6 помилок при проведенні загальних зустрічей та як їх уникнути

Більшість організацій проводять регулярні зустрічі, в яких беруть участь усі члени їхніх команд. Вони мають багато назв: All-hands, All-staff, командна зустріч, Teatime, TGIF тощо. Та на жаль, жодне з цих імен не дає вказівок як зробити ці зустрічі корисними. У цій статті ми розберемо навіщо потрібні загальні зустрічі та як ви можете покращити їх проведення.

Що таке All-hands?

All-hands — це зустріч, на яку запрошені всі співробітники для обговорення важливих питань, оновлень та стратегічних напрямків діяльності компанії.

Це важливі цілі, але доволі абстрактні. Без додаткової ясності компанії проводять All-hands, як хаотичні вебінари. Такий підхід розчаровує всіх. Менеджери відчувають, що їх зусилля донести інформацію марні. Співробітники ж відчувають незаангажованість та неповагу. 

Поширені помилки під час зустрічі All-hands і що робити натомість

Помилка 1. Обов'язкова явка

Звісно ж хочеться, щоб зустріч відвідала максимальна кількість людей, однак примус навряд буде хорошим рішенням. Замість цього радимо використати наступні стратегії:

1. Заохочуйте всіх до участі
Висловіть щиру зацікавленість у приєднанні співробітників до зустрічі та обов’язково нагадайте про неї перед початком. Також обов’язково подбайте про комфорт і знайдіть способи полегшити це для якомога більшої кількості людей. 

2. Надайте переконливу причину для участі
Чого члени команди можуть навчитися на цій зустрічі, чого вони не змогли б навчитися іншим способом? Що це для них? Чи буде весело? Чи є у них можливість впливати на стратегію? Чи отримають вони відповіді на великі відкриті питання? Чи будуть закуски?

3. Запишіть свою зустріч, щоб ті, хто не зміг бути присутнім, могли побачити, що вони пропустили.

Помилка 2. Відсутність взаємодії

Зустрічі у форматі вебінару з презентаціями PowerPoint більше не працюють, ані для спікерів, ані для учасників.

Що робити замість цього:

1. Надайте кілька способів взаємодії
Деякі компанії надають ресурси для ведення нотаток, запрошують до відгуків через інтерактивні опитування та створюють моменти для обговорень у малих групах. Залучіть фасилітаторів вашої компанії, щоб допомогти з цим.

2. Створіть нові спільні ритуали
Наприклад, компанії використовують All-hands, щоб офіційно привітати нових членів команди, відзначати людей, які добре попрацювали, проводити дебати з актуальних питань тощо.

3. Приділіть багато часу питанням і відповідям
Ці зустрічі дають найкращу можливість для всіх почути важливу інформацію одночасно.

Помилка 3. Неправильна робота з запитаннями

Час для запитань і відповідей значною мірою сприяє успішності проведення All-hands, але надзвичайно важливо використовувати його вміло. Коли лідери уникають питань або дають неповні відповіді, вони посилюють недовіру. Співробітники дивуються: «Що вони приховують? Чи знають вони, що роблять? Чого вони бояться сказати і як це вплине на мене?»

Натомість ось як переконатися, що цей час для запитань і відповідей виявиться цінним для всіх:

1. Відповідайте на складні запитання
Якщо уникати їх, вони не зникнуть. Просто кожен здогадується, якими можуть бути ці відповіді самостійно. Ваша чесна відповідь не буде гіршою за жахливі речі, які деякі люди уявляють.

2. Відповідай на всі питання чесно
Це може означати, що вам доведеться сказати такі речі, як:

• «Я зараз не знаю відповіді на це питання, але я можу поділитися тим, що ми розглядаємо, і як ви можете допомогти прийняти ці рішення».
• «Це важко сказати. Чесно кажучи, ми ще не знаємо всіх деталей, але ось що ми знаємо і що ми робимо, щоб це зрозуміти».
• «Це цікаве питання. Я хочу переконатися, що даю вам найточнішу відповідь. Чи можете ви розповісти більше про те, що стоїть за цим запитанням?»
• «Вибачте, але зараз я не можу поділитися цією інформацією. Ось що я можу тобі сказати, і коли я сподіваюся, що зможу поділитися більше».

3. Зберіть питання заздалегідь
Ви хочете відповідати на гарячі запитання, які турбують багатьох людей, а не лише на ті, які ставить найгучніша людина в кімнаті. Щоб дізнатися, що саме є важливим для ваших працівників, попросіть їх надіслати свої запитання заздалегідь і надайте працівникам можливість «проголосувати» за питання, на які вони хочуть отримати відповідь.

4. Ретельно подумайте про свій підхід до анонімності
Типова порада полягає в тому, щоб надати працівникам можливість анонімно публікувати запитання. Це нібито дозволяє безпечно стати важкі запитання, не боячись збентеження чи відплати. Однак, анонімність також може стати прикриттям для досить неприємної поведінки, вивільняючи прихованих тролів, які ховаються у команді.

Багато компаній тепер відходить від анонімності в результаті й шукає замість цього створити культуру відкритого зворотного зв’язку. Що б ви не вибрали, пам’ятайте про цінності, які ви прагнете продемонструвати, і спостерігайте, щоб переконатися, що ваш підхід добре працює на практиці.

Помилка 4. Нечіткі правила щодо приватності

Коли ви даєте чесні відповіді на запитання про фінанси вашої компанії, бізнес-стратегію тощо, ви створюєте ризик того, витоку інформації стороннім особам. Це доволі розповсюджена проблема. Наприклад, у Google Сундар Пічаї скасував щотижневі зустрічі через такі витоки.

Хоча ви не можете повністю запобігти цьому ризику, ви можете зменшити ймовірність, чітко виклавши свою політику обміну інформацією.

1. Зауважте, що ділитеся конфіденційною інформацією
Ви хочете, щоб не було жодних сумнівів, які деталі повинні залишатися приватними для компанії.

2. Переконайтеся, що ваша політика охоплює порушення конфіденційності, навчіть людей чому це важливо та послідовно дотримуйтесь політики.

Переконайтеся, що всі знають про наслідки надання особистої інформації стороннім особам. Це запобігає витоку інформації людьми, які не розуміють потенціалу шкоди для компанії або не думають, що правила застосовуються до їхньої ситуації.

3. Не будьте злими
Співробітники Google вважали, що їм потрібно поділитися внутрішніми рішеннями з пресою, оскільки ці рішення порушували їхній моральний кодекс. Вони вважали, що діють як викривачі.

Помилка 5. Відсутність зворотного зв’язку

Великі анонси, масштабні бачення, хвилюючі заклики до дії, а потім... усі повертаються до свого робочого столу й поводяться так, ніби нічого не змінилося. Тому що без подальших заходів нічого не буде.

Ідеї та новини, які лунають на All-hands зустрічах, будуть новими для багатьох членів команди. Їм потрібно буде ще кілька разів дослідити їх, перш ніж вони закріпляться. Співробітникам також потрібно буде перетворити велику ідею на конкретні щоденні завдання зі свого списку. Потім, оскільки це буде новим, їм потрібно буде навчитися та покращити реалізацію цих ідей. Це вимагає зворотного зв’язку.

Щоб переконатися, що ідеї, якими ви поділилися на вашій загальній зустрічі, відображатимуться в щоденній практиці вашої компанії, заплануйте наступні дії:

1. Обговорення ідей на зборах команди
Керівники команд повинні планувати обговорення того, що було обговорено в усіх руках, і як це стосується роботи команди.

2. Заохочуйте запитання та відгуки
Надайте кожному можливість ставити запитання та обговорювати вміст поза зустрічами за допомогою онлайн-опитуванням, документів тощо.

3. Дайте можливість піти глибше
Представляєте нову практику чи навичку? Надайте доступ до книг і навчання. Берете нову ініціативу? Діліться нотатками про початок програми та публікуйте оновлення прогресу. Порушуєте нове питання чи можливість? Заплануйте відкриті дискусії для тих, хто хоче зробити наступний крок.

4. Використовуйте інтервал повторення
Нам часто доводиться стикатися з ідеєю кілька разів і різними способами, перш ніж ми її повністю зрозуміємо і запам'ятаємо. Плануйте поділитися своїми великими ідеями з усіма, а потім повторюйте їх через внутрішні канали зв’язку кілька разів протягом багатьох місяців.

Помилка 6. Невміння розвиватися

Для того, щоб збільшувати ефективність зустрічей необхідно змінювати їх формат залежно від цілей та потреб.

Коли команди невеликі та нові, спільні зустрічі фокусуються на пошуку шляхів. Вони допомагають знайти відповіді на питання: хто ми, що ми робимо, чому ми це робимо, чи це працює, хто новий і як усе змінилося сьогодні? Більші компанії зосереджуються на великих стратегічних темах, досягненні цілей і динаміці конкурентного ринку.

Тож у міру того, як трансформується характер вашої роботи та важливі щоденні аспекти, змінюється і ваш All-hands. Ось декілька кроків, якщо ви хочете залишатися гнучкими:

1. Оберіть спосіб проведення
Оберіть спосіб проведення загальних зустрічей, який залишає простір для гарячих тем. Ви знаєте, що щось виникне, тож краще переконайтеся, що у вас є час на це.

2. Регулярно збирайте фідбек
Запитайте співробітників, чи вважають вони цінні ваші спільні зустрічі, а також запитайте їхні ідеї щодо того, що могло б зробити їх кориснішими.

3. Змінюйте свою зустріч принаймні раз на рік
Подивіться на те, що ви робите, і подумайте: чи ця зустріч все ще виконує важливу функцію в нашому бізнесі? Або є більш важлива потреба, яку ми повинні вирішити, проводячи час разом?

4. Залучайте більше людей
Більше розуму = більше ідей = більше можливостей оновити свої наступні All-hands.

Фінальні думки

All-hands — це важливий інструмент комунікації зі співробітниками та їх об'єднання навколо спільних цілей та цінностей. Однак розповсюджені помилки часто заважають досягнути поставлених цілей. Сподіваємось, що поради наведені у цій статті допоможуть вам проводити командні зустрічі ефективніше.

За матеріалами LUCID. Статтю переклала та адаптувала команда HURMA.