9 инструментов для успешной организации remote work

Работа из дома – это не только уют и комфорт, но еще и глобальная перестройка режима дня, да и жизни. В таких условиях очень важно следить за состоянием сотрудников, их продуктивностью и результативностью. 

Сегодня мы расскажем вам о must-have инструментах для организации remote work. 

Всегда на связи: корпоративные мессенджеры

Slack

Slack – один из самых оптимальных вариантов для корпоративного использования. Он разграничивает рабочие вопросы от личного общения, поддерживает интеграцию с Google Docs, Trello, Twitter. 

В мессенджере можно общаться как лично с пользователями, так и в отдельных беседах или же каналах. Для каждой команды или проекта можно создать канал. В Slack есть возможность настройки уведомления о создании документа на Google Диск, новой задаче в Trello, лайках в Facebook. 

Главные преимущества и особенности мессенджера:

• поддержка создания голосовых и видеозвонков прямо из мессенджера;
• пользователи могут создавать себе статусы о доступности, что дает возможность более концентрировано погрузиться в работу;
• есть функция демонстрации экрана другим пользователям; 
• упоминание пользователя через  «@» присылает ему оповещение, даже если уведомления в чате отключены;
• безопасность благодаря работе по протоколу HTTPS и двухфакторной аутентификации.

Недостатки:

• ограниченный функционал, если использовать бесплатную версию; 
• больше подходит для использования в крупных компаниях.

Стоимость. Доступна бесплатная и платная версия. Бесплатная – оптимальный вариант для небольших команд. Она предоставляет доступ к 10 000 сообщениям, поддерживает 10 интеграций и звонки 1:1. Платная версия отличается более обширным функционалом, но цена стартует с $6.67  за месяц. 

Telegram

Один из самых популярных мессенджеров. В марте 2019 года его ежедневная аудитория составила 4.4 млн пользователей. Telegram привлекает большим количеством чат-ботов и адаптивностью, поскольку поддерживается на всех версиях: браузерной, десктопной, мобильной. Отличается user friendly интерфейсом, а его дизайн пользователь может настроить под личные вкусы и предпочтения. Кроме того, в настройках можно выбрать иконку приложения, сменить фон и цвет сообщений. 

Текстовыми сообщения функционал мессенджера не ограничивается. В Telegram также можно записывать аудио– или видео сообщения. 

При желании пользователь может самостоятельно создать чат-бот или же групповой чат для команды, что очень удобно в работе. А для полной конфиденциальности есть функция создания секретного чата. Войти в него можно только после ввода пароля. 

Основные преимущества Telegram:

• много стикеров на любой вкус; 
• можно передавать данные объемом до 1.5 ГБ;
• недавно появилась функция видеозвонков; 
• быстрая передача данных за счет высокой скорости работы; 
• высокий уровень безопасности за счет собственного протокола шифрования MTProto;
• можно группировать чаты по папкам и закреплять их наверх, чтобы не потерять. 

Недостатки:

• можно запутаться в большом количестве чатов и отсутствие функции для групповых звонков.

Стоимость. Бесплатно.

Discord

Мессенджер, который изначально предназначался для геймеров, но сейчас активно используется для корпоративных целей. В нем можно писать текстовые сообщения, а также общаться в голосовом или видеочате. Как и в Telegram, есть опция для создания групповых чатов, а также видеоконференций и приватных каналов. Доступен Discord на iOS, Mac OS, Android, Web, Windows, Linux и подходит для команд любых размеров. 

Основные преимущества Discord:

• удобный интерфейс, в котором легко разобраться с первых минут использования;
• быстро загружает файлы и передает данные; 
• поддерживается на всех ОС;
• высокий уровень безопасности: есть защита от DDoS-атак, утечек IP.

Недостатки:

• интегрируется только с сервисами для геймеров и социальными сетями.

Стоимость. Бесплатно. 

Мониторинг дедлайнов: управление проектами

Trello

Task-менеджер для командной работы, который отображает проекты и задачи на Kanban-доске. В программе можно ставить задачи на определенных пользователей, следить за их выполнением и дедлайнами. Сервис интегрирован с Jira, Google Диском, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab и другими программами. 

Основные преимущества:

• интерфейс досок можно настраивать индивидуально «под себя»;
• настройка досок с помощью фильтров по командам, создателю задачи, метками и т. д;
• приложение доступно на всех платформах, а мобильная не уступает в функционале десктопной.

Недостатки:

• ограниченная в функционале бесплатная версия. 

Стоимость. Бесплатная версия и расширенная платная. Стоимость платной версии от $9.99 в месяц за пользователя. 

Jira

Task-менеджер для разработчиков и IT-специалистов с Kanban-доской и возможность выставлять приоритеты по задачам. В системе можно составлять отчеты, планировать задачи, контролировать работу сотрудника в режиме реального времени. 

Дополнительно есть возможность оптимизации с помощью Confluence, Bitbucket, HipChat и других инструментов для разработки ПО. 

Основные преимущества:

• возможность быстрого составления отчетов;
• защита данных с помощью таких элементов управления как разрешения и шифрование при передаче и хранении;
• возможность гибкого планирования задач.

Недостатки:

• русскую версию нужно покупать или скачивать отдельным плагином. 

Asana

Сервис для работы в команде, управления проектами и самоорганизации. В Asana сотрудники могут общаться между собой, обмениваться файлами, составлять список дел и задач. 

В софте есть многоуровневая система задач для детализации заданий, а также расширение для перевода интерфейса системы. 

Основные преимущества:

• интеграция с Google и Adobe, программами для работы с файлами, отчетами и учета времени;
• user friendly интерфейс;
• сотрудники четко видят все задачи и сроки, а руководитель может легко отслеживать прогресс и контролировать выполнение задач.

Недостатки:

• бесплатная версия рассчитана только на небольшие команды и лишена многих функций. 

Стоимость. Бесплатная версия и платная за $10 в месяц за одного пользователя.

Лучше один раз увидеть: софт для видеоконференций

Zoom

И открывает наш список известный всем сервис для проведения видеоконференций, вебинаров, мастер-классов – Zoom. Кроме этого есть возможность обмениваться сообщениями в чате и различными файлами во время или вне конференции. 

Основные преимущества:

• есть возможность совершать групповые или индивидуальные голосовые вызовы;
• Zoom подходит для проведения вебинаров;
• в бесплатной версии на видеоконференцию можно позвать до 100 участников;
• есть функция демонстрации экрана для удобного обсуждения проекта, презентации или документа.
• поддержка мобильной версии.

Недостатки:

• невысокий уровень безопасности.
• в бесплатной версии ограничено время проведения конференции до 40 минут. 

Стоимость. Есть бесплатная версия и платная от $149.90 за год. 

Skype

Один из первых инструментов для видеосвязи, который появился в 2003 году. С его помощью можно отправлять текстовые, голосовые и видеосообщения, обмениваться файлами. В Skype также есть простые боты, в которых можно узнать погоду или почитать анекдоты. Работает инструмент как отдельное десктоп– и мобильное приложение, но также есть и в веб-версии. 

Основные преимущества:

• есть функция демонстрации экрана и активация субтитров в режиме реального времени;
• понятный и простой интерфейс;
• доступен для iOS, Android и ПК;
• есть интеграция с Битрикс24 и Планфикс.

Недостатки:

• низкий уровень безопасности. В 2018 году была обнаружена уязвимость безопасности Skype, которая позволяла вредоносным программам получить доступ к компьютеру пользователя.
• медленная загрузка;
• низкая скорость передачи данных.

Стоимость. Есть бесплатная версия и платная $5 в месяц за одного пользователя.

Google Meet

Удобный инструмент для видеосвязи, поскольку пользователь может быстро организовать срочную встречу без планирования мероприятия или конференции. Зайти в конференцию можно по ссылке как с компьютера, так и со смартфона, через приложение Google Meet. Также есть опция субтитров в режиме реального времени на основе технологии распознавания речи Google. 

Основные преимущества:

• отличное качество видеосвязи;
• высокий уровень безопасности за счет шифрования в процессе передачи данных;
• есть функция демонстрации экрана.

Недостатки:

• использовать можно только с Google Chrome, а на мобильные устройства нужно устанавливать приложение.

Стоимость. Бесплатно. 

Качественные инструменты – ключ к успеху на «удаленке»

От того, насколько качественные и технологичные инструменты для коммуникации вы будете использовать, зависит эффективность и результативность специалистов. Сотрудникам очень нужно общение, когда они работают из дома. По данным Buffer, 19% специалистов чувствуют себя одинокими во время удаленной работы. А плохое настроение, как известно, сказывается на вовлеченности и продуктивности сотрудников. 

• Работа из дома