All-hands зустрічі як HR-інструмент: досвід SPD-Ukraine

ІТ-компанія SPD-Ukraine успішно провела вже десять All-hands зустрічей в умовах карантину. В авторському матеріалі HR Team Lead ділиться простими порадами щодо організації віддалених зустрічей на 450 осіб та розповідає щодо роботи з питаннями працівників.

Зміст

Як все починалось
Перші All-hands зустрічі
Специфіка питань
Показники відвідуваності
Результативність All-hands
Висновок
Бонус: «незручні» питання на All-hands

Мене звати Женя, я HR Team Lead в компанії SPD-Ukraine вже 9 років. Хотіла б поділитися досвідом впровадження All-hands meetings, які допомогли своєчасно зреагувати та впоратись з ризиками віддаленої роботи (налагодити комунікацію та відповідати на запити колег), а також з хвилюваннями щодо Covid-19 та подальших планів компанії. 

Практика проведення All-hands є не новою, але в кожній компаній такі зустрічі проходять по-своєму. Проте я хочу поділитись досвідом SPD-Ukraine.

Трохи передісторії, щоб бути в контексті. Впровадження All-hands зустрічей в SPD-Ukraine припало на весну 2020 року, коли увесь світ зіткнувся з Covid-19 та карантинними обмеженнями. 

Чому раніше в компанії не проводились такі зустрічі? В цьому не було потреби. Тоді в команді було близько 450 спеціалістів, і всі вони працювали в офісах в Києві та Черкасах. Також процес комунікацій був налагоджений таким чином, щоб колеги отримували всі актуальні новини як компанії, так і окремих її підрозділів: 

• регулярні і-мейл розсилки з новинами на проєктах та від всіх департаментів;
• щомісячний внутрішній дайджест компанії;
• регулярні зустрічі CEO з новачками.

Але коли справи ідуть добре, всі бачать один одного та відчувають стабільність, то і немає гострої потреби вигадувати щось нове та “боротися з вітряками”. Проте все змінилось вже в березні 2020 року.

Як все починалось

Все перевернулось, коли прийшли перші повідомлення про хворих на Covid-19 в Україні та введення карантинного режиму. SPD-Ukraine надає послуги розробки програмних продуктів клієнтам з різних країн та сфер. У декого з клієнтів справи йшли добре, а інші були змушений поставити процес розробки на hold.

Колеги почали непокоїтись і ставили багато однотипних питань як CEO напряму, так і через HR та інші департаменти. Щоб збільшити проінформованість щодо Covid-19 та уникнути поширення фейкових новин, була запущена інформаційна і-мейл розсилка SPD Cares.

Стратегічні питання від колег про плани компанії та нинішню ситуацію з клієнтами та проєктами продовжували надходити. Але розсилкою тут було не обійтись. Колегам не вистачало живого спілкування  як один з одним, так і з CEO компанії. Тому було прийняте рішення впроваджувати All-hands зустрічі для всієї компанії.

Перші All-hands зустрічі

Зустрічі такого типу як All-hands не передбачають односторонню комунікацію. Це має бути діалог “компанії” (в особі CEO чи Board) та всіх колег. Саме такою була ціль All-hands в SPD-Ukraine. Але процес мав бути поступовий, оскільки рівень проінформованості та регулярність комунікацій знизилась через відсутність живого спілкування та невизначеності через Covid-19.

Щоб зустріч пройшла ефективно, за місяць до All-hands була запущена форма для збору питань. У цій формі колеги могли залишити питання анонімно або ж могли вказати своє ім'я. Крім того, для бажаючих поставити питання під час самої зустрічі така можливість була.

Звичайно, для безпеки кожного в компанії All-hands зустрічі проводились в онлайн форматі. Спочатку для цього використовували Google Meet, а потім перейшли в Zoom. Також був доступний запис зустрічі, щоб колеги могли переглянути його у будь-який зручний час.

Перші All-hands проходили з CEO компанії: Олександром Садовським та Богданом Халяпіним. Проте потім специфіка питань дещо змінилась, і доречніше було б їх ставити саме людям, відповідальним за ту чи іншу область. Тому було прийняте рішення проводити All-hands meeting з Board компанії, куди входять co-Founders, CFO (Chief Financial Officer), Head of Delivery та Director of Engineering.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Специфіка питань

Всього було проведено 10 All-hands зустрічей (станом на 31 серпня 2021 року). В загальному, зустрічі поводились один раз на два місяці. Все залежало від кількості питань, які колеги залишали у формі.

Динаміка природи питань змінювалась від зустрічі до зустрічі. На це впливали як зовнішні фактори (динаміка захворюваності, економічне становище на ринку у світі, рівень карантинних обмежень) та внутрішні фактори (прийняті зміни в процесах та подальші плани).

Так, наприклад, запитання на перших All-hands зустрічей в основному стосувались фінансової ситуації самої компанії та її клієнтів.

Для зручності всі отримані запитання групувались за тематикою, оскільки деякі з них повторювались. Формулювання самих питань при цьому не змінювались.

Тематика запитань перших All-hands зустрічей:

• Ситуація в компанії;
• Клієнти та проєкти;
• Найм та скорочення;
• Компенсації та соцпакет;
• Карантин та віддалена робота.

З часом специфіка питань змінилась. Колег цікавило повернення в офіс, відновлення офлайн тимбілдингів, вакцинація. Також колеги почали ставити питання безпосередньо під час самої зустрічі в чаті або ж голосом. І саме такий сценарій і був метою в SPD-Ukraine.

Також кожний All-hands meeting починався з оголошення основних новин компанії. Це допомогло підтримувати прозорість в процес та планах компанії.

Показники відвідуваності

Залученість якомога більшої кількості колег на All-hands meeting не було основною метою в SPD-Ukraine. Враховувались різні графіки роботи колег, мітинги з клієнтами з інших часових зон та навантаженість задачами. Важливо було обрати оптимальний час.

Перші зустрічі проводились в обідній час, далі перейшли на ранок — близько 9:30-10:00. Записи зустрічей залишались доступними для всіх колег в корпоративному Class Room. Крім того, після All-hands відправлявся follow-up з тезисами.

Результативність All-hands

Зустрічі в рамках всієї компанії допомогли визначити гострі потреби колег, а також загальний настрій команд та своєчасно зреагувати на них. 

Форма для збору питань (з можливістю ставити питання анонімно) дала колегам можливість озвучити свої переживання. А оскільки абсолютно всі отримані питання були додані до презентацій та озвучені на самій зустрічі, колеги могли бачити, що ті чи інші питання чи переживання характерні не лише для них.

Важливо зазначити, що краще повністю зберігати формулювання запитання і не вносити ніяких змін. Якщо питання надто велике та повторює інші, його можна скоротити.

Також форма дає можливість HR та іншим департаментам оперативно реагувати на ті чи інші запити. Наприклад, All-hands запланований на кінець місяця. На початку цього ж місяця ви отримуєте 8-10 запитань, що стосуються, наприклад, пакету “Спорт”*. То не варто чекати самої зустрічі, щоб озвучити конкретне рішення. Це краще робити одразу.

* В SPD-Ukraine до 2019 року колегам компенсувались витрати на спортивні абонементи  та заняття в спортивних секціях. 

Так в компанії пакет “Спорт” розширився на компенсування занять спортом онлайн та компенсацію витрат на спортивний інвентар для занять вдома. А на All-hands зустрічі вже озвучувались причини такого рішення та альтернативи, які також розглядались.

Так питання для All-hands meeting допомогли визначити пріоритетність запланованих змін та пришвидшили їх реалізацію. Зокрема, це стосувалось таких ініціатив, як:

• запуск Wellbeing програми — психологічної підтримки онлайн, що надається стороннім провайдером;
• облаштування робочого місця вдома з доставкою меблів та техніки з офісу;
• варіанти активностей та компенсація тимбілдингів онлайн;
• компенсація тесту на Covid-19 та розширення медичної страховки.

Таким чином, All-hands meetings дають змогу дізнатись реальну потребу колег та вчасно на неї зреагувати.

Що стосується показників eNSS (Employee Net Satisfaction Score), то за три місяці до карантинних обмежень та впровадження All-hands зустрічей показник становив +57 (на основі 241 відповіді), а за три місяці після проведення перших All-hands — +64 (на основі 391 відповіді). Внутрішній показник лояльності eNРS (Employee Net Promotion Score) також виріс з +76 до +89.

Також одразу після проведення All-hands зустрічей колегам відправлялась форма зворотнього зв'язку. Так після першої зустрічі своїми враженнями від All-hands поділились 25% присутніх колег. При цьому 92% з них повідомили, що отримали відповіді на свої запитання.

Висновок

З досвіду SPD-Ukraine All-hands зустрічі — це чудовий інструмент для:

• підтримання прозорості та довіри до компанії;
• налагодження діалогу між колегами та керівництвом компанії;
• виявлення актуальних потреб колег;
• відчуття у колег залученості до життя та планів компанії;
• можливості для колег впливати, критикувати та ініціювати зміни;
• пріоритезації впровадження внутрішніх ініціатив.

Бонус: “незручні” питання на All-hands

У ситуації невизначеності важко уявити All-hands meeting без “незручних” питань від колег. На зустрічах SPD-Ukraine такі питання також були. При цьому ми намагались щиро та прозоро на них відповісти адже, саме такою є корпоративна культура компанії. І якщо коментар був дійсно доречний, то визнавали свою помилку і роз'яснювали причини, чому вийшло саме так, а не інакше.

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція Hurma System може не поділяти думку авторів.