Як написати рекрутмент полісі для компанії: покроковий гайд + шаблон

Коли компанія починає активно рости, питання підбору персоналу стає критично важливим. Якщо немає чіткої структури найму, процес швидко перетворюється на щось стресове і складне: різні менеджери по-різному шукають співробітників, рекрутери витрачають купу часу на невідповідних кандидатів, а хороший фахівець може просто піти до конкурента.

Що таке Hiring policy і навіщо вона потрібна?

Рекрутмент полісі – це чіткий алгоритм, за яким компанія шукає, оцінює та приймає нових працівників. Цей документ:

• встановлює єдиний стандарт найму;
• забезпечує рівні можливості для всіх кандидатів;
• допомагає швидко та ефективно знаходити найкращих спеціалістів;
• мінімізує юридичні ризики;
• підвищує імідж компанії як надійного роботодавця.

І найголовніше – він економить ваш час, нерви та гроші.

Як написати політику рекрутингу: покрокова інструкція

Визначте загальні принципи

Спочатку варто визначити філософію найму:

• Яких співробітників ви шукаєте?
• Які цінності важливі для компанії?
• Які принципи ви дотримуєтесь під час найму (рівні можливості, інклюзивність, професійний розвиток)?

Наприклад:

"Наша компанія прагне залучати талановитих спеціалістів, які поділяють наші цінності: відповідальність, командну роботу та бажання розвиватися. Ми дотримуємося принципу рівних можливостей та уникаємо дискримінації за будь-якою ознакою."

Зафіксуйте, хто за що відповідає

Часто проблема найму в тому, що всі займаються всім. Розпишіть ролі, нехай кожен займається певним сегментом обовʼязків:

1. Рекрутер – шукає кандидатів, перевіряє soft skills, комунікує з кандидатами.
2. Менеджери – оцінюють професійні навички, проводять технічні співбесіди.
3. Керівництво – дає фінальне «так» або «ні» на ключові позиції.

Це допоможе уникнути ситуацій, коли всі чекають один на одного і в результаті втрачають хороших кандидатів.

HURMA System дозволяє чітко розподілити ролі, відстежувати ефективність кожного етапу рекрутингу та автоматизувати комунікацію з кандидатами. Ось так:

Опишіть процес найму

Ось тут все просто: беремо та чітко розписуємо, які етапи проходить кандидат:

1. Визначення потреб – зрозумійте, хто вам потрібен (і чи справді потрібен, бо може бути простіше навчити когось із команди). HURMA System допомагає створювати заявки на вакансії, автоматично погоджувати їх та аналізувати поточний кадровий дефіцит.
2. Розміщення вакансії – інтеграція HURMA з популярними майданчиками для пошуку роботи (LinkedIn, Work.ua, Djinni) дозволяє швидко публікувати вакансії в кілька кліків.
3. Перевірка резюме – як ви оцінюєте кандидатів? Чи є чорні списки? Чи можна наймати людей без досвіду?
4. Співбесіда – скільки їх буде? Хто їх проводить? Які питання можна ставити, а які – ні? (Наприклад, питати «А коли ви плануєте дітей?» не варто). HURMA допомагає планувати та записувати результати співбесід, а також вести історію комунікацій із кандидатами.
5. Оцінка кандидата – тестові завдання, кейси, референси від попередніх роботодавців.
6. Остаточне рішення – хто ухвалює і як швидко? Вказуйте конкретні терміни, щоб кандидати не висіли «на стопі» місяцями.

Що важливо: якщо у вас багато відмов, потрібно передбачити систему зворотного зв’язку. Кандидат має розуміти, чому він не підійшов.

Регламентуйте джерела пошуку кандидатів

Щоб процес був ефективним, чітко пропишіть, де компанія шукає співробітників:

1. Внутрішні ресурси: публікація вакансій у корпоративних каналах, внутрішні переведення.
2. Зовнішні ресурси: Work.ua, Rabota.ua, LinkedIn, соціальні мережі, рекрутингові агентства.
3. Рекомендаційна система: співробітники можуть рекомендувати кандидатів із винагородою за успішний найм.

Визначте стандарти комунікації з кандидатами

Важливо забезпечити коректне спілкування з усіма кандидатами. Наприклад:

• надсилати підтвердження про отримання резюме;
• інформувати кандидатів про статус відбору;
• давати конструктивний фідбек навіть у разі відмови.

Встановіть правила перевірки кандидатів

Щоб уникнути ризиків, корисно впровадити:

• перевірку рекомендацій від попередніх роботодавців.
• перевірку дипломів та сертифікатів (за необхідності).
• тестові завдання (якщо позиція цього потребує).

Не забувайте, що технології змінюються, люди змінюються, ринок змінюється. Тому переглядайте політику хоча б раз на рік:

• Чи працюють прописані етапи?
• Чи немає скарг від кандидатів?
• Чи вистачає компанії людей?

Якщо щось не так – змінюйте.

Опишіть процедуру онбордингу

Онбординг – це процес адаптації нового працівника. Він має включати:

• вступний тренінг;
• ознайомлення з корпоративною культурою;
• закріплення наставника;
• контрольні зустрічі протягом випробувального терміну.

Залучіть технології

Якщо у вас багато наймів, ручна робота швидко перетвориться на катастрофу. Тому зараз рекрутери активно використовують ATS-системи.

HURMA автоматизує всі етапи рекрутингу: від створення вакансій до онбордингу нових співробітників. Вона інтегрується з популярними платформами пошуку роботи, зберігає історію кандидатів, дозволяє відстежувати ефективність найму та скорочує час на адміністративні завдання. Крім того, система пропонує аналітику та звітність, що допомагає приймати зважені кадрові рішення.

Шаблон політики найму

1. Загальні положення

[Ваша компанія] прагне створити ефективний, прозорий та справедливий процес найму, який відповідає корпоративним цінностям та законодавству.

2. Принципи найму

• Відбір кандидатів на основі компетенцій та досвіду.
• Рівні можливості для всіх кандидатів.
• Дотримання законодавства та конфіденційність даних.

3. Процес найму

• Визначення потреби у вакансії.
• Розміщення вакансії у відповідних каналах.
• Відбір резюме та первинний скринінг.
• Проведення співбесід.
• Перевірка рекомендацій.
• Оформлення пропозиції роботи.
• Онбординг нового працівника.

4. Комунікація з кандидатами

• Надсилання підтверджень отримання резюме.
• Інформування про статус відбору.
• Надання зворотного звʼязку кандидатам.

5. Юридичні аспекти

• Дотримання антидискримінаційного законодавства.
• Конфіденційність персональних даних.
• Уникнення конфлікту інтересів.

6. Перегляд політики

Ця політика переглядається щорічно для відповідності змінам у законодавстві та бізнес-процесах.

• Документи
• Командоутворення
• Підбір персоналу