Як task-менеджери допомагають HR-фахівцям

Проведення опитувань, інтерв'ю, 1:1, мітингів, мотивація співробітників, ведення обліку по відпустках, лікарняних, day off's – це лише мала частина обов'язків HR-фахівців. Об'єднати всі ці завдання, а також знаходити час для розвитку бренду роботодавця, створюючи в компанії гармонійну атмосферу, допомагає грамотний тайм-менеджмент та використання різних task-додатків.

Що таке тайм-менеджмент, як його правильно організувати, які task-додатки існують – все це в новому матеріалі від команди Hurma.

Плануй, структуруй, встигай: поради по організації time management

Щоб не загнати себе в прокрастинацію, важливо правильно розподіляти свій час та вміти розставляти пріоритети. Невміння робити ці речі викликає у людей хронічну втому, недосипання та, як наслідок, зниження продуктивності.

Американські дослідження показали, що зниження продуктивності співробітників через недосипання та безсоння коштують компаніям $63.2 мільярдів доларів на рік.

За даними іншого дослідження, продуктивність падає до 14:55 тому весь день працювати, як в ранковий час – не вийде. З кожним роком завантаженість людей роботою зростає, а кількість вільного часу зменшується. За даними статистики, за останні 20 років, робочий час збільшився на 15%, а вільний час скоротився на 33%.

Що ж таке time management

Говорячи просто – це техніка правильного розподілу часу, яка допомагає підвищити продуктивність. Оптимізація витрат часу складається з планування завдань та розстановки пріоритетів.

Оскільки time management не всім дається легко, ми підготували для вас кілька порад по його організації.

5 лайфхаків по time management

1. Плануйте відпочинок

Щоб не витратити даремно перерву, плануйте, які саме завдання ви хочете виконати в ці 30-90 хвилин. Це може бути читання улюбленої книги, перегляд серіалу, чашка кави з перекусом і т.д. Якісно проведена перерва дасть вам новий заряд сил.

2. Розставляйте пріоритети

За статистикою, тільки 20% робочого дня витрачається на продуктивне виконання важливих завдань. 80% часу витрачаються на речі, які мають найменшу цінність для компанії та співробітника.

Тому, дуже важливо вміти правильно розставляти пріоритети. Якщо у вас багато термінових та важливих завдань, подумайте про те, щоб виконати їх в період, коли ви найбільш продуктивні.

3. Делегуйте

Жодна, навіть найорганізованіша людина, не зможе виконати всі завдання самостійно. Дуже важливо грамотно делегувати та розподіляти свої дрібні обов'язки, щоб зосередитися на більш глобальних завданнях.

4. Уникайте стресу

Time management повинен здійснюватися таким чином, щоб він не створював стресові ситуації в робочому середовищі. Стреси на роботі призводять до зниження продуктивності та результативності. Тому при плануванні, не слід заганяти себе в глухий кут та ставити на виконання велику кількість завдань.

5. Go Digital

Не ігноруйте діджіталізацію та впроваджуйте в роботу різні task-менеджери для управління проектами. Вони допоможуть вам організувати та контролювати всі завдання.

Найпопулярніші task-менеджери для HR

HR-фахівці працюють в режимі багатозадачності, а task-менеджери допоможуть їм нічого не забути. Крім цього, вони:

• Систематизують процеси, розбивають проект на завдання та підзавдання, визначають готовність по етапах та вибудовують workflow.
• Планують роботу в календарі, діаграмах і т.д.
• Відстежують результати, допомагають вести звітність по роботі та співробітникам.
• Збирають та зберігають інформацію, важливі дані, заплановані зустрічі і т.д.

Jira

Систему Jira активно використовують в IT-компаніях. З її допомогою будь-який співробітник може налаштовувати та планувати свої завдання, а менеджери контролювати роботу.

У софті є канбан-дошка, діє кілька систем оцінок, можливість виставляти пріоритетність завдань. Крім цього, платформа дозволяє складати звіти та контролювати роботу співробітників в режимі реального часу.

З переваг роботи в Jira можна виділити можливість оптимізації за допомогою Confluence, Bitbucket, HipChat та інших інструментів для розробки ПЗ. Але мінуси теж є, наприклад, російську версію таск-менеджера треба купувати та завантажувати плагіном.

Вартість: є безкоштовна версія та платна від $7/місяць за одного користувача.

Trello

Працює за принципом канбан-дошки. Для планування та організації завдань передбачена дошка за допомогою стовпців. Їх можна позначати зірочкою, переставляти та визначати для них виконавця.

Система автоматизації Butter в додатку дозволяє створювати команди та правила, за якими вони запускаються. Систему можна налаштувати так, що вона автоматично буде обирати виконавця, ставити терміни та переносити завдання на інший етап.

Сервіс підтримує інтеграцію з Jira, Google-диском, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab і багатьма іншими сервісами.

Вартість: є безкоштовна версія та платна від $9.99/міс

Bitrix24

Сервіс з п'яти найважливіших інструментів для автоматизації. У них входять: можливість управління проектами, завданнями, CRM-система, контакт-центр, сайти та магазини, офіс.

В офісі можна вести облік та контроль робочого часу, створити корпоративний чат для спілкування між співробітниками. Також є зручний календар, ієрархічна структура компанії та регулярна звітність перед керівником.

У Бітрікс24 можна ставити завдання колегам та самому собі, призначати відповідальних на завдання. Вбудований лічильник часу допомагає вчасно закрити завдання.

За допомогою контакт-центру можна підключити свої соцмережі, телефонію, сайти до софту Бітрікс24. В софт також є зручна канбан-дошка, шаблони завдань, діаграма Ганта, конструктор звітів.

Вартість: є безкоштовна версія та платна від 790 руб/місяць.

Asana

Таск-менеджер для роботи в команді, управління проектами і самоорганізації. На платформі ви можете спілкуватися з колегами, обмінюватися файлами, складати списки справ і завдань.

У сервісі є багаторівнева система завдань, в якій можна добре деталізувати завдання. А також розширення для перекладу інтерфейсу системи.

Софт інтегрований з Google і Adobe, програмами для роботи з файлами, звітами і для ведення обліку часу.

Вартість: є безкоштовна версія та платна за $10/місяць.

Wrike

За допомогою цієї платформи можна створювати звіти для контролю роботи співробітників та оцінки їх ефективності. Наявність інтерактивних діаграм дає можливість побачити та зрозуміти ступінь завантаженості співробітника.

У сервісі ви також можете створювати шаблони листів, вести облік часу та бюджету, редагувати тексти та працювати з файлами.

Вартість: є безкоштовна версія до 5 учасників, до 15 учасників – $10/місяць, до 200 користувачів – $25/місяць.

Worksection

Task-менеджер для Agile-команд з можливістю відображення завдань у вигляді канбан-дошки. Перед початком робочого дня кожному співробітнику приходить на пошту лист з дайджестом новин. Там описані зміни в завданнях, коментарі та нагадування.

На платформі можна створити ієрархічну структуру команди, призначити відповідальних, адміністраторів, вести проекти та завдання, контролювати та аналізувати їх виконання.

Вартість: двотижнева безкоштовна версія та платна від $29/місяць.

Redmine

Task-менеджер open source (з відкритим кодом). Це означає, що його можуть оптимізувати сторонні розробники та користувачі.

В софт є можливість ведення звітів, проектів, обліку робочого часу, виставлення тимчасових рамок для виконання завдань. Софт інтегрований з системами управління SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar і Darcs. Також є підтримка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

З недоліків можна виділити незручний сайт, в якому дуже важко розібратися, особливо, якщо користуєшся вперше. До того ж, цей сервіс – це додаток-конструктор, де користувач сам повинен підбирати комбінацію плагінів.

Вартість: безкоштовно

Чи допоможуть вам task-менеджери?

Однозначно відповісти на це питання важко. Будь-який з таск-менеджерів не може поодинці закрити всі завдання HR-фахівців, в результаті чого доведеться встановлювати кілька софтів.

Таке рішення «з'їдає» час HR-а, оскільки йому потрібно перемикатися між додатками, передавати дані і т.д. Найбільш оптимальний варіант, який допоможе автоматизувати робочі процеси, – використання повноцінної HRM-системи.

Hurma System включає всі процеси роботи з персоналом. Система автоматизує рекрутингові та HR-процеси, веде статистику по співробітникам, кандидатам, а також настрою співробітників. Заходячи в свій профіль, співробітника зустрічають емодзі, за допомогою яких він може відзначити свій настрій. Всі ці дані відображаються в статистиці.

У Hurma ви також зможете швидко запланувати мітинг, інтерв'ю чи іншу подію, а система самостійно нагадає про них співробітникам. Крім цього, система інтегрована з Google calendar, де відображаються всі значущі події – річниці, дні народження колег, заплановані мітинги.

Підбиваємо підсумок

Ми можемо сказати, що Task-менеджери – це, однозначно, корисний софт для HR, який здатний допомогти в плануванні та виконанні безлічі завдань. Але, щоб повністю автоматизувати свої процеси та впровадити діджиталізацію в робочий процес, все-таки знадобиться HRM-система – комплексне рішення усіх задач.