Як «продати» HR-проєкт бізнесу

Бізнес і далі змінюється. Пандемія впливає на зміну робочих процесів та стає драйвером цифрової HR-трансформації. Якщо ви розумієте, що ваші HR-процеси можна покращити, то зараз настав період для активних дій. Донести свої ідеї керівництву стає простіше. Як підготуватися до розмови з керівником та правильно все аргументувати, читайте в нашій статті.

Зміст:
Чи є проблема взагалі?
Підготуйте презентацію
HR та бізнес: які метрики важливо вказати в презентації
Як правильно призначити зустріч
Короткий висновок

Чи є проблема взагалі?

Визначити наявність проблем у компанії допоможе наш опитувальник для самодіагностики.

Відповідайте на такі питання (Так/Ні):

Рекрутинг

1. Чи задоволений бізнес швидкістю закриття вакансій?
2. Складно знайти потрібну інформацію серед сотень Excel-файлів?
3. Кандидат вибирає іншу компанію через те, що ви не можете швидко отримати зворотний зв’язок від менеджера, що наймає, та гаєте час до оффера?
4. Ви не маєте запасних претендентів на вакансію, що призводить до затримки рекрутингових процесів?
5. Складно побудувати процес наймання, тому що ви не можете перевірити ефективність кожного каналу рекрутингу окремо?

HR

1. Запити на відпустку та відсутності надходять з різних джерел та в різному форматі?
2. Показник плинності персоналу вище значення, на яке орієнтується ваш бізнес?
3. Ви не можете швидко реагувати на запити співробітників, тому гіршають індикатори eNPS та залучення?
4. Співробітники не проходять випробувальний термін та ви заново відкриваєте вакансії?
5. Ви не складаєте та не відстежуєте індивідуальні плани розвитку (IПР) співробітників, тому з компанії йдуть A-players?

Підготуйте презентацію

Будь-яка людина, що розуміє сучасні бізнес-процеси, знає, що керівництво не буде слухати просто думки співробітника. Мало хто бажає витрачати час на розмови.

Тому краще представляти свої ідеї у вигляді тексту та ілюстрацій. Простіше кажучи — підготувати презентацію з обґрунтуванням вигоди та своїми аргументами.

Якщо ідея існує тільки на словах, вона залишиться без уваги

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department у компанії Ideasoft

«Мене завжди дивує, що підлеглі неправильно говорять щодо своїх ідей. Гарна ініціатива багатьох амбіційних працівників так і залишається на словах. Сьогодні не тільки керівники можуть впливати на підлеглих, але й співробітники можуть змусити керівництво зробити те, що вважають правильним».

HR та бізнес: які метрики важливо вказати в презентації

HR-фахівцю потрібно сконцентруватися на трьох важливих болях будь-якого бізнесу — це:

• низька швидкість наймання,
• висока вартість найму та
• великий відсоток плинності.

Заздалегідь з’ясуйте, які саме труднощі з’являються в компанії на поточному етапі розвитку. Можна провести невелике дослідження або опитування колег, які поділяться своїми думками. Статистика за квартал та рік також буде корисна.

Побачивши конкретні проблеми та пробіли, можна побудувати правильну аргументацію. Ваше завдання — показати бізнесу, як саме прискорити та зменшити вартість наймання, а також знизити відсоток плинності.

Вадим Куземинський, Head of Talent Acquisition у компанії IT Svit

«Будь-який HR — це партнер бізнесу. Ви допомагаєте керівництву досягати загальних цілей компанії, тому тільки розмови вам не потрібні. Треба обміркувати та скласти переконливий план дій, вказати строки, показати приклади та не забути щодо альтернатив».

Зверніть увагу на дрібні проблеми, які допоможуть знайти глобальні болі. Часто компанії стикаються з питаннями обліку робочого часу працівників, підрахунком заробітної плати, нарахуванням відпусток. Пошук рішень від меншого до більшого буде корисний, коли глобальний біль занадто комплексна та ви не знаєте, як до неї підступитися.

Бізнес говорить мовою цифр, фактів, аргументів. Так що готуйтеся підтверджувати кожне своє слово. Але, цього може виявитися мало для керівника, якщо неправильно підійти до самої постановки проблеми.

Чітка структура аргументації збільшує шанс на успіх

Сергій не використовував чітку структуру аргументації своєї позиції та спершу став говорити щодо економії часу. До того ж Сергій не вказав конкретних цифр зі свого відділу.

Ірина побудувала свою аргументацію згідно з принципами піраміди Мінто. Вона окреслила проблему (1) та відразу ж вказала головну думку або рішення (2). Далі HRD перейшла до опису ситуації в деталях (3), вказала перший аргумент (4) та доказ до нього (5). За потреби можна використовувати скільки завгодно аргументів та доказів. Головне — усі вони мають стосуватися головної думки та доводити її (2). Доповнити аргументацію необхідно статистикою, посиланнями на дослідження, інфографікою.

Наголошуйте на трьох основних HR-метриках

Цифровізація прискорює наймання

Підрахунок реально витраченого часу — це простий, але дієвий спосіб показати, скільки займає рутина. Просто сядьте та порахуйте, скільки годин на місяць ви витрачаєте на підбір кандидатів, занесення даних, актуалізацію, складання звітів. У результаті у вас з’явиться таблиця з конкретними значеннями. Це приблизні дані, та в кожного HR вони будуть відрізнятися.

Далі показуємо керівництву, скільки годин можна заощадити, якщо використовувати цифровізацію HR-процесів.

Наприклад:

● Сорсинг кандидатів з допомогою AI Fox від HURMA — економія до 2 годин;
● Створення заявки на підбір кандидата — економія до 4 годин;
● Автоматичне розміщення вакансії на job-порталах — економія до 10 годин;
● Робота з воронкою кандидатів — економія до 8 годин;

Один з наших клієнтів зміг заощадити 2 години 40 хвилин на місяць на одного фахівця тільки на ручному занесенні даних в Excel-таблиці. Дізнатися досвід інтеграції Epicflow та HURMA можна в цьому кейсі.

Водночас наша система дає можливість заощадити 40 годин на етапі рекрутингу та 30 годин на місяць на інших HR-процесах.

Цифровізація зменшує вартість найму

Будь-який ефективний керівник буде задоволений, якщо співробітник придумає спосіб, як знизити витрати. Придумувати нічого не потрібно, просто рахуйте. Нам допоможе таблиця з детальним описом робочих годин. Можна пояснити керівнику, що цифровізація процесів допоможе заощадити до 40 годин на місяць у роботі HR-фахівця.

У середньому це $250–500 у грошовому еквіваленті. Щорічно бізнес може заощадити близько $3–6 тисяч тільки на роботі рекрутера. І ми ще не говоримо щодо підвищення ефективності HR-відділу та прискоренні процесу закриття вакансії. Якщо враховувати, скільки грошей компанія не встигає заробляти через нестачу ключових співробітників, то сума буде дуже велика. Крім того, система HURMA дає можливість створити «Звіт про ефективність рекрутингу», який допомагає знайти найбільш ефективний канал залучення кандидатів.

Цифровізація знижує відсоток плинності

HR-фахівець, у рамках цифровізації процесів, може використовувати інструменти для підвищення лояльності, а також утримання персоналу. Наприклад, HURMA дає можливість співробітнику в один клік відправляти запити на відпустку або лікарняний. Система включає зручний календар подій та моніторинг настрою. Кожний член команди відчуває, що про нього дбають та швидко розв’язувати будь-які питання. Водночас HR швидко реагує на зміни індикаторів Q12 та eNPS.

Раніше ми порахували години не просто так. Тепер можна зрозуміти, скільки часу витрачається на сорсинг та підбір кандидата, а скільки годин HR-фахівець витрачає безпосередньо на розвиток персоналу (зустрічі 1:1, оцінку та навчання). Якщо різниця буде занадто великою, то це привід замислитися. Адже утримання співробітника не менш важливо, аніж закриття вакансії. У середньому вартість звільнення працівника за власним бажанням для компанії в півтора раза дорожче його річної зарплати.

Згідно з дослідженням McKinsey & Company, більша частина команд у сфері HR витрачають приблизно 60 % часу на операційну діяльність, а також управління. Найбільш успішні та ефективні команди витрачають на це не більш ніж 40 % часу. Вони більше уваги приділяють стратегічному плануванню та реалізації ініціатив. В інтересах бізнесу побудувати команду так, щоб ресурси були витрачені на менеджерів та співробітників.

Як правильно призначити зустріч

Не потрібно раптово «нападати» на керівника зі своєю ідеєю. За кілька тижнів до зустрічі почніть натякати на можливі проблеми та розповідайте про свою презентацію. Через деякий час коректно призначте дату зустрічі. Орієнтуйтеся на 45–60 хвилин продуктивного спілкування. Надішліть презентацію керівнику заздалегідь. У нього має залишитися час на поверхневе знайомство з ідеєю.

Бажаємо успіху в захисті проєкту!

Наталя не розповіла керівництву конкретики та до узгодження вже витратила час на пошук системи. А головне — усе хотіла розказати.

Ірина заздалегідь поміркувала над цілями бізнесу, проаналізувала роботу компанії та знайшла рішення. Вона підготувала презентацію та коректно призначила зустріч. Крім того, після зустрічі HRD підготує follow-up лист, щоб усі запам’ятали деталі розмови.

Короткий висновок

Керівництво стає більш відкритим до ініціатив із боку співробітників, які допомагають бізнесу адаптуватися у вкрай турбулентний час. Тому настав найкращий час для розмови з бізнесом, якщо ви знаєте, як поліпшити HR-процеси.

Підготуйте презентацію з аргументацією, адже ідея тільки на словах залишиться без уваги. Аргументуйте свою точку зору за допомогою цифр та вигоди для керівництва. Далі презентуйте ідею згідно з принципами піраміди Мінто. Під час підготовки матеріалу орієнтуйтеся на швидкість та вартість наймання, а також відсоток плинності. Ці три важливі HR-метрики допоможуть знайти болі бізнесу.

У другій частині нашого матеріалу ми розповімо про захист проєкту перед керівництвом. Крім того, наш HRD дасть кілька порад щодо того, як підкріпити своє слово та знайти шлях до серця бізнесу.

Підписуйтесь на наш блог, щоб не проґавити нові експертні матеріали.