Підписання документів онлайн: що потрібно знати HR-фахівцю про роботу з ЕЦП

З переходом на віддалений режим співпраці, адаптація нових співробітників також перейшла в онлайн. HR-фахівці, які переважно працювали з друкованими документами, змушені діджиталізувати цей процес за допомогою онлайн-інструментів. Наприклад, таких як електронний цифровий підпис (ЕЦП).

У нашій статті ми коротко розберемо, що представляє собою ЕЦП і як з його допомогою підписати потрібний документ.

Як працює ЕЦП

Електронним цифровим підписом (ЕЦП) називають дані в електронній формі, які ідентифікують власника. В ЕЦП міститься така інформація, як ПІБ, ідентифікаційний код платника податків, дата народження, адреса електронної пошти, номер телефону.

Електронний підпис не є аналогом фізичного підпису, як ми звикли його бачити. Це персональний файл з електронним ключем, дані якого надійно зашифровані. Що стосується юридичної аспекту — і фізичний підпис, і ЕЦП по закону мають однакову силу. Згідно зі змінами, внесеними до закону в 2018 році, ЕЦП замінило поняття КЕП — кваліфікованої електронного підпису.

ЕЦП містить закритий (приватний) ключ, його необхідно зберігати в таємниці, щоб уникнути підробок підписів електронних документів. Він завжди працює в парі з відкритим (публічним) ключем, за допомогою якого і перевіряється справжність ЕЦП.

Де можна отримати ЕЦП

Електронний цифровий підпис оформлюється:

• через акредитовані центри сертифікації ключів органів юстиції України — АЦСК органів юстиції України та АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДПС;
• онлайн для клієнтів банків — ПриватБанк, Ощадбанк та ін.;
• в інших кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг.

Інформацію про документи, які потрібно підготувати для отримання підпису, ви можете знайти тут.

Підписання електронного документа з використанням ЕЦП

Розглянемо підписання документа на сайті Міністерства цифрової трансформації України.

1. Відкрийте ваш інтернет-браузер і перейдіть за посиланням: http://czo.gov.ua/sign
2. Оберіть тип носія приватного ключа, кваліфікованого представника електронних довірчих послуг.
3. Прикріпіть свій приватний ключ.
4. Введіть свій пароль і натисніть кнопку «Зчитати».
5. У вікні, оберіть документ, який необхідно підписати.
6. Натисніть кнопку «Підписати».
7. Збережіть підписаний файл за допомогою кнопки «Зберегти».

Для юридичних осіб та ФОП, які працюють без печатки, підписання документу за допомогою ЕЦП буде достатньо.

Як перевірити ЕЦП на справжність

Якщо ви хочете перевірити отриманий ЕЦП, перейдіть за посиланням https://czo.gov.ua/verify і перетягніть або оберіть потрібний файл для перевірки.

Сервіси електронного підпису документів

Крім державних сайтів, працювати з електронними документами можна через спеціальні сервіси. Вони зручні у використанні, а деякі з них є абсолютно безкоштовними.

Вчасно

Цей сервіс електронного документообігу знайомий багатьом, хто працює з e-документами в Україні. Працювати з сервісом досить просто, необхідно лише зареєструвати себе і співробітників. Безкоштовний тариф включає:

• підписання документів в офісі контрагентам;
• підписання документів в офісі від контрагентів;
• коментарі зі співробітниками та контрагентами;
• зберігання документів в хмарному архіві протягом 3-х років.

Платні тарифи містять такі функції, як внутрішнє узгодження та сценарії документів.

Paperless

Сервіс Paperless дозволяє обмінюватися компаніям і підприємцям електронними документами. Ви можете:

• підписувати за допомогою ЕЦП документи всіх основних АЦСК України, включаючи Податкову службу, Міністерство юстиції, ПриватБанк та ін.;
• зберігати договори і акти;
• користуватися сервісом безкоштовно, незалежно від кількості завантажених файлів.

DocuSign

Американський сервіс дає можливість користувачам завантажувати документи, підписувати їх або відправляти контрагентам на підпис.

DocuSign також може працювати з факсимільними підписами (відтворює фізичний підпис) і створювати сторінку під клієнта для автоматизованого заповнення шаблонів.

Щоб отримати доступ до роботи з DocuSign, необхідно безкоштовно завантажити тріал-версію і створити обліковий запис.

Adobe Acrobat

Пакет програм для роботи з PDF від Adobe Systems дозволяє перенести звичне підписання документів в онлайн-формат. В Adobe Acrobat можна підписати будь-який PDF-документ, вставивши електронну версію фізичного підпису. Якщо вам необхідно підписати документ не через ЕЦП, а використовуючи свій підпис в електронному форматі, в Adobe це зробити найзручніше.

HelloSign

Цей закордонний сервіс — ще один популярний інструмент для роботи з документами онлайн. Ви можете використовувати Chrome, Google Docs, інтегруватися з хмарними сервісами і навіть Gmail-поштою. Ви можете використовувати шаблони і створювати індивідуальний брендинг.

Безкоштовна версія дозволяє підписувати тільки 3 документа протягом місяця. Тарифи стартують від $13/міс.

Підписання документів теж переходить в онлайн

У 2019 представники уряду України заявили про те, що вони планують діджиталізувати паперовий документообіг. Карантин 2020 прискорив процес переходу від паперових документів до електронних з використанням ЕЦП.

Для HR-фахівців — це прекрасна можливість не тільки спростити роботу зі співробітниками (особливо новачками) в онлайні, а й в парі зі своїм бухгалтером швидко і безпечно організувати підписання необхідних договорів в електронній формі.

• Законодавство
• Робота з дому