Прогулы на работе: причины и решения для HR-специалистов

Частое отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины – серьезная проблема для HR-менеджеров и компании. Прогульщики разлагают дисциплину в коллективе, особенно, если другие сотрудники видят их безнаказанность, и ухудшают финансовое положение компании.

Исследование Gallup-Healthways показало, что общие затраты связанные с прогулами и потерей производительности, составляют 84 млрд долларов в год. 

Почему сотрудники прогуливают работу, как бороться с этим, способы наказания специалистов за прогулы и юридические моменты увольнения – в новом материале от команды Hurma.

Увольнять нельзя простить: почему сотрудники прогуливают

Прогулом называют отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины более 4 часов (п. 24 Постановление ВСУ №9). 

Интересный факт, когда был заключительный сезон «Игры престолов», 34% сотрудников США (27.2 млн) признались, что они симулировали болезнь, опаздывали на работу и были менее продуктивными. 

Есть несколько наиболее распространенных причин, почему сотрудники прогуливают.

1. Токсичная рабочая среда

При нездоровой атмосфере в коллективе, некоторые сотрудники могут подвергаться психологическому насилию со стороны коллег. 

2. Стресс и выгорание

К профессиональному выгоранию приводит загруженность задачами, неудовлетворенность работой, конфликты на работе. 

3. Уход за детьми и другие домашние обязанности

Некоторые сотрудники незапланированно отсутствуют на работе по семейным обстоятельствам.

4. Сотрудник не ощущает значимости 

Такие специалисты больше подвержены прогулам, поскольку у них нет мотивации работать и развиваться.

5. В политике компании не прописан момент прогулов

Возможно, сотрудники просто не знают отношение компании к прогулам и что именно считается прогулом.

6. Новички не в курсе

Вы не даете новичкам достаточно информации об отсутствиях на этапе адаптации.

7. Вы не фиксируете прогулы и не реагируете на них

Если сотрудники видят, что руководство никак не реагирует на прогулы, не фиксирует рабочие часы, они могут думать, что прогулы – это норма.

Способы предотвращения прогулов 

Создание комфортных условий труда. В компаниях, где выход на работу не вызывает у сотрудников негативных эмоций, вероятность прогулов ниже. Позитивная атмосфера благотворно влияет на продуктивность сотрудников.

Начните фиксировать прогулы с помощью специальных HRM-систем. Например, в HRM-системе Hurma есть опция Time Tracking. В своем профиле сотрудник может запустить учет времени кнопкой «Play». Если специалист ушел выпить кофе или отлучился на обед, он может поставить запущенное время на паузу. 

Завершить сессию/рабочий день можно, нажав на кнопку «Стоп». Также есть возможность выставлять время вручную, но в таком случае, сотрудник должен оставить комментарий с объяснениями. 

Администратор системы видит учетное время сотрудников в таблице и может посмотреть сколько у кого отработано часов. 

Дайте понять сотрудникам и новичкам, что такое прогул и почему это плохо. 

В корпоративной политике компании опишите, какие отсутствия считаются прогулом, а также расскажите о последствиях неявки на работу без уважительной причины. 

Что считается прогулом?

1. Сотрудник без предупреждения устроил себе выходной или отгул.

2. Перестал ходить на работу, хотя срок трудового договора еще не истек.

3. Если сотрудник увольняется по собственному желанию, но перестал ходить на работу, не отрабатывая две недели.

4. Молодой специалист или выпускник ВУЗа не вышел на работу, хотя срок работы по направлению не истек.

Что не считается прогулом?

1. Если вы сказали сотруднику прервать отпуск, но он отказался. Следует помнить, что отзыв из отпуска возможен только с согласия работника.

2. При отказе сотрудника выполнять другие обязанности, которые он не может сделать по состоянию здоровья или потому что он вообще не обязан их выполнять.

Сотрудник также может отсутствовать на работе по уважительной причине. Список уважительных причин не прописан в законодательстве и каждый случай обсуждается индивидуально с работодателем. Как правило, уважительными причинами считаются:

1. Вызов в суд, военкомат, прокуратуру.

2. Болезнь самого сотрудника, его детей или близких родственников.

3. Проблемы с транспортом.

4. Сотрудник спасал свое имущество или людей.

5. Смерть родственника/похороны.

6. Форс-мажоры. Например, природные катастрофы.

Как наказывать за прогулы?

Наказание – один из способов борьбы с прогульщиками. Есть несколько способов наказать сотрудника за прогул.

Сделать замечание

Замечание, как вид наказания, – одна из самых мягких форм воздействий. Оно может быть выражено в письменной или устной форме. Замечание применяется в течение 6 месяцев, после прогула, и в течение месяца со дня его обнаружения. 

Выговор

Представляет собой негативную оценку действий сотрудника и издается в документальной форме. Выговор не отмечается в трудовой книжке, но может отображаться в личной карточке сотрудника.

Срок действия выговора – один год, по истечению этого срока он снимается, если не было повторных инцидентов. В случае, если повторный инцидент все-таки случился, вы можете уволить сотрудника по п.3 ст. 40 КЗоТ. 

Штраф

Когда сотрудник понимает, что прогул обернется ему в крупную денежную сумму – он долго подумает, прежде чем не прийти на работу. 

Увольнение как крайняя мера 

Если вышеперечисленные методы не работают, остается кардинальный выход – увольнение. Но, важно помнить, что за прогул нельзя увольнять беременных, несовершеннолетних, матерей с детьми до 6 лет, одиноких матерей детей до 14 лет, матерей детей-инвалидов, работников на больничном. 

За прогул сотрудников увольняют по п. 4 ст. 40 КЗоТ в течение 6 месяцев, но не позднее 1 месяца со дня пропуска (согласно ст. 148 КЗоТ). Для этого вам нужно будет написать приказ и ознакомить с ним работника под подпись. 

Если сотрудник так и не вышел на работу после прогула, его нужно увольнять последним днем перед инцидентом. В день увольнения бывшему сотруднику выдают заполненную трудовую книжку, копию приказа об увольнении (ст. 47. КЗоТ), зарплату за отработанные дни (ст. 116 КЗоТ).

Прогулы: предотвратить проблему легче, чем решить 

Чтобы не разбираться с последствиями, необходимо предотвратить проблему прогулов сотрудников.

Для предотвращения прогулов HR-менеджерам нужно развивать вдохновляющую корпоративную культуру, регулярно проводить опросы на выявление проблем в коллективе, мотивировать и стимулировать сотрудников на эффективную работу.

Если сотрудник будет ощущать себя важной частью компании – вряд ли он начнет прогуливать любимую работу без серьезной причины (уважительные не в счет).

• Увольнение