ATS проти HRM: чим відрізняється і що обрати компанії

Коли компанія починає рости, HR-процеси швидко стають складнішими. З’являється більше вакансій, кандидатів, співбесід, онбордингів, відпусток, оцінювань, запитів від менеджерів і даних про співробітників.

На цьому етапі бізнес часто починає шукати систему для автоматизації й стикається з питанням: що обрати — ATS чи HRM?

Що таке ATS

ATS — це система для рекрутингу. Повна назва англійською — Applicant Tracking System. Українською це можна пояснити як система для відстеження кандидатів.

ATS допомагає рекрутеру тримати весь процес найму під контролем — від публікації вакансії до фінального оферу. Замість окремих таблиць, листів, повідомлень у месенджерах і нотаток, у системі зберігається вся інформація по кандидатах: резюме, відгуки, етапи відбору, коментарі менеджерів, історія комунікації та поточні статуси.

Що можна робити в ATS

ATS допомагає:

• створювати вакансії;
• збирати відгуки кандидатів;
• зберігати резюме та контакти;
• вести кандидатів по етапах відбору;
• бачити, хто на якому етапі;
• планувати співбесіди;
• збирати фідбек від керівників;
• надсилати листи кандидатам;
• формувати базу кандидатів на майбутнє;
• аналізувати, звідки приходять найкращі кандидати.

Наприклад, якщо компанія шукає продавця, рекрутер може створити вакансію, отримати відгуки, перенести кандидатів у воронку, призначити співбесіди, зібрати фідбек від керівника відділу продажів і швидше зрозуміти, кому робити офер.

Кому потрібна ATS

ATS потрібна компаніям, які регулярно наймають людей. Особливо вона корисна, якщо:

• у компанії постійно відкриті вакансії;
• рекрутер веде багато кандидатів одночасно;
• кандидати губляться в таблицях або месенджерах;
• складно швидко зрозуміти статус кожної вакансії;
• менеджери довго дають фідбек після співбесід;
• немає єдиної бази кандидатів;
• рекрутинг займає багато часу через ручну роботу.

Так рекрутер бачить повну картину по кожній вакансії й не витрачає час на пошук даних у різних місцях.

Що таке HRM та HRMS

HRMS — це Human Resource Management System, тобто система для управління HR-процесами.

У побуті HRM і HRMS часто використовують як визначення HR-системи. Але різниця між цими поняттями проста:

• HRM — це сам напрям управління персоналом;
• HRMS — це система, яка допомагає автоматизувати цей напрям.

Тож будемо використовувати HRM і HRMS у близькому значенні: як систему для управління співробітниками та HR-процесами.

Що можна робити в HRM або HRMS

HRM-система допомагає:

• вести профілі співробітників;
• зберігати дані про команду;
• автоматизувати онбординг;
• погоджувати відпустки та лікарняні;
• вести облік робочого часу;
• запускати опитування;
• проводити оцінювання співробітників;
• працювати з цілями;
• проводити 1:1;
• бачити HR-аналітику;
• зберігати історію змін по співробітнику.

Наприклад, коли новий співробітник прийняв офер, HRM-система допомагає запустити онбординг: створити задачі для HR, менеджера, адміністратора, IT-відділу, підготувати документи, видати техніку, додати людину в потрібні процеси та не забути важливі кроки.

Кому потрібна HRM-система

HRM або HRMS потрібна компаніям, у яких уже є команда і внутрішні HR-процеси стають складнішими.

Система буде корисною, якщо:

• дані про співробітників зберігаються в різних таблицях;
• відпустки погоджуються в чатах;
• HR вручну нагадує менеджерам про онбординг;
• складно побачити актуальну структуру команди;
• оцінювання проводиться в окремих формах;
• немає єдиного профілю співробітника;
• керівники часто питають HR про базові дані;
• HR-команда витрачає багато часу на рутину.

HRM-система допомагає прибрати ручну роботу й зробити процеси зрозумілими для HR, менеджерів і співробітників.

ATS проти HRM: головна різниця

Головна різниця між ATS і HRM дуже проста: ATS працює з кандидатами. HRM працює зі співробітниками.

ATS потрібна до оферу: щоб знайти, оцінити й найняти кандидата. HRM потрібна після оферу: щоб адаптувати співробітника, вести його дані, відпустки, оцінювання, розвиток і внутрішні HR-процеси.

ATS і HRM — це не конкуренти

ATS і HRM не потрібно протиставляти як два взаємовиключні варіанти. Вони відповідають за різні етапи одного шляху людини в компанії.

Спочатку людина є кандидатом:

• бачить вакансію;
• надсилає резюме;
• спілкується з рекрутером;
• проходить співбесіди;
• отримує офер.

На цьому етапі потрібна ATS.

Після оферу людина стає співробітником:

• проходить пребординг;
• виходить у команду;
• адаптується;
• бере відпустки;
• проходить оцінювання;
• бере участь в опитуваннях;
• розвивається в компанії.

На цьому етапі потрібна HRM-система.

Проблема починається тоді, коли ці процеси не пов’язані між собою. Наприклад, кандидат пройшов усі етапи в ATS, а після оферу HR вручну переносить його дані в іншу систему або таблицю. Частина інформації губиться, частина дублюється, а команда витрачає час на ручну роботу.

Що обрати компанії: ATS, HRM чи систему два в одному

Вибір залежить від того, яка проблема зараз найгостріша.

Обирайте ATS, якщо основний біль — рекрутинг

ATS варто впроваджувати першою, якщо компанія активно наймає.

Наприклад:

• відкрито багато вакансій;
• рекрутер не встигає вести всіх кандидатів вручну;
• немає єдиної воронки найму;
• складно зрозуміти, на якому етапі кандидат;
• фідбек після співбесід губиться;
• кандидати довго чекають відповіді;
• немає аналітики по джерелах кандидатів.

У такій ситуації ATS допоможе впорядкувати рекрутинг і зробити процес найму швидшим.

Обирайте HRM або HRMS, якщо основний біль — внутрішні HR-процеси

HRM-система потрібна першою, якщо компанія вже має команду, але HR-процеси тримаються на таблицях, чатах і ручному контролі.

Наприклад:

• HR вручну веде дані про співробітників;
• відпустки погоджуються в месенджерах;
• онбординг залежить від пам’яті менеджера;
• складно відстежувати лікарняні та відсутності;
• оцінювання проводиться вручну;
• немає єдиної HR-аналітики;
• керівники не бачать актуальної інформації про команду.

У такій ситуації HRM допоможе прибрати хаос і зменшити навантаження на HR-команду.

Обирайте систему ATS + HRM, якщо хочете закрити весь шлях працівника

Якщо компанія і наймає, і активно працює з внутрішніми HR-процесами, окремої ATS або окремої HRM може бути недостатньо.

Тоді краще обирати систему, яка поєднує обидва напрями:

• рекрутинг;
• базу кандидатів;
• онбординг;
• профілі співробітників;
• відпустки та лікарняні;
• оцінювання;
• опитування;
• цілі;
• HR-аналітику.

Такий підхід допомагає не розривати процес. Кандидат після оферу переходить у статус співробітника, а HR-команда не переносить дані вручну між різними системами.

Чому окремі інструменти можуть ускладнювати роботу

На старті здається зручним використовувати різні інструменти для різних задач.

Окрема таблиця для кандидатів. Окрема система для відпусток. Окремі форми для оцінювання. Окремий документ для онбордингу. Окрема таблиця для HR-аналітики.

Але з ростом компанії такий підхід починає створювати проблеми:

• дані дублюються;
• частину інформації потрібно переносити вручну;
• складно контролювати доступи;
• HR, рекрутери й менеджери працюють у різних файлах;
• губиться історія кандидата після оферу;
• онбординг не пов’язаний із рекрутингом;
• аналітика збирається вручну;
• складно побачити повну картину по людині.

Тому важливо рахувати не лише вартість окремих сервісів, а й час команди.

Якщо HR щодня витрачає години на оновлення таблиць, нагадування, перенесення даних і пошук інформації, це теж вартість процесу.

Як HURMA поєднує ATS і HRM

HURMA — це система, яка поєднує ATS і HRM в одному середовищі. Тобто компанія може вести кандидата у воронці найму, а після оферу продовжити роботу з ним уже як зі співробітником.

У рекрутингу HURMA допомагає:

• створювати вакансії;
• вести кандидатів по етапах;
• бачити всю воронку найму;
• зберігати резюме та історію комунікації;
• працювати з менеджерами, які беруть участь у наймі;
• формувати базу кандидатів;
• аналізувати ефективність рекрутингу.

В HRM HURMA допомагає:

• вести профілі співробітників;
• запускати онбординг;
• працювати з відпустками та лікарняними;
• вести облік робочого часу;
• проводити опитування;
• запускати оцінювання;
• працювати з цілями;
• бачити HR-аналітику.

Головна перевага такого підходу — менше розривів між процесами.

Рекрутинг не закінчується окремою таблицею. Дані кандидата не потрібно переносити вручну. Новий співробітник не губиться між офером і першим робочим днем. HR, рекрутер і менеджер працюють в одному контексті.

Як зрозуміти, що компанії вже потрібна система

Компанії варто задуматися про ATS, HRM або систему, яка поєднує обидва напрями, якщо HR-процеси починають залежати від ручного контролю.

Ознаки, що час автоматизуватися:

• рекрутери ведуть кандидатів у таблицях;
• HR вручну оновлює дані співробітників;
• менеджери не бачать статусів найму;
• відпустки погоджуються в чатах;
• онбординг запускається вручну;
• оцінювання проводиться в окремих формах;
• аналітику доводиться збирати вручну;
• кандидати й співробітники губляться між різними інструментами;
• HR-команда витрачає багато часу на повторювані задачі.

Якщо таких ознак кілька, компанії потрібна не ще одна таблиця, а система, яка допоможе тримати HR-процеси разом.

Підсумуємо

ATS і HRM закривають різні задачі, але обидві системи потрібні для якісного управління людьми в компанії.

HURMA допомагає закрити обидва напрями: автоматизувати рекрутинг, вести HR-процеси та бачити повний шлях людини — від кандидата до співробітника. Спробуйте HURMA, щоб об’єднати ATS і HRMS-процеси в одній системі та прибрати рутину.