10 кроків до ідеального початку робочого дня

Анна Михайлова

Команда Hurma

  • 9 хв
  • 489
  • 0

Кому як не HR-фахівцю потрібно бути завжди в гарному настрої, щоб налаштовувати на позитивний лад співробітників, мотивувати та слідкувати за їхньою залученістю? Секрет гарного стану протягом усього дня ховається у його правильному початку. 

Наша редакція підготувала для вас нову статтю, з якої ви дізнаєтеся як починати та планувати свій робочий день. 

Алгоритм ідеального початку робочого дня

Ранкові години з 9:00 до 11:00 – час, коли люди найбільш продуктивні та ефективні, оскільки їхня розумова діяльність знаходиться на піку. Тому важливо не витрачати цей час дарма, а використовувати його з розумом. 

Крок №1. Вчасно лягайте спати

Якісний сон – основа продуктивного робочого дня. Американські дослідження показали, що зниження продуктивності співробітників через недосип та безсоння обходиться компаніям в $63.2 мільярдів доларів за рік. Якщо людина не висипається, вона почуває себе в'ялою, розсіяною та дратівливою. 

Крок №2. Трохи полежте у ліжку

Один із найбільш та дієвих способів продуктивно увірватися в новий день. Дайте собі можливість трохи полежати, обміркувати плани, зібрати всі думки до купи. Це не займе багато часу, але вилізти з-під ковдри буде легше. 

Крок №3. Не закривайте занавіски 

Сонячне світло – найкращий спосіб розбудити організм природним чином, тому не варто від нього ховатися. Попадання сонячного світла у кімнату спростить ранковий підйом. 

Крок №4. Підтягніться

Це один із найбільш очевидних способів прокинутися, але багато людей його ігнорує. А даремно. Ви лежали й спали декілька годин, ваше тіло не підготовлене до різкого підняття з ліжка. Полежте, підтягніться, розімніть руки, ноги та ви побачите, що прокидатися стане набагато легше. 

Крок №5. Медитація

Ранкова медитація допомагає зменшити занепокоєння, покращити концентрацію, позбавитися від непотрібних думок та налаштуватися на продуктивну роботу. Тому не варто нехтувати медитацією. 

Крок №6. Випийте склянку води

Якщо ви почуваєте зранку в'ялість та утомленість, це може бути через обезводнення після нічного сну. Склянка води зранку допоможе вам відчути себе більш свіжим та бадьорим.

Окрім того, можна додати в склянку з водою трохи лимону. У ньому багато калія, вітаміну С та антиоксидантів. Вода з лимоном додає енергії та покращує засвоєння поживних речовин у шлунку.    

Крок №7. Не перевіряйте пошту з самого ранку

Ведучий американський експерт з тайм-менеджменту Джулія Моргенстерн у своїй книзі дає важливу рекомендацію: ніколи не перевіряйте вхідні листи зранку. 

Чому? Тому що пошта та велика кількість листів затягують і людина витрачає багато часу на відповіді та переписку. Тому Джулія радить замість перевірки пошти зайнятися якоюсь іншою справою, яка допоможе вам продуктивно почати свій день. 

Крок №8. Не забувайте поснідати

Смачний та ситний сніданок насичує організм енергією, покращує короткочасну пам'ять та допомагає сконцентруватися. До того ж, якщо ви поснідаєте, вам не буде заважати працювати шлунок, який буркотить.

Крок №9. Приберіть робоче місце

Бардак на робочому столі відвертає увагу людини від роботи, знижує її концентрацію та продуктивність.

Крок №10. Плануйте свій день

Планування дня допомагає налаштуватися на роботу. Складіть список важливих справ, розставте пріоритети, для цього є багато методів та інструментів. Використовуючи їх, ви витратите менше часу на планування та зможете ефективніше працювати.

Планування робочого дня: що це та навіщо

Сучасний ритм життя призводить до постійної перевтоми та професійного вигорання. Тайм-менеджмент і планування – інструменти, які допоможуть не тільки ефективно використовувати робочий час, а й скорочувати його. Але не варто плутати планування зі звичайним списком справ на день.

Давайте на прикладі двох списків справ розглянемо різницю.

To-do List ВасиляTo-do List Сергія
1. Обговорити з командою новий контент-план1. Витратити 2 години на написання моєї першої книги
2. Надіслати звіт по роботі керівнику2. Витратити 30 хвилин на курс удосконалення письменницьких навичок
3. Відповісти на всі запити клієнтів, отримані електронною поштою
3. Витратити 30 хвилин на читання книги про самовдосконалення
4. Забронювати квитки для ділової поїздки
4. Створити дошку візуалізації для відстежування прогресу в досягненні довгострокових цілей
5. Купити курку та огірки
5. Поговорити з Василем про нового співробітника
6. Підготувати ділові замітки про вчорашню зустріч
6. Відправити оновлений номер рахунку фінансовому відділу
7. Відправити новий опис посади для вакансії команді по найму
7. Витратити 30 хвилин на розв'язання проблеми з веб-сайтом, яка періодично з'являється
8. Знайти спосіб виправлення помилки в коді до завтра

На перший погляд, ці два списки складені правильно та показують, чим займатимуться Василь та Сергій. Але в списку Василя є тільки декілька термінових завдань та жодне з них не допоможе йому у досягненні прогресу або якоїсь довгострокової мети.

Список Сергія орієнтований на досягнення однієї глобальної мети – стати письменником. Але поряд з цим він встигає приділяти час для розв'язання робочих питань і термінових завдань.

При плануванні дуже важливо вміти правильно розставляти пріоритети за завданнями та розуміти, з якого завдання краще почати роботу, а яким її закінчити.

Тільки 20% робочого дня витрачається на продуктивне виконання важливих завдань. А 80% часу витрачаються на речі, які мають найменшу цінність для компанії та співробітника.

Методи планування часу

GTD (Getting Things Done)

Методика експерта тайм-менеджменту Девіда Аллена. Її суть полягає у тому, що потрібно виконувати всі завдання без розподілу на термінові, важливі та інші.

Експерт стверджує, що потрібно фіксувати в списку абсолютно всі завдання та чітко їх описувати. Наприклад, як у списку Сергія. Чим детальніше описане завдання, тим краще людина зрозуміє план дій. Крім того, для кожної справи потрібно встановлювати дедлайн.

Метод «Pomodoro»

Так його назвали на честь невеликого кухонного таймера, зробленого у вигляді помідора. Суть методу полягає в установці часу на виконання певного завдання. Наприклад, ви можете завести таймер на 30 хвилин і в цей період часу ви будете займаєтися тільки роботою, не відволікаючись на пошту, телефон, тощо.

По завершенню цього часу, можна зробити перерву на 5-10 хвилин. Таким чином, ви чергуєте роботу з відпочинком, змінюєте діяльність та уникаєте перевтоми.

Метод «Салямі»

Його також називають методом пачки насіння або чіпсів. Аналогія в тому, що ви ніби їсте маленькі порції, а потім виявляється, що вся палка ковбаси з'їдена. Суть методу полягає в розділенні однієї великої та складної справи на декілька маленьких завдань та виконувати їх планомірно.

Матриця Ейзенхуаера

Передбачає поділ справ за 4 квадратами – A, B, C, D. У квадрат «А» записуються термінові та важливі справи. В ідеалі, цей квадрат повинен залишатися порожнім, оскільки при грамотному плануванні такі справи виконуються у квадраті «B». У ньому потрібно важливі та нетермінові справи.

У квадраті «C» розміщуються термінові та неважливі справи, які можна делегувати комусь іншому. А квадрат «D» призначений для нетермінових і неважливих справ, іншими словами, непотрібних. Вони не наближають вас до мети, не надають позитивних емоцій та ніяким чином не впливають на вашу роботу.

Інструменти для планування часу

Запис справ у блокнот або планер – перевірений роками спосіб, але він вже відходить до минулого. Набагато зручніше користуватися благами діджіталізаціі та планувати справи у своїх смартфонах. Це можна робити у звичайному календарі Google або за допомогою інших додатків.

Todoist

Зручний софт, яким можна користуватися на будь-яких пристроях. У ньому можна ставити дедлайни, розставляти пріоритети за завданнями, прикріплювати різні файли. Інтерфейс у додатку мінімалістичний та зручний, усі завдання структуруються та розподіляються за датами.

Any.Do

У цьому додатку можна створювати будь-які завдання, списки справ або навіть покупок. Планувати можна на день, тиждень та місяць, встановлюючи сповіщення про важливі події. Крім того, створювати завдання можна голосовим набором.

Починаємо прокидатися з «тієї» ноги

Зазвичай відсутність настрою та залученості вранці скидають на якусь абстрактну «не ту» ногу. Але, по суті, справа зовсім не в цій злощасній нозі, а в неправильних ранкових ритуалах.

Починайте свій ранок з позитиву, приділяйте час медитації, смачному сніданку, плануйте завдання і ви побачите, що все не так погано. Ми сподіваємося, що наші поради допоможуть зробити ваш ранок по-справжньому добрим 😉

    Новий рівень HR-кар'єри: SHRM-сертифікація
    Сьогодні ми хочемо зробити огляд на вебінар Катерини Ковалевської, який вона провела 4 серпня, на тему: «Новий рівень HR-кар'єри: SHRM-сертифікація». Як ви знаєте, ми регулярно проводимо для вас вебінари та ...
    Новий функціонал в Hurma System – Slack AI Partner
    Сьогодні ми хочемо представити вам бота Slack AI Partner, який в кілька разів спрощує та прискорює роботу з функціями системи, заощаджуючи час HR-ів і співробітників. Ми постійно працюємо над розвитком ...
    Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

    Повідомити про помилку

    Текст, який буде надіслано нашим редакторам: