Путівник по Hurma System: інструкція для співробітників

Анна Михайлова

Команда Hurma

  • 11 хв
  • 235
  • 0

Hurma System – це система, яка збирає всю потрібну співробітникам інформацію в одному місці. Завдяки зрозумілому інтерфейсу її легко використовувати, швидко отримуючи відповіді на свої питання. Замість того, щоб кожен раз писати HR-менеджерам, ви можете просто подивитися, чи не змінилося щось в Hurma. У системі є вся важлива для вас інформація: відпустка, лікарняні, завдання, цілі компанії тощо. Нові співробітники можуть швидко познайомитися з колегами, подивившись ім'я та посаду будь-якого іншого працівника. Пропонуємо покрокову інструкцію користування Hurma System.

Початок

Коли ви заходите в систему, вона запитує «Як справи?» і пропонує вибрати смайлик відповідно до свого настрою. Діапазон настроїв від «Відмінно» до «Погано». Крім того, ви можете написати коментар під смайликом, у якому розповісти, чим викликаний ваш настрій, наприклад, поскаржитися на проблему або ж розповісти про радісну подію, подякувати за щось.

Показники настрою та ваш коментар зможуть побачити ваші керівники та HR-и в розділі «Статистика». Ця опція допомагає моніторити настрій в команді та вирішувати виникаючі проблеми одразу, не даючи їм посилюватися. А якщо ви напишете подяку, колеги будуть раді, що їх зусилля оцінили.

Важливо! HR-менеджер вашої компанії може встановити систему на зручну для вас мову: російську, українську, англійську, казахську.

Огляд

Контрольна панель – це перша сторінка, на яку ви потрапляєте. Вгорі є інформація про відпустку за типами вашої відсутності на роботі.

Зліва дані про відпустку: кількість доступних днів і скільки з них використано. Якщо навести мишку на цю іконку, ви побачите деталі її нарахування, обнулення й калькуляції. Налаштування відпустки можуть мати три типи нарахування:

  • ручне керування;
  • ліміт днів;
  • автонарахування.

Інформація у спливаючому віконці буде залежати від того, які налаштування використовує ваша компанія.

У такий же спосіб представлено інформацію «Робота з дому» (За запитом/Скільки використано), «За свій рахунок» (поточний місяць/за рік), «Лікарняний» (Доступно днів Без довідки/Використано), а також можна переключитися на «Лікарняний з довідкою».

Наступна іконка – «Облік часу». Якщо ваша компанія використовує цю функцію, то ви можете запустити Time Tracking, натиснувши на кнопку Play. Запущений час можна поставити на паузу, наприклад, якщо ви виходите пообідати. Якщо натиснете кнопку «Стоп», ви завершите робочу сесію. Цю функцію можна використовувати в рамках одного дня, наприклад, одна сесія – один день, або в рамках завдань, коли одна сесія – це одна завершена задача. Також час можна вносити вручну, але тоді обов'язково треба залишити коментар з поясненнями.

Нижче в розділі «Основна інформація» можна детально ознайомитися з політикою компанії, натиснувши на кнопку «Більше». Дуже зручно, коли правила, цінності, цілі зібрані в одному місці та не потрібно шукати їх в якихось окремих документах.

Справа розділ «Події», там видно найближчі події компанії.

Ще нижче ви можете побачити найближчі дні народження ваших колег і адміністрацію компанії – фото й контакти ключових співробітників.

Розклад

Наступна вкладка – «Розклад». Тут ви можете побачити розклад ваших колег.

Якщо когось із команди немає в офісі, за допомогою розкладу легко дізнатися, чи працює він віддалено, пішов у відпустку або захворів. В розкладі  можна відстежувати такі події та дізнаватися про них швидко, не чекаючи відповіді від HR-менеджера.

Зліва є можливість шукати співробітників за прізвищами.

А справа можна сортувати за алфавітом або за типами відсутності та шукати колег по командах.

Розклад є дуже корисним під час плануванні відпустки. Тут ви зможете перевірити, чи не збігається ваша відпустка з відпусткою фахівця такого ж профілю. Тімлід бачить всі запити на відпустку і простежить, щоб не збігалися дати фахівців, які можуть замінити один одного.

Рекрутинг

На цій вкладці рекрутери розміщують наявні в компанії вакансії, щоб ви могли запропонувати їх своїм друзям і знайомим.

Компанія

На вкладці «Співробітники» – база всіх людей, що працюють у компанії, їх фото, посади, телефони та електронна пошта. Ви можете знайти потрібну людину й зв'язатися з нею. Особливо це зручно у великих компаніях. Також ця опція дуже корисна для нових співробітників.

Дерево

У підрозділі «Дерево» розміщується структура компанії: які до неї входять підрозділи та хто саме в них працює, хто – менеджер і HR кожної команди, а також їхній графік. Доступ до цієї інформації значно спрощує адаптацію новачків.

OKR

OKR (Objectives and Key Results Цілі та Ключові Результати») – це методологія, за допомогою якої компанія може синхронізувати командні та індивідуальні цілі. Деякі тільки розглядають перспективи застосування цієї методології, а багато – вже впровадили.

Якщо ваша компанія використовує OKR, у цьому розділі ви зможете відстежити цілі та ключові результати – як свої, так і своєї команди, інших підрозділів і всієї компанії.

Профіль співробітника

Календар

Тут кожен бачить події, які стосуються його особисто. Зокрема, призначені зустрічі, наради, співбесіди, які ви повинні провести, навчання, а також події компанії, професійні свята, дні народження колег тощо.

Календар Hurma можна зв'язати з вашим Google-календарем, тоді в ньому будуть відображатися події з системи Hurma. Зробити це можна, обравши відповідну опцію під вашим аватаром. 

Прямо з календаря Hurma ви можете створити запит. Натисніть на день, коли ви, наприклад, хочете взяти відпустку і на екрані спливе віконце «Створити».

Натисніть на плюс і виберіть потрібний тип відсутності.

Ваш запит надійде HR-менеджеру та керівнику. Коли вони затвердять його, ви отримаєте повідомлення про це в системі Hurma і на пошту. Якщо ви використовуєте помічника AI Partner, то він надішле вам повідомлення в Telegram і Slack. Підключити бот можна на основному екрані системи, натиснувши на напис AI Partner під аватаром.

Профіль

На вкладці «Профіль» кожен співробітник бачить інформацію про себе, свої завдання, запити, графік, відпрацьований час тощо. Крім того, тут можна створити запити на отримання зворотного зв'язку та проведення мітингу 1:1.

Відправляючи запит на Feedback, ви пишете коментар, який тип зворотного зв'язку вам потрібен або які питання хочете поставити, щоб колега міг підготуватися до зустрічі та надати вам повну інформацію.

Якщо ви хочете поговорити віч-на-віч з кимось із колег, створіть запит на 1:1 і обирайте людину, яка його отримає.

Тут у віконці для коментаря також вказуєте тему, яку хочете обговорити. Наприклад, деталі свого проєкту або взяти позапланову відпустку. Коли колеги, яким ви відправили запит, дадуть відповідь на нього, система надішле вам повідомлення про час призначеної зустрічі.

Крім того, у своєму профілі ви можете залишити додаткову інформацію про себе, наприклад, написати про своє хобі, щоб HR-фахівці враховували його, плануючи  корпоративи й тімбілдінги.

Розділ «Рев'ю» пов'язаний з переглядом цілей і анкетуванням співробітників. Тут ви отримаєте анкету, і після того, як ви її заповните та збережете, її буде відправлено HR-менеджеру.

У розділі «Мої завдання» ви побачите завдання, які вам призначає HR, наприклад, потрібно провести технічну співбесіду тощо. Після зустрічі з кандидатом ви залишаєте свій відгук у цьому ж розділі.

У розділі «Запити» можна створити запит на відсутність, так само, як і в календарі. Тут же ви бачите, на якому етапі розгляду перебуває ваш запит.

У розділі «Звіти» ви побачите статистику по типу й кількості днів своєї відсутності на роботі. Наприклад, коли саме ви були у відпустці і як довго вона тривала. Під вашою фотографією ця інформація представлена більш наочно.

Hurma System економить ваш час і нерви

У Hurma ви легко знайдете відповіді на питання: «А скільки у мене залишилося днів відпустки?», «Що робити, якщо я захворів?», «Хто мій тімлід?», «Які цілі має компанія?». Це допоможе заощадити час на пошук потрібної інформації, а новачкам –  швидше адаптуватися в колективі.

    Чи є співвідношення між витратами на співробітників та ефективністю HR?
    Команда Hurma підготувала для вас нову статтю, в якій ми розповімо, як виміряти ефективність HR-команди в компанії. Як дізнатися, наскільки успішно HR-служба справляється зі своїми функціями? Зрозуміти це допоможуть ключові ...
    Утримання й звільнення працівників: як отримати вигоду для компанії
    У нашій новій статті ми розглянемо, як HR-відділу утримувати ключових фахівців, боротися зі звільненнями  прогнозувати ризики. Хоча утримання та звільнення – різні процеси, вони тісно взаємопов'язані. Якщо відсоток утримання низький, ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: