Як дедлайни впливають на продуктивність співробітників

Обмежені терміни, вони ж дедлайни, вони ж «оГосподиБожеМій я нічого не встигаю» викликають у людей стрес, але в той самий час стимулюють до продуктивної роботи. Палаючі дедлайни мають властивість відкривати приховані ресурси, щоб за найкоротший термін виконати великий обсяг роботи. Наприклад, коли студенти перед заліком або іспитом вчать все те, на що не вистачило кількох років 🙂

Редакція Hurma підготувала для вас нову статтю, в якій ми обговоримо дедлайни й те, як вони впливають на ефективність співробітників. Залишайтеся, буде цікаво.

Короткий курс в історію дедлайнів + теорія мотивації

Вперше термін «deadline» з'явився в Америці в середині 19-го століття. Він означав «мертву лінію», за якою ув'язнених у в'язницях очікував розстріл, якщо вони її перетнуть. Вся річ у тому, що саме в цей час в тюрмах Америки був величезний земляний рів по периметру і перетинати його було заборонено. 

Через деякий час термін змінив своє первинне значення і почав використовуватися в різних сферах бізнесу: IT, маркетинг, реклама, фріланс, і, звичайно ж, в роботі. Саме дедлайн дає співробітникам розуміння, в які терміни їм потрібно виконати завдання.

Мотиваційна сила дедлайнів пов'язана з таким терміном психологів як «The Goal Looms Larger Effect». Тобто, чим ближче людина підходить до закінчення строку виконання завдання, тим більшу віддачу вона отримує від докладених зусиль.

Соціальний психолог Ніра Ліберман і її колеги з Тель-Авівського університету вивчають психологічний ефект від дедлайнів. Щоб пояснити цей ефект, вони наводять приклад того, як людина читає книгу. Коли більша частина книги вже прочитана, наші зусилля подвоюються і меншу частину ми читаємо з набагато більшою швидкістю.

Таким чином, мотиваційний ефект дедлайнів полягає в тому, що він дає людині постійний зворотний зв'язок про те, скільки ще завдань або процесів потрібно виконати до завершення.

«Оскільки залишається зробити менше завдань, кожна дія сприймається як більш ефективне», – пишуть в команді Ліберман.

Друга теорія полягає в тому, що чим ближче ми знаходимося до закінчення терміну дедлайну, тим менше у нас залишається спокуси виконати якусь іншу задачу і прокрастинувати. А за даними Psychology Today, 20% людей вважають себе хронічними прокрастинаторами. Як же тоді боротися з прокрастинацією і як в цьому допомагають дедлайни?

4 причини, чому дедлайни ефективні

1. Мінімізують прокрастинація

За даними Массачусетського технологічного інституту, дедайни допомагають знизити ймовірність прокрастинування і відкладання завдань на потім.

2. Конкретизують мети та завдання

Обмежені терміни прив'язують завдання до графіка, роблять їх більш конкретними, а не абстрактними. Наприклад, візьмемо завдання «написати статтю про тварин». Якщо не поставити на неї конкретний дедлайн або ж поставити термін на виконання тиждень, то виконавець може взятися за її написання в останній момент. Але якщо поставити завдання «написати статтю про тварин. Термін - 2 дні», все стане набагато простіше.

Такий ефект пояснюється тим, що людина з більшою ймовірністю вчасно і якісно виконає конкретне завдання, а не абстрактну. Більш того, відповідно до закону Паркінсона, чим більше часу ми плануємо приділити якомусь завданні, тим більше часу у нас піде на її виконання, навіть якщо додаткове витрачений час не було необхідним. Це означає, що установка більш суворих термінів може бути корисною.

3. Допомагають в структуруванні дій

Розуміння обмежених термінів, дає людині можливість розбити задачу на дрібні підзадачі та структурувати процес. Це допоможе не витрачати час даремно, а правильно його розподілити, щоб використовувати з максимальною ефективністю.

4. Усувають лінь і активізують старанність

Люди не люблять відчувати стрес і дискомфорт, а страх не вкластися в терміни – це ще той стрес. Дедлайни налаштовують людину на продуктивну роботу, оскільки він розуміє, що чим швидше виконає роботу, тим швидше отримає відпочинок, похвалу, нагороду тощо.

Як правильно встановлювати дедлайни?

Мало просто встановити співробітнику термін на виконання завдання. Це потрібно робити, попередньо оцінивши складність завдання, подумати чи знадобитися співробітнику якась допомога з боку, чи все залежить від нього і багато чого іншого. Щоб встановлювати дедлайни, які підвищать ефективність спеціаліста, а не угроблять її, варто дотримуватися кількох правил.

• Ні довгостроковим дедлайнам

Як ми вже з'ясували вище, довгострокові дедлайни дають зайвий привід прокрастинувати завдання і почати її виконувати мало не в  найостанніший момент.

Але буває таке, що завдання занадто велике і ставити на нього короткий дедлайн - ще більш нерозумно. У такій ситуації слід розбити велику задачу на кілька маленьких і встановити нетривалі терміни.

• Ні нереальним термінам

При установці дедайнів, важливо реально оцінювати, скільки часу займе у співробітника та чи інша задача. Якщо ви не розумієте тривалість виконання, попросіть співробітника з його досвіду сказати, скільки часу йому потрібно. Але не варто думати, що дуже обмежений дедлайн змусить фахівця працювати в три рази ефективніше, якщо це фізично неможливо.

• Ні - стандартам, так - гнучкості

Зрозуміло, обмежені терміни на те й обмежені, але іноді варто бути більш гнучкими та готовими до змін, якщо того вимагає завдання. Вся річ у тому, що в процесі виконання можуть виникати непередбачені обставини, які можуть подовжити термін дедлайну і до цього потрібно бути готовими. Але, якщо звичайно справа в цьому, а не в тому, що співробітник відкладав завдання на потім 😉

Самодисципліна як інструмент дотримання дедлайнів

Один з найважливіших факторів, який впливає на те, чи зможете ви або ваші співробітники дотримуватися дедлайнів – самодисципліна. І, перш ніж виробляти її в інших, потрібно пізнати її самому.

Чек-лист: як розвинути самодисципліну й уникати палаючих дедлайнів

Правило №1. Тверезо оцінюйте свої сили

При установці термінів для виконання завдання, тверезо оцініть свої сили та не бійтеся просити більше часу, якщо воно дійсно потрібно.

Правило №2. Змініть своє мислення

Перестаньте ставитися до дедлайнів, як до чогось негативного. Зрозумійте, що вони допомагають вам бути більш організованими та ефективними в роботі.

Правило №3. Планування – добре, виконання – ще краще

У вас може бути найкращий план, але якщо ви не приступаєте до його виконання і реалізації, толку буде мало. Запам'ятайте одне правило, як тільки зробили план – починайте приводити його в дію.

Правило №4. Відмовтеся від мультитаскінгу

Розставляйте пріоритети за завданнями та не варто виконувати відразу кілька справ одночасно, оскільки ефективності в цьому випадку буде мало. Вся річ у тім, що увага людини розсіюється і при постійному перемиканні з задачі на задачу, доводиться довго концентруватися.

Правило №5. Не відкладайте на потім

Якщо ви знаєте, що ваша слабка сторона – це відкладання справ на потім, спробуйте проробити її. Наприклад, за допомогою методу Pomodoro. Цей метод передбачає установку тимчасових проміжків часу на виконання завдання, під час якого не можна ні на що відволікатися. Тобто, одну годину ви працюєте і не відволікаєтеся, 20 хвилин відпочиваєте і знову по колу.

Правило №6. Подумайте, що вас мотивує

За даними Academy of Management Review, деяких людей не мотивують обмежені терміни й це нормально. Подумайте, що мотивує вас. Це може бути похвала за добре виконану роботу в строк, визнання, винагороду або ж просто вільний час, який ви отримаєте після того, як зробите завдання.

Чи ідеальні дедлайни?

Обмежені терміни – не ідеальне рішення для підвищення ефективності. У дедлайнів є кілька мінусів, які можуть відбитися на роботі співробітників.

1. Підвищення стресу

У багатьох людей зрив термінів, особливо з їхньої вини, викликає стрес і глибокі переживання. Через це співробітник може піти в глибоку депресію, зайнятися самобичуванням і виконувати погано навіть ті завдання, які у нього виходили відмінно.

2. Фінансові та часові втрати

Якщо некоректно встановити дедлайн, це може обернутися тим, що проєкт не буде зданий вчасно. Це, своєю чергою, відіб'ється на бізнесі. Це помилка як виконавця, так і керівника, оскільки вони удвох не розрахували ризики й не спланували процес.

Таким чином, важливо завжди оцінювати поточну ситуацію, щоб зрозуміти, чи допоможе вам установка дедлайнів. Вони однозначно можуть допомогти керівникам і співробітникам не прокрастинувати, робити завдання більш конкретними, поетапно планувати робочий процес.

Але при цьому, слід пам'ятати, що використовувати тільки дедлайн для підвищення продуктивності – не розумно. Для кращого ефекту, слід застосовувати обмежені терміни разом з іншими стратегіями для підвищення мотивації та продуктивності.