Чому віддалене співробітництво є гарним рішенням і як організувати робочий процес?

За даними дослідницької групи Global Workplace Analytics, віддалені співробітники на 22% щасливіше офісних працівників. 91% опитаних співробітників стверджують, що перехід з офісу до роботи в домашніх умовах допоміг їм відновити баланс роботи та особистого життя, а у 78% віддалена робота знизила рівень стресу.

У порівнянні з офісними колегами, віддалені співробітники більш задоволені роботою в компанії, їх на 13% більше серед тих, хто не збирається звільнятися в найближчі 5 років з поточного місця роботи. А багато шукачів та штатних працівників відносяться лояльніше до тих компаній, які пропонують можливість працювати поза офісом.

Як правильно організувати робочий процес з віддаленими співробітниками і на що варто звернути увагу HR-фахівцю в цьому питанні? Про це та багато іншого в нашій статті.

Віддалене співробітництво: всі «за» та «проти» для компанії

Які переваги отримує компанія, працюючи з співробітниками на віддаленій основі? Крім того, що такі робітники оцінюють свій рівень щастя вище, ніж офісні співробітники, вони також:

• більш орієнтовані на результат;
• можуть бути переведені на відрядну оплату і заробляти за конкретно зроблену роботу;
• на них не потрібно витрачати ресурси у вигляді офісного приладдя або організовувати робоче місце;
• у них вдома своє печиво 🙂

Разом з очевидними плюсами, для компанії така співпраця може обернутися вагомими недоліками:

• таких робітників складніше контролювати;
• вони частіше за офісних співробітників зривають дедлайни;
• у них важче виходить зосередитися на завданнях і не відволікатися;
• якщо працівник не вміє самоорганізовуватися, то швидше за все він провалить всі терміни, а ви втратите хорошого фахівця;
• співробітник втрачає повноцінний зв'язок з командою і вирішення спільних завдань може ускладнитися через труднощі в комунікації.

Саме складності з комунікацією деякий час тому стали причиною того, що керівництво IT-гіганта IBM повернуло в офіси десятки тисяч своїх співробітників, які працювали на віддаленій основі. На думку менеджерів компанії, єдиний простір допомагає співробітникам ефективніше справлятися із завданнями.

Чек-лист якостей ідеального віддаленого співробітника

Далеко не всі співробітники можуть працювати поза офісом, залишаючись при цьому ефективними. Ми зібрали основні відмінності тих, хто без проблем розпочне віддалено працювати на дому.

1. Здатність до самоорганізації

Якщо є необхідність переходу співробітника зі штату на віддалену основу, зверніть увагу на те, як він справляється з поточними завданнями. Наскільки часто він зриває дедлайни і чи є необхідність в постійній комунікації з командою?

Ви можете протестувати віддалене співробітництво, почавши з декількох днів в тиждень, щоб визначити, наскільки співробітник справляється у віддаленому режимі.

У разі, коли ви тільки наймаєте співробітника, зверніть увагу на його досвід роботи поза офісом, кількість / якість виконаних проектів, зв'яжіться з замовниками. Також, ви можете провести на співбесіді тест РСК (Рівень суб'єктивного контролю) та приймати рішення, в тому числі й за його результатами.

2. Відповідальність

Погодьтеся, що той, хто не занадто відповідально підходить до виконання завдань в офісі, навряд чи магічним чином стане зразковим співробітником вдома. Коли людина працює віддалено, вона не тільки повинна вміти бути сама собі начальником, так ще й вміти нести відповідальність за виконану або невиконану роботу.

3. Мультизадачність

У співробітників, які працюють вдома, набагато більше шансів пропустити важливу інформацію. Саме тому їм необхідно залишатися мультизадачними: відстежувати повідомлення в корпоративному чаті, вести звітність, виконувати завдання і бути присутнім на Skype-сесіях.

4. Власна мотивація

Важко мотивувати того, хто не володіє самомотивацією. Співробітник на дистанційній основі менше залучений в корпоративні будні і немовби трохи в стороні від усіх офісних плюшок. У віддаленій роботі йому необхідно вміти бачити свої переваги і орієнтуватися на них, а не чекати, що компанія буде стимулювати його бажання працювати.

Управління віддаленими співробітниками: принципи організації роботи

Віддалений співробітник або ціла команда – це зовсім інший підхід до побудови робочих процесів. Щоб робота віддалених співробітників тільки позитивним чином вплинула на роботу проекту або компанії, зверніть увагу на такі моменти як:

1. Комунікація

Перше й головне правило віддаленої роботи – співробітники завжди повинні бути на зв'язку. Це дозволить оперативно вирішувати завдання і не випадати з робочого ритму. Для цього створюються загальні чати або обов'язкові мітинги / дзвінки в певний час.

2. Постановка завдань

У контролі над завданнями, менеджерам допоможуть різні CRM-системи і трекери, про які ми поговоримо нижче. Ключовий момент – потрібно не просто ставити завдання і стежити за їх виконанням, а ставити завдання коректно. Через відсутність живої комунікації, ТЗ повинні бути максимально докладними і точними, інакше віддалений фахівець тільки витратить свій час, а компанія - гроші

3. Доступ до необхідних файлів

У роботі з віддаленим робітником варто звертати особливу увагу на доступність всіх необхідних ресурсів для роботи. Відсутність необхідних документів або файлів значно гальмує роботу цілої команди і не дає нормально працювати віддаленому співробітнику.

4. Причетність

Де б не працював співробітник, він залишається членом команди. Обов'язково залучайте його у внутрішні корпоративні процеси, важливі мітинги, тімбілдінги і корпоративи. По можливості, хоча б іноді зустрічайтеся з ним в офісі. Дистанційна робота позбавлена ​​належної командної комунікації, тому HR-менеджеру важливо відстежувати рівень лояльності такого співробітника.

5. Командоутворення

Співробітник, який працює поза офісом, інакше бачить конфлікти всередині команди і гостріше реагує на складності в роботі. Це означає, що коли в команді існують складні відносини, то вирішувати конфлікти потрібно якомога швидше. Будь-які спроби відокремити віддаленого співробітника від команди варто припиняти, вибудовуючи здорову і продуктивну атмосферу в колективі.

Інструменти для контролю віддалених співробітників

Поговоримо про рішення, які допоможуть спростити і полегшити комунікацію з дистанційним працівником

• Спільна робота

У цьому питанні вам допоможуть месенджери та інші платформи для швидкого обміну повідомленнями. Важливо, щоб уся команда перебувала в одному місці. Найбільш популярні програми: Slack, Telegram, Viber.

• Відеозв'язок

Співробітники, які не можуть фізично відвідувати загальні збори, можуть приєднатися до обговорення через Skype, Zoom, вищезгаданий Slack або Hangouts.

• ПО для управління проектами

У наш час існує досить багато ефективних систем для відстеження завдань і трекінгу робочого часу. Серед них: YouTrack, JIRA, Redmine, Trello.

• HR-процеси і робота з співробітниками

Автоматизація HR-процесів дозволяє без особливих зусиль запросити відпустку або лікарняний без особистої присутності, а також відстежити повідомлення. А в деяких HRM-системах, таких як Hurma, є навіть OKR. Ще автоматизувати HR можна в BambooHR, Workday, Zoho People.

Чи потрібні вашій компанії віддалені робітники?

Віддалене співробітництво – не рішення, яке можна застосувати в кожної компанії. Часто, продуктивність працівників залежить від характеру їх комунікації. Деякі команди максимально ефективні тільки в офісних стінах, і рішення про віддалену роботу може стати серйозною помилкою.

В рамках деяких проектів фізична присутність співробітників (для швидкої комунікації з командою або клієнтом) просто необхідна.

Якщо присутність в офісі не завжди потрібна, при бажанні співробітника, обговоріть варіант одно-дводенної відсутності. Визначте, чи комфортно робітнику працювати вдома, чи має він необхідні умови та техніку. Це не завадить робочим процесам та  допоможе співробітникам на час змінити обстановку.

З іншого боку, існують команди в яких окремі співробітники 80-90% своєї роботи виконують автономно. Це означає, що такі працівники з легкістю можуть переходити на віддалене співробітництво. Такими фахівцями можуть бути дизайнери, копірайтери, SEO-оптимізатори, PPC-фахівці.

• Командоутворення