Адаптація та онбординг співробітників онлайн: чому новачки йдуть і як цього уникнути

30 квітня команда Hurma зібрала HR-фахівців на вебінарі, де ми поговорили про адаптацію і онбординг новачків онлайн. Як завжди, для тих, хто не встиг підключитися, ми зібрали головні думки нашої презентації в одній статті.

Чому важливо звертати більше уваги на адаптацію співробітників саме зараз?

Нові реалії вимагають перегляду підходів, які застосовувалися в процесі адаптації співробітників офлайн, адже у вас більше немає можливості їх використовувати. Якісно адаптувати співробітників стає все складніше, а неякісна адаптація негативно впливає на бізнес.

5 наслідків неякісної адаптації працівників:

1. Призводить до втрати цінного фахівця
2. Витрачає час рекрутера і гроші компанії
3. Не виявляє проблемні зони
4. Гальмує розвиток бізнесу
5. Руйнує бренд роботодавця

За даними OC Tanner, 20% співробітників йдуть в перші 45 днів. Таким чином, кожен п'ятий новачок не затримується в компанії довше 1,5 місяців. Чому?

Згідно з дослідженнями HR-технологічної компанії Hibob, співробітники йдуть в період адаптації з таких причин:

1. Ефект «Очікування-реальність»

Співробітники відчувають себе обманутими через некоректний опис вакансій. Більше 25% співробітників говорять, що вони не отримали достатньо інформації про свою посаду до прийняття оффера. Тільки 40% респондентів повідомляють, що їх поточні обов'язки відображають опис вакансії.

В цілому, адаптація починається ще з моменту першої співбесіди. Саме там рекрутеру необхідно якомога більше розповісти про посаду, на яку претендує кандидат.

2. Співробітники не пристосовуються до колективу

Співробітникам важче адаптуватися не до нових завдань, а до колективу. 49% новачків вважають, що кращий спосіб адаптуватися на новій роботі — це знайти друзів на робочому місці.

Тому сфокусуйтеся не на завданнях, а на побудові комунікацій всередині команд.

3. Співробітникам не вистачає підтримки

38% співробітників відчувають себе найбільш комфортно в компанії таких же новачків, а 31% вважають кращими інтерактивні групи з адаптації.

Постарайтеся не навантажувати новачка обов'язками в перші місяці роботи. Організуйте навчання в групах, якщо одночасно до вас приходить кілька нових співробітників.

Помилки HR-а через які співробітник не зможе адаптуватися у вашій компанії

Припустимо, ви вірно донесли обов'язки новачка, познайомили з колективом і приділили йому час на навчання. Але він все одно залишив компанію. Що ви могли зробити не так?

Базові помилки HR-а при адаптації працівників:

• портрет співробітника не відповідає вимогам компанії;
• немає підготовки до онбордингу;
• HR не надихнув співробітника корпоративною культурою;
• у новачка немає ментора/наставника;
• немає адаптаційного листа;
• HR не проводить Welcome, Adaptation, Probation мітинги;
• HR не отримує фідбек від новачка.

Адаптація в офісі vs. Адаптація онлайн: головні відмінності і складності

Дистанційна адаптація співробітника ускладнює процес знайомства з корпоративною культурою компанії та колегами.

Як адаптують співробітників в Google

Google збільшив продуктивність новачків на 25% за допомогою одного листа по email. Як компанії це вдалося?

У своїй книзі «Робота рулить! Чому більшість людей в світі хочуть працювати саме в Google», Ласло Бок, екс-президент по персоналу в Google, розповів про внутрішній проєкт, метою якого було визначення найкращого способу підвищення продуктивності Nooglers, що стали новими Googlers (гуглери — співробітники в компанії, нуглери — новачки). Експеримент включав електронний лист, який команда відправила менеджерам в неділю перед першим днем ​​роботи нового співробітника. Які ж пункти включав себе цей чек-лист?

Чек-лист для менеджерів в Google

1. Обговоріть ролі і обов'язки
2. Знайдіть вашому Noogler'у офісного бадді
3. Допоможіть вашому Noogler'у побудувати мережу контактів
4. Заплануйте мітинги для перевірки процесу онбординга раз на місяць протягом першого півроку роботи вашого Noogler'а
5. Заохочуйте відкритість в діалозі

Як результат, в Google виявили, що новачки, чиї менеджери слідували чек-листу, стали ефективнішими на 25%, ніж інші співробітники.

Кейси та інструменти, які допоможуть нам в адаптації новачків онлайн

Давайте розглянемо, які інструменти потрібно використовувати, щоб якісно провести онбординг і адаптувати нового співробітника.

Інструменти для адаптації новачків онлайн

• Миттєва комунікація: Telegram, Slack, WhatsApp, Facebook Messenger. Швидкість прийняття рішень і швидкість вирішення проблем значно вище.
• Боти в месенджерах: Plop і Leo в Slack, AI Partner в Telegram. Зручний інструмент для адаптації співробітника в компанії.
• Опитування (HRM-системи, Google Forms) і LMS-системи.
• Онлайн-ком'юніті для підтримки командного духу: ігри онлайн ( «Крокодил», «Мафія», «CODENAMES», «Alias»). Як відомо, колективи геймерів є одними з найбільш згуртованих. Знайомство команди з новачком через ігри — відмінний спосіб адаптувати співробітника.
• Digital-документи:
  — адаптаційний лист онлайн,
  — підпис договорів з ЕЦП («Вчасно» або «Paperless — для України, «HelloSign» і «DocuSign» — для інших країн).

Кейс IT Svit: як під час віддаленої адаптації допомагає HRM-система

Як проходить віддалена адаптація в Hurma

1. Кандидат переводиться у співробітники в один клік.

2. Інформація з резюме підтягується в профіль.

3. HR проставляє терміни випробувального періоду в профілі співробітника.

4. Автоматизовано прикріплюються: документи, онбординг-план, контакти, щоб вся інформація була на одній сторінці.

5. Створюється подія в календарі з нагадуванням для HR і для інформування всіх співробітників про прихід нового члена команди (по email і в чат-боті).

Онбордінг співробітника:

Мітинг з HR в Zoom: знайомство, інформація про роботу в перший день і перший місяць

1. Надсилаємо співробітнику робочу пошту, доступ в Hurma.
2. Підписуємо договір.
3. Надсилаємо онбординг-план для ознайомлення.
4. Даємо посилання на Zoom для знайомства з тімлідом і CEO.
5. Зустріч в Zoom з TL і СЕО (обговорюємо проєкт, команду, процеси).
6. PM/TL відкриває всі доступи співробітнику.
7. Починаємо працювати над завданнями.

В Hurma:

1. Співробітник може заочно познайомитися з колегами, вивчити інформацію про компанію, а в зручному «Дереві компанії» ознайомитися з відділами та напрямками.
2. Отримати необхідні контакти членів команди і отримати коротку інформацію про них: чи на роботі вони сьогодні, побачити фото, дізнатися з якого вони відділу.
3. Побачити OKR команд.

Мітинги в Hurma: Welcome, Adaptation, Probation

1. Створення подій в зручному календарі.
2. Система висилає нагадування в день мітингу з HR та за 10 хвилин до початку.
3. Є можливість залишити коментар з action items.
4. Співробітникові теж приходить нагадування, а зустріч відображається в календарі.

Як Hurma допомогла клієнтам адаптувати співробітників

Анастасія, DevPro

«Hurma — дуже зручний інструмент для адаптації нових співробітників. Тепер не потрібно надсилати мільйон документів, а можна просто дати доступ до аккаунту де є вся інформація. Так простіше орієнтуватися і новачкам в їх перший день, і HR фахівцям під час підготовки до першого дня. Дуже зручна функція для нас — це "Календар", вона ж найчастіше використовується. Також зручна функція — це "Моніторинг настрою", який збирає статистику і формує її в одному місці».

Тетяна, Elogic

«У порівнянні з роботою в іншій компанії без HRM, система дуже допомагає в роботі. Є значні відмінності в роботі з і без системи. Коли приходить новачок, то система допомагає для знайомства з командою, по фото вже можна познайомитися, як виглядає співробітник, ознайомитися з інфою по компанії, з політикою, святами і вихідними. Дуже подобається можливість відправити запит на фідбек, в одному місці ти отримуєш всі результати: не потрібно писати на пошту, в месенджерах і потім збирати в одне ціле. І дуже подобається саппорт, дуже допомагає і оперативно вирішує питання».

Тетяна, Spribe

«Адаптація допомагає, напевно, більше нагадуваннями, коли заходиш в "Огляд", то відразу видно, хто на випробувальному, хто вже співробітник. Дуже зручний "Календар", відразу видно, що призначене на сьогодні і що відбувається в компанії (свята, дні народження, співбесіди) + зручно, що база кандидатів зберігається в одному місці, і видно на якому етапі кандидат».

Чек-лист: 7 питань новачкові для поліпшення процесу адаптації у вашій компанії

Команда Hurma склала зручний чек-лист питань, який дозволить тримати ваш процес адаптації під контролем:

1. Як ви почувалися в ваш перший робочий день?
2. На даний момент для вас це та робота, на яку ви розраховували?
3. Ви вже познайомилися зі своїми колегами? Чи були вони доброзичливі до вас?
4. На вашу думку, яка частина процесу адаптації була найбільш ефективною?
5. З якими складнощами ви зіткнулися в процесі адаптації?
6. Що б ви запропонували змінити в процесі адаптації в компанії?
7. Що компанія може зробити, щоб ваша адаптація пройшла більш успішно?

Ми бажаємо вам успішного онбордингу і адаптації. Нехай ваші співробітники залишаються з вами якомога довше, а Hurma вам в цьому допоможе 😉

• Адаптація персоналу