ATS против HRM: в чем разница и что выбрать компании

Когда компания начинает расти, HR-процессы быстро становятся сложнее. Появляется больше вакансий, кандидатов, собеседований, онбордингов, отпусков, оценок, запросов от менеджеров и данных о сотрудниках.

На этом этапе бизнес часто начинает искать систему для автоматизации и сталкивается с вопросом: что выбрать — ATS или HRM?

Что такое ATS

ATS — это система для рекрутинга. Полное название на английском — Applicant Tracking System. На украинском это можно объяснить как система для отслеживания кандидатов.

ATS помогает рекрутеру держать весь процесс найма под контролем — от публикации вакансии до финального оффера. Вместо отдельных таблиц, писем, сообщений в мессенджерах и заметок в системе хранится вся информация о кандидатах: резюме, отзывы, этапы отбора, комментарии менеджеров, история общения и текущие статусы.

Что можно делать в ATS

ATS помогает:

• создавать вакансии;
• собирать отзывы кандидатов;
• хранить резюме и контакты;
• проводить кандидатов по этапам отбора;
• видеть, кто на каком этапе;
• планировать собеседования;
• собирать фидбек от руководителей;
• отправлять письма кандидатам;
• формировать базу кандидатов на будущее;
• анализировать, откуда приходят лучшие кандидаты.

Например, если компания ищет продавца, рекрутер может создать вакансию, получить отклики, перенести кандидатов в воронку, назначить собеседования, собрать фидбек от руководителя отдела продаж и быстрее понять, кому делать оферту.

Кому нужна ATS

ATS нужна компаниям, которые регулярно нанимают сотрудников. Особенно она полезна, если:

• в компании постоянно открыты вакансии;
• рекрутер ведет много кандидатов одновременно;
• кандидаты теряются в таблицах или мессенджерах;
• сложно быстро понять статус каждой вакансии;
• менеджеры долго дают обратную связь после собеседований;
• нет единой базы кандидатов;
• рекрутинг занимает много времени из-за ручной работы.

Так рекрутер видит полную картину по каждой вакансии и не тратит время на поиск данных в разных местах.

Что такое HRM и HRMS

HRMS — это Human Resource Management System, то есть система для управления HR-процессами.

В обиходе термины HRM и HRMS часто используют как обозначение HR-системы. Но разница между этими понятиями проста:

• HRM — это само направление управления персоналом;
• HRMS — это система, которая помогает автоматизировать это направление.

Поэтому будем использовать HRM и HRMS в близком значении: как систему для управления сотрудниками и HR-процессами.

Что можно делать в HRM или HRMS

HRM-система помогает:

• вести профили сотрудников;
• хранить данные о команде;
• автоматизировать онбординг;
• утверждать отпуска и больничные;
• вести учёт рабочего времени;
• запускать опросы;
• проводить оценку сотрудников;
• работать с целями;
• проводить индивидуальные беседы;
• просматривать HR-аналитику;
• хранить историю изменений по сотруднику.

Например, когда новый сотрудник принял оферту, HRM-система помогает запустить онбординг: создать задачи для HR, менеджера, администратора, IT-отдела, подготовить документы, выдать технику, добавить человека в нужные процессы и не забыть о важных шагах.

Кому нужна HRM-система

HRM или HRMS нужна компаниям, у которых уже есть команда и внутренние HR-процессы становятся все более сложными.

Система будет полезна, если:

• данные о сотрудниках хранятся в разных таблицах;
• отпуска согласовываются в чатах;
• HR вручную напоминает менеджерам об онбординге;
• сложно увидеть актуальную структуру команды;
• оценка проводится в отдельных формах;
• нет единого профиля сотрудника;
• руководители часто спрашивают HR о базовых данных;
• HR-команда тратит много времени на рутинную работу.

HRM-система помогает избавиться от ручной работы и сделать процессы понятными для HR, менеджеров и сотрудников.

ATS против HRM: главное отличие

Главное отличие между ATS и HRM очень простое: ATS работает с кандидатами. HRM работает с сотрудниками.

ATS нужна до предложения о работе: чтобы найти, оценить и нанять кандидата. HRM нужна после предложения о работе: чтобы адаптировать сотрудника, вести его данные, отпуска, оценки, развитие и внутренние HR-процессы.

ATS и HRM — это не конкуренты

ATS и HRM не нужно противопоставлять как два взаимоисключающих варианта. Они отвечают за разные этапы одного пути человека в компании.

Сначала человек является кандидатом:

• видит вакансию;
• отправляет резюме;
• общается с рекрутером;
• проходит собеседования;
• получает оферту.

На этом этапе нужна ATS.

После получения оферты человек становится сотрудником:

• проходит пребординг;
• вливается в команду;
• адаптируется;
• берет отпуска;
• проходит оценку;
• участвует в опросах;
• развивается в компании.

На этом этапе нужна HRM-система.

Проблема возникает тогда, когда эти процессы не связаны между собой. Например, кандидат прошел все этапы в ATS, а после получения предложения о работе HR вручную переносит его данные в другую систему или таблицу. Часть информации теряется, часть дублируется, а команда тратит время на ручную работу.

Что выбрать компании: ATS, HRM или систему «два в одном»

Выбор зависит от того, какая проблема сейчас стоит острее всего.

Выбирайте ATS, если основная проблема — рекрутинг

ATS стоит внедрять в первую очередь, если компания активно нанимает сотрудников.

Например:

• открыто много вакансий;
• рекрутер не успевает вести всех кандидатов вручную;
• нет единой воронки найма;
• сложно понять, на каком этапе находится кандидат;
• фидбэк после собеседований теряется;
• кандидаты долго ждут ответа;
• нет аналитики по источникам кандидатов.

В такой ситуации ATS поможет упорядочить рекрутинг и ускорить процесс найма.

Выбирайте HRM или HRMS, если основная проблема — внутренние HR-процессы

HRM-система нужна в первую очередь, если у компании уже есть команда, но HR-процессы опираются на таблицы, чаты и ручной контроль.

Например:

• HR вручную ведёт данные о сотрудниках;
• отпуска согласовываются в мессенджерах;
• онбординг зависит от памяти менеджера;
• сложно отслеживать больничные и пропуски;
• оценка проводится вручную;
• отсутствует единая HR-аналитика;
• руководители не видят актуальной информации о команде.

В такой ситуации HRM поможет навести порядок и снизить нагрузку на HR-команду.

Выбирайте систему ATS + HRM, если хотите охватить весь путь сотрудника

Если компания и нанимает сотрудников, и активно работает с внутренними HR-процессами, отдельной ATS или отдельной HRM может быть недостаточно.

Тогда лучше выбрать систему, которая объединяет оба направления:

• рекрутинг;
• базу кандидатов;
• онбординг;
• профили сотрудников;
• отпуска и больничные;
• оценку;
• опросы;
• цели;
• HR-аналитику.

Такой подход помогает не разрывать процесс. Кандидат после получения оффера переходит в статус сотрудника, а HR-команда не переносит данные вручную между разными системами.

Почему отдельные инструменты могут усложнять работу

На старте кажется удобным использовать разные инструменты для разных задач.

Отдельная таблица для кандидатов. Отдельная система для отпусков. Отдельные формы для оценки. Отдельный документ для онбординга. Отдельная таблица для HR-аналитики.

Но с ростом компании такой подход начинает создавать проблемы:

• данные дублируются;
• часть информации приходится переносить вручную;
• сложно контролировать доступы;
• HR, рекрутеры и менеджеры работают в разных файлах;
• теряется история кандидата после получения оффера;
• онбординг не связан с рекрутингом;
• аналитика собирается вручную;
• сложно увидеть полную картину по человеку.

Поэтому важно учитывать не только стоимость отдельных сервисов, но и время команды.

Если HR ежедневно тратит часы на обновление таблиц, напоминания, перенос данных и поиск информации, это тоже стоимость процесса.

Как HURMA объединяет ATS и HRM

HURMA — это система, которая объединяет ATS и HRM в одной среде. То есть компания может вести кандидата по воронке найма, а после предложения о работе продолжить работу с ним уже как с сотрудником.

В рекрутинге HURMA помогает:

• создавать вакансии;

• сопровождать кандидатов по этапам;
• отслеживать всю воронку найма;
• хранить резюме и историю общения;
• работать с менеджерами, участвующими в найме;
• формировать базу кандидатов;
• анализировать эффективность рекрутинга.

В HRM HURMA помогает:

• вести профили сотрудников;
• запускать онбординг;
• работать с отпусками и больничными;
• вести учёт рабочего времени;
• проводить опросы;
• запускать оценки;
• работать с целями;
• просматривать HR-аналитику.

Главное преимущество такого подхода — меньше разрывов между процессами.

Рекрутинг не заканчивается отдельной таблицей. Данные кандидата не нужно переносить вручную. Новый сотрудник не теряется между предложением о работе и первым рабочим днём. HR, рекрутер и менеджер работают в одном контексте.

Как понять, что компании уже нужна система

Компании стоит задуматься об ATS, HRM или системе, которая сочетает оба направления, если HR-процессы начинают зависеть от ручного контроля.

Признаки того, что пора автоматизироваться:

• рекрутеры ведут кандидатов в таблицах;
• HR вручную обновляет данные сотрудников;
• менеджеры не видят статусов найма;
• отпуска согласовываются в чатах;
• онбординг запускается вручную;
• оценка проводится в отдельных формах;
• аналитику приходится собирать вручную;
• кандидаты и сотрудники теряются между разными инструментами;
• HR-команда тратит много времени на повторяющиеся задачи.

Если таких признаков несколько, компании нужна не ещё одна таблица, а система, которая поможет объединить HR-процессы.

Подведём итоги

ATS и HRM решают разные задачи, но обе системы необходимы для качественного управления персоналом в компании.

HURMA помогает охватить оба направления: автоматизировать рекрутинг, вести HR-процессы и отслеживать полный путь человека — от кандидата до сотрудника. Попробуйте HURMA, чтобы объединить ATS и HRMS-процессы в одной системе и избавиться от рутины.