Ефективне управління віддаленою командою: стратегії та інструменти успіху

Організувати правильну роботу віддаленої команди не так просто, як може здатися на перший погляд. Адже такий формат вимагає від усього колективу злагоджених та узгоджених дій.

У разі слабкого менеджменту обов’язково виникнуть проблеми не тільки з ефективністю, а й з організаційними питаннями. Особливо у випадках, коли члени команди розташовуються в різних часових поясах чи розмовляють різними мовами.

На жаль, немає чарівної формули, яка б дала змогу правильно вибудувати всі бізнес-процеси. Проте є перевірені підходи та методи, використовуючи які, ви зможете згуртувати колектив та підвищити ефективність роботи у віддаленій парадигмі. Про них і піде мова в цій статті.

Способи покращення роботи віддаленої команди

Деякі менеджери вважають, що головна складність полягає в тому, щоб зібрати віддалену команду спеціалістів. Але челендж в іншому — в ефективному керуванні нею. Недостатньо роздати всім співробітникам завдання і чекати на результат. Необхідно створити умови роботи, які сприятимуть професійному та особистісному росту персоналу.

Як правило, чим більша команда — тим складніше процес управління. Поради та методи, про які піде мова далі, — універсальні. То ж вони підходять для організації важливих процесів у команді будь-якого розміру. Розглянемо кожен із методів докладніше.

Позначення цінностей та цілей компанії

Як ви вважаєте, що утримує хорошого спеціаліста в команді? Гроші? Певно, що так, але не тільки вони. Інакше хантити крутих фахівців було б занадто просто. Особливо в онлайн-форматі. Насправді люди прагнуть бути частиною команди, з якою в них спільна мета та цінності.

Саме тому для ефективного управління віддаленою командою треба донести до співробітників цілі компанії, загальний напрям розвитку, майбутні виклики та стратегію. Так люди будуть об’єднані однією метою, що допоможе правильно спрямувати напрацювання, а також дасть можливість підвищити мотивацію, згуртованість та залученість співробітників.

Формування зрозумілого робочого графіку

Здавалося б — дуже банальна порада. Але під час управління віддаленою командою керівники часто забувають про це. В онлайн форматі персоналу доводиться постійно комунікувати між собою. Тому важливо, щоб вони знали графік роботи один одного. Особливо, якщо в команді є люди, які перебувають у різних часових поясах. Очікування термінової відповіді від колеги, у якого глибока ніч на дворі, не тільки змусить людину нервувати, а й негативним чином позначиться на всьому проєкті.

Крім того, знаючи чіткий графік кожного співробітника, керівнику буде легше назначити час для регулярних мітингів. Водночас варто уникати ситуацій, коли комусь із персоналу доводиться переносити свої робочі години, щоб встигнути на конференцію. Усе ж графік не має бути розмитим, оскільки це прямий шлях до професійного вигоряння.

Графік продуктивності впродовж дня у всіх людей різний. Хтось більш активний із самого ранку, інший ефективно виконує завдання після обіду. Можете врахувати це під час складання графіку роботи персоналу. А ще краще — запропонуйте співробітникам самим обрати робочі години з урахуванням регулярних відеодзвінків та мітингів.

Використання різних видів зв’язку

Оскільки ми торкнулися теми довгої відповіді на робочі питання, поговоримо і про комунікацію. Є два різновиди зв’язку — синхронний та асинхронний. У першому випадку людям потрібно давати відповідь на робочі питання миттєво, як в офісі, а в другому — за можливістю.

Багато команд користуються лише синхронним зв’язком. Але для ефективного управління віддаленою командою треба використовувати обидва методи комунікації. Асинхронний зв’язок не сповільнює робочі процеси, як дехто вважає. Оскільки його сенс полягає не у швидкості реагування на повідомлення, а в загальному підвищенні якості роботи. Співробітникам не доведеться постійно перевіряти месенджери та CRM-системи, а значить вони зможуть сконцентруватися на своїх поточних завданнях.

Щоб полегшити комунікацію між членами команди, розробіть зрозумілі правила, щодо використання різних типів зв’язку під упродовж дня. Наприклад, синхронна комунікація — у робочі години, асинхронна — у неробочі. У такий спосіб співробітники зможуть ставити один одному запитання в будь-який час, але не відчуватимуть провину за занадто довгу відповідь.

Вибір робочих інструментів

Не перенавантажуйте співробітників безліччю різних сервісів та застосунків. Пам’ятайте, що на їхню перевірку та керування буде витрачатися дорогоцінний час. Найкращий варіант — обрати одну CRM-систему (Microsoft Teams, Trello, Asana тощо), та додатковий інструмент для спілкування (Slack, Zoom, Telegram тощо).

Якщо у вашій команді заведено формувати щоденні чи щотижневі звіти, додайте до списку сервіс для моніторингу продуктивності команди. Але не використовуйте подібні інструменти без явної потреби. Іноді вони можуть лише нашкодити робочим процесам. Те саме стосується і постійного контролю, про який далі.

Визначення необхідності мікроменеджменту

Як показує практика, команди з досвідченими фахівцями не потребують прицільного нагляду. Стоячи над душею, ви тільки будете відвертати від робочих процесів та заважатимете сконцентруватися. Запитання типу «Як усе просувається?» лише додасть зайвого стресу співробітникам.

Якщо ви хвилюєтесь за ефективність роботи нового члена команди, краще призначити йому куратора, замість відстежування кожного кроку. Водночас не забудьте донести до нього вектор розвитку компанії, стандарти та очікування.

Спільний відпочинок та дозвілля

В онлайн-форматі люди не можуть випити разом кави в кафетерії, відвідати кімнату відпочинку чи насолодитися спільним обідом. Корпоративна культура, притаманна офісам, — те, чого віддаленим командам дуже не вистачає.

Крім того, при спілкуванні онлайн керівникам важко зрозуміти, у якому настрої співробітник, чи треба йому підтримка тощо. Тому рекомендується комунікувати з командою не тільки в робочий час. Спільне дозвілля допоможе створити в команді сприятливу атмосферу довіри, відкритості та взаєморозуміння.

Щоб підвищити командний дух та об’єднати людей, ви можете використовувати такі варіанти:

• Внутрішня газета. Ефективний інструмент, за допомогою якого можна створити атмосферу єдності. Раз на місяць, наприклад, беріть розгорнуте інтервʼю в одного із членів команди, освітлюйте важливі дати й події в житті співробітників поза роботою, річниці співпраці, дні народження чи культурні особливості країн.

• Чат для спілкування. У персоналу повинно бути місце, де можна обговорити позаробочі події і власні вподобання, поділитися переживаннями та емоціями від фільму, серіалу, гри чи книги. Відмінний варіант — розмовно-навчальний чат, у якому всі розмовлятимуть іноземною мовою. Він дасть змогу не тільки поспілкуватися, а ще й підвищити скіли.

• Неформальні онлайн-зустрічі. Відмінний спосіб весело провести час — потеревенити з колегами по відеозв’язку на різні теми. Така активність допоможе співробітникам краще узнати один одного та знайти спільні інтереси.

• Дистанційні ігри. Настільні, комп’ютерні, словесні — є багато різновидів цієї активності. Водночас ви зможете знайти гру для команди будь-якого розміру. Не обов’язково призначати переможцю приз, проте якась винагорода стане непоганим стимулом до залучання персоналу. Спільні ігри — неперевершений спосіб зарядитися позитивними емоціями та підняти командний дух.

• Виїзні заходи. Спільна активність, яка дуже нагадує корпоратив. Тільки не в офісі, а на виїзді. Такий різновид командного відпочинку потребує від компанії певних фінансових затрат. Проте він вважається найефективнішим способом згуртувати колектив, оскільки надає змогу людям спілкуватися наживо.

Успішна співпраця, професійне зростання, приємний відпочинок та розваги — усе це можливо для команди, яка працює разом, навіть у форматі онлайн. Головне, щоб керівники давали співробітникам спільну мету, вказували напрям розвитку та забезпечували комфортні умови для ефективної роботи.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція Hurma System може не поділяти думку авторів