплейс. Это молодая, продуктовая IT-компания, которая занимается построением и развитием онлайн-проекта epicentrk.ua и принадлежит она группе компаний Эпицентр К. Основная деятельность Эпицентр маркетплейс – создание продукта, который открывает малому и среднему бизнесу путь к продаже товаров в одном из ТОП-3 по популярности интернет-магазинов страны.
Количество онлайн-покупателей у «Эпицентра» составляет 12 000 000 в месяц, а офлайн магазины ежедневно посещают около 400 000 человек.
Как большинство новых организаций, вначале работы компания столкнулась с необходимостью наладить и оптимизировать HR-процессы. Все понимают, что когда компания только начинает деятельность, HR-отделу очень важно сосредоточиться на таких процессах как формирование команд и организационной структуры, разработка стратегии, развитие и удержание сотрудников, чтобы они не теряли вовлеченность и мотивацию.
Но помимо этого, вначале пути, у HR-департамента новой компании есть много рутины, которую и помогла автоматизировать Hurma System.
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
С самого начала создания компании (январь 2020) мы ввели Hurma, как способ автоматизации отпусков и больничных, оргструктуры и учета данных сотрудников.
Решение Hurma System
Автоматизация absence management – основной модуль в системе и одна из главных болей HR-менеджеров. Только представьте, сколько времени уходит не только у HR-ов, а и у сотрудников, чтобы написать заявление, собрать все подписи и т.д. Все это временные затраты, которые можно инвестировать в более глобальные задачи.
Главное преимущество автоматизации отсутствий в том, что сотрудник сам может сделать запрос на отпуск, больничный, работу в выходные, выбрать дату и оставить комментарий с объяснением, почему нужен отпуск и насколько. HR-специалист и ответственный за отсутствие конкретного сотрудника получают уведомление о запросе и могут его одобрить/отклонить или поменять дату.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Все 100% сотрудников пользуются функционалом запросов. Весь учет ведется в одном месте, от туда берем данные для ФОТ и уверены в них на 100%.
Оптимизация этого процесса помогает сэкономить время как HR-ов и руководителей, так и сотрудников, поскольку им не нужно писать заявление от руки и собирать подписи у всех ответственных.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Очень важной и полезной функцией оказался мониторинг настроения. Мы стали отслеживать и реагировать на плохое настроение сотрудников.
Решение Hurma System
HR-отделу «Эпицентр маркетплейс» было важно знать, все ли у сотрудников хорошо, справляются ли они с нагрузкой, в связи с открытием нового проекта и большого количества задач.
Мониторинг настроения в Hurma System дает возможность все это понять и узнать, насколько сотрудники вовлечены. При входе в систему, пользователя встречают эмоджи, выбрав которые, он обозначает свое настроение и может его прокомментировать. Эта функция помогла HR-отделу компании «Эпицентр маркетплейс» вовремя реагировать на возникающие у сотрудников трудности и помогать в их решении.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
После автоматизации процесса ведения учета отсутствий, мы пришли к автоматизации проведения 1:1 и Performance Review, что помогло значительно экономить время.
Решение Hurma System
Опытные HR-специалисты «Эпицентр маркетплейс» знают, насколько важна регулярная обратная связь от руководителей и встречи 1:1, на которых можно неформально пообщаться со специалистами.
Hurma System помогла компании «Эпицентр маркетплейс» вести историю проведения Performance Review, а также настраивать системность встреч 1:1. Все, что нужно для назначения 1:1 – это выбрать сотрудника, вид события с ним и время, после чего система автоматически отправит напоминание человеку на почту, в чат-бот и в уведомления в системе.
Performance Review назначается по той же схеме, что и встреча 1:1:
В результате автоматизации, казалось бы, таких небольших процессов, HR-отдел компании «Эпицентр маркетплейс» освободил себе массу времени. Какая ситуации в компании сейчас – ответила Екатерина Роюк:
«На 90% ведется история по 1:1 и performance review. Что помогло нам систематизировать информацию из разных файликов в одном месте».
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Нам очень пригодились функции учета испытательных сроков сотрудников, напоминания о днях рождения, календарь событий. Это позволило иметь всю нужную информацию под рукой, а новички и уже давно работающие сотрудники были всегда в курсе событий компании и знаменательных дат коллег.
Решение Hurma System
Под учетом испытательных сроков сотрудников здесь подразумевается ведение базы, в которой можно ставить фильтр и смотреть, сколько специалистов в штате, а сколько на испытательном сроке. Кроме того, в аналитике можно посмотреть процент сотрудников, которые покидают компанию на испытательном сроке.
В системе наглядно отображаются все ближайшие события компании: годовщины сотрудников, дни рождения, корпоративные мероприятия, что значительно облегчило жизнь HR-отделу «Эпицентр маркетплейс».
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Также используем события для общих внутренних мероприятий, которые происходят у нас довольно часто.
Пример того, как в системе отображаются ближайшие дни рождения сотрудников:
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Функционал рекрутинга в системе мы используем как информационное пространство открытых вакансий для реферальной программы, чтобы сотрудники привлекали к работе в компании своих знакомых.
82% работодателей считают, что реферальные программы – лучший источник для поиска кандидатов. Сотрудники с радостью советуют своих знакомых не только ради вознаграждения, но и для собственного комфорта. Ведь работать со знакомыми или даже друзьями всегда приятнее.
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
Еще одно преимущество реферальной программы подтверждает исследование HR Technologist, которое свидетельствует о том, что привлеченные кандидаты нанимаются на 55% быстрее, нежели соискатели из job-порталов.
Решение Hurma System
В системе Hurma есть возможность реализации реферальной программы буквально парой кликов. У каждого сотрудника в системе есть доступ к вакансиям, откуда он может скопировать уникальную ссылку и отправить её знакомым специалистам или же разместить у себя в соцсетях. Если по этой ссылке в систему придут отклики, HR или рекрутер увидит кандидата и источник, откуда он пришел.
Автоматизированный процесс реферального рекрутинга мотивирует сотрудников делиться вакансиями и получать бонусы за новичка, которого они приведут по реферальной программе.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
У нас изначально редко бывают овертаймы, мы стараемся строить работу без переработок, но бывают пиковые нагрузки и функционал учета времени в Hurma помогает их автоматизировать.
Потребность в отслеживании переработок возникла в связи с тем, что в компании «Эпицентр маркетплейс» есть собственный колл центр, который работает семь дней в неделю. В такой ситуации очень важно следить за загруженностью специалистов, отслеживать переработки и учитывать их в ФОТ.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Мы разделили колл центр на два сектора, у каждого из которого свои смены. В результате часть дней выпадает на выходные дни или переход из смены в смену, также бывают переработки за счет увеличения объема работы в праздничные дни. Поэтому нам нужен был функционал для автоматизации отслеживания переработок и их учета в ФОТ.
Решение Hurma System
Екатерина Роюк отмечает:
«Совсем недавно у нас появилась потребность отслеживать переработки и эта функция тут тоже оказалась».
Для учета рабочего времени и переработок в системе Hurma есть опция Time Tracking. На протяжение дня сотрудники отмечают количество отработанного времени, которое HR-специалист видит в сводной таблице. Недавно в системе появилась возможность экспорта данных из учета времени в таблицу Excel, где можно увидеть суммарное количество отработанного времени.
Эта, на первый взгляд, простая опция помогает определить сотрудников, которые перерабатывают и пересмотреть их нагрузку, чтобы предотвратить выгорание.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
В конце года нам очень пригодилась аналитика по людям в штате, чтобы можно было сделать отчеты по базовым метрикам: текучесть персонала, количество сотрудников и т.д.
Статистика HR-процессов и аналитика рекрутинга помогает составлять портрет идеального сотрудника и четко понимать, какие кандидаты нужны компании и как именно их привлекать.
Екатерина Роюк, HRD продуктовой компании «Эпицентр маркетплейс»
Анализируя статистику по сотрудникам, гораздо легче исследовать свою целевую аудиторию, которую мы хотим привлечь с рынка.
Решение Hurma System
В системе Hurma статистика по HR, рекрутингу и мониторингу настроения реализована в удобных графиках и диаграммах. Мы разработали возможность отслеживания текучести персонала, количества сотрудников в штате и на испытательном сроке, эффективности рекрутинговых каналов, общего настроения работников в компании.
Детальная аналитика по штату позволяет HR-специалистам понимать, кто работает в компании, какой средний возраст у специалистов и т. д.
Результатами ведения аналитики по персоналу в компании поделилась Екатерина Роюк:
«Используя статистику, гораздо легче исследовать свою целевую аудиторию, которую мы хотим привлечь с рынка. С помощью аналитики мы сделали несколько портретов идеальных для нас сотрудников по характеристикам (пол, возраст, семейное положение)»
Все эти факторы совокупно помогают HR-отделу компании повысить качество найма, разработать актуальную стратегию, удерживать лучших сотрудников и выявить слабые, а также сильные стороны.
Резюмируя опыт использования системы Hurma компанией «Эпицентр маркетплейс», хотим представить вам главные выводы о том, как и в каких процессах помогла автоматизация:
Понравился кейс? Хотите также? Тогда оставляйте заявку на бесплатную демонстрацию системы у нас на сайте и будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
8 тенденций брендинга работодателя на 2021 год
Стресс и выгорание в HR: неизбежный факт или управляемый процесс
