Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma ;)
Я даю свою згоду на обробку та використання моїх персональних даних відповідно до Політики конфіденційності
Ви можете скільки завгодно планувати та розраховувати час, враховувати ризики, але настає момент, коли все йде не за планом. Особливо, в роботі з запитами співробітників.
HR/Project Manager не завжди може швидко обробити незаплановані day offs, лікарняні та відпустки. Тим більше, якщо таких запитів в певний момент стає занадто багато. Крім того, ще потрібно обробити цю інформацію: перевірити кількість доступних днів у конкретного співробітника, зв'язатися з тімлідом і зіставити графіки інших членів команди, менеджеру необхідно вручну оновлювати дані в HRM/PM-системі.
А тепер уявіть, якщо відсутній співробітник задіяний не в одному, а в декількох проєктах? Або таких співробітників декілька десятків/сотень?
Давайте розглянемо такий процес візуально. Графік, розташований нижче, як раз і демонструє момент, коли менеджер відчуває максимальне напруження в роботі із запитами.
Графік Resource Load/Resource Capacity, де червона лінія — незбалансоване навантаження, а синя — доступність ресурсу.
Як помітно з графіка, в момент, коли почало зростати навантаження, менеджеру стало доступно менше часових ресурсів. Такі випадки в роботі з персоналом завжди приносять напруження і стрес в щоденну діяльність, а ще витрачають багато часу менеджера. І не тільки часу.
За даними Circadian Technologies, компаніям, які займаються пошуком персоналу, незапланована відсутність співробітника на робочому місці може коштувати приблизно $3600 на рік за кожного працівника. Розрахунки витрат включають в себе не тільки виплати заробітної плати, а й втрачені доходи через відсутність персоналу. Крім фінансових витрат, такі незаплановані відсутності можуть:
Epicflow — програмне забезпечення, яке дозволяє керувати кількома проєктами в режимі реального часу. Це означає, що ви можете відслідковувати відсутності співробітників на різних проєктах і зручно управляти цим процесом в одній PM-системі. Таке відстеження доступності співробітників дозволяє дотримуватися дедлайнів, зрив яких може призвести до ланцюгової реакції пропущених термінів.
А ще Epicflow автоматично розраховує пріоритети завдань і дозволяє аналізувати продуктивність за допомогою зрозумілих графіків.
У свою чергу, в Hurma System фахівець з персоналу може отримувати запити на відсутність, зручно вести статистику по лікарняним, відпустках, роботі з дому і вихідним за свій рахунок.
Інтеграція систем Epicflow і Hurma дозволяє відстежувати всі види відсутностей і уникати моментів непередбаченого навантаження на менеджера. Інформація про користувача з HRM-системи автоматично оновлюється і в Epicflow. Як це працює?
1. Наприклад, співробітник запитує відпустку на 15 і 16 червня в системі Hurma.
2. Запит затверджується керівництвом і після цього забарвлюється в таблиці в зелений колір.
3. Epicflow відправляє запит в API системи Hurma на оновлення.
4. У Epicflow фіксується доступність співробітника на 0 годин в дні 15 і 16 червня.
5. HR- або проджект-менеджер бачить зміни в форматі зручного графіка 15 і 16 червня, і може відповідно реагувати.
HYS Enterprise — компанія, яка спеціалізується на розробці програмного забезпечення. Її штат налічує понад 100 IT-фахівців, що працюють над десятками проєктів. Старт кожного проєкту неможливий без ретельного планування і оцінки трудовитрат, необхідних для успішного завершення проєкту. Планування і оцінка в значній мірі залежать від співробітників і їх присутності на робочому місці.
Клієнтами HYS Enterprise є представники фінансової сфери, банківської справи, логістики, телекомунікації. Ці бізнеси не дозволяють собі несвоєчасної реалізації проєктів і зриву дедлайнів. Саме тому проджект-менеджери в HYS намагаються тримати все процеси під контролем.
Катерина Мартин, керівник проєкту в HYS Enterprise, поділилася змінами в роботі з проєктами, після впровадження Epicflow і Hurma:
«До інтеграції процес був досить трудомісткий. Потрібно було по кожному проєкту спілкуватися з тімлідом і дивитися на кожного члена команди, у кого на коли запланована тимчасова недоступність, чи затверджена вона. Це займає час:
— на спілкування з тімлідом і командою — по 3 хвилини;
— на занесення вихідних вручну — в середньому 2 хвилини.
Зміни в вихідних можуть відбуватися хоч кожен день, але, припустимо що оновлення відбувається 2 рази на тиждень. Разом, якщо взяти хоча б 4 активних проєкта, отримуємо:
5 * 2 * 4 = 40 хвилин в тиждень і 40 * 4 = 160 хвилин на місяць
Тобто, 2 години 40 хвилин в місяць витрачаються на занесення даних про вихідні вручну. Ця цифра звичайно виростає, якщо оновлювати доступність частіше і збільшувати кількість проєктів».
Таким чином, тільки один проджект-менеджер в HYS Enterprise за допомогою інтеграції Epicflow і Hurma заощаджує 2 години 40 хвилин щомісяця.
Так, якщо ви менеджер, який працює з працівниками, зайнятими в декількох проєктах одночасно, або самостійно керуєте багатьма проєктами.
Спільна робота HRM і PM систем не тільки спрощує відстеження відсутностей, а й дозволяє збалансовано розподілити навантаження і тимчасові ресурси вашої компанії, ще більше автоматизуючи роботу з відсутностями.
Якщо ви використовуєте систему Hurma System, зв'яжіться з нашою техпідтримкою або з командою Epicflow. Ми із задоволенням допоможемо заощадити ваш час і гроші вашої компанії!
Я даю свою згоду на обробку та використання моїх персональних даних відповідно до Політики конфіденційності