Онбординг (адаптація персоналу) та як його організувати

Не секрет, що від початку шляху нового фахівця в компанії багато чого залежить. Саме по тому, як швидко та ефективно він адаптується, можна прогнозувати як довго та успішно він буде працювати в компанії та який вклад зробить в продуктивність компанії. Онбординг персоналу – одна з першочергових  та важливих складових роботи HR-менеджера. Ми розберемо кращі підходи в цьому напрямку.

Що таке онбординг? Визначення

Онбординг – це процес ознайомлення з корпоративною культурою, прийнятими в компанії підходами для вирішення задач і побудови ефективної взаємодії з командою.

У разі успішної адаптації, новий співробітник швидко вливається в роботу і довго приносить користь компанії. У разі ж невдачі однордингу, близько 50% співробітників змінюють місце роботи протягом півроку з дня найму. Залишати цей процес на самоплив занадто ризиковано.

Правила онбординга, або як зробити адаптацію успішною

Ось як виглядає ідеальний процес онбордингу з точки зору західної компанії:

• Розкажіть про основні елементи структури і культури компанії ще в процесі найму, щоб співробітник був готовий заздалегідь
• Зробіть перший робочий день незабутнім для нового колеги
• Розробіть формальну програму орієнтування і ознайомлюйте нових співробітників з компанією згідно з цією програмою
• Складіть чіткі плани онбординга для кожного відділу із зазначенням часових рамок для кожного ступеня адаптації і дотримуйтеся їх
• НЕ залишайте співробітника наодинці з проблемами; цікавтеся його успіхами і підтримуйте морально
• Впровадьте процедуру онбординга і дотримуйтеся її
• Пам'ятайте, що онбординг займає багато часу. Встановіть віхи в плані адаптації на 15, 30, 60, 90, 120, 340 днів з поступовим підвищенням рівня залученості співробітника
• Відстежуйте просування співробітника по плану адаптації, хваліть за всі значні успіхи
• Розробляйте плани онбординга спільно з ключовими ОПР у вашій компанії
• Доповідайте про успіхи адаптації ключових співробітників на важливих нарадах
• Чітко позначайте прогрес або вчасно реагуйте на виникаючі проблеми

Як же втілити в життя ці загальні принципи? Ось що радять HR фахівці корпорації Oracle, одного з лідерів ринку HRIS-систем:

• Складіть онлайн-чекліст зі списком всього інструментарію компанії, який повинен освоїти новий фахівець.
• Внесіть в чекліст стадії освоєння кожного інструменту і додайте можливість переглядати, коментувати прогрес співробітника і приймати від нього/неї міні-іспити на володіння тим чи іншим інструментом. Це також дозволить вам, як HRу, рапортувати керівництву про ступінь прогресу співробітників.
• Підготуйте документи та/або відео з описом корпоративної культури, традицій і необхідних відомостей про структуру компанії.
• Переконайтеся, що новому співробітнику доступна вся документація, необхідна для найефективнішого виконання своїх обов'язків (посадові інструкції, проектна документація і т.д.).
• Надайте співробітнику інструментарій для простого і зручного зв'язку з вашим HR-відділом, IT-відділом і ключовими особами в інших відділах, для побудови ефективних каналів комунікації і швидкого включення нового співробітника в життя компанії.
• Повинен бути забезпечений доступ до документації і корпоративних систем з робочого місця і мобільного телефону, а також по захищених каналах зв'язку при роботі з дому або з відрядження.

Як бачите, підготовка і успішна реалізація онбординга вимагає від HR-фахівця чималих зусиль. Велике значення для успіху грає відчуття залученості нового колеги в життя компанії, доступність зв'язку з ключовими особами в її структурі.

HURMA – зручний інструмент для онбордингу

Одна з основних функцій HRM системи HURMA – підтримка процесу взаємодії між всіма співробітниками компанії. Отримуючи доступ до свого профілю, людина зможе використовувати безліч зручних функцій:

• побачити в зручному Дереві структуру компанії;
• познайомитися з членами різних команд;
• дізнатися їх контактні дані в корпоративному мессенджері (Slack, Telegram, WhatsApp, Viber);
• відстежувати свої цілі і ключові результати (OKR ) і багато іншого.

При вході в Хурму у кожного співробітника раз в кілька днів запитують про його настрій. Можна залишити коментар або відразу запросити 1: 1 з HR-ом. Це допомагає HR-відділу тримати руку на пульсі морального духу в різних структурних підрозділах компанії, в тому числі і у співробітників, які перебувають на стадії онбординга.

Крім того, в Хурму приходять сповіщення про всі події в компанії, так що з перших днів співробітники в курсі:

• Welcome meeting;
• Adaptation meeting;
• Поточних воркшопів і тренінгів;
• Корпоративних свят та інших подій.

Окрім створення подій у зручному календарі, ви отримуєте автоматичні нагадування із системи про мітинг із новачком. Ви маєте можливість залишити коментар з необхідними завданнями, які потрібно виконати.

Співробітнику також надходить повідомлення про призначений з HR мітинг і сама подія відображається в календарі.

Використання системи HURMA допомагає швидше включити нових колег у життя команди, щоб допомогти їм подолати стрес адаптації та швидше почати плідно працювати, приносячи користь компанії.

Як HRM система HURMA допомагає компаніям онбордити співробітників

«Hurma — дуже зручний інструмент для адаптації нових співробітників. Тепер не потрібно надсилати мільйон документів, а можна просто дати доступ до аккаунту де є вся інформація. Так простіше орієнтуватися і новачкам в їх перший день, і HR фахівцям під час підготовки до першого дня. Дуже зручна функція для нас — це "Календар", вона ж найчастіше використовується. Також зручна функція — це "Моніторинг настрою", який збирає статистику і формує її в одному місці».

Анастасія, DevPro

«У порівнянні з роботою в іншій компанії без HRM, система дуже допомагає в роботі. Є значні відмінності в роботі з і без системи. Коли приходить новачок, то система допомагає для знайомства з командою, по фото вже можна познайомитися, як виглядає співробітник, ознайомитися з інфою по компанії, з політикою, святами і вихідними. Дуже подобається можливість відправити запит на фідбек, в одному місці ти отримуєш всі результати: не потрібно писати на пошту, в месенджерах і потім збирати в одне ціле. І дуже подобається саппорт, дуже допомагає і оперативно вирішує питання».

Тетяна, Elogic

«Адаптація допомагає, напевно, більше нагадуваннями, коли заходиш в "Огляд", то відразу видно, хто на випробувальному, хто вже співробітник. Дуже зручний "Календар", відразу видно, що призначене на сьогодні і що відбувається в компанії (свята, дні народження, співбесіди) + зручно, що база кандидатів зберігається в одному місці, і видно на якому етапі кандидат».

Тетяна, Spribe

Резюмуємо

Онбординг - це найважливіший процес інтеграції нового співробітника в компанію та знайомство з її культурою, щоб новачок став повноцінним членом команди. Правильна адаптація є не лише ключем до утримання, а й залучення талантів.

На думку експертів, онбординг є стратегічним процесом, адже саме перші дні роботи в компанії мають вирішальне значення для того, щоб новий працівник легко влився в команду, показував відмінні результати і був лояльним до роботодавця.

У нашій статті "Топ 10 помилок під час онбординга" ви можете дізнатися, яких помилок не слід допускати при онбордингу і як організувати ідеальний перший робочий день.