Excel для HR та бізнесу – це треба знати всім

Команда HURMA

  • 15 хв
  • 395
  • 0

Якщо ви працюєте в HR, то точно стикалися з купою таблиць, звітів, аналізів та списків. І хоч би скільки нових HRM-систем з'являлося, Excel залишається основним помічником у щоденних задачах. Як так?

Чому HR-фахівці люблять Excel?

Облік відсутностей

Фіксувати лікарняні чи відпустки – Excel справляється з цим завданням. Використовуйте формули:

  • SUM(A1:A10) – підсумовує значення у вибраному діапазоні.
  • IF(A1>10, "Понад 10", "Менш як 10") – перевіряє умову та повертає відповідний результат.
  • VLOOKUP або XLOOKUP(123, A2:B10, 2, FALSE) – шукає значення у вказаному діапазоні та повертає відповідний запис.
  • HLOOKUP(50, A1:Z10, 3, FALSE) – горизонтальний пошук значень.
  • TEXT(A1, "DD/MM/YYYY") – форматування дат у потрібному вигляді.

Зберігання HR-даних

Для визначення плинності кадрів, перевірки показників, аналізу навчання співробітників можна використати:

  • COUNTIF(A1:A100, ">30") – рахує кількість комірок у діапазоні, що відповідають критерію.
  • AVERAGE(B2:B100) – визначає середнє значення у вибраному діапазоні.
  • RANK(E2, E2:E100) – визначає рейтинг співробітників за певним критерієм.

Візуалізація

Графіки, умовне форматування, автоматичне виділення важливих даних:

  • Conditional Formatting – підсвічує важливі дані залежно від їхнього значення.
  • Charts (Column, Pie, Line) – створюйте графіки для наочної візуалізації даних.
  • Sparklines – мініграфіки у клітинках для швидкого аналізу трендів.

Найкорисніші фішки Excel для HR

Фільтрація даних та сортування

Коли працюєте з великим обсягом даних, фільтри допомагають знайти необхідну інформацію. Використовуйте AutoFilter для відбору потрібних записів або Advanced Filter для створення складніших умов фільтрації:

  • Sort A-Z/Z-A – стандартне сортування.
  • Sort by Color – якщо використовується умовне форматування.
  • Custom Sort – для гнучкого налаштування критеріїв сортування.

Використання зведених таблиць

Зведені таблиці (Pivot Tables) – інструмент аналізу, що допомагає швидко отримувати зведені дані за різними категоріями. Щоб створити зведену таблицю:

  1. Виділіть дані.
  2. Перейдіть в Insert → Pivot Table.
  3. Виберіть місце для розміщення таблиці (новий аркуш або наявний).
  4. Налаштуйте поля (колонки, рядки, значення) для аналізу.

Також можна використовувати Drill Down для деталізації даних або Show Values as % для візуального представлення.

Робота з Total Row

Total Row додає підсумковий рядок у таблиці, що дозволяє швидко побачити суму, середнє значення або інші агреговані дані. Це корисно для аналізу бюджету відділу або відстеження загальної зарплатної відомості.

Щоб активувати Total Row:

  1. Клацніть на таблицю.
  2. Перейдіть у вкладку Table Design.
  3. Увімкніть опцію Total Row.

Обмеження введення даних за допомогою Data Validation

HR часто потрібно контролювати, які дані вводяться у форму. Для цього можна використовувати Data Validation, що дозволяє обмежити введення певними параметрами (наприклад, дозволяти вибирати лише зі списку варіантів «Переведення», «Звільнення», «Підвищення»).

Щоб налаштувати Data Validation:

  1. Виділіть необхідні клітинки.
  2. Перейдіть у Data → Data Validation.
  3. Виберіть «List» і введіть допустимі значення.

Використання субтоталів (Subtotal)

Функція Subtotal допомагає групувати та підсумовувати дані за певними критеріями, наприклад, для обчислення середнього рівня зарплати в кожному відділі.

Щоб додати субтотали:

  1. Відсортуйте дані за ключовим полем (наприклад, відділ).
  2. Перейдіть у Data → Subtotal.
  3. Виберіть колонку для групування та функцію обчислення (SUM, AVERAGE тощо).

Коли Excel вже не справляється: час переходити на автоматизацію

Попри класну технічну базу Excel, є завдання, які значно перевищують його можливості або вимагають надмірних зусиль. І навіть знаючи головні фішки цієї системи — вона залишається лише непоганим варіантом для старту в HR.

Бо по факту, замість того, щоб займатися стратегією і розвитком персоналу, ви щодня відповідаєте на одні й ті ж питання, вручну рахуєте відпустки та постійно оновлюєте таблиці. 

Щобільше, за статистикою SHRM, 16 із 21 ключових HR-процесів можна автоматизувати, і от ми підходимо до того, чого насправді не може Excel:

  1. Масштабувати HR-процеси. Якщо у компанії десятки або сотні співробітників, Excel стає незручним. Він не вміє автоматично оновлювати дані, розраховувати зарплати, відстежувати випробувальні терміни та переглядати ефективність.
  2. Автоматизувати задачі. Excel не нагадає вам про дати перегляду зарплат, річні оцінки чи строки закінчення контрактів. Всі ці процеси ви вносите вручну.
  3. Контролювати робочі години. Він не інтегрується з пропускними системами та не може автоматично підраховувати запізнення чи відпрацьовані години.
  4. Відстежувати прогрес у навчанні. Excel не може автоматично оновлювати статуси курсів, відправляти співробітникам матеріали та фіксувати успіхи.
  5. Рекрутингувати. Excel не аналізує резюме, не відстежує статуси кандидатів і не формує автоматичні звіти по найму.
  6. Розраховувати зарплати чи податки. Всі розрахунки доводиться робити вручну – а це підвищує ризик помилок.
  7. Надійно зберігати дані. Файл можна випадково видалити, відкрити не тим людям або втратити важливу інформацію через збій.
  8. Аналізувати залученість співробітників. Excel не збирає анонімні відгуки та не допомагає аналізувати рівень мотивації команди.

Давайте з цим щось робити!

Готуємось до автоматизації HR-процесів

Навчіть команду працювати з HR-інструментами

Якщо ви HR-спеціаліст, який добре розбирається в Excel, Slack, Asana, Jira, Google-таблицях або просто готові навчатися — це величезний плюс. Треба інвестувати у ваш розвиток! Навчання з автоматизації HR-процесів швидко окупиться, адже зменшить рутину, скоротить час на операційні задачі та допоможе уникнути помилок.

Відмовтеся від інструментів, які не працюють

Excel має корисні функції – це факт. Проте єдина система потрібна всім компаніям – і маленьким, і великим:)

Якщо ви бачите, що ваші нинішні рішення не дають змоги швидко відстежувати компенсації, моніторити настрій команди або автоматизувати адаптацію, варто подумати про альтернативи. Головне — не боятися змінювати підходи та тестувати нові інструменти.

Автоматизуйте онбординг, щоб новачки не губилися в процесах

Чверть нових співробітників залишають компанію через погано організований онбординг. Це величезна втрата для бізнесу! Якщо ви не хочете, щоб новачки плуталися у величезній купі паперів та нескінченних завдань, автоматизуйте процес. Нехай система сама надсилає їм покрокові інструкції, документи для ознайомлення та навіть нагадування про зустрічі.

Використовуйте аналітику та моніторинг для ухвалення правильних рішень

Замість того, щоб гадати, чи вмотивовані ваші співробітники, краще мати реальні цифри. Аналітика в HR допомагає бачити рівень залученості, ефективність команди та навіть передбачати плинність кадрів. Це дозволяє керівникам швидко реагувати на проблеми та покращувати робоче середовище.

Зрештою, спробуйте моніторинг настрою! Це просто приємно – поділитись з кимось, якщо ранок не задався. 

Прозора комунікація та чесні емоції – може так ми заощадимо ваші кошти на похід до психотерапевта (жартуємо, психологічне здоровʼя дуже важливе).

Альтернатива Excel для HR: з HURMA System ви на висоті

Чим HURMA краща за Excel:

  1. Автоматизація рутинних HR-завдань – HURMA спрощує адміністрування, ведення кадрової документації, планування відпусток та моніторинг робочого часу.
  2. Облік відпусток та лікарняних – співробітники самостійно фіксують свої графіки в календарі.
  3. Аналітика та звітність – система генерує глибокі HR-звіти, показники ефективності команди та прогнози.
  4. Захист даних – на відміну від Excel, HURMA гарантує збереження та безпеку персональних даних співробітників. 
  5. Спільна робота – HR-відділ, рекрутери, менеджери можуть одночасно працювати з даними, не боячись конфліктів змін.
  6. Інтеграція з іншими системами – HURMA легко підключається до інших функціоналів.
  7. Автоматизація онбордингу та моніторингу настрою команди – система дозволяє відстежувати стан нових співробітників та рівень їхньої мотивації.
  8. Єдина база знань – всі HR-документи, політики та важлива інформація зберігається в єдиній системі, що дозволяє швидко знаходити відповіді.

І це лише крихточка можливостей, яка повністю заміняє таблиці. 

А ви досі працюєте в Excel?

    Автоматизація HR та рекрутингових процесів у фармацевтиці: найкращі рішення
    Що спільного між пошуком талановитого фармацевта та розробкою нового препарату? І там, і там потрібен чіткий алгоритм, сучасні інструменти й інноваційний підхід. Якщо раніше компанії просто розміщували вакансії й чекали ...
    Оцінка продуктивності співробітника: 50 питань для performance review
    Щоб performance review не перетворився на нудну формальність, важливо поставити правильні запитання. Ми зібрали для вас 50 найкращих! Оцінка продуктивності – це хороша можливість отримати чесний зворотний звʼязок, знайти зони ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: