Оновлена HURMA у дії: більше автоматизації — менше рутини

Ми до вас з оновленнями, які зроблять робочі години ще простішими та ефективнішими 🙂 

Що нового? Автоматичні листи, кастомні форми, покращені фільтри та ще більше можливостей для контролю й оптимізації – ми дуууже постаралися.

Перейдемо до подробиць!

Автоматичні листи: проактивний HR на максимумі

Знаєте той момент, коли важливе повідомлення потрібно відправити вчасно, але щоденні завдання забирають усю увагу? Завдяки оновленій функції автоматичних листів у HURMA цей клопіт залишиться в минулому!

Система автоматично відправить потрібне повідомлення у визначений час, навіть якщо ви про це не згадаєте.

Ура! Вам більше не потрібно щоразу писати листи вручну. Просто налаштуйте шаблони один раз, і HURMA все зробить за вас:

• листи, які надсилаються автоматично в рамках заданого сценарію;
• зручні шаблони для привітальних, інформаційних та нагадувальних листів;
• гнучке налаштування отримувачів — від окремих співробітників до цілих команд.

Тепер ваша комунікація — це про швидкість і точність.

Як це працює: коротко і зрозуміло

Тепер користувачі можуть не лише створювати сценарії дій, але й додавати до них автоматичне надсилання листів. При створенні або редагуванні сценарію можна обрати тип дії — дія або лист. Листи можуть бути відправлені автоматично на основі заданих тригерів або умов запуску.

Тобто ви створюєте сценарій із тригером, наприклад, початок онбордингу нового співробітника. Далі в сценарій додається лист із детальною інформацією. І вуаля! Новачок одразу отримує:

• привітальний лист;
• інструкції щодо першого робочого дня;
• контактну інформацію HR-відділу та менеджера.

І все це — автоматично!

Трошки технічних особливостей:)

Основні параметри листів у сценаріях:

• тема (максимум 255 символів);
• від кого — вибір поштового акаунта компанії;
• кому — вибір співробітників або додавання кастомних емейлів;
• копія/прихована копія — можливість додавання додаткових адресатів;
• повідомлення або прикріплений файл — обов'язкове поле.

Обмеження по файлах:

• до 25 МБ при підключенні через Google;
• до 19 МБ при використанні стандартних поштових серверів;
• до 4 МБ при підключенні через Outlook.

Як використовувати автоматичні листи у сценаріях?

Онбординг нових співробітників

Проблема: Кожен новий співробітник потребує інформації про перший робочий день, доступи до систем та контакти.

Рішення: Створіть сценарій онбордингу, який автоматично надсилатиме усю важливу інформацію. Налаштовуйте, персоналізуйте та навчайте!

Інформування про події в компанії

Проблема: HR має бути всюди – вихід нового співробітника, зміни в організаційній структурі, впровадження нових політик, проведення внутрішніх подій або тренінгів. І це лише часточка задач, які потребують уваги.

Рішення: Просто налаштуйте сценарій! Система автоматично надсилатиме листи всім необхідним співробітникам із зазначенням деталей події.

А як налаштувати отримувачів листів?

HURMA дозволяє вибрати, кому саме буде надіслано лист зі сценарію:

1. Співробітник — основний отримувач листа.
2. Менеджер співробітника — автоматичний вибір керівника.
3. HR співробітника — відповідальний за HR-процеси.
4. Team Lead співробітника — керівник команди.
5. Вся компанія — лист надсилається всім співробітникам із корпоративною поштою.
6. Команди — можливість вибору конкретних команд по структурі для отримання листа.
7. Командна пошта – сповіщайте команди через їх окрему пошту. 

Все просто 🙂

Приклад налаштування сценарію

Крок 1: Створення сценарію

На скріншоті нижче показано, як створюється новий сценарій у HURMA. Потрібно вказати назву, категорію та опис сценарію, а також вибрати умови запуску та автора дії.

Крок 2: Додавання дій і листів до сценарію

А тут можна побачити, як до сценарію додається лист. Листи можуть містити привітання, нагадування чи важливі інструкції. У листі можна використовувати змінні, наприклад, ім'я співробітника, посаду чи контактну інформацію.

Не вдалося надіслати лист? Не проблема

Тепер у HURMA ви побачите статус "Виконано з помилками". Це означає, що частина листів чи дій була успішно виконана, а деякі — ні. Відстежуйте помилки та швидко виправляйте їх:

• жовті помилки — некритичні, розсилка продовжується;
• червоні помилки — критичні, блокують розсилку.

Виправили помилку? Повторно відправляйте листи за кілька кліків!

Кастомна форма відгуку на кар'єрному сайті: автоматизуйте збір даних від кандидатів

Зустрічайте ще одну круту функцію HURMA — кастомні форми відгуків на вашому кар'єрному сайті! 

Тепер кожна вакансія може мати унікальну форму відгуку, що збирає саме ті дані, які необхідні для якісної оцінки кандидатів, наприклад:

• ПІБ;
• контактні дані (телефон, email);
• профіль у LinkedIn;
• сертифікати;
• знання мов;
• готовність до переїзду тощо.

Як це працює?

Кандидат сам заповнює форму, яку ви кастомізували під свої потреби, а всі дані автоматично потрапляють у його профіль у вашій базі. 

Чому це важливо:

1. Повна база кандидатів. Усі зібрані дані автоматично додаються до картки кандидата.
2. Простий пошук талантів. Завдяки структурованій інформації ви зможете швидко знаходити кандидатів за необхідними критеріями.
3. Якісна інформація. Кастомні форми допомагають уникати зайвих питань і одразу отримувати корисну інформацію.

Тотальна персоналізація!

Використовуйте кастомні форми для збору кандидатів у різних каналах

Ще одна важлива опція — ви можете розмістити посилання на форму відгуку не лише на кар'єрному сайті, а й у різних соціальних мережах, профільних групах чи навіть в email-розсилках. 

Охоплюйте більше кандидатів і збільшуйте потік заявок без зайвих зусиль!

Магія гнучкого налаштування

Набридли стандартні форми, які не підходять під ваші робочі процеси? Чудово розуміємо і діємо! З HURMA вам більше не потрібні Google Форми, адже усі відгуки можна зібрати в єдину систему.

Ми додали можливість кастомізувати форми відповідно до корпоративного стилю та конкретних потреб вашої компанії.

Що саме можна налаштувати:

1. Різні типи полів: текстові поля для нотаток, випадаючі списки для вибору опцій, поля для завантаження файлів і багато іншого.
2. Порядок полів у формі, щоб важлива інформація була завжди на першому плані.
3. Обов'язковість заповнення полів, щоб не пропустити жодної критичної деталі.

Наприклад ви шукаєте менеджера з продажів у Львові.

Просто зробіть обов'язковим заповнення полів "ПІБ", "Телефон" та додайте поле для завантаження сертифікатів.

Це просто і корисно:

1. Збирайте тільки ті дані, які дійсно важливі. Ви більше не залежите від стандартних шаблонів.
2. Спростіть процеси збору інформації. Чітко структуровані форми зменшують ризик помилок та покращують точність даних.
3. Заощадьте час рекрутерів. Кастомізовані форми допоможуть уникнути ручної обробки даних, а це підвищить загальну ефективність роботи.

Переваги очевидні: ваші HR-процеси переходять на новий рівень організації!

Свіжа HURMA – свіжий інтерфейс

У вкладці "Кар'єрний сайт" відтепер доступний блок з формою відгуку:

• додавайте канали публікації вакансій безпосередньо у вкладці;
• редагуйте та створюйте нові канали;
• формуйте посилання на вакансії для відгуків.

І не забудьте: доступ до налаштування форм мають адміністратори, HR-и, рекрутери, а також кастомні ролі з доступом до рекрутингу.

Моментальна локалізація форми відгуку

HURMA автоматично підлаштовує форму під мову системи. Якщо користувач змінює мову на англійську, поля автоматично перекладаються. Крім того, можна персоналізувати назви полів: наприклад, змінити "ПІБ" на "Ім'я та Прізвище" або будь-яку іншу назву.

На кар'єрній сторінці вже є список мов, якими можна відображати контент, і користувач може змінити мову. Однак за умовчуванням система встановлює мову браузера або англійську, якщо мова кандидата відсутня у списку. При цьому назви полів для заповнення можна прописати в єдиному вигляді для всіх мов: якщо поле записано українською в налаштуваннях, то в англійській версії сторінки кандидат побачить зміст англійською, а ось назви полів — українською.

Пошук і фільтрація за кастомними полями

Ми знаємо, як важливо швидко знайти потрібного кандидата у великій базі. Тому додали пошук і фільтрацію за кастомними полями профілю кандидата:

1. Багато рядків тексту — можливість виконувати текстовий пошук за великими обсягами інформації.
2. Один рядок тексту — текстовий пошук за ключовими словами.
3. Єдиний вибір — обирається одне зі створених значень, яке використовується для фільтрації.
4. Мультивибір — можна обрати кілька значень для фільтрації.
5. Числове поле — дозволяє вводити лише числові значення та виконувати пошук у межах заданого діапазону.
6. Дата — фільтрація за датами для точного пошуку.

Як це працює

Створили кастомні поля? Вони автоматично додаються до доступних фільтрів. 

Простий приклад:

1. Пошук за полем "Курси": введіть назву курсу, і система знайде всіх кандидатів, які його проходили.
2. Фільтрація за сертифікатами: оберіть необхідний сертифікат, і система відобразить кандидатів, які його мають.
3. Перевірка наявності медичної освіти: оберіть "так" або "ні" у відповідному полі для пошуку медичних спеціалістів.
4. Фільтрація за категорією водійських прав: оберіть необхідну категорію, і система знайде кандидатів, які відповідають критеріям.
5. Мультивибір навичок: оберіть кілька навичок і знайдіть кандидатів хоча б з одним серед обраних критеріїв. 

Можна скористатися операторами AND чи OR для більш точного пошуку. NOT дозволяє виключити зі списку кандидатів тих, у профілі яких зазначені певні значення.

Глобальний рекрутинг: сортування за філіями і тегами

Ловіть новий фільтр у звіті “Ефективність рекрутингу”, який дозволяє сортувати дані за філіями:

• оцінюйте ефективність закриття вакансій у різних офісах;
• відстежуйте навантаження на рекрутерів у кожному регіоні;
• порівнюйте показники між філіями та знаходьте кращі практики.

Ця функція — must-have для компаній, які мають розгалужену структуру. 

Всеосяжний аналіз – це аналіз з HURMA.

Персоналізація пошуку

Ще одним важливим доповненням стала фільтрація по тегах вакансій. Тепер користувачі можуть сортувати та аналізувати вакансії за будь-якими обраними параметрами: тип посади, рівень кваліфікації кандидата, відділ чи інші важливі критерії. Це значно спрощує роботу з великими обсягами даних та допомагає знайти необхідну інформацію швидше.

Наприклад, за допомогою тегів можна відфільтрувати всі технічні вакансії або вакансії на керівні посади й отримати окремий звіт по цих напрямах.

Закривайте вакансії на максимальній швидкості, а фільтри створять точні та релевантні дані.

“Плинність співробітників” під контролем: нові HR-метрики від HURMA

Тепер у вашому улюбленому звіті “Плинність співробітників” з’явився показник “Середня плинність за місяць”. І це не просто цифри — це інструмент, який допоможе вам краще розуміти динаміку змін у команді.

Що таке “Середня плинність за місяць”?

Це показник, який дозволяє визначити, який відсоток працівників залишає компанію протягом одного місяця. На відміну від загальної плинності, він допомагає швидше знаходити критичні періоди втрати персоналу:

1. Оцінюйте стабільність кадрового складу. Швидко побачите, в які місяці команда залишалася стабільною, а коли виникали проблеми.
2. Виявляйте проблемні періоди. Якщо у певний місяць плинність різко зростає, це сигнал про необхідність переглянути внутрішні процеси.
3. Оцінюйте ефективність управління персоналом. Звіт допомагає зрозуміти, наскільки ефективно працюють стратегії утримання персоналу.

Формула розрахунку? Просто і зрозуміло!

Сума плинності за кожен місяць / Кількість місяців у вибраному діапазоні.

Наприклад:

• у січні було звільнено 2 працівники зі штату в 50 осіб: (2/50) * 100 = плинність за січень;
• у червні звільнено ще 2 співробітники зі штату в 48 осіб — робимо аналогічні розрахунки.

Після цього сума плинності ділиться на кількість місяців. Якщо ви обрали рік — ділимо на 12. Якщо лише один місяць — на 1. 

Легко, правда?

Гнучкі фільтри для аналізу даних

Тепер у вашому звіті є можливість фільтрувати дані за:

• періодом (рік, квартал, місяць);
• командами та відділами.

Це дозволяє аналізувати кадровий рух за будь-який обраний період і зосередитися на ключових метриках, важливих для вашої компанії.

А ще система автоматично заокруглює дані до двох знаків після коми. Наприклад, якщо середня плинність за місяць склала 1,125%, то у звіті відобразиться значення 1,13%.

Оновлення HURMA — це лише початок!

Ми продовжуємо працювати над новими функціями, щоб автоматизація стала ще простішою, а ваші HR-процеси — ефективнішими. Слідкуйте за наступними релізами та не зупиняйтеся на досягнутому. Адже з HURMA автоматизація — це легко, швидко та вигідно!

Разом до нових висот!

• Hurma System