10 мин
3137
4
0
0
Проведение опросов, интервью, 1:1, митингов, мотивация сотрудников, ведение учета по отпускам, больничным, day off's – это лишь малая часть обязанностей HR-специалистов. Совмещать все эти задачи, а также находить время для развития бренда работодателя, создавая в компании гармоничную атмосферу, помогает грамотный тайм-менеджмент и использование различных task-приложений.
Что такое тайм-менеджмент, как его правильно организовать, какие есть task-приложения – все это в новом материале от команды Hurma.
Чтобы не загнать себя в прокрастинацию, важно правильно распределять свое время и уметь расставлять приоритеты. Неумение делать эти вещи вызывает у людей хроническую усталость, недосыпание и, как следствие, снижение продуктивности.
Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников из-за недосыпа и бессонницы обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год.
По данным другого исследования, продуктивность падает к 14:55, поэтому весь день работать, как в утреннее время – не выйдет. С каждым годом загруженность людей работой растет, а вот количество свободного времени уменьшается. По данным статистики, за последние 20 лет, рабочее время увеличилось на 15%, а свободное время сократилось на 33%.
Говоря просто – это техника правильного распределения времени, которая помогает повысить продуктивность. Оптимизация временных затрат состоит из планирования задач и расстановки приоритетов.
Поскольку time management не всем дается легко, мы подготовили для вас несколько советов по его организации.
1. Планируйте отдых
Чтобы не потратить впустую перерыв, планируйте, какие именно задачи вы хотите выполнить в эти 30-90 минут. Это может быть чтение любимой книги, просмотр сериала, чашка кофе с перекусом и т.д. Качественно проведенный перерыв даст вам новый заряд сил на оставшееся рабочее время.
2. Расставляйте приоритеты
По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.
Поэтому, очень важно уметь правильно расставлять приоритеты. Если у вас много срочных и важных задач, подумайте о том, чтобы выполнить их в период, когда вы наиболее продуктивны.
3. Делегируйте
Ни один, даже самый организованный человек, не сможет выполнить все задачи в одиночку. Очень важно грамотно делегировать и распределять свои мелкие обязанности, чтобы сосредоточиться на более глобальных задачах.
4. Избегайте стресса
Time management должен осуществляться таким образом, чтобы он не создавал стрессовые ситуации в рабочей среде. Стрессы на работе приводят к снижению продуктивности и результативности. Поэтому при планировании, не следует загонять себя в тупик и ставить на выполнение большое количество задач.
5. Go Digital
Не игнорируйте диджитализацию и внедряйте в работу различные task-менеджеры для управления проектами. Они помогут вам организовать и контролировать все задачи.
HR-специалисты работают в режиме многозадачности, а task-менеджеры помогут им ничего не забыть. Кроме этого, они:
Систему Jira активно используют в IT-компаниях. С её помощью любой сотрудник может настраивать и планировать свои задачи, а вышестоящие менеджеры контролировать его работу.
В софте есть канбан-доска, действует несколько систем оценок, возможность выставлять приоритетность задач. Кроме этого, платформа позволяет составлять отчеты и контролировать работу сотрудников в режиме реального времени.
Из преимуществ работы в Jira можно выделить возможность оптимизации с помощью Confluence, Bitbucket, HipChat и других инструментов для разработки ПО. Но минусы тоже есть, например, русскую версию таск-менеджера надо покупать и скачивать плагином.
Стоимость: есть бесплатная версия и платная от $7/месяц за одного пользователя.
Работает по принципу канбан-доски. Для планирования и организации задач предусмотрена доска со столбцами. Их можно помечать звездочкой, переставлять и определять для них исполнителя.
Система автоматизации Butter в приложении позволяет создавать команды и правила, по которым они запускаются. Систему можно настроить так, что она автоматически будет выбирать исполнителя, ставить сроки и переносить задачу на другой этап.
Сервис поддерживает интеграцию с Jira, Google-диском, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab и многими другими сервисами.
Стоимость: есть бесплатная версия и платная от $9.99/месяц за пользователя.
Сервис из пяти важнейших инструментов для автоматизации. В них входят: возможность управления проектами, задачами, CRM-система, контакт-центр, сайты и магазины, офис.
В офисе можно вести учет и контроль рабочего времени, создать корпоративный чат для общения между сотрудниками. Также есть удобный календарь, иерархическая структура компании и регулярная отчетность перед руководителем.
В Битрикс24 можно ставить задачи коллегам и самому себе, назначать ответственных для задания. Встроенный счетчик времени помогает вовремя закрыть задачу.
С помощью контакт-центра можно подключить свои соцсети, телефонию, сайты к софту Битрикс24. В софте также есть удобная канбан-доска, шаблоны задач, диаграмма Ганта, конструктор отчетов.
Стоимость: есть бесплатная версия и платная от 790 руб/месяц.
Таск-менеджер для работы в команде, управления проектами и самоорганизации. На платформе вы можете общаться с коллегами, обмениваться файлами, составлять списки дел и задач.
В сервисе есть многоуровневая система задач, в которой можно хорошо детализировать задание. А также расширение для перевода интерфейса системы.
Софт интегрирован с Google и Adobe, программами для работы с файлами, отчетами и для ведения учета времени.
Стоимость: есть бесплатная версия и платная за $10/месяц.
С помощью этой платформы можно создавать отчеты для контроля работы сотрудников и оценки их эффективности. Наличие интерактивных диаграмм дает возможность увидеть и понять степень загруженности сотрудника.
В сервисе вы также можете создавать шаблоны писем, вести учет времени и бюджета, редактировать тексты и работать с файлами.
Стоимость: есть бесплатная версия до 5 участников, до 15 участников – $10/месяц, до 200 пользователей – $25/месяц.
Task-менеджер для Agile-команд с возможностью отображения задач в виде канбан-доски. Перед началом рабочего дня каждому сотруднику приходит на почту письмо с дайджестом новостей. Там описаны изменения в задачах, комментарии и напоминания.
На платформе можно создать иерархическую структуру команды, назначить ответственных, администраторов, вести проекты и задачи, контролировать и анализировать их выполнение.
Стоимость: двухнедельная бесплатная версия и платная от $29/месяц.
Task-менеджер open source (с открытым кодом). Это значит, что его могут оптимизировать сторонние разработчики и пользователи.
В софте есть возможность ведения отчетов, проектов, учета рабочего времени, выставления временных рамок для выполнения задач. Софт интегрирован с системами управления SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs. Также присутствует поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite, Oracle.
Из недостатков можно выделить неудобный сайт, в котором очень трудно разобраться, особенно, если пользуешься впервые. К тому же, этот сервис представляет собой приложение-конструктор, где пользователь сам должен подбирать комбинацию плагинов.
Стоимость: бесплатно
Однозначно ответить на этот вопрос трудно. Любой из таск-менеджеров не может в одиночку закрыть все задачи HR-специалистов, в результате чего придется устанавливать несколько софтов.
Такое решение «съедает» время HR-а, поскольку ему нужно переключаться между приложениями, передавать данные и т.д. Наиболее оптимальный вариант, который поможет автоматизировать рабочие процессы – использование полноценной HRM-системы.
Hurma System закрывает все потребности по работе с персоналом. Система автоматизирует рекрутинговые и HR-процессы, ведет статистику по сотрудникам, кандидатам, а также настроению сотрудников. Заходя в свой профиль, сотрудника встречают эмодзи, с помощью которых он может отметить свое настроение. Все эти данные отображаются в статистике.
В Hurma вы также сможете быстро запланировать митинг, интервью или другое событие, а система самостоятельно напомнит о них сотрудникам. Кроме этого, система интегрирована с Google calendar, где отображаются все значимые события – годовщины, дни рождения коллег, запланированные митинги.
Мы можем сказать, что Task-менеджеры – это, однозначно, полезный софт для HR, который способен помочь в планировании и выполнении множества задач. Но, чтобы полностью автоматизировать свои процессы и внедрить диджитализацию в рабочий процесс, все-таки понадобится HRM-система – комплексное решение всех задач.
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Вы подписаны!
Реферальная программа для сотрудников: как работает + успешные кейсы компаний
Собеседование на английском: как HR-специалисту подготовиться и провести
