Офіс-менеджер 2.0: адаптація до нових реалій формату роботи    

2019 рік став для українського ринку праці переломним. Пандемія COVID-19 змусила 85% IT-компаній перейти на віддалену роботу. Виникла дилема щодо необхідності наявності офісів та ролі офіс-менеджерів. Деякі компанії зберегли офісні приміщення як офіційні представництва та місця згуртування команд, інші ж скоротили їх кількість або розміри. 

Ближче до 2022 року з'явилася нова тенденція: спеціалісти почали повертатися до офісів, частіше обираючи гібридний формат роботи. 

З початком повномасштабного вторгнення в Україні та подальшою ситуацією з блекаутами офіси компаній ставали «пунктами незламності та безпеки» з автономними робочими місцями, оснащеними генераторами, Starlink, запасами провізії та медикаментів. Частина компаній почали відкривати додаткові хаби на Західній Україні та в Європі. 

В таких реаліях основна роль офіс-менеджерів, як і HR-команди в цілому, була в підтримці business continuity плану —  безперервній комунікації з командою, забезпечення офісів усім необхідним, координацією логістики та релокації, допомога колегам з особливо небезпечних регіонів, організація підтримку ЗСУ та волонтерських ініціатив. 

Сьогодні офіс-менеджер – це не просто фахівець, який відповідає за чистоту та комфорт в офісі. Роль офіс-менеджера стала більш стратегічною, адже тепер вони не лише адміністратори, а й партнери для HR-менеджерів, які допомагають команді залишатися єдиною та продуктивною в будь-яких, навіть найскладніших, умовах та роблять чималий внесок в розвиток та підтримку корпоративної культури.

Сила гнучкості: адаптація функціонала офіс-менеджера до потреб компанії 

Розгляньмо ситуацію, коли наразі у вас в компанії не достатній обсяг роботи для 100% навантаження офіс-менеджера. Виникає питання: як раціонально використовувати його/її час та навички, щоб зберегти цінного спеціаліста? Який функціонал можна додати до обов'язків, щоб не лише ефективно розподіляти роботу, але й сприяти професійному зростанню та підвищенню мотивації?  

Відповіді на ці питання ви зможете знайти на наведених нижче прикладах. Зверніть увагу, що їх досить багато, тому вам точно не потрібно віддавати в роботу усе й одразу.  Це лише орієнтир, адже рішення щодо розширення функціонала офіс-менеджера має прийматися з урахуванням специфіки вашої компанії. 

Pre-onboarding: 

• Замовлення та доставлення welcome-пеків та техніки. 
• Допомога з підписанням документів (NDA, контрактів тощо). 
• Введення профілів нових спеціалістів у корпоративні системи. 

Recruitment: 

• Розміщення об'яв на сайтах із пошуку роботи та в тематичних групах соц. мереж. 
• Створення та ведення бази кандидатів. 
• Робота з ATS. 
• Допомога в закритті офісних вакансій (охоронець, технічні працівники тощо). 

PTO-management: 

• Адміністрування та контроль використання оплачуваного робочого часу (відпустки, лікарняні). 
• Контроль лікарняних листів та довідок. 
• Консультування спеціалістів щодо політик компанії. 

Business trips / relocation process: 

• Організація відряджень, релокацій та поїздок на конференції, семінари. 
• Вибір найкращих варіантів квитків, готелів, страхових полісів за ціною та якістю. 
• Візова підтримка. 
• Контроль звітності та виплат. 

Engagement/ Internal communications: 

• Допомога в організації тімбілдінгів та інших корпоративних заходів. 
• Привітання спеціалістів компанії з важливими датами (день народження, весілля та народження дітей, річниця роботи в компанії тощо). 
• Організація благодійних ініціатив (донорство крові, екологічні толоки, благодійні збори, участі в різних акціях). 
• Ведення корпоративного порталу та чатів, розсилка новин, анонсів та опитувальників. 
• Наповнення та актуалізація корпоративної “бази знань” 

SMM/Content Management: 

• Повне або часткове ведення сторінок компанії  в соціальних мережах. 
• Підготовка контенту для SMM-спеціалістів (відео та фото з офісу, з командою тощо). 
• Пошук медіапартнерів для співпраці. 

Learning & Development: 

• Допомога L&D команді та робота із LMS-системою. 
• Оновлення тренінгових матеріалів тощо. 
• Зарахування користувачів на курси, відстеження прогресу користувачів та формування звітів про результати навчання. 

• Створення бібліотеки навчальних ресурсів, збір та зберігання навчальних матеріалів 
• Надання доступу до ресурсів користувачам 

Record Keeping: 

• Допомога бухгалтерії та юристам у веденні документації. 
• Ведення кадрового діловодства. 
• Робота з електронним документообігом. 

Executive support: 

• Асистування С-level менеджменту:  
  • Адміністрування робочих календарів. 
  • Призначення зустрічей. 
  • Підготовка матеріалів та аджент для зустрічей. 
  • Моніторінг заходів для участі (конференції, вебінари, можливості співпраці із медіа).

Звичайно, адміністрування та підтримка ефективної роботи офісу й надалі залишаються ключовими функціями офіс-менеджера.. Тому важливо правильно розподілити навантаження та пріоритети, враховуючи всі аспекти роботи, а також поточні навички та інтереси вашого фахівця. Розширення функціонала офіс-менеджера – це win-win ситуація для обох сторін. Це дозволяє компанії підтримувати ефективність роботи, а спеціалісту — розвиватися, отримувати нові знання та навички для переходу на нову роль всередині компанії в майбутньому. При цьому важливо провести ретельний аналіз потреб компанії, оцінити можливості та мотивацію офіс-менеджера та забезпечити необхідну підтримку та навчання.    

Як це працює на практиці — приклад компанії Viseven 

Наталія Русавська / Office Services Manager поділилась практичним досвідом, як  організовано роботу команди офіс-менеджерів у компанії: 

1. Які обов'язки входять в роль  Office Services Manager? 

По-перше, ця позиція передбачає в собі частково і роль тім ліда. Я працюю із командою із 6 офіс-менеджерів кожного із наших представництв та забезпечую надання однакового рівня сервісу та дотримання стандартів компанії по всім офісам. Провожу регулярні командні зустрічі, фідбек сесії, беру участь в відборі та онбордінгу нових членів команди. 

Основні наші напрямки роботи - це планування офісних бюджетів та контроль витрат, якісне функціонування офісів та забезпечення необхідними ресурсами, робота із постачальниками та підрядниками, створення комфортних умов для роботи команд та відвідувачів офісів. 

2. Який додатковий функціонал покриває команда офіс-менеджерів? 

Серед наших завдань є забезпечення повного циклу документообігу компанії (паперовий та електронний), організація бізнес поїздок колег та візова підтримка, пошук нових офісних приміщень або коворкінгів, допомога по різноманітним проєктам на запит колег з інших департаментів, організація, замовлення та доставлення брендованої продукції (welcome пеки, подарунки на ювілеї роботи, newborn подарунки тощо), допомога в організації корпоративних заходів та ініціатив. 

Хоча, наразі, більшість спеціалістів компанії працюють віддалено, ми намагаємося зробити всі умови, щоб колеги мали бажання час від часу відвідувати офіси. Влаштовуємо невеличкі офісні та поза офісні активності — благодійні акції та збори,  невеличкі тематичні івенти до свят та важливих дат. Нещодавно, наприклад, святкували 5-ту річницю відкриття офісу в Таллінні та 1-шу річницю офісу в Познані, а також організовували збір українських книжок для дітей, що вимушено покинули власні домівки через війну. 

3. Який ваш досвід відкриття закордонних офісів. Чи є якісь рекомендації та поради, щоб цей процес був ефективним?

Я маю досвід супроводу відкриття офісів  в Польщі, Індії та оренди коворкінгу в Аргентині. 

Я не можу сказати, що процес пошуку офісу за кордоном особливо відрізняється від пошуку в Україні, але має свої особливості. Найскладнішим було те, що процесом доводиться керувати віддалено. 

Візьмемо, як приклад останній досвід — відкриття офісу в Познані. Спочатку ми ретельно проаналізували потреби та вимоги компанії до нового офісного простору. Вивчивши пропозиції ринку нерухомості, ми створили порівняльну аналітику варіантів, що відповідали нашим критеріям. 

Важливими факторами при виборі були: 

• Локація та зручність транспортної розв'язки. 
• Розмір приміщення та кількість робочих місць, переговорних кімнат, наявність приміщення для кухні. 
• Загальний стан приміщення та його оснащення. 

Наступним етапом стала оцінка та затвердження бюджету на оренду та додаткові витрати (ремонт, меблювання, комунальні послуги тощо). 

Відкриття офісу в Познані стало цінним досвідом, адже воно потребувало спілкування з рієлторами та орендодавцями, які не завжди вільно володіли англійською мовою. Договір оренди був складений польською мовою, тому ми ініціювали його переклад на англійську, щоб чітко розуміти всі умови. Цей процес змусив нас заглибитися в особливості законодавства та правил Польщі щодо оренди приміщень, вивчити права та обов'язки сторін. 

Критичними для нас пунктами договору були гарантії безперебійного функціонування офісу, можливість дострокового розірвання договору та розв'язання спірних питань. Саме процес внесення та узгодження правок зайняв найбільше часу в усьому процесі відкриття офісу. 

Висновок

Сучасний світ продовжує змінюватися, і роль та вимоги до офіс-менеджера змінюється разом з ним. Тож, спробуймо виокремити ключовий набір навичок, які варто включити в профіль кандидата на цю позицію: 

• Гнучкість та адаптивність: здатність швидко реагувати на зміни та вчитися нового, готовність до роботи в мінливих умовах,  
• Комунікація та співпраця: вміння чітко та лаконічно спілкуватися, налагоджувати партнерські стосунки з різними людьми, ефективно працювати в команді. 
• Організаторські здібності: планування та організація робочих проєктів (бюджети, дотримання термінів, збір зворотного зв'язку), пріоретизація задач та ефективний тайм менеджмент. 
• Цифрова грамотність:  розуміння та дотримання правил інформаційної безпеки, вміння користуватися програмними продуктами та онлайн-сервісами. Готовність швидко вивчати нові технології (ШІ, інструменти для аналізу даних, графічні редактори тощо). 
• Аналітичні здібності: здатність збирати та аналізувати дані, робити висновки та приймати обґрунтовані рішення. Вміння використовувати аналітичні інструменти та методи для розв'язання проблем та оптимізації робочих процесів. 
• Креативність та інноваційність: здатність генерувати нові ідеї та знаходити нестандартні шляхи розв'язання проблем. Вміння впроваджувати інновації для вдосконалення поточних робочих процесів. 
• Емоційний інтелект: Здатність розуміти та керувати своїми емоціями, а також емоціями інших людей. Вміння будувати міцні та здорові стосунки з колегами, керівництвом та клієнтами. 
• Знання іноземних мов: Володіння іноземними мовами розширює можливості офіс-менеджера в спілкуванні з колегами та клієнтами з інших країн. 

Важливо пам'ятати, що роль офіс-менеджера буде й надалі еволюціонувати, тому необхідно постійно розвивати власні навички та знання. Тут готовність до змін та вміння адаптуватися є ключовими факторами успіху. Тому варто не забувати про комплексну підтримку спеціаліста і з боку менеджера у вигляді наставництва, навчання, надання можливості проявляти ініціативу та впливати на прийняття рішень. Створивши атмосферу підтримки, делегуючи відповідальність та повноваження, відзначаючи успіхи, ви будете мати лояльного, кваліфікованого та мотивованого спеціаліста, який на щоденній основі буде робити значний внесок в розвиток компанії та її корпоративної культури.

Автори статті:

Христина Кушнерчук, HR BP / Internal Coms & Engagement Specialist  у Viseven

Наталія Русавська, Office Services Manager у Viseven

Авторські статті та коментарі до них показують виключно експертизу та точку зору їх авторів. Редакція HURMA System може не поділяти думку авторів