Що таке корпоративний портал та як його створити

У компанії постійно щось відбувається: події, оновлення політик, запитання до HR, документи, які треба погодити, новачки, яким потрібно пояснити, «як тут усе працює». І добре, якщо для цього є спільний простір, де люди можуть швидко знайти відповіді, оформити запит, залишити відгук або просто не пропустити тренінг наступного вівторка.

Усе це — функції корпоративного порталу. Але створити його так, щоб ним користувались не «за наказом», а добровільно — зовсім інше завдання. У цьому матеріалі — про те, як саме це зробити:)

Що таке корпоративний портал

Корпоративний портал — це внутрішній онлайн-простір компанії, де зібрані всі інструменти, інформація та сервіси, які потрібні співробітникам для щоденної роботи.

Це може бути сайт, інтранет-система, готове SaaS-рішення чи HRM-системи. Тут головне — не форма, а зміст: зручний доступ до актуальної інформації, документообігу, опитувань, новин, політик, календарів тощо.

Навіщо компаніям корпоративний портал

Згідно з опитуванням Gartner «Digital Worker Survey», 47% працівників принаймні половину робочого часу витрачають на пошук необхідної інформації.

Добре організований портал централізує знання і повертає цей час на продуктивну роботу.

Зменшення кількість повторень і дублів

Команди витрачають час на одні й ті самі питання: «Де знайти політику про віддалену роботу?», «Як подати заявку на відпустку?», «Коли дедлайн по звіту?». Якщо інформація централізована — запитів менше.

Збереження знань

Портал фіксує те, що зазвичай «живе в головах» окремих людей. Це знижує ризики втрати знань при звільненні працівників.

Автоматизація рутини

Лікарняні, відпустки, запити на довідки — усе це можна оформити через портал без залучення HR кожного разу.

Побудова прозорої комунікації

Коли інформація доступна всім (і вчасно), довіра зростає. Це підтверджують і дослідження: компанії з високим рівнем залученості персоналу в середньому на 23% прибутковіші за конкурентів.

Проста адаптація новачків

Згідно з оцінкою Forrester, ефективне використання корпоративного порталу дозволяє скоротити час введення новачка в посаду приблизно на 20%.

Якісний процес онбордингу позитивно впливає і на утримання кадрів: 89% працівників заявляють про вищу залученість після проходження ефективної програми адаптації.

Онбординг-процеси можна перевести в портал: чеклісти, інструкції, знайомство з політиками та командою.

Якщо вас цікавить тема ефективного онбордингу, рекомендуємо також ознайомитись зі статтею “Як організувати процес адаптації нових співробітників”.

Як створити корпоративний портал за 6 кроків

1. Зібрати очікування працівників

Перш ніж створювати щось глобальне, варто розібратись, чого не вистачає вже зараз. Запропонуйте командам коротке опитування або проведіть 15-хвилинні зустрічі з представниками відділів. Запитайте:

• Що складно знайти або зрозуміти?
• Яку інформацію працівники шукають найчастіше?
• Які запити регулярно надходять до HR або ІТ?

Це допоможе скласти пріоритетний список функцій і не створювати зайвого.

2. Обрати платформу

Готові платформи підходять для швидкого запуску. Вони мають базовий набір функцій, інтеграції та техпідтримку. Для наочності покажемо як це працює в HURMA.

HURMA – це гнучка all-in-one система, що обʼєднує HRM, рекрутинг, аналітику, навчання, OKR та навчання. Усе це — в зрозумілому, приємному середовищі, яке легко масштабувати.

Наприклад, через корпоративний портал HURMA можна:

• вести власну базу кандидатів і наймати через інтеграції з job-платформами;
• налаштувати адаптацію новачків — без Excel-таблиць і загублених чеклістів;
• автоматизувати відпустки, лікарняні, запити — без постійних листів до HR;
• створювати опитування й відстежувати настрій команди;
• зберігати базу знань і оновлювати її в кілька кліків.

Усе необхідне і навіть трошки більше – в одному інтерфейсі:

Система добре підходить як для невеликих команд, так і для компаній із тисячами людей: гнучкі права доступу, кастомізація під конкретні ролі, зручний старт і підтримка в режимі реального часу.

Детальніше про функціональність HURMA можна прочитати на сайті, а в цій статті ми йдемо далі — до формування порталу під себе.

3. Продумати структуру і логіку навігації

Людина має знаходити потрібне за 2–3 кліки. Приклад зручної структури:

• Головна — новини, події, історія досягнень;
• HR — відпустки, політики, онбординг;
• Інструменти — база знань, гайди;
• Команди — простори для окремих відділів;
• Мій профіль — доступи, календар, задачі, налаштування.

4. Створити контент разом із командами

Контент має бути корисним. Уникайте «формальних» фраз, наповнення заради наповнення або застарілих документів. Ідеально, коли за кожен блок відповідає окрема людина або роль (наприклад, HR — за політики, ІТ — за технічні інструкції).

Порада: створіть календар, який можна редагувати, щоб оновлення не перетворювались на разову акцію.

5. Протестувати на пілотній групі

Запросіть невелику групу користувачів і дайте прості задачі: знайти політику, надіслати запит, залишити відгук. Це покаже, наскільки зрозумілий інтерфейс і які процеси потребують уточнення.

6. Запустити портал

Не обов’язково одразу запускати 100% функцій. Почніть із базового: новини, довідник, запити. А далі — додавайте поступово: гейміфікацію, аналіз активності, інтеграції з іншими системами.

Найкращі 5 інструментів у корпоративному порталі, які підвищують продуктивність

1. Автоматизовані запити в один клік

Немає сенсу витрачати час HR-фахівця на пояснення, «куди писати про лікарняний». Коли запити на відпустки, довідки чи технічну допомогу можна створити в пару кліків через портал — це економить час і знімає навантаження. У HURMA, наприклад, це реалізовано через просту форму: співробітник обирає тип запиту, додає коментар — і все:

Жодних PDF, листів або Excel.

2. Smart-сповіщення та нагадування

Портал може сам нагадати, що скоро дедлайн або що варто пройти коротке навчання. Інтелектуальні сповіщення (в браузері, у месенджері, або в пошті) — це потужний помічник, коли команда працює у високому темпі.

3. Особистий трекер цілей і результатів

Вбудований модуль OKR або Performance Review дозволяє кожному бачити, над чим він працює зараз, які цілі поставлені, й що вже виконано. Це не про контроль, а про фокус і прозорість: у кого які пріоритети, де потрібна допомога, де щось забуксувало.

Такі функції часто є частиною HRM-систем, але можуть бути інтегровані й у портал. У HURMA, можна будувати структуру цілей на всіх рівнях — від персональних до цілей команди й компанії.

4. Планування 1:1 та командних зустрічей

Портал — зручне місце, щоб не тільки бачити свій календар, а й бронювати зустрічі з колегами: напряму з їхнього профілю, з прив’язкою до цілей або етапу адаптації. Це особливо корисно в компаніях, де багато розкиданих команд і нових працівників.

Коли система автоматично пропонує доступні вікна, додає опис зустрічі, зберігає нотатки після — це вже повноцінний інструмент розвитку.

5. Моніторинг настрою команди

Іноді достатньо 1 запитання: «Як настрій цього тижня?» — щоб помітити, що щось іде не так. Портали з вбудованими мініопитуваннями або індексом залученості дають змогу вчасно зреагувати, поки проблема не виросла.

У HURMA ця функція реалізована через спеціальний модуль для регулярного вимірювання настрою. Адміністратор або HR задає періодичність опитування, і система автоматично показує співробітникам запит при вході. Кожен може швидко обрати свій рівень задоволеності та залишити коментар.

А деякі компанії підходять до цієї функції ще креативніше. Наприклад, у WOW24-7 модуль настрою перетворили на справжній інструмент командної підтримки — систему подяк.

«Ми попросили людей у коментарях до оцінки настрою писати, за що і кому вони хочуть подякувати. Це стало регулярною практикою. Ми збираємо ці подяки й публікуємо у щомісячному HR-дайджесті. Це змінило атмосферу в команді.»

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Такий підхід перетворює звичайне опитування на щоденну практику вдячності. І це теж частина продуктивності — бо команди, де є підтримка, працюють стабільніше, швидше адаптуються й рідше стикаються з емоційним вигоранням.

Підсумуємо

Коли команда не витрачає час на пошук потрібної інформації, не дублює одні й ті самі запити, має простір для фідбеку, планування, підтримки й розвитку — це впливає не лише на внутрішню культуру, а й на бізнес-результати. А інструмент, який централізує процеси, знання й комунікацію, стає точкою входу до всього, що важливо в компанії.

Проте важливо зауважити – хороший портал живе, коли відповідає на реальні запити працівників. Він не нав’язується, а стає зручним і логічним продовженням робочого дня. І в цьому — найбільша цінність: зробити так, щоб у людей зʼявилося менше перепон у щоденній роботі й більше часу на те, що справді має значення.

Якщо ви хочете впровадити корпоративний портал — спробуйте безплатну демоверсію HURMA. Це гарний спосіб перевірити, як система працює у вашому контексті: чи зручно команді, чи закриваються ключові задачі, чи стає легше працювати щодня. Почати можна з малого — базові функції, один відділ, кілька тижнів. І вже за перший місяць побачити, що портал — це не про IT-рішення, а про турботу. Про те, щоб людям було простіше бути ефективними.