Аутстафінг: що це за послуга та чим відрізняється від аутсорсингу

Що таке аутстафінг

Аутстафінг (з англ. outstaffing: виведення персоналу за межі штату) – це вид співпраці, за якої компанія-замовник «орендує» працівника у компанії-підрядника. Формально замовник отримує необхідного члена команди та менеджерить робочий процес, але при цьому не витрачає час на рекрутинг, документацію, розрахунки, адже цим займається компанія-підрядник. 

До прикладу, будівельне підприємство має обмеження у розширенні чисельності персоналу. Однак сезонні роботи вимагають залучення додаткових працівників зі специфічною спеціалізацією. Співпраця з аутстаф-компанією допоможе знайти команду, але при цьому не займатися кадровими питаннями. Спеціалісти залишаються у штаті аутстаф-агентства, тому замовнику не потрібно займатися розрахунком заробітних плат, кадровою документацією, соціальними та податковими відрахуваннями. 

Як працює в Україні?

Аутстафінг маловідомий поза ІТ сферою, адже не так багато людей знає, як юридично регулюється така форма співпраці. В Україні існує низка норм, за якими можна користуватися послугами аутстафінгу та надавати своїх працівників «в оренду». 

Щоб розібратися детально, рекомендуємо користуватися Законом України «Про зайнятість населення». Частою помилкою у працевлаштуванні айтівців є надання на аутстаф програміста, який не є найманим працівником, а працює як ФОП. У такому разі, податкова не рахуватиме такий вид співпраці аутстафінгом і відповідно договір між компаніями буде недійсним. 

Саме договір працює головним регулятором відносин між компаніями, а тому від правильності його складання залежать результати співпраці. Ключовим критерієм для пошуку аутстафінгової компанії є її репутація – не нехтуйте пошуком надійного партнера, у якого будуть всі юридичні права на надання подібних послуг. 

5 головних плюсів аутстафінгу

Всупереч невеликій популярності аутстафінг пропонує багато переваг для бізнесу: 

1. Уникнення трудових спорів

Оскільки працівник залишається у штаті компанії-аутстафера, замовник не повинен укладати новий трудовий договір, а тому уникне можливих трудових спорів і ведення кадрової документації. 

2. Просте управління персоналом

Кадрові питання працівника, як оформлення відпусток чи лікарняних, буде вирішувати компанія-аутстафер. Замовник не буде нести витрати на соціальні відрахування чи відрядження, а також займатися наданням довідок чи звітів. Завдяки цьому зменшується навантаження на бухгалтерію та кількість операційних задач для кадрового відділу. 

3. Оптимізація ресурсів і витрат
В аутстафінгу для замовника зникає необхідність здійснювати розрахунки зарплат, обчислювати податкові збори і формувати звітність, адже цим займається компанія-підрядник. Замовник може виділити ресурси на стратегічні задачі, а не займатися бюрократичними питаннями. Таким чином менеджмент може зосереджуватися на розвитку проєкту, бренді роботодавця, поліпшенню умов роботи для основного персоналу.

4. Збереження контролю над процесами

Аутстаф-працівники залучені до роботи на рівні з іншими членами команди, а тому повністю підпорядковуються керівництву компанії-замовника. Працюючи на умовах аутстафінгу компанія зберігає повний контроль над робочими процесами, що відрізняє цю послугу від аутсорсу. 

5. Гнучкість до змін

Завдяки аутстафінгу компанія може легко адаптуватися до несподіваних викликів на ринку, готуватися до сезонних робіт, освоювати нові напрямки роботи. Компанія захищається від «роздуття» штату, а відповідно не буде зіштовхуватися з бенчем чи вимушеними звільненнями працівників. Також серед аутстаферів можна знайти рідкісних фахівців, для утримання та навчання яких потрібно виділяти велику частину бюджету.

2 мінуси аутстафінгу

Аутстафінг має ряд плюсів, але не можна й оминути увагою недоліки такої послуги:

1. Сумнівна репутація підрядників

Щоб уникнути фінансових втрат варто заздалегідь добре вивчити історію аутстафінгової компанії. Підрядник повинен мати всі юридичні права на надання послуги аутстафінгу, а також гарну підготовку фахівців, які будуть працювати у замовника.

2. Організація роботи аутстаферів

Аутстаф-працівники можуть мати нижчу вмотивованість у порівнянні зі штатними працівниками. Допомогти «влитися» в процеси може чітка програма онбордінгу для позаштатних працівників, а також прозора система оцінювання для результатів їх роботи. Замовнику потрібно заздалегідь організувати роботу команду аутстаферів, врахувавши можливу різницю в часових поясах, а також способи комунікації команди. 

Що таке аутсорсінг

Аутсорсинг (з англ. outsourcing: використання зовнішніх ресурсів) – це ще один вид співпраці, за якої одна компанія передає певні підприємницькі функції чи бізнес-процеси іншій компанії, яка працює в цій сфері. Послуга аутсорсингу теж регулюється договором, за яким одна сторона зобовʼязуються передати функції аутсорсинговій компанії, а інша виконати їх у необхідних часових рамках і з визначеними результатами. Успішним прикладом аутсорсингу є компанія IKEA. Займаючись роздрібною торгівлею, IKEA делегували інші непрофільні бізнес-процеси на аутсорс, а тому виробництвом і логістикою безпосередньо компанія не займається.

3 головних плюси аутсорсінгу 

Аусторсінг часто допомагає бізнесу досягати поставлених цілей завдяки низці переваг: 

1. Підвищення ефективності роботи

Аусторсинг дозволяє фокусувати ресурси компанії на основному напрямку роботі, стратегічних цілях та інноваційній діяльності. 

2. Зменшення бюрократичних задач

Віддаючи ведення бухгалтерського обліку чи юридичних питань аутсорсинговій компанії, замовник зменшує кількість бюрократичних процесів і витрат на них. При цьому відносини між компаніями регулюється договором, а тому зменшується кількість кадрової документації у порівнянні з наймом штатного персоналу.   

3. Продуктивність роботи

Завдяки доступу до профільних виконавців, замовник отримує професійне виконання задач. Таким чином можна отримати швидше досягнення планових бізнес-показників. 

2 мінуси аутсорсінгу

Як і будь-яка інша, цей вид співпраці має негативну сторону:

1. Загроза конфіденційності внутрішньої інформації 

Оскільки компанія-підрядник отримуватиме необхідну для роботу конфіденційну інформацію, замовнику варто прописати в умовах договору способи її захисту. Однак відстеження джерела витоку даних складніше, ніж при роботі зі штатним персоналом. 

2. Надійність компанії-підрядника 

Від рівня професійності аутсорсингової компанії напряму залежатимуть ваші бізнес-результати. Щоб співпраця була вдалою, варто витратити час на пошук перевіреного партнера.

Чим відрізняється аутстафінг від аутсорсингу

У обох видів співпраці є спільні риси, адже вони покликані оптимізовувати роботу та вигідно використовувати ресурси компанії. Однак між ними існують ключові відмінності:  

1. Мета проєкту

Аутстафінг частіше використовується для специфічної роботи (ІТ-послуги, аналітика Big Data, монолітне будівництво), а також в проєктах, де необхідна розробка нових для ринку рішень. Аутсорс повʼязаний з непрофільними для компанії-замовника функціями (юридична чи фінансова сфера, транспорт, сервісне обслуговування).  

2. Розрахунки

Аутстафери нічим не відрізняються від штатного персоналу у виплатах. Аутсорсингова співпраця оплачується згідно з договором, де може використовуватися як відрядна, так і щомісячна оплата. 

Порівняння аутстафінгу з іншими видами співпраці

Аутсорсинг та аутстафінг часто плутають, але якщо аутстаф нагадує «оренду» працівників, то аутсорс є передачею цілої функції чи бізнес-процесу підприємства. Наприклад, аутстаф – це коли позаштатний логіст керує процесом перевезень, а аутсорс – це коли всією логістикою вашого бізнесу займається окрема компанія чи команда спеціалістів. Логіст на аутстафі працює з іншими штатними працівниками (водіями, експедиторами) та підпорядковується керівництву вашого бізнесу, а аутсорс-команда займається всіма процесами автономно, не залучаючи ваші ресурси.

На аутсорс частіше віддають непрофільні функції (бухгалтерську та юридичну діяльність, клінінгові послуги, кадрове діловодство), аутстафінг зазвичай обирають для пошуку вузькопрофільних фахівців. 

Найпопулярніший вид трудових відносин, за яких нових працівників набирають у штат, несе для бізнесу значні витрати. Пошук кандидатів може тривати протягом кількох місяців, а утримання та розвиток співробітників також вимагає додаткового бюджету. У випадках, коли організація інхаус команди ризикована, аутстафінг допомагає оптимізувати ресурси та знизити витрати. 

Як вибрати потрібну модель для свого бізнесу

Коли перед бізнесом стоїть вибір між аутстафінгом, аутсорсінгом та інхаусом, важливо оцінити потреби бізнесу та поставлені цілі. Варто звернутися до аутстафінгової компанії, якщо метою є запуск складного проєкту, де необхідний специфічний досвід і знання зовнішніх спеціалістів. Аутсорсінг допоможе мінімізувати трудові спори та витрати, а також залучити ресурси для другорядних бізнес-процесів. Залучення інхаус-працівників повинно максимально відповідати довгостроковій стратегії розвитку, а тому варто критично оцінити свої можливості та силу HR-бренду для найму нових співробітників. 

У висновку

В стратегії управління персоналом аутстафінг може виступити ефективним інструментом для зменшення адміністративних витрат. Замовник, «орендуючи» працівника делегує функцію управління компанії-підряднику, спрощує бізнес-процеси та звільняє ресурс на інші важливі питання. Можливо саме аутстаф може допомогти вашому бізнесу збільшити свою продуктивність і стане ключем до успіху?