Что такое корпоративный портал и как его создать

В компании постоянно что-то происходит: события, обновления политик, вопросы к HR, документы, которые нужно согласовать, новички, которым нужно объяснить, «как здесь все работает». И хорошо, если для этого есть общее пространство, где люди могут быстро найти ответы, оформить запрос, оставить отзыв или просто не пропустить тренинг в следующий вторник.

Все это — функции корпоративного портала. Но создать его так, чтобы им пользовались не «по приказу», а добровольно — совсем другая задача. В этом материале — о том, как именно это сделать 🙂

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал — это внутреннее онлайн-пространство компании, где собраны все инструменты, информация и сервисы, необходимые сотрудникам для ежедневной работы.

Это может быть сайт, интранет-система, готовое SaaS-решение или HRM-системы. Здесь главное — не форма, а содержание: удобный доступ к актуальной информации, документообороту, опросам, новостям, политикам, календарям и т. д.

Зачем компаниям корпоративный портал

Согласно опросу Gartner «Digital Worker Survey», 47% сотрудников по крайней мере половину рабочего времени тратят на поиск необходимой информации.

Хорошо организованный портал централизует знания и возвращает это время на продуктивную работу.

Уменьшение количества повторений и дублей

Команды тратят время на одни и те же вопросы: «Где найти политику об удаленной работе?», «Как подать заявку на отпуск?», «Когда дедлайн по отчету?». Если информация централизована — запросов меньше.

Сохранение знаний

Портал фиксирует то, что обычно «живет в головах» отдельных людей. Это снижает риски потери знаний при увольнении сотрудников.

Автоматизация рутины

Больничные, отпуска, запросы на справки — все это можно оформить через портал без привлечения HR каждый раз.

Построение прозрачной коммуникации

Когда информация доступна всем (и своевременно), доверие растет. Это подтверждают и исследования: компании с высоким уровнем вовлеченности персонала в среднем на 23% прибыльнее конкурентов.

Простая адаптация новичков

Согласно оценке Forrester, эффективное использование корпоративного портала позволяет сократить время введения новичка в должность примерно на 20%.

Качественный процесс онбординга положительно влияет и на удержание кадров: 89% сотрудников заявляют о более высокой вовлеченности после прохождения эффективной программы адаптации.

Онбординг-процессы можно перевести в портал: чеклисты, инструкции, знакомство с политиками и командой.

Если вас интересует тема эффективного онбординга, рекомендуем также ознакомиться со статьей «Как организовать процесс адаптации новых сотрудников».

Как создать корпоративный портал за 6 шагов

1. Собрать ожидания сотрудников

Прежде чем создавать что-то глобальное, стоит разобраться, чего не хватает уже сейчас. Предложите командам короткий опрос или проведите 15-минутные встречи с представителями отделов. Спросите:

• Что сложно найти или понять?
• Какую информацию сотрудники ищут чаще всего?
• Какие запросы регулярно поступают в HR или IT?

Это поможет составить приоритетный список функций и не создавать лишнего.

2. Выбрать платформу

Готовые платформы подходят для быстрого запуска. Они имеют базовый набор функций, интеграции и техподдержку. Для наглядности покажем, как это работает в HURMA.

HURMA – это гибкая all-in-one система, объединяющая HRM, рекрутинг, аналитику, обучение, OKR и обучение. Все это – в понятной, приятной среде, которую легко масштабировать.

Например, через корпоративный портал HURMA можно:

• вести собственную базу кандидатов и нанимать через интеграции с job-платформами;
• настроить адаптацию новичков — без Excel-таблиц и потерянных чеклистов;
• автоматизировать отпуска, больничные, запросы — без постоянных писем в HR;
• создавать опросы и отслеживать настроение команды;
• хранить базу знаний и обновлять ее в несколько кликов.

Все необходимое и даже немного больше — в одном интерфейсе:

Система хорошо подходит как для небольших команд, так и для компаний с тысячами сотрудников: гибкие права доступа, кастомизация под конкретные роли, удобный старт и поддержка в режиме реального времени.

Подробнее о функциональности HURMA можно прочитать на сайте, а в этой статье мы пойдем дальше — к формированию портала под себя.

3. Продумать структуру и логику навигации

Человек должен находить нужное за 2–3 клика. Пример удобной структуры:

• Главная — новости, события, история достижений;
• HR — отпуска, политики, онбординг;
• Инструменты — база знаний, гайды;
• Команды — пространства для отдельных отделов;
• Мой профиль — доступы, календарь, задачи, настройки.

4. Создать контент вместе с командами

Контент должен быть полезным. Избегайте «формальных» фраз, наполнения ради наполнения или устаревших документов. Идеально, когда за каждый блок отвечает отдельный человек или роль (например, HR — за политики, IT — за технические инструкции).

Совет: создайте календарь, который можно редактировать, чтобы обновления не превращались в разовую акцию.

5. Протестировать на пилотной группе

Пригласите небольшую группу пользователей и дайте простые задачи: найти политику, отправить запрос, оставить отзыв. Это покажет, насколько понятен интерфейс и какие процессы требуют уточнения.

6. Запустить портал

Не обязательно сразу запускать 100% функций. Начните с базового: новости, справочник, запросы. А дальше — добавляйте постепенно: геймификацию, анализ активности, интеграцию с другими системами.

5 лучших инструментов в корпоративном портале, которые повышают производительность

1. Автоматизированные запросы в один клик

Нет смысла тратить время HR-специалиста на объяснения, «куда писать о больничном». Когда запросы на отпуска, справки или техническую помощь можно создать в пару кликов через портал — это экономит время и снимает нагрузку. В HURMA, например, это реализовано через простую форму: сотрудник выбирает тип запроса, добавляет комментарий — и все:

Никаких PDF, писем или Excel.

2. Smart-уведомления и напоминания

Портал может сам напомнить, что скоро дедлайн или что стоит пройти короткое обучение. Интеллектуальные уведомления (в браузере, в мессенджере или в почте) — это мощный помощник, когда команда работает в высоком темпе.

3. Личный трекер целей и результатов

Встроенный модуль OKR или Performance Review позволяет каждому видеть, над чем он работает сейчас, какие цели поставлены и что уже выполнено. Это не о контроле, а о фокусе и прозрачности: у кого какие приоритеты, где нужна помощь, где что-то забуксовало.

Такие функции часто являются частью HRM-систем, но могут быть интегрированы и в портал. В HURMA можно строить структуру целей на всех уровнях — от персональных до целей команды и компании.

4. Планирование 1:1 и командных встреч

Портал — удобное место, чтобы не только видеть свой календарь, но и бронировать встречи с коллегами: напрямую из их профиля, с привязкой к целям или этапу адаптации. Это особенно полезно в компаниях, где много разбросанных команд и новых сотрудников.

Когда система автоматически предлагает доступные окна, добавляет описание встречи, сохраняет заметки после — это уже полноценный инструмент развития.

5. Мониторинг настроения команды

Иногда достаточно 1 вопроса: «Как настроение на этой неделе?» — чтобы заметить, что что-то идет не так. Порталы со встроенными мини-опросами или индексом вовлеченности позволяют вовремя отреагировать, пока проблема не выросла.

В HURMA эта функция реализована через специальный модуль для регулярного измерения настроения. Администратор или HR задает периодичность опроса, и система автоматически показывает сотрудникам запрос при входе. Каждый может быстро выбрать свой уровень удовлетворенности и оставить комментарий.

А некоторые компании подходят к этой функции еще более креативно. Например, в WOW24-7 модуль настроения превратили в настоящий инструмент командной поддержки — систему благодарностей.

«Ми попросили людей у коментарях до оцінки настрою писати, за що і кому вони хочуть подякувати. Це стало регулярною практикою. Ми збираємо ці подяки й публікуємо у щомісячному HR-дайджесті. Це змінило атмосферу в команді.»

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Такой подход превращает обычный опрос в ежедневную практику благодарности. И это тоже часть продуктивности — потому что команды, где есть поддержка, работают стабильнее, быстрее адаптируются и реже сталкиваются с эмоциональным выгоранием.

Подведем итоги

Когда команда не тратит время на поиск нужной информации, не дублирует одни и те же запросы, имеет пространство для фидбека, планирования, поддержки и развития — это влияет не только на внутреннюю культуру, но и на бизнес-результаты. А инструмент, который централизует процессы, знания и коммуникацию, становится точкой входа ко всему, что важно в компании.

Однако важно заметить — хороший портал живет, когда отвечает на реальные запросы сотрудников. Он не навязывается, а становится удобным и логичным продолжением рабочего дня. И в этом — самая большая ценность: сделать так, чтобы у людей было меньше препятствий в повседневной работе и больше времени на то, что действительно имеет значение.

Если вы хотите внедрить корпоративный портал — попробуйте бесплатную демоверсию HURMA. Это хороший способ проверить, как система работает в вашем контексте: удобно ли команде, закрываются ли ключевые задачи, становится ли легче работать каждый день. Начать можно с малого — базовые функции, один отдел, несколько недель. И уже за первый месяц увидеть, что портал — это не об IT-решениях, а о заботе. О том, чтобы людям было проще быть эффективными.