“Не зараз” — не означає “ніколи”: як працює резерв кандидатів у HURMA

Ви провели скринінг, дві співбесіди й уже знаєте: кандидат хороший. Але вакансію закрили іншою людиною. Або позицію поставили на паузу. Або кандидат вам підходить — просто не на ту роль, яку ви закриваєте зараз.

То що ж робити з людиною, яку не хочеться втрачати?

Тепер для неї є окреме місце не тільки у вашому серденьку, але й в HURMA, в резерві кандидатів.

Кандидат хороший, але вакансії для нього немає

Наприклад, мережа шукає керівника магазину у Львові.

До фіналу доходять двоє сильних кандидатів. Обидва мають потрібний досвід, обох команда готова розглядати, але позиція одна.

Одному роблять офер. А що з другим?

Відмовити потрібно, але попрощатися назавжди — точно ні. За місяць може відкритися ще одна точка, а за два — взагалі звільнитися аналогічна позиція. Або кандидат підійде іншому магазину мережі.

То де саме залишити талант?

У нотатках? Таблиці? Запамʼятати прізвище? Створити у вакансії етап «Резерв» і відправити кандидата туди?

Тільки тепер потрібно згадати, у якій саме старій вакансії вона залишилася.

«Ми побачили, як рекрутери вели свій власний “резерв” у нотатках, екселях чи етапах “Відмова” — просто тому, що нормального інструменту для цього не було. Ми хотіли, щоб хороший кандидат ніколи не губився лише через те, що прийшов “не вчасно”». — Продуктова команда HURMA

Про резерв

Повернімося до нашого керівника магазину.

Рекрутер відмовляє кандидату в поточній вакансії, але одразу додає його до резерву «Керівники магазинів».

І це не ще один етап канбан-дошки.

Резерв кандидатів у HURMA — окрема сутність зі своїм розділом у системі. Він не належить конкретній вакансії, не має власної воронки та не потрапляє в стандартну аналітику вакансій.

Тут можна створити ті пули, які відповідають реальному найму компанії. Наприклад, «Керівники магазинів», «Продавці — Львів», «Відкриття нових локацій» або «Персонал на сезон».

Тобто замість питання «У якій старій вакансії ми залишили того класного кандидата?» зʼявляється значно простіше: «У якому резерві ми його зафіксували?».

А якщо кандидат підходить одразу для кількох майбутніх сценаріїв?

Чудово, вам не потрібно обирати один.

Наприклад, наш кандидат керував магазином, але ще й має досвід запуску нових торгових точок. Його можна залишити одночасно в «Керівниках магазинів» і «Відкритті нових локацій».

При цьому HURMA нікуди не переміщує самого кандидата. Він залишається у своїй попередній вакансії з усією історією роботи, а резерв стає додатковим звʼязком. Один кандидат може перебувати одразу в кількох пулах.

Тож історія минулого підбору залишається історією минулого підбору, а резерв показує, де ця людина може бути цікава компанії далі.

І необовʼязково спочатку комусь відмовляти

Може бути й зовсім інша ситуація. От, колега рекомендує сильного фахівця, але відповідної вакансії зараз узагалі немає.

Раніше виникало дивне питання: куди його додати? Створювати вакансію, якої немає, точно не варто. Залишити просто в загальній базі — можна, але тоді через кілька місяців потрібно ще згадати, кого саме там шукати.

А тепер кандидата можна одразу додати до потрібного резерву з його картки.

А якщо рекрутер хоче розібрати вже накопичену базу й зібрати пул перед майбутнім наймом, не потрібно відкривати кандидатів по одному. Їх можна вибрати у списку та масово додати до потрібного резерву.

Наприклад, перед відкриттям кількох нових магазинів команда може заздалегідь зібрати в один пул людей, до яких уже є сенс повернутися.

Минуло три місяці і вакансія таки зʼявилася

Юху, новий магазин відкривається. Потрібен керівник?

Зазвичай одразу запускається новий пошук — і це правильно. Але крім того, можна спочатку відкрити «Резерв кандидатів» — «Керівники магазинів».

HURMA надасть список кандидатів із фільтром саме за цим пулом.

І тут важлива дрібниця, яка насправді зовсім не дрібниця: ваші попередні збережені фільтри не домішаються до результатів. При переході з резерву система відкриває окрему вкладку кандидатів і показує людей саме з вибраного пулу.

Тобто не потрібно спочатку згадувати стару вакансію, потім відкривати її, переходити до відмов, шукати потрібний етап і переглядати людей одного за одним.

А що цікавого для бізнесу?

Сам резерв — це буквально кілька дій у системі. Але особливо помітною різниця стає там, де компанія наймає постійно.

Ритейл: сьогодні не підійшла локація, завтра відкрилася сусідня

Для мережевого бізнесу «не підійшов на цю вакансію» далеко не завжди означає «не підходить компанії». Кандидату може бути незручно їздити в один магазин. А за місяць аналогічна позиція відкриється в іншому районі.

Компанія може закрити одну вакансію керівника, а за кілька тижнів відкрити ще дві.

Або сильний продавець сьогодні не потрапить у команду просто тому, що штат уже укомплектований.

Якщо кожен такий кандидат залишається всередині окремої вакансії, база поступово перетворюється на історію минулих підборів. Резерв дозволяє паралельно формувати пули для майбутніх.

Виробництво: потрібні люди вже знайомі компанії

Схожий сценарій працює для виробничих ролей.

Компанія регулярно шукає людей одних і тих самих спеціальностей, але потреба змінюється: сьогодні команда укомплектована, наступного місяця запускається нова зміна або майданчик.

Кандидат, якого вже бачили й вирішили залишити на майбутнє, не повинен розчинитися серед усіх людей, які коли-небудь були в ATS.

Для нього можна створити конкретний резерв і повернутися, коли зʼявиться потреба.

Резерв більше не живе в головах пʼятьох рекрутерів

У кожного рекрутера з часом зʼявляється власний список людей, про яких хочеться сказати: «Класний, просто тоді не склалося».

А коли рекрутерів у команді кілька, у кожного може бути свій спосіб таких людей не загубити: хтось залишає нотатки в картках, хтось веде окремий список, а хтось просто добре памʼятає кандидатів, з якими спілкувався.

Резерв у HURMA дозволяє домовитися про одну логіку для всієї команди. Не «запитайте Олесю, у неї наче був хтось хороший», а просто «гляньте наш резерв».

А якщо резерви мають працювати не тільки всередині HURMA?

Тут є ще одна важлива частина функціоналу для компаній із власними інтеграціями.

Резерв кандидатів доступний і через HURMA API v3.

Тобто пули — повноцінна частина системи, з якою можна працювати програмно: створювати, переглядати, редагувати й видаляти резерви, додавати та прибирати кандидатів.

Оновлені методи роботи з кандидатами також дозволяють фільтрувати їх за резервами та створювати кандидата вже з привʼязкою до потрібного пулу.

Наприклад, якщо компанія має власний сценарій надходження кандидатів із зовнішнього джерела, інтеграція може не просто створити картку в HURMA, а одразу повʼязати людину з відповідним резервом.

При цьому зберігається системна логіка HURMA: зміни потрапляють до активності кандидата, а доступ до модифікації даних враховує налаштування видимості команд і рекрутерів.

Тобто резерв можна використовувати не лише як окремий розділ інтерфейсу, а і як частину власної рекрутингової інфраструктури компанії.

Як почати?

У HURMA для цього є окремий розділ «Резерв кандидатів».

Спочатку створіть пул під конкретний майбутній сценарій найму: роль, напрям, локацію або іншу зрозумілу вашій команді категорію.

А далі резерв починає наповнюватися безпосередньо в роботі:

1. Сильний кандидат не пройшов у конкретну вакансію — додайте його під час відмови.
2. Знайшли цікаву людину без відкритої позиції — додайте з картки.
3. Хочете перенести в нову структуру вже накопичену базу — використайте масову дію зі списку кандидатів.

З HURMA всі кандидати — ваші: навіть якщо сьогодні немає тої самої вакансії

З HURMA наступний пошук можна почати не з нового сорсингу, а з простого питання: А раптом потрібну людину ми вже знайшли?

Хочете побачити, як Резерв кандидатів працює у HURMA на ваших сценаріях найму? Залиште заявку на демо — покажемо функцію в системі та допоможемо продумати резерви під вашу команду.