Як швидко закрити вакансію: лайфхаки та поради від HURMA

За даними Human Capital Benchmarking Report, в середньому, на найм одного фахівця йде 42 дні. Чи можна якось прискорити цей процес і чи існують якісь лайфхаки, які допоможуть закривати вакансії швидше?

Перший лайфхак полягає в правильній побудові роботи. Розуміючи всі процеси рекрутингу, шанси швидко закрити вакансію зростають в рази. Ми підготували статтю, в якій детально розповімо про кожен з етапів і нюанси, на які слід звертати увагу, щоб швидше знайти кандидата.

Крок за кроком до закриття вакансії: етапи рекрутингу

Кожна вакансія індивідуальна і передбачає певну кількість етапів. Але, є стандартні кроки, які повинен пройти рекрутер, щоб закрити вакансію.

1. Планування: розподіл часу, перегляд статистики

Правильний тайм-менеджмент, вміння розставляти пріоритети за завданнями – фактори успіху в будь-якій справі. Рекрутинг – не виняток. Щоб не тонути в нових вакансіях та встигати приділяти час кожній з них, важливо вміти правильно не тільки розподіляти, а й планувати свої ресурси.

Головна складність

Як правило, завантаження у рекрутерів дуже велике. При виникненні вакансії рекрутеру потрібно:

• скласти Profile ролі, узгодити з наймаючим менеджером: Recruitment request, профіль компетенцій з описом hard і soft skills, а також ключовими мотиваторами;
• скласти Assessment матрицю, в якій наймаючий менеджер, HR і рекрутер виставлятимуть оцінки;
• скласти питання для телефонного інтерв'ю та співбесіди з HR;
• запросити у наймаючого менеджера тестове завдання і питання для технічного інтерв'ю;
• зробити опис і розмістити вакансію;
• скласти Pitch – текст для залучення холодних кандидатів;
• скласти сорсингову стратегію: визначення каналів для сорсингу та їхньої ефективності;
• проведення телефонного інтерв'ю, співбесіди з HR та технічним фахівцем, фінальне інтерв'ю, відправлення та збір тестових завдань;
• відправлення кандидату оффера або відмови.

Крім цих завдань рекрутеру потрібно вести базу кандидатів, розбирати резюме, надавати фідбек тощо. У таких великих обсягах роботи дуже легко заплутатися і виконувати все за інерцією, а не пріоритетністю.

Рішення

Ми підготували кілька порад, які допоможуть вам встигати працювати з усіма відкритими вакансіями:

• ефективно рекрутер може вести від трьох до п'яти вакансії, плануйте своє завантаження і залишайте ресурси;
• впровадьте у свою практику SLA-листи із ведення вакансії. Це відмінний інструмент, який дозволить вам зрозуміти, скільки часу йде на закриття вакансії. Крім того, це відмінний помічник при відкритті позиції;
• складіть список з вільних вакансій, розставте їм пріоритети за терміновістю закриття і важливістю, щоб точно розуміти, чи зможете ви взяти в роботу ще позиції;
• класно, якщо у вас є помічник або сорсер/ресерчер в штаті. Він може написати пітч, розмістити вакансію, провести телефонний скринінг, призначити час зустрічі.

Більш докладно про секрети тайм-менеджменту для HR і рекрутерів - ви можете почитати в нашій статті.

2. Нам потрібен кандидат: отримання заявки від наймаючого менеджера

Збір інформації та отримання заявки від наймаючого менеджера – важливий етап. Саме тут рекрутеру потрібно дізнатися у керівника відділу або тімліда, який саме кандидат потрібен, кого він хоче отримати до себе в команду. Крім того, дуже важливо самостійно вивчити вакансію, щоб точно розуміти, наскільки унікальна позиція, чи багато кандидатів на неї претендують, що вони хочуть отримати, на яких платформах їх можна знайти. Ці знання допоможуть вам поставити наймаючому менеджеру правильні питання та отримати детальну інформацію.

Отже, яка саме інформація повинна бути в заявці?

Пам'ятайте, що мета цього етапу – отримати й зібрати максимум інформації від менеджера про роль, включаючи його цінності, мотиватори, особистісно-ділові компетенції.

Головна складність

Основною проблемою і складністю цього етапу є сам процес збору інформації. Для кожної вакансії рекрутерам потрібно проводити зустрічі, щоб з'ясувати всю необхідну інформацію.

Рішення

Одним з варіантів для розв'язання цієї проблеми вважається розробка профілів компетенцій, в яких вказуються hard і soft скіли, індикатори ефективності, основний функціонал конкретної позиції. Якщо в компанії є такі розроблені профілі, це значно економить час на створенні заявки та зборі інформації для складання профілю позиції.

Крім того, ще один лайфхак. Спробуйте заздалегідь, ще до зустрічі, збирати інформацію за допомогою анкетування. Можна використовувати таблиці Excel або Google форми, в якій кожен керівник буде заповнювати рядки з необхідною інформацією.

Ще один варіант, який ще легше попереднього – оформити заявку на вакансію в HURMA. В системі є шаблон для створення заявки, який наймаючий менеджер зможе налаштувати саме під свою вакансію. Тобто додати якісь певні навички, вимоги до досвіду і кваліфікації кандидата.

3. «Упаковка» вакансії: створюємо опис і обираємо канали для розміщення

Після того як ви отримали всю необхідну інформацію, саме час «упаковувати» вакансію й обирати відповідні канали для її розміщення.

Головні труднощі

На етапі планування вакансії труднощів не менше, ніж на будь-яких інших етапах. Ми можемо виділити декілька найбільш поширених.

1. Незнання хто ваш кандидат

Проблема, з якою стикаються багато компаній – банальне нерозуміння того, де шукати кандидатів, як їх зацікавити, як «продати» їм вакансію. За даними дослідження Університету Калгарі, вакансії з прокачаним EVP (Employee Value Proposition) отримували в три рази більше відгуків. Щоб створити крутий EVP, який приверне кандидатів і утримає кращих співробітників, важливо стежити за тенденціями ринку, звертати увагу на конкурентів, виділяти їх сильні сторони і свої зони розвитку. Так ви зможете знайти те, що буде виділяти вас серед інших компаній.

Рішення

Перш ніж запускати вакансію в роботу, визначте портрет вашої людини з пункту один і її мотиватори та ваші сильні сторони.

Спробуйте:

• Дізнатися свою цільову аудиторію (хто ваш кандидат, на яких платформах його шукати, які блоги та ресурси він читає, чим цікавиться).
• Визначити бажання, потреби й проблеми кандидатів.
• Запропонувати способи вирішення.
• Подумайте про те, де саме потрібно розміщувати вакансію. Чи підійдуть для пошуку кандидатів традиційні job-портали або краще розміщувати її на тематичних ресурсах. Якщо позиція дуже специфічна і вузькоспрямована, можливо, варто віддати перевагу сорсингу і ставити акцент саме на ньому, а не розміщенні оголошення на різних платформах.

Shortcode

2. Проблеми в заголовках

Здавалося б, що там описувати: вимоги, умови роботи, додаткові умови - done. Але не в цьому випадку. Тут є дві крайності: безмірна нудьга або недоречний креатив. Наприклад, іноді роботодавці експериментують з назвою позиції та пишуть щось на кшталт «Бог маркетингу», «Володар тексту» тощо. За даними LinkedIn, 64% кандидатів не відгукнутися на вакансію, якщо не зрозуміють назву позиції.

Рішення

Не проявляйте свій творчий потенціал в назві позиції й пишіть чітко, кого ви шукаєте – маркетолога, дизайнера, копірайтера. Якщо у вакансії є якась певна специфіка, наприклад, вам потрібен UX-копірайтер, краще вказувати це відразу. Так, воронка кандидатів звузиться, але відгуки будуть надходити від релевантних фахівців.

3. Історія формування компанії і її досягнення за "10 років"

Є одна неприємна правда. Коли людина відкриває вакансію, вона хоче знайти вигоду для себе, а не впізнати, що у 2001 році компанія, в якій вона ще навіть не працює, посіла перше місце в якомусь рейтингу або отримала нагороду, про яку вона навіть не знає. Суть проста – менше самозамилування, більше суті.

Рішення

Безумовно, давати інформацію про компанію потрібно. Але замість трьох абзаців, напишіть три речення з найголовнішими, для кандидата, даними.

4. Мало деталей: інформації про обов'язки фахівця, відсутність зарплатної вилки, бенефітів, які надає компанія

Основна частина опису вакансії – це вимоги до кандидата, перелік завдань, якими він буде займатися, зарплатна вилка, «плюшки» компанії. Іноді в описі вказується не вся або неправдива інформація, через що кандидат може не прийняти оффер, оскільки у нього буде відчуття «очікування-реальність».

Рішення

Чітко описуйте все те, чим буде займатися кандидат, ваші вимоги до нього. Не зайвим буде вказати зарплатну вилку. Ми знаємо, що це досить неоднозначний момент, на який у кожного роботодавця своя думка і конкретні цифри озвучуються на позиціях з фіксованою ставкою. Але, за даними Career Builder, вакансії із зазначенням зарплатних вилок, отримують більше відгуків.

5. Неефективні канали розміщення вакансії

Навіть найкращий опис не врятує вакансію, якщо вона розміщена на каналах, які не приносять ніяких результатів. А саме таку помилку і допускають рекрутери, розміщуючи вакансію.

Рішення

Аналізуйте ефективність рекрутингових каналів за кожною вакансією та дивіться, з яких каналів приходить найбільше кандидатів. Дивитися таку статистику можна в системі HURMA, яка відображає всі дані в зручних графіках і діаграмах. В тому числі й про ефективність кожного рекрутингового каналу.

4. Вперед, на пошуки: розміщення вакансії та збір відгуків

Вакансія створена, описана, визначено найбільш ефективні канали. Залишилося тільки розмістити та чекати відгуки, але і тут все не так все просто. І головна проблема цього етапу в банальній відсутності часу. Рекрутеру потрібно вручну розміщувати вакансію на кожну платформу, але ще складніше – збирати відгуки з усіх порталів в одному місці.

Рішення

Автоматизуйте процес розміщення вакансій і звільніть свій час. Велика кількість ATS інтегровані з сайтами для пошуку роботи й дають можливість одним кліком розміщувати вакансію на всіх відповідних платформах. HURMA інтегрована з наступними job-порталами: Work.ua, rabota.ua, grc.ua, INCO, DOU.ua, РАБОТА.TUT.BY, hh.kz.

Крім того, в кожній вакансії в системі є воронка рекрутингу, Kanban-дошка, на якій відображаються розсортовані профілі кандидатів. Тому рекрутер відразу бачить, кому потрібно відправити оффер, хто надіслав тестове завдання і з ким призначено інтерв'ю.

Порада експерта

Ірина Чуняк, HRD IT Svit

Досвід роботи: 10+ років

«Дуже круто, якщо в компанії є налагоджений процес з реферальної програми й співробітники самі шукають/пропонують кандидатів на якісь ролі. Тоді рекрутинг стає загальною історією, до якої залучені всі співробітники, а сам рекрутер – хранитель цього процесу».

Реферальні програми – відмінний спосіб залучення кандидатів, використовуючи рекомендації співробітників, які працюють в компанії. 82% роботодавців вважають за краще рекомендації співробітників відгуками на job-порталах.

В HRM-системі HURMA будь-який співробітник може зайти на сторінку вакансії та скопіювати посилання, відправивши її знайомим або розмістивши у своїх соціальних мережах. Якщо з його посилання будуть надходити відгуки – HR або рекрутер обов'язково це побачать.

5. А ось і перші кандидати: визначення найбільш релевантних фахівців

Якщо вдало виконати всі попередні етапи, ви точно отримаєте велику кількість відгуків. Але чи можна на цьому етапі послаблювати хватку? Явно ні, оскільки багато відгуків – не гарантія їх релевантності й рекрутеру все одно потрібно руками розбирати кожне резюме, вивчати профіль кандидата, проводити телефонне інтерв'ю, щоб просунути на наступний етап найбільш відповідних фахівців.

Основні труднощі

Не можна виключати людський фактор і брати до уваги факт, що якщо відгуків багато, рекрутер може просто когось не помітити або ж пропустити. В результаті компанія може залишитися без крутого фахівця, а вакансія буде закриватися дуже довго. Крім того, перевірка й обробка резюме – зовсім не швидкий процес. За даними Ideal, перевірка резюме займає до 23 годин часу.Shortcode

Рішення

Мінімізація людського фактора за допомогою HRM або ATS систем зі штучним інтелектом і можливістю підбору найбільш відповідного кандидата. Іншими словами, системи, які зроблять за рекрутера перший скринінг всіх відгуків, залишивши тільки найбільш релевантних.

Ця можливість реалізована в багатьох закордонних системах. Вона дозволяє не тільки прискорити процес скринінгу резюме, а й поліпшити якість найму. Компанії, які використовують штучний інтелект при наймі фахівців на роботу збільшили свою продуктивність на 20%, а кількість нерелевантних кандидатів знизилася на 35%.

Ось один із прикладів, як працює функція вибору кращого кандидата в системі HURMA:

Після того, як система відібрала і відсортувала профілі кандидатів за релевантністю, саме час проводити телефонну співбесіду для первинної оцінки кандидата. Телефонне інтерв'ю допомагає заощадити час, оптимізувати процес найму і відібрати найкращих кандидатів для співбесіди з наймають менеджером.

Ми підготували для вас добірку з питань, які можна використовувати під час проведення телефонного інтерв'ю:

1. Чому зацікавила наша вакансія?
2. Що хотілося б отримати від нового місця роботи?
3. Чому вирішили піти з поточного місця роботи (якщо кандидат на цей час працює)?
4. Які завдання вам подобаються, чим би хотілося займатися?
5. Як би ви описали свій підхід до роботи?
6. Що вас мотивує?
7. Що для вас найскладніше в роботі?
8. В якому робочому середовищі ви працюєте найкраще?

6. Приділити увагу кожному: комунікація і спілкування з кандидатами

Шлях майже пройдено. Ви отримали перші відгуки, визначили найбільш відповідних фахівців і тепер найголовніше – приділити час кожному кандидату. Комусь потрібно надати фідбек з причиною відмови, когось запросити на інтерв'ю або призначити дзвінок. І дуже важливо ні про кого не забути. За даними rabota.ua, 80% кандидатів хочуть отримувати зворотний зв'язок за підсумками скринінгу або співбесіди при будь-якому результаті, але ось отримують його лише 7%.

Основні труднощі

Хотілося б бути оригінальними та придумати, щось інше, але вся проблема – в браку часу або ж невмінні надавати зворотний зв'язок.

Рішення

Ігнорування кандидатів сильно шкодить бренду роботодавця. Щоб уникнути цього, дотримуйтеся декількох правил.

• Не затягуйте з наданням зворотного зв'язку, плануйте свій день так, щоб у вас завжди залишався час для фідбеку кандидатам.
• Підготуйте шаблони для відмов. Уміння тактовно і правильно відмовляти кандидатам допоможе зберегти лояльність людини до компанії та поліпшити бренд роботодавця.

Якщо відмовляти, то тільки так: кейс Banda

Banda – креативне агентство, в якому хочуть працювати, без перебільшення, всі творчі люди. У червні 2019 року ці фірми стартували «Проєкт 70», в рамках якого хотіли набрати 70 людей в команду. За один місяць вони отримали 8135 заявок від дизайнерів, копірайтерів, артдиректорів, асистентів HR.

Тих кандидатів, які не пройшли відбір, агентство не хотіло ображати стандартними відповідями та фразами «Дякуємо за проявлений інтерес, але на цей час запропонувати вакансію ми не можемо» і тому підготувало власну пісню, веселе відео і милий лист. Ну, що тут розповідати, можете переконатися у всьому самі.

• Структуруйте і систематизуйте завдання щодо кандидатів. Зробити це можна в CRM-системах для рекрутингу, де є можливість установки нагадувань і автоматичного відправлення листів.

Функціонал створення персональних заміток і нагадувань є в HURMA, де ви зможете призначити собі персональну дію на певний час.

Також в системі є можливість автоматичної відправки листів при переході кандидата з одного етапу воронки на інший. Таким чином жоден кандидат не залишиться без вашої уваги.

7. Неможливо відмовитися: відправка крутого офферу

Якщо ви думаєте, що етап відправки офферу – час, коли можна розслабитися, можемо вас засмутити. Це не так. Кожна пропозиція вимагає часу, зусиль і залучення в процес її створення.

Основні труднощі

Головна складність і проблема цього етапу полягає в тому, що ви – не єдина компанія, яка може відправляти оффер кандидату. І в цій битві виграє той, у кого оффер буде найбільш привабливим. Але як його зробити й на чому акцентувати?

Рішення

Ми підготували чек-лист з шести правил, яких варто дотримуватися, щоб не втратити кандидата на етапі прийняття оффера.

Пам'ятайте, що хороший оффер = кращі таланти.

8. Останній ривок: найм кандидата

Ось він – той самий момент, коли кандидат вийшов на роботу і дуже важливо не залишати його одного в період адаптації. За даними OC Tanner, 20% співробітників йдуть в перші 45 днів роботи.

Основні труднощі

У зв'язку з віддаленою роботою, ситуація ускладнилася. Адже одна справа, коли новачок приходить в офіс і відразу знайомиться з колективом, корпоративною культурою компанії, стає її частиною. В умовах віддаленої роботи нові співробітники можуть відчувати почуття відстороненості та не відчувати себе частиною команди. Це відбувається через брак комунікації між колегами й режиму онлайн, в цілому.

Рішення

Використання різних інструментів для адаптації новачків онлайн. Що це за інструменти?

• Месенджери для швидкої комунікації: Telegram, Slack, WhatsApp, Facebook Messenger.
• Боти для онбордингу: Plop і Leo в Slack, AI Partner в Telegram і Slack.
• Проведення опитувань: в HRM-системах, Google Forms, LMS-системах.
• Тімбілдинги й онлайн-ігри: «Крокодил», «Мафія», «CODENAMES», «Alias».
• Digital-документи: адаптаційний лист онлайн, підпис договорів з ЕЦП «Вчасно» або «Paperless» – для України, «HelloSign» і «DocuSign», PandaDoc – для інших країн.

Можемо навести приклад того, як реалізований онбординг в системі HURMA. Є можливість автоматичного створення Welcome, Adaptation, Probation meetings, прикріплення документів, онбординг-плану, контактів людини й зберігання всієї цієї інформації на одній сторінці. Крім того, в системі є можливість створити подію з нагадуванням для HR і інформуванням всіх співробітників про вихід новачка (по email і в чат-боті).

Вжух, і вакансія закрита

Порада експерта

Ірина Чуняк, HRD IT Svit

Досвід роботи: 10+ років

«Є чотири кити, на яких тримається процес вдалого і, головне, швидкого закриття вакансії: вибудовування й зацифровування рекрутингу, аналіз кандидатів за профілем ролі, колегіальне прийняття рішення і залучення в пошук персоналу компанії - нехай всі будуть рекрутерами. Підтримка цих факторів допоможе не просто швидко закрити вакансію, а вибудувати в компанії екологічний і автоматизований процес рекрутингу, в якому беруть участь всі співробітники як єдине ціле».

Ми сподіваємося, що наша стаття допомогла вам зрозуміти, що і на якому етапі потрібно робити, щоб закривати вакансії зі швидкістю «вжух» 😉