Прогули на роботі: причини та шляхи розв'язання проблеми для HR-фахівців

Часта відсутність співробітника на робочому місці без поважної причини – серйозна проблема для HR-менеджерів та компанії. Прогульники порушують дисципліну в колективі, особливо, якщо інші співробітники бачать їх безкарність, та погіршують фінансове становище компанії.

Дослідження Gallup-Healthways показало, що загальні витрати пов'язані з прогулами та втратою продуктивності, складають 84 млрд доларів на рік.

Чому співробітники прогулюють роботу, як боротися з цим, способи покарання фахівців за прогули та юридичні моменти звільнення – в новому матеріалі від команди Hurma.

Звільняти не можна пробачити: чому співробітники прогулюють

Прогулом називають відсутність співробітника на робочому місці без поважної причини понад 4 години (п. 24 Постанова ВСУ №9).

Цікавий факт, коли був фінальний сезон «Гри престолів», 34% співробітників США (27.2 млн) зізналися, що вони симулювали хворобу, спізнювалися та були менш продуктивними.

Є кілька найбільш поширених причин, чому співробітники прогулюють.

1. Токсичний колектив 

При нездоровій атмосфері в колективі, деякі співробітники можуть піддаватися психологічному насиллю з боку колег. 

2. Стрес та вигорання

До професійного вигорання призводить завантаженість завданнями, незадоволеність роботою, конфлікти на роботі. 

3. Догляд за дітьми та інші домашні обов'язки

Деякі співробітники незаплановано не виходять на роботу через сімейні обставини.

4. Співробітник не відчуває значущість

Такі фахівці більше схильні до прогулів, оскільки у них немає мотивації працювати та розвиватися.

5. В політиці компанії не прописаний момент прогулів

Можливо, співпрацівники просто не знають відношення компанії щодо прогулів, та що саме вважається прогулом.

6. Новачки не в курсі

Ви не надаєте новачкам достатню кількість інформації щодо прогулів в період адаптації.

7. Ви не фіксуєте прогули і не реагуєте на них

Якщо співробітники бачать, що керівництво ніяк не реагує на прогули, не фіксує робочі години, вони можуть думати, що прогули є нормою. 

Способи запобігання прогулів 

Створення комфортних умов праці. У компаніях, де вихід на роботу не викликає у співробітників негативних емоцій, ймовірність прогулів нижча. Позитивна атмосфера сприятливо впливає на продуктивність співробітників.

Почніть фіксувати прогули за допомогою спеціальних HRM-систем. Наприклад, в HRM-системі Hurma є опція Time Tracking. У своєму профілі співпрацівник може активувати облік часу кнопкою «Play». Якщо спеціаліст пішов випити кави або відлучився на обідню перерву, він може поставити активований час на паузу. 

Завершити сесію/робочий день можна, натиснувши на кнопку «Стоп». Також є можливість позначати робочий час вручну, але в такому випадку, співробітник повинен залишити коментар з поясненнями.  

Адміністратор системи бачить обліковий час співробітників у таблиці та може подивитися скільки у них позначено відпрацьованих годин. 

Поясніть співробітникам та новачкам, що таке прогул та чому це погано. В корпоративній політиці компанії опишіть, яка відсутність вважається прогулом, а також розкажіть про наслідки відсутності на робочому місці без поважної причини.

Що вважається прогулом?

1. Співробітник без попередження влаштував собі вихідний або відгул.

2. Перестав ходити на роботу, хоча термін трудового договору ще не закінчився.

3. Якщо співробітник звільняється за власним бажанням, але перестав ходити на роботу, не відпрацьовуючи два тижні.

4. Молодий фахівець або випускник ВНЗ не вийшов на роботу, хоча термін роботи не закінчився.

Що не вважається прогулом?

1. Якщо ви сказали співробітнику перервати відпустку, але він відмовився. Слід пам'ятати, що відкликання з відпустки можливе тільки за згодою працівника.

2. При відмові працівника незаконно перейти на іншу роботу або зробити задачу, яку він не може виконати за станом здоров'я.

Співробітник також може бути відсутнім на роботі з поважної причини. Список поважних причин не прописаний в законодавстві, тому кожен випадок обговорюється індивідуально з роботодавцем. Як правило, поважними причинами вважаються:

1. Виклик до суду, військкомату, прокуратуру.

2. Хвороба самого співробітника, його дітей чи близьких родичів.

3. Проблеми з транспортом.

4. Співробітник рятував своє майно або людей.

5. Смерть родича/похорони.

6. Форс-мажори. Наприклад, природні катастрофи.

Як карати за прогули?

Покарання – один зі способів боротьби з прогульниками. Є кілька способів покарати співробітника за прогул.

Зробити зауваження

Зауваження, як вид покарання, – одна з найбільш м'яких форм впливів. Воно може бути виражене в письмовій або усній формі. Зауваження застосовується протягом 6 місяців, після прогулу, та протягом місяця з дня його виявлення.

Догана

Являє собою негативну оцінку дій співробітника та видається в документальній формі. Догана не відзначається в трудовій книжці, але може позначатися в особистій картці співробітника.

Термін дії догани – один рік, після закінчення цього терміну вона знімається, якщо не було повторних інцидентів. Якщо повторний інцидент все ж таки трапився, ви можете звільнити співробітника по п.3 ст. 40 КЗпП.

Штраф

Коли співробітник розуміє, що прогул обернеться йому у велику грошову суму – він довго подумає, перш ніж не прийти на роботу.

Звільнення як крайня міра

Якщо перераховані вище методи не працюють, залишається кардинальний вихід – звільнення. Але, важливо пам'ятати, що за прогул не можна звільняти вагітних, неповнолітніх, матерів дітей до 6 років, одиноких матерів дітей до 14 років, матерів дітей-інвалідів, працівників на лікарняному.

За прогул співробітників звільняють за п. 4 ст. 40 КЗпП протягом 6 місяців, але не пізніше 1 місяця з дня пропуску (згідно зі ст. 148 КЗпП). Для цього вам потрібно буде написати наказ та ознайомити з ним працівника під підпис.

Якщо співробітник так і не вийшов на роботу після прогулу, його потрібно звільняти останнім днем ​​перед інцидентом. В день звільнення колишньому співробітнику видають заповнену трудову книжку, копію наказу про звільнення (ст. 47. КЗпП), зарплату за відпрацьовані дні (ст. 116 КЗпП).

Прогули: запобігти проблемі легше, ніж її розв'язувати 

Щоб не мати справу з наслідками, потрібно запобігти проблемі прогулів співпрацівників.

Для запобігання прогулів, HR-менеджерам потрібно розвивати корпоративну культуру, що надихає, регулярно проводити опитування на виявлення проблем у колективі, мотивувати та стимулювати співробітників на ефективну роботу.

Якщо співробітник буде відчувати себе важливою частиною компанії, навряд чи він почне прогулювати улюблену роботу без серйозної причини (поважні не беруться до уваги).

• Законодавство