Перезавантаження HR-процесів: нові ролі нового часу

В нових реаліях 2020 року, HR-менеджерам та керівникам потрібно бути готовими до всіх змін і швидко до них адаптуватися. 15 вересня у нас пройшов дуже пізнавальний вебінар з Марією Панченко на тему: «Перезавантаження HR-процесів: нові ролі нового часу».

І, за традицією, для тих, хто не встиг підключитися, ми підготували статтю, в якій зібрали головні думки вебінару:

• чому нас навчила коронакриза;
• як пандемія вплинула на HR-процеси;
• хто такий HR 2020;
• яка вона, організація майбутнього the new normal;
• які ролі відіграє сучасний HR в такій організації, якими компетенціями та навичками повинен володіти.

Декілька слів про Марію Панченко

Марія Панченко – фахівець з більш як 13-річним досвідом в побудові ефективних HR-систем, стратегічного планування, організаційних трансформацій та проєктного управління.

Працювала HR-менеджером у Групі «Метінвест», а також HRD – у Групі «Кусто Агро», RedHead Family Corporation (Антошка, Smarty Family, Daniel Kids), Агрохолдингу «Мрія» та «Нова Пошта». Досвід Марії охоплює трансформацію HR-процесів, корпоративної культури, організаційний розвиток, побудову функцій економіки праці та HR-аналітики в компаніях з 20-річною історією, а також досвід роботи в start-up бізнесах. 

Закінчила сертифікаційні HR-програми в «kmbs» та Management Centre Europe (Бельгія), має міжнародну сертифікацію з управління проєктами IPMA та ступінь менеджера-економіста з зовнішньоекономічної діяльності Донецького національного університету управління, закінчила програми з бізнес-адміністрування в Університеті Небраски (США) та Сілезькому університеті в Опаві (Чехія). Увійшла в ТОП 5 HR Profi України до 35 років за версією delo.ua у 2017 році, ТОП 20 HR України за версією grc.ua, ТОП 5 HRD України за версією Leadership Journey у 2018 році та ТОП 20 HRD  за версією delo.ua у 2019. 

Чому нас навчила коронакриза?

Починаючи з весни 2020 наша з вами реальність різко змінилася. Практично всі перешли на віддалену роботу та зіштовхнулися з проблемою організації побуту. Адже вдома, крім нас також залишилися наші близькі, діти, яким також потрібно приділяти увагу, не забуваючи про роботу. 

Тому всі ці різкі зміни істотно вплинули на ринок і бізнесу довелось швидко адаптуватися до нових умов, а HR-ам і керівникам розвивати стресостійкість. З чим саме зіштовхнувся бізнес через кризу:

• Збій в ланцюжку процесів. Люди зіштовхнулися зі справжньою перебудовою певних звичних процесів. Стало неможливим придбати квиток та поїхати в інше місце чи країну, вийти до магазину, коли це потрібно та багато іншого. Все до чого звикли люди, в один момент перестало працювати. 

• Попит та пропозиція приходять в рівновагу. Останні декілька років люди жили в економіці гіперспоживання. Нас стимулювали витрачати все більше і більше кошт і споживати все більше і більше не тільки харчових продуктів, але й емоцій: подорожі, розваги, тощо. Але після впровадження обмежень, пропозиції дуже сильно впали. Закрилися кінотеатри, ресторани, розважальні центри, інше. 

• Підприємницькі можливості звелися до нуля, у зв'язку з усім вищеперерахованим. За останні кілька років малий та середній бізнес став дуже активно розвиватися. Більшою мірою цьому сприяла внутрішня логістика в країні, оскільки у будь-який момент можна було щось відправити, отримати, оплатити безконтактно. В карантинній реальності цього стало мало, в результаті малому та середньому бізнесу стало важко витримувати конкуренцію на ринку. У свою сторону ситуацію змогли повернути  всеможливі кур'єрні служби, безконтактне доставлення, волонтерські проєкти, онлайн-бізнеси. 

• Технологічні та digital зміни. Мабуть, єдиний плюс ситуації, яка склалася. Карантин підштовхнув людей виконувати свої щоденні робочі обов'язки не звичним способом, а більш технологічним. Якщо раніше автоматизація, інновації були якимись глобальними проєктами, то зараз – це необхідність. Велика кількість компаній стали активно замислюватись про спрощення та діджиталізацію щоденних робочих процесів, з метою економії часу та ресурсів. 

• Віддалена робота. До цієї форми зайнятості більшість людей не були готові. В цей період дуже важливо підтримувати з підлеглими та колегами зв'язок, щоб у них і у вас була можливість поділитися своїми переживаннями, труднощами й разом знайти рішення. Того ж часу, віддалена робота вдарила по бізнесу, оскільки роботодавцям довелось облаштовувати домашні офіси співробітникам. Але, якщо у компанії згуртована, професійна команда, яка швидко приймає рішення, ця проблема не стане однією з найбільших.

• Особиста безпека. Багато хто забув, а деякі ще й не застали часи 1990-х років, коли на вулицю було страшно вийти, адже була загроза життю та бізнесу, у кого він був. Під час карантину люди зіштовхнулися з проблемою вірусної безпеки. 

• Стійкість бізнесу як основна стратегія. Тут передбачається стійкість функціонування, операційних процесів, що для багатьох компаній є основоположним принципом бренду роботодавця. Дуже важливо доносити співробітникам, що їх робота стабільна і компанія продовжує працювати у звичайному режимі. 

HR-стратегія в період кризи

Для створення стратегії в період нестабільності та невизначеності потрібно використовувати сценарне планування. Тобто мати декілька сценаріїв, за якими можна швидко реагувати на всі зміни. 

Як це застосовується в HR-процесах?

Коли починався карантин, HR-фахівцям довелось подивитися та визначити для себе, від яких процесів вони можуть відмовитися. Мова йде не про скорочення чи невиплату зарплат, а про створення базового сценарію:

• Замороження програм і проєктів. Тобто зупинити все, що можна не робити, але без шкоди продукту чи розвитку.
• Зупинка підбору чи тимчасовий персонал. Якщо продовжити набирати людей в умовах невизначеності, є ризик того, що через деякий час з цими людьми доведеться попрощатися. Як висновок, буде затрачено багато сил та ресурсів, але результату це не принесе. Оптимальний варіант – найм тимчасового персоналу, коли ви з самого початку кажете людям, що ваше співробітництво обмежено у часі. 
• Перенесення підвищення заробітних плат. Цей варіант використовували багато роботодавців, а співробітники, своєю чергою, прийняли його з розумінням і вдячністю.
• Підготовка до сценарію «-50». «-50» в цій ситуації означає сценарій дій, якщо вам довелося закрити 50% свого бізнесу або ж половина ринку перестала з вами співпрацювати.

Що робити в такій ситуації HR?

• Оптимізувати витрати на персонал. У цій ситуації час задуматися про те, які витрати на співробітників ви можете скоротити. Про це краще подумати заздалегідь, прописати план дій, щоб бути підготовленими. Оптимізувати можна витрати на додаткові квоти, але при цьому зберігати постійні виплати.
• Виділення груп ключового персоналу. HR-у потрібно виділити ключовий персонал і масові позиції, співробітників яких можна замінити через якийсь час. Звичайно, буде складно розлучатися з певними людьми, але з точки зору бізнесу потрібно розуміти, що співробітників таких посад можна буде знову найняти.
• Підготовка до сценарію «-75». Потрібно мати стратегію для такого розвитку подій, коли доведеться залишити тільки мінімальну частину бізнесу, яка забезпечить його знаходження для подальшого розвитку.

Що робити в такій ситуації HR?

• Скорочення персоналу та утримання ключових співробітників. Утримувати варто тих людей, які є ядром вашої компанії, щоб після кризового періоду вони забезпечили нове зростання і розвиток бізнесу.
• Підготовка до сценарію «Хто вимкне світло?». Передбачає питання про закриття компанії та прощання з ключовими співробітниками, які приносять найбільшу цінність. Тут потрібно подумати про терміни закриття компанії та інші технічні моменти. HR-у в такій ситуації потрібно бути компетентним не тільки в плані онбордингу співробітників, але й в офбордінгу. Оскільки прощатися потрібно дружньо та тактовно, будь то звільнення одного співробітника або скорочення штату.

Під час кризового періоду, важливо пам'ятати, що вся відповідальність лежить не на зовнішньому консультанті, а на CEO і топ-менеджменті компанії. Зовнішній консультант може тільки порекомендувати якийсь план, поділитися досвідом, розробити разом з CEO план дій. Але прийняття рішення залежить від керівництва компанії.

Як пандемія вплинула на HR-процеси?

1. Зміна фокусу HR

У 2000-х роках людей називали персоналом, а HR-ів більше навчали обліковій функції: кадровому обліку, адмініструванню, розрахунку заробітної плати, обліку робочого часу, співпраці з профспілками. Все це було пов'язано з базовими рутинними завданнями

Через 10 років в людях почали бачити не просто осередок в організаціях, але й ресурс, за допомогою якого компанія розробляє продукт і заробляє гроші. У професії HR опір встав на ефективність HR-процесів, оптимізацію витрат на персонал, використання зручних HR-інструментів. HR-и почали займатися оцінкою, навчанням співробітників, дізнаватися, як наймати людей, поставити їм цілі і як оплачувати їхню працю.

У 2020 році компанії говорять про людей, як про капітал. Кваліфікованих співробітників, які дотримуються корпоративної культури компанії та створюють її, вважають конкурентною перевагою. Тому що можна скопіювати все, але не людей, які щиро хочуть працювати на вас і приносити результат.

В HR-сфері зараз важлива гнучкість і інтеграція процесів для швидкої адаптації до нових умов роботи. Все це HR робить, спираючись на аналітику і диференціацію. Тут важливо розуміти, що є якийсь стандартний підхід і різний, в залежності від людей, з якими ви працюєте. У 2020 році важлива діджиталізація, коли замість годинної роботи над документацією, можна натиснути всього лише одну кнопку.

HR To Be - процеси, які створюють цінність

Тут мова йде про розподіл HR-процесів на рутинні та комплексні, які не можна автоматизувати, оскільки їх потрібно виконувати самостійно. HR-процеси можна розділити на 3 категорії: підтримуючі, основні та стратегічні.

Підтримуючі HR-процеси

До них відноситься адміністрування, ведення звітності, організація роботи співробітників. До них також відноситься кадровий облік, створення графіків роботи, облік робочого часу, чисельності людей, розрахунок заробітної плати та всілякі сервіси для документообігу.

Основні HR-процеси

До них відносяться операції, які дозволяють бізнесу працювати, а це забезпечення персоналу. Завдання HR-а зрозуміти, які люди повинні бути в організації та знайти кваліфікованих фахівців. Крім того, важливо регулярно проводити оцінку персоналу, надавати їм зворотний зв'язок і можливість навчитися для розвитку своїх навичок. 

Керуючі процеси

Це процеси верхнього рівня, які створюються у великих або диверсифікованих компаніях. До них відноситься:

• Talent Management (управління талантами). Тут мова йде про підбір управлінських або ключових позицій. HR займається внутрішньою ротацією, оцінкою компетенцій, програмами розвитку.

• Управління винагородами. Ці HR-процеси передбачають наявність у HR високої експертності ринку. Вони повинні знати не просто середню заробітну плату за посадами, а причину, чому їм так платять, в якій структурі знаходяться такі позиції. На винагороду варто дивитися як на сукупний пакет, в якому може бути менше заробітна плата, але більше пільг і інших «плюшок».

• Організаційний розвиток. До цього процесу відноситься організаційний дизайн і динамічний дизайн робіт. HR-відділ повинен оперативно реагувати на мінливу середу, стратегії, об'єднувати функції. Дуже важливо приділяти увагу організаційній структурі та переглядати її частіше, ніж раз на рік. Від дизайну мислення HR-а залежить те, як буде побудована ієрархія організаційних структур, наскільки логічно буде об'єднаний функціонал різних напрямків.

• Аналітика та прогнозування. HR повинен мати повну картину того, що відбувається в командах, аналізувати ефективність співробітників і спрогнозувати подальший розвиток компанії.

Як у виконанні цих процесів можуть допомогти HR-інструменти?

Підтримуючі процеси, такі як кадровий облік, розрахунки виплат співробітникам можна автоматизувати або ж віддати на аутсорс. Оскільки HR-менеджер повинен займатися роботою з людьми, а не приділяти 80% свого часу ведення документації.

У випадку з основними процесами можна використовувати стандартизацію, наприклад, для підбору персоналу на масові позиції. Крім того, для оптимізації часових витрат допоможе розподіл і фокусування обов'язків.

Наприклад, якщо говорити про підбір, то нехай хтось займається дзвінками, а хтось проведенням інтерв'ю. Якщо почати фокусувати людей на певних процесах, ефективність їх виконання підвищиться.

Роботизацію в основних процесах можна використовувати для автоматизації рутини в масовому підборі. Наприклад, підтвердження дати проведення співбесіди, інтеграція з job-порталами для зручного розміщення вакансії, отримання зворотного зв'язку, оформлення кандидата в штат і т.д.

У керуючих процесах потрібно створювати систему управління, диференціювати підходи, бути гнучкими, шукати нові практики. Крім того, HR-у треба застосовувати свої навички динамічного дизайну організації та звертати більше уваги на аналітику. Спостерігати за співробітниками, їх ефективністю, емоційним станом, щоб спрогнозувати можливий відхід фахівця і запобігти його.

Яка вона організація майбутнього the new normal?

На сьогодні ефективний бізнес працює, коли він реагує не на посаду в ієрархії організаційної структури, а на конкретну людину. Дуже важливо будувати процеси навколо потреб, емоцій, почуттів, проблем і поведінки людини, щоб співробітник був у фокусі уваги.

Для професії HR-фахівця це означає зміну ролі. Тобто розвиток напрямку і функціональних обов'язків від обліку мізків, оптимізації та до об'єднання. Щоб забезпечити максимально ефективну для бізнесу взаємодію. Зараз важливо розуміти, як співробітники працюють, чи на своїх місцях вони знаходяться, що зробити, щоб підвищити їх продуктивність і результативність.

HR в People Centric організації

Тут потрібно приділяти увагу стану співробітників і лояльності до компанії. Але не тільки з точки зору опитувань дослідження залученості та eNPS. HR-у треба досліджувати та моніторити весь життєвий цикл співробітника. Дуже важливо зрозуміти, як співробітники дізнаються про компанію, чим вона їх приваблює, що відбувається з людиною кожен день і кожен тиждень. Щоб це визначити, можна використовувати push-опитування та фокус-групи.

Важливо визначити причини, через які люди від вас йдуть, за допомогою аналітики плинності та інформації з Exit Interview. Крім цього, є адаптація співробітників, коли ви можете отримати зворотний зв'язок і оцінити їх ефективність.

Хто такий HR 2020?

Ключові компетенції HR 2020:

• Креативність, дизайн-мислення. Спираючись на знання стійких HR-систем і звичайних процесів думати над тим, як можна трансформувати функції.
• Управління змінами. При впровадженні змін дуже важливо починати з себе і самим в них вірити. Тільки в такому випадку їх успішно візьмуть співробітники, без зайвого опору.
• Гнучкість, agile підходи. Важливо бути гнучкими до різних змін і процесів, не боятися порушити якийсь певний план дій, поміняти пріоритети, тощо.
• Аналітика. При роботі потрібно спиратися на дані та факти, щоб максимально зрозуміло донести свою точку зору.
• Кар'єрне проєктування і консультування. Потрібно вміти не тільки побачити потенціал людини, а й розкрити його, допомогти співробітнику пройти через цей шлях.
• Робота з віддаленими командами, фрілансерами. Потрібно навчитися працювати з такими групами більш активно, тому що зміни відбуваються у світі дуже швидко.

• Робота із сенсами (в добавок до місій і цінностей). Важливо пам'ятати не тільки про місії та цінності компанії, але ще й дивитися на конкретного співробітника або групу людей: на їх поведінку, особисті цінності, зміни настрою, зміни в їхньому житті та вплив всього цього на їх роботу.
• Community менеджмент. Навесні та влітку багато компаній інвестували кошти в лікарні, розуміючи, що турбота про суспільство = турботі про своїх співробітників.
• Управління соціальними та волонтерськими проєктами. Цей процес набуває популярності та HR стає не тільки внутрішнім професіоналом, а й розширює свою роботу на інші міста і групи людей за межами своєї організації.
• Прояв етики та емпатії. Важливо думати про своїх співробітників, якщо з кимось доводиться прощатися, потрібно проявити співчуття, турботу про людину. І, звичайно ж, поводитися тактовно з усіма людьми.
• Фасилітація команд і різних HR-процесів. Потрібно допомогти виробити рішення, прийти до нього, подивитися на організацію під іншим кутом, поставити правильні питання.
• Навички роботи в соціальних мережах з соціальними медіа. Суспільство йде в онлайн-режим, тому дуже важливо вміти користуватися соціальними мережами та взаємодіяти з соціальними медіа.

Summary вебінару

• У період кризи дуже важливо мати кілька сценаріїв для визначення дій в різних ситуаціях, які можуть статися.
• Всесвітня пандемія глобально вплинула на HR-процеси. Зараз в пріоритеті гнучкість, застосування в роботі нестандартних процесів, діджіталізація.
• Щоб бути в цей час успішною організацією, важливо приділяти увагу співробітникам, досліджувати та моніторити їх життєвий цикл.
• HR 2020 повинен володіти такими ключовими компетенціями: креативність, дизайн-мислення, гнучкість, аналітичне мислення, вміти працювати з віддаленими командами та фрілансерами, проявляти етику та емпатію і мати навички роботи з соціальними мережами.

Якщо ви пропустили цей вебінар, але хочете потрапити на наступний, стежте за анонсами від Hurma 😉

І, традиційно, відеозапис нашого вебінару:

• Робота з дому