Онбординг персоналу: як організувати процес адаптації нових співробітників

За даними дослідження Gallup, лише 12% співробітників вважають, що їх компанії добре проводять онбординг. А от 70% співробітників, які мали якісний досвід адаптації, стверджують, що мають «найкращу роботу». Ці співробітники також у 2,6 раза частіше виявляють високу задоволеність своїм робочим місцем, а отже, набагато довше залишаються в компанії.

Цифри говорять лиш про одне – онбординг є надзвичайно важливим процесом як для залучення, так і утримання талантів.

Що таке онбординг і навіщо він потрібен

Онбординг — це системний процес адаптації нового співробітника, що починається з моменту підписання джоб-офера й триває в середньому від 3 до 12 місяців залежно від політики компанії. Його мета — допомогти людині швидко стати повноцінним членом команди та ефективно працювати. А щоби зробити цей процес керованим і прозорим, компанії автоматизують його за допомогою HRM-систем. Наприклад, HURMA дозволяє повністю оцифрувати адаптацію: від чеклістів і документації до welcome-зустрічей, фідбеків та аналітики. Це особливо важливо для компаній, які ростуть швидко або мають розгалужену структуру.

Серед основних завдань онбордингу:

• коректне оформлення в штат і надання всіх необхідних документів;
• ознайомлення з посадовими обовʼязками, цілями і очікуваннями;
• знайомство з корпоративною культурою та цінностями компанії;
• створення умов для комфортного проходження випробувального терміну;
• забезпечення менторської підтримки та налагодження зв’язків із командою;
• підвищення рівня залученості та формування довіри до роботодавця.

Коли працівники звільняються через погану адаптацію, компанії повинні інвестувати в найм нових співробітників. Витрати на рекрутинг, включаючи розміщення вакансій, співбесіди та навчання, швидко накопичуються. Дані Linkedin показують, що заміна працівника може коштувати від 50% до 200% його річної зарплати

Онбординг, адаптація та випробовувальний період: визначення

Фактично — ні. 

Адаптація — це частина онбордингу, яка фокусується на тому, щоб допомогти новачкові соціалізуватися в команді, зрозуміти правила взаємодії й комфортно вбудуватися в корпоративну культуру.

Онбординг же охоплює значно ширший спектр завдань: це й адміністративне оформлення, і навчання, і постановка цілей, і побудова комунікацій. Його мета — повністю підготувати нового співробітника до ефективної роботи в компанії.

Часто онбординг плутають із випробувальним терміном — хоча це різні речі.

Випробувальний термін — це юридично зафіксований період (зазвичай 1–3 місяці), упродовж якого компанія оцінює відповідність нового працівника вимогам посади. Це більше про перевірку компетенцій.

Онбординг — це процес підтримки й розвитку нового працівника, який починається ще до виходу на роботу й часто триває довше, ніж випробувальний термін. Його завдання — не перевіряти, а допомагати людині швидко стати ефективною частиною команди.

Як спланувати ефективний онбординг

Щоби процес був дійсно ефективним, компанія має чітко відповісти на ключові питання:

• Коли починається онбординг і скільки він триватиме?
• Хто бере участь у процесі (HR, керівник, ментор, колеги)?
• Які матеріали й інструменти потрібні новачкові?
• Які етапи має пройти новий співробітник у перший день, тиждень, місяць і квартал?
• Як організовано контроль прогресу й отримання фідбеку?

На основі цих відповідей формується персоналізований план онбордингу. А щоб полегшити створення такого плану та структурувати всі необхідні матеріали, рекомендуємо ознайомитися з гайдом «Документація для онбордингу: як систематизувати процес».

Етапи онбордингу: що включити в процес

Перед початком роботи

Ефективний онбординг починається задовго до першого робочого дня. Підготовка — це сигнал для нового співробітника, що його чекають і готові підтримати. Це знижує стрес перед стартом і допомагає швидше включитися в робочі процеси.

До виходу нового співробітника в компанії варто підготувати:

• робоче місце, обладнання, акаунти у корпоративних системах;
• вітальний лист з планом першого дня та інформаційними матеріалами;
• необхідну документацію (трудовий договір, політики компанії, інструкції);
• ментора або коуча, який допоможе адаптуватися.

Підготовчий етап часто ігнорують, однак саме він формує перші враження про компанію та створює основу для довіри. Чим ретельніше організований цей етап — тим спокійніше й впевненіше почуватиметься новачок у перші дні.

Перший робочий день

Перший день у новій компанії — це завжди бентежно. Завдання HR та керівника — зняти зайву напругу, дати зрозумілу структуру дня та створити відчуття причетності до команди.

У перший день важливо закласти основу для комфортної адаптації:

• провести welcome-зустріч із HR та керівником;
• ознайомити з офісом/інфраструктурою або корпоративними платформами (для remote);
• познайомити з командою;
• надати доступ до бази знань і корпоративних інструментів.

Якісний перший день дає співробітнику розуміння, як усе організовано, хто його колеги, де шукати допомогу та з чого почати. Це зменшує ризики розгубленості й прискорює включення в роботу.

Перший тиждень

Перші дні після старту — це період активного знайомства з процесами та очікуваннями. Важливо не перевантажити новачка одразу, але поступово вводити в основні напрямки діяльності.

Упродовж першого тижня співробітник має:

• ознайомитися з цілями команди та персональними KPI;
• отримати перші завдання;
• пройти навчання роботі з внутрішніми системами;
• регулярно отримувати фідбек від ментора й керівника.

Після першого тижня важливо, щоб у новачка сформувалося чітке розуміння своїх завдань, ролі у команді та перших кроків на найближчі місяці. Регулярний зворотний зв’язок допомагає уникнути невизначеності й підвищує залученість.

Перший місяць

Перший місяць — період, коли співробітник уже починає працювати над реальними завданнями й поступово інтегрується в команду. Водночас для нього важливо мати підтримку та можливість коригувати очікування.

На цьому етапі варто:

• провести підсумкову зустріч за перші 30 днів;
• відстежити прогрес по онбординговому плану;
• за потреби скорегувати цілі.

Регулярні підсумкові зустрічі допомагають не лише оцінити перші результати, а й дати працівнику можливість проговорити свої враження та виклики. Це створює культуру відкритого діалогу з самого початку.

Перші 3–6 місяців

Фінальні етапи онбордингу спрямовані на повну інтеграцію працівника в команду. Важливо не припиняти підтримку після першого місяця, адже саме в цей період новачок формує глибші професійні зв’язки й починає працювати максимально ефективно.

Цей період завершує адаптацію:

• проходження стадії повної інтеграції в команду;
• регулярні one-to-one з керівником і HR;
• проміжна оцінка адаптації;
• продовження навчання та розвиток компетенцій.

Після шести місяців якісний онбординг завершується не просто перевіркою компетенцій, а створенням стійкого фундаменту для довгострокової співпраці. Саме на цьому етапі формується реальна лояльність до компанії.

Практичні поради щодо організації онбордингу

Навіть найкращий план онбордингу не працюватиме без послідовності:

1. Створіть чіткий чекліст для кожного етапу — і для HR, і для керівників, і для самого співробітника.
2. Призначте наставника — за даними HBR, задоволеність новачків, які мають наставників, на 36% вища, ніж у тих, хто їх не має.
3. Запускайте процес завчасно — не чекайте першого дня працівника, готуйте матеріали заздалегідь.
4. Збирайте зворотний зв’язок на кожному етапі — так ви зможете постійно вдосконалювати програму онбордингу.
5. Використовуйте HRM-системи для автоматизації — це полегшує процес і зменшує кількість рутинної роботи.

“У Google ми вкладаємо в наших співробітників з самого початку. Це означає, що більшу частину часу та коштів, які ми витрачаємо на персонал, ми інвестуємо в залучення, оцінку та розвиток нових співробітників.” – Ласло Бок, «Правила роботи: інсайдерська інформація про Google, яка змінить ваше життя та стиль керівництва».

Як автоматизувати онбординг за допомогою HRM системи

Автоматизація – це спосіб зробити адаптацію передбачуваною, прозорою та однаково якісною для всіх новачків. Завдяки HRM-системам компанії можуть забезпечити послідовний, чіткий і персоналізований процес онбордингу — незалежно від масштабу чи формату роботи (офіс, remote, гібрид).

На прикладі HRM HURMA, покажемо, як автоматизувати всі ключові етапи онбордингу за допомогою розділу «Onboarding» у системі:

1. Готові чеклісти для швидкої адаптації — кожен новачок бачить, які завдання перед ним стоять, а HR може контролювати виконання;
2. Онбординг “під ключ” менш ніж за день — оформлення документів, надання доступів, знайомство з командою — все в одному середовищі;
3. Автоматичні нагадування про welcome-зустрічі, мітинги, тренінги — нічого не загубиться;
4. Інтеграція з месенджерами (Slack, Telegram, WhatsApp, Viber) — зручна комунікація з командою та структура компанії в кілька кліків;
5. Можливість знайомитися з колегами через “Організаційну структуру” та переглядати їхні контакти;
6. Блок OKR — для відстеження цілей і прогресу після адаптації;
7. Віджет настрою — допоможе виявити проблеми, навіть якщо новачку незручно говорити про них напряму;
8. Розумна аналітика — звіти в реальному часі, порівняння результатів онбордингу, обʼєктивна оцінка процесу.

Крім функцій, HURMA також пропонує персональну підтримку під час впровадження, навчання команди, швидке надання доступів та інтуїтивний інтерфейс — щоб жоден новий співробітник не загубився у перші дні.

Підсумуємо

Саме в перші тижні роботи людина формує уявлення про культуру, стиль комунікації, прозорість процесів — і вирішує, чи хоче залишатися надовго.

Хаотична адаптація, відсутність підтримки та перевантаження інформацією призводять до зниження мотивації, зростання плинності й втрати інвестицій у найм. Натомість структурований онбординг із чіткими ролями, цифровими інструментами та людяним підходом дає зовсім інший результат — довіру, залучення та впевненість.

Автоматизуйте онбординг з HURMA – спробуйте безплатне демо системи, щоб побачити результат у перші тижні!