10 фраз в діловому листуванні, які всіх дратують

Існує думка, що IT — це вільна від ділових листувань сфера, де всі ходять у худі та п'ють фільтр-каву. Спойлер — це неправда, точніше, правда лише частково. В IT зазвичай дійсно немає величезної кількості документів і паперових наказів, але нікуди не зникли інші моменти: листування з замовниками, обговорення різних питань всередині команди, робочі чати.

У цьому тексті ми розповімо про деякі слова і фрази, яких у діловому листуванні краще уникати. Якщо, звичайно, ви хочете залишитися у хороших відносинах з усіма його учасниками.

Я не знав; Я не навмисно

Цією фразою людина знімає з себе будь-яку відповідальність за те, що трапилось. Навіть якщо він і насправді не знав — ситуація вже сталася і призвела до якихось неприємних наслідків, раз доводиться пояснювати.

Чим можна замінити: Краще за все не виправдовуватися, а просто одразу спробувати виправити проблему або запропонувати варіанти вирішення. Взагалі «не виправдовуватися, а щось зробити» — універсальна порада у всіх випадках, крім одного: коли вас прямо просять пояснити причини події.

Як я вже писав раніше\у моєму останньому листі; Як я певен, ви вже знаєте

«Ви що, тупі, чому я повинен повторювати одне і теж купу разів» — ось як у перекладі з офісного звучить ця фраза. У такі фрази автор часто мимоволі (чи свідомо) додає приховане звинувачення — ніби хоче викрити співрозмовників у безвідповідальності та поганій роботі.

Чим можна замінити: Якщо десь раніше підіймалася важлива інформація — скажіть людям, де її можна знайти або коротко поясніть суть: «Нам треба обговорити всі правки від клієнта: повний їх список є у Asana» або «Якщо коротко ситуація така: дедлайн треба спробувати пересунути на тиждень вперед. Скільки треба людино-годин, щоб це було можливо?».

Колеги

Колеги — звернення, яке рідко віщує щось хороше, а ще від нього віє чимось з 90-х. Крім того, воно знеособлено і перетворює всіх учасників листування в однакових «Ей, ви всі» і багатьох цим дратує. Загалом, краще не використовувати це звернення і нічого тут обговорювати.

Чим можна замінити: Якщо ви звертаєтеся тільки до частини людей у чаті — можна звернутися до них конкретно: «Тимур, Наташа і Таня, будь ласка, віддайте дизайн до завтра», «Тестувальники — починайте працювати». Якщо до всіх, то звернення «колеги» не потрібно — можна просто написати щось на кшталт «Всім привіт».

Я вас почув

Найцікавіша фраза. Начебто й немає у ній нічого ні образливого, ні грубого — просто констатація факту, що людина почула співрозмовника. Але звучить вона все одно сухо і неприємно, нібито співрозмовник не зрозумів сказане, а буквально «почув».

Чим можна замінити: Замінити можна практично будь-яким менш банальним синонімом: «Окей, дякую», «Домовилися». Спробуйте також перефразувати своїми словами задачу, висновки та рішення: «Зрозумів, 26 серпня все покажу», «Добре, ми залучимо у цьому проєкті ще двох React Native розробників, щоб встигнути до дедлайну».

Треба обговорити; треба зробити

Та інші невизначені фрази — вони спрямовані ніби всім, і водночас нікому. Відправник просто перекидає відповідальність за видану їм інформацію на одержувачів: тому що немає ні конкретного завдання, ні конкретного виконавця. А робити щось треба.

Чим можна замінити: Якщо ви скидаєте комусь або у загальний чат будь-яке завдання або навіть просто інформацію — відразу вкажіть, що з нею робити. «Віка, тут цікава стаття про Java — подивись та давай обговоримо, може нам спробувати», «Прошу розробників проєкту подивитися і до завтра відписатися з приводу цього документа».

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Терміново; АСАП

Терміново, АСАП та інші «підгонялки» не працюють. По-перше, це для вас терміново, а для людей — просто якась чергова задача. По-друге, людина може елементарно не побачити лист або повідомлення вчасно. Ось він ввечері відкриває пошту, а там «ТЕЕЕРМІНОООВО» і незрозуміло, що з цим робити: воно горить, вже згоріло або можна зробити завтра?

Чим можна замінити: Якщо терміни й дійсно горять — поясніть людям, чому: «Хлопці, розумію, що дуже раптово, але клієнт вимагає все у суботу і хоч убийся. Як думаєте, як ми можемо це організувати?» або «Маша, скинь, будь ласка, всі дані до 12 — в нас о першій мітинг з приводу цього проєкту і треба встигнути підготуватися». Так адресат повідомлення розуміє конкретні терміни і йому легше розібратися з власним графіком.

Я просто пожартував (у незручній або конфліктної ситуації)

Навіть якщо ви й справді просто жартували та образити нікого не хотіли. По-перше, ви виставляєте всіх, хто жарт не зрозумів — дурними істеричками. По-друге, виставляєте себе людиною, яка слабо розуміє, що він, власне, робить.

Чим можна замінити: Якщо ви бовкнули дурницю — визнайте це і вибачтеся. Чим швидше, тим краще.

Подивися одним оком; тут справа на п'ять хвилин; ти ж професіонал

Всі ці фрази — маніпуляції, які ставлять людину у незручне становище. Якщо не подивиться — ніби як грубо відмовив у дрібниці. Пам'ятайте, що зазвичай «подивитися одним оком» вимагає від людини відірватися від його завдань, вникнути у інше, дізнатися якісь деталі — тому вкрай рідко це відбувається швидко. За такими фразами читається, що людина будь-що хоче отримати бажане.

Чим можна замінити: По-перше, постарайтеся якомога рідше просити ваших колег робити щось, що не входить у коло їх обов'язків. По-друге, дайте людині можливість сказати «ні» та відмовитися, якщо це не входить у коло його прямих робочих обов'язків. Наприклад, так: «Якщо тобі зараз ніколи — я розберуся сама, не переживай про це».

Зробіть звіт; напишіть апдейти; колеги

«Всім привіт, зробіть звіт за проєктом для зоомагазину» в чаті на 15 осіб — це завдання без конкретного адресата і повідомлення у нікуди. В людей найчастіше вистачає своїх завдань, якими вони зайняті та рідко хто хоче розбиратися, що й кого просять зробити у загальному чаті команди. Саме тому такі завдання часто так і залишаються невиконаними.

Чим можна замінити: Тут все просто — якщо ви просите щось зробити не особисто, а у загальному чаті — відразу тегайте конкретну людину або людей, відповідальних за виконання цього завдання: «Вадим, все треба віддати тестувальникам завтра вранці», «Марина, проконтролюй, щоб це зробили завтра».

Щиро Ваш…; з повагою ... та інша надмірна ввічливість

Надмірна ввічливість у листах часто виглядає як знущання. Штампи та утерті фрази звучать нещиро, особливо у ситуації, коли ви просто намагаєтеся повісити на людину ще якісь обов'язки.

Чим можна замінити: На справжню ввічливість і турботу про адресата. Не забувайте вітатись, дякувати та додавати до прохань «будь ласка».

Що можна подивитися і почитати на тему?

• У статті "Ділове листування в IT" ви знайдете інформацію про те, чим відрізняється формальне і неформальне спілкування, що може зробити листування нудним і дратівливим, а також кілька слушних порад, як спілкуватися, щоб нікого не дратувати.
• Цікава книга про вміння вести ділове листування: «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence». Її автор — Дон-Мішель Бод, фахівець з комунікацій, на конкретних прикладах з практики топ-менеджерів, маркетологів, фахівців з HR, юристів та багатьох інших розповідає про основи та тонкощі складання електронних листів англійською мовою.
• У статті "Ділове листування англійською мовою" ви знайдете ряд фраз і порад з ділового листування з іноземними партнерами.
• Стаття 3 tips for better writing допоможе зробити бізнес-комунікацію більш продуктивною, етичною і зрозумілою (стаття англійською мовою).

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція Hurma System може не поділяти думку авторів.