HRM-система для логістичної компанії: що це і навіщо?

Робота в логістиці – це постійний рух: змінні графіки, відрядження, водії на маршрутах, оператори складів у різних містах. Координувати людей у такому темпі непросто, а якщо ще й вручну – це купа помилок і зайвих витрат. HRM-система допомагає навести лад у цих процесах.

Що таке HRM-система та як вона працює?

HRM (Human Resource Management System) — це програмне забезпечення, яке дозволяє автоматизувати усі процеси, пов'язані з управлінням персоналом: планування змін, облік робочого часу, нарахування зарплати, організацію навчання та підтримку працівників. Тобто HRM – це ваш помічник, який бере на себе більшу частину рутинних завдань, пов'язаних із людьми.

Як HRM-система розв'язує проблеми логістичної компанії?

Планування змін та розподіл навантаження

Найчастіша проблема логістики – це складне планування змін для водіїв і операторів складів. HRM-система дозволяє створювати графіки з урахуванням завантаженості працівників, їхньої спеціалізації та доступності. 

А от HRM HURMA враховує не лише доступність працівників, але й історію їхньої зайнятості та відпочинку. Щобільше в системі є функція автоматичної передачі обовʼязків – тобто можна заздалегідь обрати виконувача обов’язків (ВО) на період відсутності:

ВО автоматично отримуватиме всі запити, які надходили б відсутньому працівнику. Так запити не губляться, всі знають, до кого звертатися, а відповідальний працівник у відсутність колеги не перевантажується питаннями, які його не стосуються.

Автоматизація розрахунку зарплат

Ще одна серйозна проблема для логістики – це помилки при розрахунку зарплати через високе навантаження. Для таких ситуацій є Payroll – функціонал, що автоматично враховує всі відпрацьовані години, бонуси, штрафи та інші фактори, що суттєво скорочує час на підготовку платіжних відомостей і мінімізує ризик помилок.

Співробітники можуть бачити інформацію про свою заробітну плату, відпрацьовані дні та суму компенсацій. Для бухгалтерів можна налаштувати ролі так, щоб вони могли бачити, вносити й редагувати інформацію за необхідними командами – так зарплатні процеси структуруються, а навантаження розподіляється.

Управління документами

HRM-система контролює наявність необхідних сертифікатів, ліцензій та дозволів, а також нагадує про необхідність їх своєчасного поновлення. Це критично важливо, адже недотримання законодавчих норм може призводити до великих штрафів або навіть втрати ліцензії. 

Система допоможе HR-менеджерам нагадувати водіям про наближення дати закінчення водійських посвідчень, медичних довідок або інших важливих документів, що суттєво зменшує ризик порушень і штрафів.

Наприклад, у HURMA це реалізовано у вигляді автоматичних повідомлень. Їх можна налаштувати так, щоб сповіщення надходили безпосередньо співробітникам та HR-менеджерам в зазначений час.

Контроль робочого часу та присутності

Контроль відсутностей часто ведеться вручну, а це призводить до помилок у розрахунках. Щоб уникнути цього, В HRM-системах є календар, щоб усі процеси були максимально зрозумілими і головне – автоматизованими.

В HURMA це виглядає так:

Мотивація, зворотний зв’язок та розвиток персоналу

Часто логістичні компанії стикаються з низькою мотивацією персоналу, оскільки працівники не отримують достатньо зворотного зв'язку від керівництва. Тут HRM-система допоможе з регулярною оцінкою ефективності кожного співробітника. 

В системі HURMA, наприклад, реалізовані зручні опитування для збору зворотного зв'язку, а також моніторинг настрою – з цими інструментами керівники можуть оперативно реагувати на потреби команди.

Реальні переваги HRM для логістики

Кожен хоче працювати у компанії, де його цінують і розуміють. HRM-система – це інструмент, який дозволить вам побудувати саме таке робоче середовище:

1. Швидка адаптація нових людей: автоматичний онбординг і навчання.
2. Просте ведення документації: всі документи у єдиній базі.
3. Контроль актуальності ліцензій та сертифікатів: система нагадує про важливі дати.
4. Автоматичний розрахунок зарплати з урахуванням усіх особливостей роботи співробітників.
5. Централізована комунікація: ефективний зв'язок з командою онлайн.
6. Доступ до кадрових даних з будь-якої локації: важливо для віддаленої роботи.
7. Регулярний зворотний зв'язок і контроль настрою: дозволяє вчасно вирішувати конфлікти та підтримувати позитивний клімат у колективі.
8. Зручна аналітика й наочна звітність: швидке прийняття рішень на основі реальних даних.

Коли все чітко та прозоро – робота стає комфортнішою, а команда – більш мотивованою та продуктивною.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Зараз ми чітко розуміємо кількість людей, які у нас працюють. Впровадження HURMA суттєво вплинуло на взаємовідносини з нашими співробітниками. Ми не пропускаємо дні народження людей, це дуже приємно і важливо.

Повну історію співпраці з фондом можна почитати тут.

Чекліст: коли варто задуматися про HRM-систему для вашої логістичної компанії?

Перевірте, чи стикається ваша команда з такими проблемами:

• працівники скаржаться на постійну зміну графіків;
• періодичні помилки чи затримки у виплатах;
• складно швидко знайти інформацію про відпустки чи лікарняні працівників;
• кадрові документи зберігаються у різних місцях, важко швидко знайти необхідну інформацію;
• немає чіткого механізму нагадування про закінчення термінів важливих документів чи сертифікатів;
• звіти та аналітика – це про довгий та важкий процес;
• відсутній швидкий і зручний доступ до інформації про працівників, особливо для керівників у відрядженнях чи на виїзді.

Якщо впізнаєте у цих пунктах свою компанію – саме час подумати про HRM-систему.

Спробуйте безплатне демо HRM HURMA, щоб зрозуміти, чи підходить автоматизація саме вам!