Як захистити HR-проєкт перед бізнесом

Професійна робота HR та HRD будується на ефективній комунікації з представниками C-level та executive-командами. Вона обов'язково включає пошук актуальних проблем бізнесу, опис рішень, розробку проєкту, успішний захист та, зазвичай, впровадження та відстеження результатів. Наш сьогоднішній матеріал допоможе вам вийти за рамки неефективного спілкування та успішно презентувати HR-проєкт.

Як визначити проблеми бізнесу?
Важливі чинники, які впливають на підготовку
Якою має бути презентація
Працюємо з загальною структурою, заголовками, ілюстраціями
Безпосередньо захист
Як почувати себе впевнено: 5 лайфхаків
Підсумок захисту

Професійний HR та HRD — це завжди захисник бізнес-інтересів та прихильник інновацій. Досвід допомагає фахівцям швидше знаходити слабкі ланки в процесах, прораховувати їхній глобальний вплив та виносити проблеми на загальне обговорення.

Наша стаття для самодіагностики «Чи є взагалі проблема?» допоможе актуалізувати пробіли в процесах рекрутингу та HR. Матеріал включає універсальний опитувальник, який підійде для компанії будь-якого розміру, а також поради щодо правильної комунікації.

У випадку якщо проблеми та рішення визначені, потрібно переходити до наступного етапу — підготовці презентації. У статті ми розберемо теми психотипу власника, стадій розвитку компанії та розберемо в деталях безпосередньо захист.

Важливі чинники, які впливають на підготовку

Команда HURMA виявила певні важливі закономірності після того, як поспілкувалася HRD. Усі вони єдині в одному — головним чинниками успішності будь-якого проєкту залишається вплив спеціаліста в компанії. Особистий бренд HRD — це 80% успіху. Фахівцю простіше донести свою ідею, якщо він зможе бути на одній хвилі з керівництвом, навчиться слухати та чути власника, враховувати інтереси та розмовляти з ним однією мовою.

Розмір компанії

Бізнес стикається з однаковими HR-викликами незалежно від місця розташування та кількості співробітників. Але враховуйте, що взаємозв'язок між розмірами та труднощами все-таки існує. І на етапі презентації, і в процесі реалізації буває дуже важко.

Ірина Чуняк, HRD HURMA

«У компанії на 150 осіб донести свою ідею простіше, аніж у структурі, де працює 2 000 осіб. У великому бізнесі «продавати» ініціативу доведеться не тільки CEO, але і ключовим гравцям. Якщо компанія міжнародного рівня та має представництва в різних країнах, тоді ви обов’язково будете взаємодіяти з регіональними лідерами. Саме в цій ситуації на перший план виходить особистий бренд HRD та здатність ефективно комунікувати з вищим керівництвом».

Павло Маркасьян, HRD Trionika

«Краще концентруватися не на розмірі компанії, а на загальному відсотку співробітників, яких торкнуться зміни. Чим масштабніше плануються зміни, тим складніше буде HRD на будь-якому етапі підготовки проєкту. Реалізувати щось по-справжньому велике допоможе кредит довіри до HR-директора з боку власника, продуманий до дрібниць проєкт та правильна аргументація».

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Стадії розвитку бізнесу

Для визначення життєвого циклу компанії підійде модель Адізеса. Різний етап розвитку напряму впливає на зусилля, які витратить HRD для пошуку проблеми та підготовку своєї ідеї. Деякі стадії зовсім не передбачають ніяких змін. Розберемо докладніше.

Етапи розвитку компанії:

• Залицяння. Стадія захоплення ідеєю, яка не завжди закінчується реалізацією. Ніякого впливу на процеси в HR немає, тому що поки немає самого бізнесу та супутніх проблем.
• Дитинство. Усе сконцентроване на одній людині, ентузіазм якої невичерпний. На цьому етапі про бізнес піклуються як про маленьку дитину. HR на цьому етапі також не залучається.
• Давай-Давай. Перше випробування для бізнесу та перші виклики для фахівців з персоналу. На цьому етапі вже можуть ухвалюватися рішення щодо організації власного відділу рекрутингу та HR. Спостерігається висока плинність кадрів, у тому числі та серед С-level. На цьому етапі HR цілком може замислюватися щодо змін, якщо зможе побороти скепсис та недовіру керівництва. Наприклад, змінити оргструктуру або розширити штат сорсерів.
• Юність. Етап, коли старі цінності зникають, з'являються нові ключові гравці, розростається менеджмент. HR-директору простіше пропонувати та реалізовувати проєкти, новачки швидше включаються в процеси, стає кращою взаємодія між різними департаментами. HRD на цій стадії необхідно замислитися щодо автоматизації HR-завдань, утримання персоналу та грамотного делегування.

• Розквіт. Ідея загального розвитку «пронизує» усю структуру компанії, люди на місцях зацікавлені в навчанні та підвищенні своєї кваліфікації. Активність проявляє не тільки вище керівництво, але й лідери департаментів та «зірки, що сходять» серед ефективних співробітників. Не виникає ніяких проблем з плинністю кадрів, якщо HR-директор добре працював на попередньому етапі розвитку. Саме час впровадити внутрішню систему навчання співробітників та більше грошей вкладати в розвиток інституту менторства.
• Стабільність. Заведено вважати, що з цього етапу починається повільне «старіння» бізнесу. Власники та менеджмент не відстежують мінливі тренди, концентруються на короткострокових завданнях та схильні недооцінювати ініціативи. HRD стикається з явним небажанням щось міняти. Стадія дуже схожа на «Давай-Давай», але з іншими внутрішніми бар'єрами керівництва.
• Аристократія. Адміністративний апарат розширюється, всі рішення ухвалюються дуже повільно та часто стають неактуальними. На цьому етапі директор з персоналу може переконати змінити фокус з менеджменту на рядових співробітників. Тим самим компанія все ще має шанс повернутися на попередню стадію розвитку.
• Полювання на відьом. Падіння продажів, зменшення ринкової частки та впливу на індустрію призводить до пошуку винних серед керівної ланки. Більша частина лідерів звикається з думкою, що компанії залишилося зовсім трохи до закриття. HRD стикається з кадровими проблемами та його часто звинувачують в усіх проблемах. Особливо, якщо фахівець провів компанію через декілька етапів розвитку.
• Бюрократія. З'являються більш жорсткі норми, прийняття рішень затягується на ще більший строк, аніж раніше. Знижується загальний корпоративний дух, у компанію не бажають приходити нові люди, падають зарплати. Керівництво займається внутрішніми політичними питаннями. Навіть зміна власника або новий підхід до менеджменту не рятують ситуацію, тому що зміни не зачіпають всю вертикаль.
• Смерть. Компанія припиняє свою діяльність.

В експертній статті «Етапи розвитку компанії» ви знайдете ще більше цікавих подробиць і порад.

Психотип власника

Ірина Чуняк, HRD HURMA

«Є декілька основних методологій для визначення психотипу власника. Найчастіше HRD використовують популярну градацію 16 Personalities або класичну типізацію за Адізесом. Дуже багато успішних HR директорів небайдужі до методики DISC. Тому обирайте те, що більше подобається.

Тільки насамперед правильно визначте проблему та знайдіть реальне рішення, яке вплине на важливі показники бізнесу. І тільки після цього адаптуйте презентацію під психотип та почніть взаємодіяти з лідером».

Основні когорти:

• Аналітики (Архітектор, Логік, Командир, Полеміст). Переважає стратегічне мислення, наголошує на точних знаннях, готов покластися на цифри, любить пробивати собі шлях та керувати іншими людьми. У підготовці презентації наголошуйте на конкретних кроках та діях, представляйте факти, аналітику, приклади інших компаній.
• Дипломати (Адвокат, Посередник, Протагоніст, Активіст). Переважає ентузіазм та харизма, схильні до творчості. Водночас завжди борються за свою справу та запускають проєкти, у які мало хто вірить. З Дипломатами неймовірно комфортно працювати, вони відкриті до нового та готові ризикувати.
• Вартові (Логіст, Захисник, Керівник, Консул). Справжній тил у компанії, готові прийти на допомогу будь-якому члену команди, відстояти цікаву ідею. Дуже добре взаємодіють з людьми та можуть знайти мову з будь-яким психотипом. Через Вартових простіше достукатися до тих лідерів, які залишаються закритими.
• Дослідники (Віртуоз, Авантюрист, Підприємець, Шоумен). Найбільш творча когорта, дуже енергійні люди. Спонтанні та енергійні, готові досліджувати та самовдосконалюватися. Дослідники зацікавлені в пошуках крутих інструментів для роботи, автоматизації, впровадженні нових рішень. Цей психотип лояльний до будь-якого креативу.

Пам’ятайте, що для визначення психологічного типу керівник має закінчити тест тривалістю 40-60 хвилин. Також HRD може скористатися непрямими ознаками для самостійного визначення психотипу. Дізнатися більше про 16 Personalities.

Типи керівників за Адізесом:

• Producer (продюсер) — ставка на бізнес-показники, підвищенні ефективності праці.
• Administrator (адміністратор) — насамперед, зацікавлений в оптимізації та скороченні витрат. Прихильник систематизації, стандартизації, аналітики, контролю.
• Entrepreneur (підприємець) — збирає в команди ідеї та вибирає найцікавіші для реалізації. Здібні креативити та придумувати нестандартні рішення, повністю міняти підхід до організації праці.
• Integrator (інтегратор) — лідер може об'єднати розрізнені елементи всередині компанії, забезпечити безперервний процес поліпшення, підняти командний дух, визначити цінності та місію компанії, а потім переконати в цьому всіх інших.

Градація за Адізесом (на відміну від 16 Personalities) не стиснута в рамках чіткої структури. Сучасний керівник бізнесу має одну переважну рису та декілька додаткових.

Perfect match

Perfect match — ідеальна комбінація психотипу керівника та директора з персоналу. Це рідкісна ситуація, але вона все-таки трапляється в компаніях. Наприклад, HRD із сильними аналітичними здібностями зустрічається з таким же сильним CEO. Або творча особистість готує яскраву презентацію для керівника, який лояльний до креативних проектів. Perfect match дає можливість простіше донести свою ідею, відстояти її на обговоренні та впровадити без опору зі сторони C-level.

Тільки Perfect match не гарантує 100% результат. Вибирайте правильну ініціативу з урахуванням етапу розвитку компанії та оцінюйте реакцію executive-команди. Будьте готові до правок проєкту.

Коротке резюме:

• Сильний особистий бренд HRD — 80% успіху;
• Продавайте ініціативу не тільки CEO, але і ключовим гравцям;
• Кращий час для інновацій — юність та розквіт компанії;
• Дієва стратегія — адаптація презентації під психотип власника;
• Perfect match — ідеальний психологічний зв'язок між власником бізнесу та HRD.

Якою має бути презентація

Павло Маркасьян, HRD Trionika

«Аналітикам краще подавати факти та цифри сухо, а для креативних осіб необхідно підготувати помпезний та яскравий виступ. Враховуйте те, як CEO ставиться до візуальної інформації. Вона точно буде доречна в презентації саме вашого проєкту? 

Буває так, що одним достатньо представити таблицю Excel з формулами та графіками, які зручно масштабувати. А інші віддають перевагу тільки слайдам Powerpoint з макросами та фільтрами».

Пам’ятайте, що для багатьох формат зовсім не має значення: просто підготуйте макет в Canva, Figma або в іншому сервісі, збережіть окремий PDF-файл та відкрийте його на ноутбуці.

Ми з'ясували, що формат подачі інформації дуже сильно залежить від самого керівника. Павло Маркасьян, як сертифікований коуч в ECF (European Coach Federation) для підготовки захисту проєктів використовує модель «ROSA». Зупинимося на ній докладніше.

Модель «ROSA»

Частина HR-ів неправильно підходять до етапу підготовки та будують усю презентацію на основі якоїсь однієї ідеї. Це не дуже ефективний спосіб, який у 95% випадків приречений на провал.

Кращим рішенням стане підготовка залежно від проблеми. Часто такий варіант використовують на коучингових сесіях, але він підходить і для презентації проєкту.

Яка зараз реальність, яка проблема? Наприклад, відсоток плинності лінійних керівників в IT-компанії становить 10%, хоча в середньому в індустрії він не має перевищувати 3%.

Objective. Куди бажаєте прийти, що прагнете отримати? Упродовж 12 місяців після змін відсоток плинності не має бути вище 5%, а ще через 6 місяців має знизитися до стандарту в 3%.

Solution/Strategy. Як досягти вказаних цілей? HRD може визначити проблеми на етапі пошуку співробітників (неякісне наймання персоналу) або актуалізувати проблему браку потрібних кар'єрних можливостей. Варіант рішення — створення ІПР для співробітників або запуск програми додаткової освіти з можливістю відстежити ефективність навчання. На етапі наймання — підвищення кваліфікації HR та рекрутерів (наприклад, з допомогою курсу «Інтерв’ю за компетенціями»).

Action. Дії, які допоможуть досягти вказаних цілей. Тут найкраще каскадувати кроки на більш дрібні з урахуванням глобальної мети. Оцінюємо завдання бізнесу та дії, які HR може вчинити, щоб допомогти на кожному етапі. Визначаємо строки, спринти та відповідальних.

Модель «ROSA» відповідає принципам піраміди Мінто та є ефективним способом презентувати будь-яку ідею.

Працюємо з загальною структурою, заголовками, ілюстраціями

Основні рекомендації:

• Сплануйте та організуйте час для підготовки. Типова помилка — це готувати матеріал за декілька днів до самої презентації. У підсумку гарна ідея буде просто похована.
• Дотримуйтеся єдиного стилю. Зверніться по допомогу до знайомого дизайнера або заплатіть фахівцю з презентацій, але ніколи не комбінуйте різні за стилем слайди в одному проєкті. Орієнтуватися на інших — лайфхак, але бездумно копіювати — табу.
• Правильно підбирайте колірну гаму. Зазвичай використовується три основні відтінки: базовий на фоні (білий, сірий), колір шрифтів (жовтогарячий, чорний, синій) та додатковий (залежно від фірмового стилю).

Якщо ви не часто працюєте з презентаціями, вам може бути складно створити макет слайдів. Ви можете скористатися Pinterest, де є великий збірник шаблонів презентацій на будь-який смак.

Підібрати колірну гаму можна онлайн з допомогою інструментів від Canva, або скориставшись сервісом VISME. А ще є сайти з палітрами, де легко поєднувати 3-5 відтінки, наприклад, Color Hunt.

• Перевіряйте ілюстрації. Усі картинки мають бути без водяних знаків, у високій якості без пікселізації та відповідного формату (3:4, 16:9).
• Краще обрати один основний шрифт. Курсив, виділення жирним або підкреслення необхідно дозувати дуже акуратно.
• Використовуйте тільки один заголовок на слайді. Він має бути коротким та інформативним.
• Не залишайте слайд порожнім. Доповнити основну ідею разом з заголовком можна простою візуалізацією.
• Відмовтеся від філософських висловлювань та цитат великих людей.

Де буде показана презентація:

• На екрані з допомогою проєктора. Менше тексту, великий шрифт та контрастність.
• На комп'ютері. Більше тексту, більше інформації на слайді та середній або дрібний шрифт.

Стиль презентації (орієнтуємося на психотип):

• Аналітик. Дивиться тільки на цифри, усе інше не дуже важливо. Вибираємо стриманий, консервативний, мінімалістичний стиль. Менше графічних елементів та більше акценту на показниках.
• Креативна людина. Створюємо яскраву презентацію, яка вже одним своїм виглядом підкупить CEO. Можна зробити акцент на унікальності та ексклюзивності.

Коротке резюме:

• Формат подачі інформації залежить від власника бізнесу;
• Модель «ROSA» та принцип піраміди Мінто підійдуть для презентації будь-якої ідеї;
• Колірну гаму легко підібрати онлайн;
• Єдина стилістика має прослідковуватися в кожному елементі слайда (ілюстрації, шрифт, фон).

Безпосередньо захист

Час на презентацію сильно відрізняється від бізнесу до бізнесу, а також залежить від характеру проблеми. Зазвичай у вас є 45-60 хвилин, тому потрібно грамотно розділити виступ на відрізки.

Основний відрізок використовуйте для розбору слайдів (до 40 хвилин), а додатковий залишіть для відповідей на запитання (до 20 хвилин).

А ще потренуйтесь виражати свою основну думку дуже коротко, буквально за хвилину. Elevator Pitch на основі ідеї презентації — це відмінний різновид тренування.

У процесі захисту потрібно відстежувати та аналізувати поведінку CEO, його рівень уваги, зацікавленості та залучення. У цьому допоможе розвинутий емоційний інтелект та досвід спілкування з керівництвом.

Емоційний інтелект

Емоційний інтелект (emotional quotient або EQ) — здібність людини сприймати, оцінювати та керувати своїми емоціями, а також уловлювати зміни емоційного стану співрозмовника та ефективно взаємодіяти з ним.

HRD з високими показниками EQ мають максимальну вагу в компанії та швидше досягають мети. Вміння впливати на емоційний стан інших людей має можливість успішно презентувати та реалізовувати проєкт будь-якого масштабу.

Вміння керувати емоціями інших людей — це ж просте вміння маніпулювати?

Це питання заслуговує окремої статті. Але якщо коротко — усе залежить від власного сприйняття поняття «маніпуляція» та кінцевого результату. Поміркуйте, small talk або навіть звичайна ввічливість під час зустрічі теж свого роду традиційна «узаконена» маніпуляція.

Нічого страшного не відбувається, поки ми налаштовані на загальний позитивний результат. Інша справа — коли злісний маніпулятор домагається тільки однобічного виграшу.

Як почувати себе впевнено: 5 лайфхаків

Лайфхак 1. Проведіть валідацію. Після підготовки презентації відправте її людині в компанії, яка критикує проєкти. На цьому етапі можна з'ясувати для себе всі заперечення та зібрати купу каверзних питань. Заздалегідь підготуйте відповіді на них і тільки після цього призначайте зустріч з керівництвом.

Лайфхак 2. Заручіться підтримкою впливових колег. Захистити проєкт буде простіше, якщо вашими прихильниками стануть люди з великим досвідом та кредитом довіри від CEO.

Лайфхак 3. Використовуйте всі можливості, якщо почуваєте що впливу недостатньо. Доречно додати в презентацію цифри індустрії, рішення конкурентів, тренди. Підкріпити своє слово допоможуть макети, демо, гіфки, відео або знімки з екрана, якщо мова йде про цифровий продукт. Trial-версія HRM-системи HURMA дає можливість протестувати всі функції. Ви можете звернутися по допомогу до наших фахівців та збільшити ліміт днів, щоб показати можливості системи вашому керівництву.

Лайфхак 4. Сторітелінг та гумор усе ще добре працюють. Історії сприймаються будь-яким психотипом власника, утримують увагу та залучають до співбесіди. Додайте невелику розповідь, жарт або смішну ілюстрацію у ваші слайди. Тільки заздалегідь пройдіть валідацію, інакше ви можете все зіпсувати!

Лайфхак 5. Повторіть виступ перед зустріччю. У будь-якому випадку у вас почнеться стрес під час презентації. Тому краще бути готовим до будь-яких проблем.

Відстежуйте результат

Частина керівників не впевнена в ефективності цифрових рішень, не розуміє цінності проєктів щодо керування талантами та не бачать можливостей для автоматизації процесів. CEO також бояться «злити бюджет» та не отримати необхідних результатів.

HRD має взяти на себе відповідальність за весь проєкт, відстежувати результати та щомісяця приходити до керівництва зі зворотним зв'язком.

HURMA пропонує безкоштовні пробні періоди та можливість вибрати тариф з урахуванням потреб конкретного бізнесу. Такі періоди дають можливість відстежити зміни основних HR-метрик та згодом завалідувати покупку на тривалий строк або вибрати інше рішення.

Підсумок захисту

Позитивне рішення керівництва — це не привід для лінощів. Після презентації ще раз вкажіть, що збираєтеся відстежувати ефективність ухвалених рішень та готувати звіти. У цьому випадку в CEO не виникне приводів для сумнівів, а ваш ентузіазм та професіоналізм точно буде оцінений.

Не сумуйте, якщо С-level поки не готовий реалізовувати ініціативу. На це можуть бути абсолютно різні причини: банальний брак грошей, відсутність потрібних людей у команді, інші проєкти в пріоритеті.

Необхідно ретельно проаналізувати зустріч та з'ясувати справжню причину відмови. Якщо є конкретна та чітка аргументація з боку керівництва, HRD має прийняти це рішення без обговорення.

HR-директор може почувати внутрішні сумніви CEO. Усе це — нові можливості для доопрацювання проєкту. Візьміть декілька місяців для оновлення презентації та пізніше обов'язково повертайтеся до її обговорення.