9 інструментів для успішної організації remote work

Робота з дому – це не тільки затишок і комфорт, але ще й глобальна перебудова режиму дня, та й життя. В таких умовах дуже важливо стежити за станом співробітників, їхньою продуктивністю і результативністю.

Сьогодні ми розповімо вам про must-have інструменти для організації remote work.

Завжди на зв'язку: корпоративні месенджери

Slack

Slack – один з найоптимальніших варіантів для корпоративного використання. Він розмежовує робочі питання від особистого спілкування, підтримує інтеграцію з Google Docs, Trello, Twitter.

У месенджері можна спілкуватися як особисто з користувачами, так і в окремих розмовах або ж каналах. Для кожної команди або проєкту можна створити канал. У Slack є можливість налаштування повідомлення про створення документа на Google Диск, нової задачі в Trello, лайків у Facebook.

Головні переваги та особливості месенджера:

• підтримка створення голосових і відеодзвінків прямо з месенджера;
• користувачі можуть створювати собі статуси про доступність, що дає можливість більш концентровано зануритися в роботу;
• є функція демонстрації екрану іншим користувачам;
• згадка користувача через «@» надсилає йому сповіщення, навіть якщо повідомлення у чаті відключені;
• безпеку завдяки роботі по протоколу HTTPS і двофакторної аутентифікації.

Недоліки:

• обмежений функціонал, якщо використовувати безкоштовну версію;
• більше підходить для використання у великих компаніях.

Вартість. Доступна безкоштовна і платна версія. Безкоштовна – оптимальний варіант для невеликих команд. Вона надає доступ до 10 000 повідомлень, підтримує 10 інтеграцій та дзвінки 1:1. Платна версія відрізняється ширшим функціоналом, але ціна стартує з $6.67 за місяць.

Telegram

Один з найпопулярніших месенджерів. У березні 2019 року його щоденна аудиторія склала 4.4 млн користувачів. Telegram привертає великою кількістю чат-ботів і адаптивністю, оскільки підтримується на всіх версіях: браузерній, десктопній, мобільній. Відрізняється user friendly інтерфейсом, а його дизайн користувач може налаштувати під особисті смаки та переваги. Крім того, в налаштуваннях можна обрати іконку програми, змінити фон і колір повідомлень.

Текстовими повідомлення функціонал месенджера не обмежується. У Telegram також можна записувати аудіо- чи відео повідомлення.

При бажанні користувач може самостійно створити чат-бот або ж груповий чат для команди, що дуже зручно в роботі. А для повної конфіденційності є функція створення секретного чату. Увійти в нього можна тільки після введення пароля.

Основні переваги Telegram:

• багато стікерів на будь-який смак;
• можна передавати дані обсягом до 1.5 ГБ;
• недавно з'явилася функція відеодзвінків;
• швидка передача даних завдяки високій швидкості роботи;
• високий рівень безпеки завдяки власному протоколу шифрування MTProto;
• можна групувати чати по папкам і закріплювати їх наверх, щоб не втратити.

Недоліки:

• можна заплутатися у великій кількості чатів і немає функції для групових дзвінків.

Вартість. Безкоштовно.

Discord

Месенджер, який спочатку призначався для геймерів, але зараз активно використовується для корпоративних цілей. У ньому можна писати текстові повідомлення, а також спілкуватися в голосовому чи відеочаті. Як і в Telegram, є опція для створення групових чатів, а також відеоконференцій і приватних каналів. Доступний Discord на iOS, Mac OS, Android, Web, Windows, Linux і підходить для команд будь-яких розмірів.

Основні переваги Discord:

• зручний інтерфейс, в якому легко розібратися з перших хвилин використання;
• швидко завантажує файли та передає дані;
• підтримується на всіх ОС;
• високий рівень безпеки: є захист від DDoS-атак, витоків IP.

Недоліки:

• інтегрується тільки з сервісами для геймерів і соціальними мережами.

Вартість. Безкоштовно.

Моніторинг дедлайнів: управління проєктами

Trello

Task-менеджер для командної роботи, який відображає проєкти та завдання на Kanban-дошці. У програмі можна ставити завдання на певних користувачів, стежити за їх виконанням і дедлайнами. Сервіс інтегрований з Jira, Google Диском, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab і іншими програмами.

Основні переваги:

• інтерфейс дощок можна налаштовувати індивідуально «під себе»;
• налаштування дощок за допомогою фільтрів за командами, мітками тощо;
• додаток доступний на всіх платформах, а мобільна версія не поступається у функціоналі десктопній.

Недоліки:

• обмежена в функціоналі безкоштовна версія.

Вартість. Безкоштовна версія і розширена платна. Вартість платної версії від $ 9.99 в місяць за користувача.

Jira

Task-менеджер для розробників та IT-фахівців з Kanban-дошкою і можливість виставляти пріоритети по задачах. В системі можна складати звіти, планувати завдання, контролювати роботу співробітника в режимі реального часу.

Додатково є можливість оптимізації за допомогою Confluence, Bitbucket, HipChat і інших інструментів для розробки ПЗ.

Основні переваги:

• можливість швидкого складання звітів;
• захист даних за допомогою таких елементів управління як дозволу і шифрування при передачі та зберіганні;
• можливість гнучкого планування завдань.

Недоліки:

• російську версію потрібно купувати або завантажувати окремим плагіном.

Asana

Сервіс для роботи в команді, управління проєктами та самоорганізації. У Asana співробітники можуть спілкуватися між собою, обмінюватися файлами, складати список справ і завдань.

У софті є багаторівнева система завдань для деталізації завдань, а також розширення для перекладу інтерфейсу системи.

Вартість. Безкоштовна версія і платна за $10 в місяць за одного користувача.

Основні переваги:

• інтеграція з Google та Adobe, програмами для роботи з файлами, звітами й обліку часу;
• user friendly інтерфейс;
• співробітники чітко бачать всі завдання і терміни, а керівник може легко відстежувати прогрес і контролювати виконання завдань.

Недоліки:

• безкоштовна версія розрахована тільки на невеликі команди та позбавлена ​​багатьох функцій.
• Краще один раз побачити: софт для відеоконференцій

Zoom

І відкриває наш список відомий всім сервіс для проведення відеоконференцій, вебінарів, майстер-класів - Zoom. Крім цього є можливість обмінюватися повідомленнями в чаті та різними файлами під час або поза конференції.

Вартість. Є безкоштовна версія і платна від $ 149.90 за рік.

Основні переваги:

• є можливість здійснювати групові або індивідуальні голосові виклики;
• Zoom підходить для проведення вебінарів;
• у безкоштовній версії на відеоконференцію можна покликати до 100 учасників;
• є функція демонстрації екрану для зручного обговорення проєкт, презентації або документа.
• підтримка мобільної версії.

Недоліки:

• невисокий рівень безпеки.
• в безкоштовній версії обмежена час проведення конференції до 40 хвилин.

Skype

Один із перших інструментів для відеозв'язку, який з'явився у 2003 році. З його допомогою можна відправляти текстові, голосові та відеоповідомлення, обмінюватися файлами. В Skype також є прості боти, в яких можна дізнатися погоду або почитати анекдоти. Працює інструмент як окремий десктопний- і мобільний додаток, але також є й вебверсія.

Вартість. Є безкоштовна версія і платна $ 5 в місяць за одного користувача.

Основні переваги:

• є функція демонстрації екрану та активація субтитрів в режимі реального часу;
• зрозумілий і простий інтерфейс;
• доступний для iOS, Android і ПК;
• є інтеграція з Бітрікс 24 і Планфікс.

Недоліки:

• низький рівень безпеки. У 2018 році була виявлена ​​уразливість безпеки Skype, яка дозволяла шкідливим програмам отримати доступ до комп'ютера користувача.
• повільне завантаження;
• низька швидкість передачі даних.

Google Meet

Зручний інструмент для відеозв'язку, оскільки користувач може швидко організувати термінову зустріч без планування заходу або конференції. Зайти в конференцію можна за посиланням як з комп'ютера, так і зі смартфона, через додаток Google Meet. Також є опція субтитрів в режимі реального часу на основі технології розпізнавання мови Google.

Вартість. Безкоштовно.

Основні переваги:

• відмінну якість відеозв'язку;
• високий рівень безпеки коштом шифрування в процесі передачі даних;
• є функція демонстрації екрану.

Недоліки:

• використовувати можна тільки з Google Chrome, а на мобільні пристрої потрібно встановлювати додаток.

Якісні інструменти – ключ до успіху на remote work

Від того, наскільки якісні та технологічні інструменти для комунікації ви будете використовувати, залежить ефективність і результативність фахівців. Співробітникам дуже потрібне спілкування, коли вони працюють з дому. За даними Buffer, 19% фахівців відчувають себе самотніми під час віддаленої роботи. А поганий настрій, як відомо, позначається на залученості та продуктивності співробітників.

• Робота з дому