Що таке KPI: як вимірювати результативність і що для цього потрібно

Команда HURMA

  • 10 хв
  • 1966
  • 0

Згідно з дослідженням, компанії, які приймають рішення на основі даних, на 58% частіше досягають своїх цілей щодо доходу. Це підкреслює, наскільки важливо не діяти інтуїтивно, а будувати бізнес-процеси на вимірюваних результатах. KPI — саме той інструмент, який дозволяє робити це системно та прозоро.

Що таке KPI простими словами

KPI (Key Performance Indicators) — це кількісні показники, які дозволяють оцінити, наскільки ефективно виконуються завдання й досягаються цілі. Вони базуються на даних, а не припущеннях, і допомагають уникнути розмитого оцінювання на кшталт “працює добре”.

Хороший KPI — це точна відповідь на питання: чи ми наближаємось до цілі, чи топчемось на місці.

Приклад: у рекрутингу KPI може бути “середній час закриття вакансії”. У продажах — “виконання квартального плану в %”. У маркетингу — “вартість залучення ліда (CAC)”.

Чому KPI дійсно потрібні

Навіть найамбітніші цілі не працюють, якщо немає способу відстежити прогрес. І тут KPI — не просто бажані, а критично необхідні:

  • допомагають вимірювати результат на основі об’єктивних даних;
  • виявляють, що працює, а що ні — до того, як стане пізно;
  • дозволяють порівнювати результати у динаміці;
  • формують основу для чесного фідбеку й об’єктивної мотивації;
  • створюють єдине “цифрове поле” для всіх учасників процесу.

В дослідницькій статті "Performance Management Based on Key Performance Indicators to improve Organizational Effectiveness" встановлено, що 62,3 % варіацій в ефективності організації пояснюється через вимірювання KPI та показники продуктивності співробітників. Тож KPI не просто відображають результат — вони суттєво визначають його.

KPI та HRM-системи: де зв’язок?

Щоб KPI не залишалися табличкою в Excel, їх потрібно інтегрувати в щоденну роботу. Саме тому компанії впроваджують HRM-системи (Human Resource Management systems) — цифрові платформи для управління людьми, аналітикою, цілями та ефективністю.

Через HRM можна:

  • призначати KPI для співробітників та команд;
  • відстежувати прогрес без ручних звітів;
  • автоматизувати контроль цілей та результатів;
  • інтегрувати KPI з OKR — системою постановки цілей на рівні особистих, командних і корпоративних задач;
  • створити єдиний, прозорий простір, де кожен бачить свою роль у досягненні спільного результату.

Наприклад, в HRM HURMA KPI працюють як частина єдиної логіки — від формулювання завдання до оцінки результату. У системі:

  • можна формувати дерево OKR з деталізацією по рівнях: від компанії — до людини;
  • прогрес задач видно кожному: прозора логіка делегування;
  • інтерфейс інтуїтивний — без зайвого навантаження на менеджерів;
  • менеджери бачать, як персональна продуктивність впливає на командний результат;
  • співробітники самостійно контролюють свій рух до мети.

HURMA допомагає перетворити цілі на реальний інструмент розвитку — а не формальність. Усе — в одному дашборді, доступно, з аналітикою та зрозумілими сценаріями використання.

Які бувають KPI: класифікація

Показники KPI можна поділити за рівнем, функцією й типом даних.

За рівнем управління

  • Стратегічні — для довгострокових цілей (прибутковість, ринкова частка, лояльність клієнтів).
  • Оперативні — для щоденних задач (час відповіді, конверсія, кількість лідів).

За напрямком

  • Фінансові: валовий прибуток, рентабельність, ROI.
  • Маркетингові: ROMI, CAC, CPL.
  • HR: плинність кадрів, рівень задоволеності, середній час адаптації.
  • Виробничі: відсоток браку, ефективність використання обладнання.
  • Продажі: виконання плану, середній чек, кількість угод.

За змістом

  • Результативність: що досягли?
  • Продуктивність: скільки часу витратили?
  • Функціонування: наскільки дії відповідають стандартам?
  • Ефективність: чи виправдані витрати?

Як встановити KPI для вашої компанії

Наведемо приклад покрокового процесу встановлення KPI для компанії.

Крок 1: Визначення цілей компанії

Перший і найважливіший крок у встановленні KPI – це визначення стратегічних та оперативних цілей вашої компанії. Цілі мають бути конкретними, вимірюваними, досяжними, релевантними та обмеженими в часі (SMART).

Приклади цілей:

  • Збільшення виторгу на 20% протягом наступного року.
  • Зниження рівня плинності кадрів на 10% протягом шести місяців.
  • Збільшення частки ринку на 5% протягом двох років.

Крок 2: Ідентифікація ключових факторів успіху

Після визначення цілей необхідно зрозуміти, які ключові фактори успіху (CSF) впливають на їх досягнення. Ключові фактори успіху – це області або дії, які необхідні для досягнення поставлених цілей.

Приклади ключових факторів успіху:

  • Висока якість продукції або послуг.
  • Ефективні маркетингові кампанії.
  • Висока задоволеність клієнтів.
  • Кваліфіковані та мотивовані співробітники.

Крок 3: Вибір відповідних KPI

На основі ключових факторів успіху слід обрати конкретні KPI, які будуть вимірювати прогрес у досягненні цілей. KPI повинні бути чіткими, вимірюваними та релевантними для конкретних цілей.

Крок 4: Встановлення цільових значень KPI

Для кожного обраного KPI необхідно встановити цільові значення, яких компанія прагне досягти. Ці значення повинні бути реалістичними, але амбіційними, щоб стимулювати поліпшення.

Приклади цільових значень:

  • Збільшення рівня конверсії з 3% до 5% за пів року.
  • Зниження часу простою обладнання на 20% протягом року.
  • Підвищення індексу задоволеності співробітників до 85% протягом шести місяців.

Крок 5: Регулярний моніторинг та звітність

Регулярний моніторинг KPI та звітність по необхідні для відстеження прогресу та виявлення проблем на ранній стадії. Щотижневі, щомісячні або квартальні звіти допоможуть тримати всіх зацікавлених осіб у курсі поточного стану справ і приймати своєчасні заходи.

Крок 6: Аналіз та коригування

На основі отриманих даних та аналізу результатів необхідно періодично переглядати та коригувати KPI та цільові значення. Це дозволить адаптуватися до змінних умов ринку та внутрішніх змін у компанії.

Як Key Performance Indicators впливають на співробітників?

Впровадження KPI змінює підхід до роботи працівників, адже вони починають чітко розуміти свої цілі та критерії успіху:

  • Збільшення залученості. KPI мотивують працівників працювати продуктивніше.
  • Покращення зворотного зв’язку. Чіткі показники дозволяють отримувати конструктивні відгуки.
  • Підвищення відповідальності. KPI дають змогу оцінювати результати на основі конкретних цифр.

Зрештою, коли розумієш що робити та навіщо – будь-який процес стане легшим, а результат очікуванішим.

Підсумки

KPI — це про синхронізацію зусиль, прозорі цілі та зрозумілий зворотний зв’язок. Коли команда бачить, навіщо вона щось робить і як оцінюється її робота — зростає залученість, відповідальність і результативність.

Якщо впроваджувати KPI системно — виграють усі: і менеджмент, і співробітники, і бізнес в цілому. Це основа для ухвалення рішень, розвитку та чесної мотивації.

Спробуйте автоматизувати цілі з безплатним демо HURMA – виведіть HR на новий рівень!

    Що таке пейрол: як автоматизація спрощує управління виплатами?
    Як скоротити час на розрахунок зарплат з кількох годин до кількох хвилин? – Впровадити пейрол! Пейрол (англ. payroll) – це система управління заробітною платою, яка охоплює облік відпрацьованого часу, нарахування ...
    Від тисячі доларів: яким робітничим спеціальностям в Україні пропонують таку зарплату
    За даними OLX Робота, щонайменше у семи професіях пропонують зарплати від 1000 доларів США (еквівалент у гривні за поточним курсом). На українському ринку праці зберігається високий попит на робітничі спеціальності. ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: