Удаленная адаптация и онбординг сотрудников: почему новички уходят и как этого избежать

Елена Леонова

Редактор Hurma Blog

  • 10 мин
  • 3454
  • 0

30 апреля команда Hurma собрала HR-специалистов на вебинаре, где мы поговорили про адаптацию и онбординг новичков онлайн. Как обычно, для тех, кто не успел подключиться, мы собрали главные мысли нашей презентации в одной статье.

Почему важно обращать больше внимания на адаптацию сотрудников сейчас?

Новые реалии требуют пересмотра подходов, которые применялись в процессе адаптации сотрудников офлайн, ведь у вас больше нет возможности их использовать. Качественно адаптировать сотрудников становится все сложнее, а некачественная адаптация оказывает негативное влияние на бизнес.

5 последствий некачественной адаптации сотрудников:

  1. Приводит к потере ценного специалиста
  2. Тратит время рекрутера и деньги компании
  3. Не выявляет проблемные зоны
  4. Тормозит развитие бизнеса
  5. Разрушает бренд работодателя

По данным OC Tanner, 20% сотрудников уходят в первые 45 дней. Таким образом, каждый пятый новичок не задерживается в компании дольше 1,5 месяцев. Почему?

Согласно исследованиям HR-технологической компании Hibob, сотрудники уходят в период адаптации по таким причинам:

1. Эффект «Ожидание-реальность»

Сотрудники чувствуют себя обманутыми из-за некорректного описания вакансий. Более 25% сотрудников говорят, что они не получили достаточно информации о своей должности до принятия оффера. Только 40% респондентов говорят, что их текущие обязанности отражают описание вакансии.

По большому счету, адаптация начинается еще с момента первого собеседования. Именно там рекрутеру необходимо как можно больше рассказать о должности, на которую претендует кандидат. 

2. Сотрудники не вливаются в коллектив

Сотрудникам труднее адаптироваться не к новым задачам, а к коллективу. 49% новичков считают, что лучший способ адаптироваться на новой работе — это завести друзей на рабочем месте.

Поэтому сфокусируйтесь не на задачах, а на построении коммуникаций внутри команд.

3. Сотрудникам не хватает поддержки

38% сотрудников чувствуют себя наиболее комфортно в компании таких же новичков, а 31% предпочитают интерактивные группы по адаптации.

Постарайтесь не нагружать новичка обязанностями в первые месяцы работы. Организуйте обучение в группах, если одновременно к вам приходит несколько новых сотрудников.

Ошибки HR-а из-за которых сотрудник не сможет адаптироваться в вашей компании

Предположим, вы верно донесли обязанности новичка, познакомили с коллективом и уделили ему время на обучение. Но он все равно покинул компанию. Что вы могли сделать не так?

Базовые ошибки HR-а при адаптации сотрудников:

  • портрет сотрудника не соответствует требованиям компании;
  • нет подготовки к онбордингу;
  • HR не вдохновил сотрудника корпоративной культурой;
  • у новичка нет ментора/наставника;
  • нет адаптационного листа;
  • HR не проводит Welcome, Adaptation, Probation митинги;
  • HR не получает фидбек от новичка.

 Адаптация в офисе vs. Удаленная адаптация: главные отличия и сложности

 Адаптация в офисе Удаленная адаптация
Знакомство с компанией и руководством Митинг в офисе. Экскурсия по офису и знакомство с отделамиОнлайн-митинги
Знакомство с командой
Личное общение и командный духОнлайн-митинги
Подписание договораФизический документ, который можно полистатьОнлайн с помощью ЭЦП
Митинги: Welcome, Adaptation, Probation1:1 с HR за чашкой кофеОнлайн-звонок
Тимбилдинги, корпоративыОбщение и приятная атмосфера, еда и напитки, игры.Игры онлайн

Удаленная адаптация сотрудника усложняет процесс знакомства с корпоративной культурой компании и коллегами.

Как адаптируют сотрудников в Google

Google увеличил продуктивность новичков на 25% с помощью одного письма по email. Как компании это удалось?

В своей книге «Работа рулит! Почему большинство людей в мире хотят работать именно в Google» , Ласло Бок, экс-президент по персоналу в Google, рассказал о внутреннем проекте, целью которого было определение наилучшего способа повышения производительности Nooglers новых Googlers (гуглер — сотрудник в компании, нуглер — новичок). Эксперимент включал электронное письмо, которое команда отправила менеджерам в воскресенье перед первым днем ​​работы нового сотрудника. Какие же пункты включал себя этот чек-лист?

Чек-лист для менеджеров в Google

1. Обсудите роли и обязанности
2. Найдите вашему Noogler'у офисного бадди
3. Помогите вашему Noogler'у построить сеть контактов
4. Запланируйте митинги для проверки процесса онбординга раз в месяц в течение первого полугода вашего Noogler'а
5. Поощряйте открытость в диалоге

Как результат, в Google обнаружили, что новички, чьи менеджеры следовали этому чек-листу, стали эффективнее на 25%, чем другие сотрудники.

Кейсы и инструменты, которые помогут нам в адаптации новичков онлайн

Давайте рассмотрим, какие инструменты нужно использовать, чтобы качественно онбордить и адаптировать нового сотрудника.

Инструменты для адаптации новичков онлайн

  • Быстрая коммуникация: Telegram, Slack, WhatsApp, Facebook Messenger. Скорость принятия решений и скорость решения проблем значительно выше.
  • Боты в мессенджерах: Plop и Leo в Slack, AI Partner в Telegram. Удобный инструмент для адаптации сотрудника в компании.
  • Опросы (HRM-системы, Google Forms) и LMS-системы.
  • Онлайн-комьюнити для поддержания командного духа: игры онлайн («Крокодил», «Мафия», «CODENAMES», «Alias»). Как известно, коллективы геймеров — одни из самых сплоченных. Знакомство команды с новичком через игры — отличный способ адаптировать сотрудника. 
  • Digital-документы: 

— адаптационный лист онлайн, 

— подписи договоров с ЭЦП («Вчасно» или «Paperless — для Украины, «HelloSign» и «DocuSign» — для других стран).

Кейс IT Svit: как в удаленной адаптации помогает HRM-система

Как проходит удаленная адаптация в Hurma?

1. Кандидат переводится в сотрудники в один клик.

2. Информация с резюме подтягивается в профиль.

3. HR проставляет сроки испытательного периода в профиле сотрудника.

4. Автоматизированно прикрепляются: документы, онбординг-план, контакты, чтобы вся информация находилась на одной странице.

5. Создается событие в календаре с напоминанием для HR и информированием всех сотрудников о приходе нового члена команды (по email и в чат-боте).

Онбординг сотрудника:

Митинг с HR в Zoom: знакомство, информация о работе в первый день и первый месяц.

  1. Высылаем сотруднику рабочую почту, доступ в Hurma.
  2. Подписываем договор.
  3. Высылаем онбординг-план для ознакомления.
  4. Даем ссылку на Zoom для знакомства с тимлидом и СЕО.
  5. Встреча в Zoom с TL и СЕО (обсуждаем проект, команду, процессы).
  6. PM/TL открывает все доступы сотруднику.
  7. Начинаем работать над задачами.

В Hurma:

  1. Сотрудник может заочно познакомиться с коллегами, изучить информацию о компании, а в удобном «Дереве компании», познакомиться с отделами и направлениям.
  2. Получить необходимые контакты членов команды и узнать краткую информацию о них: на работе ли они сегодня, увидеть фото, узнать из какого они отдела.
  3. Увидеть OKR команд.

Митинги в Hurma: Welcome, Adaptation, Probation

  1. Создание событий в удобном календаре.
  2. Система высылает напоминания в день митинга с HR и за 10 минут до начала.
  3. Есть возможность оставить комментарий с action items.
  4. Сотруднику тоже приходит напоминание, а встреча отображается в календаре.

Как Hurma помогла клиентам адаптировать сотрудников

Анастасия, DevPro

«Hurma — очень удобный инструмент для адаптации новых сотрудников. Теперь не нужно расшаривать миллион документов, а просто стоит дать доступ к аккаунту, где есть вся информация. Так проще ориентироваться и ребятам в их первый день, и HR-специалистам во время подготовки к первому дню. Очень удобная функция для нас — это "Календарь", она же чаще всего используется. Также удобная функция — это "Мониторинг настроения", который собирает статистику и формирует ее в одном месте».

Татьяна, Elogic

«По сравнению с работой в другой компании без HRM, система значительно помогает в работе. Есть значительные отличия в работе с и без системы. Когда приходит новичок, то система помогает для знакомства с командой, по фото уже можно познакомиться, как выглядит сотрудник, ознакомиться с инфой по компании, с политикой, праздниками и выходными. Очень нравится возможность отправить запрос на фидбек, в одном месте ты получаешь все результаты: не нужно писать на почту, в мессенджерах и потом собирать в одно целое. И очень нравится саппорт, очень помогает и оперативно решает вопросы».

Татьяна, Spribe

«Адаптация помогает, наверное, больше напоминаниями, когда заходишь в "Обзор", то сразу видно, кто на испытательном, кто уже сотрудник. Очень удобный "Календарь", сразу видно, что назначено на сегодня и что происходит в компании (праздники, др, собеседования) + удобно, что база кандидатов хранится в одном месте, и видно на каком этапе кандидат».

Чек-лист: 7 вопросов новичку для улучшения процесса адаптации в вашей компании

Команда Hurma составила удобный чек-лист вопросов, который позволит держать ваш процесс адаптации под контролем:

  1. Как вы чувствовали себя в ваш первый рабочий день?
  2. На данный момент для вас это та работа, на которую вы рассчитывали?
  3. Вы уже познакомились со своими коллегами? Были ли они доброжелательны к вам?
  4. По вашему мнению, какая часть процесса адаптации была наиболее эффективной?
  5. С какими сложностями вы столкнулись в процессе адаптации?
  6. Что бы вы предложили изменить в процессе адаптации в компании?
  7. Что компания может предпринять, чтобы ваша адаптация прошла более успешно?

Мы желаем вам успешного онбординга и адаптации. Пусть ваши сотрудники остаются с вами как можно дольше, а Hurma вам в этом поможет 😉

День труда, в который все отдыхают
Мы зачастую ассоциируем 1 мая с парадами и политическими лозунгами из советского прошлого. Но на самом деле, этот праздник имеет для работающего человека гораздо большее значение, чем первый майский выходной ...
Атмосфера открытости или почему стоит быть честными со своими сотрудниками
В этой статье мы обсудим, почему сейчас как никогда важно быть честными со своими сотрудниками, как создать доверительные отношения и почему именно они позволяют работать наиболее продуктивно. Согласно исследованию APA, ...
Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

Spelling error report

The following text will be sent to our editors: