Дегустація Hurma: як розібратися в системі, використовуючи її вперше

Так, ми знаємо, як ви втомилися від паперів і Google-табличок. Ми віримо, що ви хочете і, головне, можете встигати більше. Якщо ви читаєте цю статтю, скоріш всього, вже встали на шлях автоматизації своїх HR-процесів і шукаєте для цього відповідну систему. 

Сьогодні ми не тільки познайомимо вас з Hurma System, яка розв'яже ваші питання, але й проведемо екскурс в основні функції програми, щоб ваше перше знайомство пройшло легко й «смачно». 

Що таке Hurma і чим вона може вам допомогти?

Hurma – перша українська HRIS-система, яка зібрала в собі весь необхідний функціонал для HR і рекрутерів. За допомогою Hurma ви можете:

• вести зручний календар подій компанії, який синхронізується з Google calendar;
• створювати вакансії в конструкторі та вивантажувати їх на інші платформи;
• вести менеджмент кандидатів;
• зручно завантажувати профілі з LinkedIn завдяки простій інтеграції;
• вести індивідуальну звітність відпусток і лікарняних кожного співробітника;
• вести графік Performance Review та конструювати шаблони;
• моніторити щоденний настрій співробітників;
• керувати ієрархією цілей компанії (OKR) тощо.

Hurma, як і всі автоматизовані системи, призвана облегшити робочий процес. Але, коли вперше відкриваєш будь-яку систему і зіштовхуєшся з функціоналом на справі, здається, що все стає тільки складніше. Це тільки на перший погляд. Давайте крок за кроком розберемо основні функції Hurma, а також їхню важливість для вашого бізнесу. 

Основні функції Hurma

Перше, що потрібно зробити – ввести в адресний рядок свого браузера https://company.Hurma.work/login (де company – назва вашої компанії, вказана під час покупки системи). За допомогою логіну й паролю заходимо в систему й розглядуємо функціонал з позиції HR.

«Контрольна панель»

На першій сторінці ми бачимо пункт меню «Контрольна панель» й основний екран системи, який охоплює в собі:

• кількість співробітників компанії та скільки з них знаходиться на випробувальному терміні;
• число кандидатів;
• вакансії;
• календар подій;

Цей блок нагадує приладову панель літака, що зовсім не дивно, тому що саме тут відображені життєво важливі цифри та події компанії. За допомогою одного натиску із цієї сторінки ми можемо перейти до карток співробітників, кандидатів і вакансії. Зручно, правда?

Нижче розташований календар HR. Він акумулює всі події, які відбуваються в компанії. Це можуть бути рекрутингові події або HR-мітинги, наприклад, дзвінок кандидату, або Performance Review, Welcome Interview, 1:1. Також тут ми можемо побачити загальні корпоративні події, такі як дні народження колег і річниці їхньої роботи в компанії. Кожна категорія подій має свій колір, що дозволяє легко візуально орієнтуватися у календарі. 

Щоб синхронізувати Google calendar з календарем в Hurma, потрібно натиснути на аватар акаунта у правому верхньому куті. В результаті, ми зможемо отримувати сповіщення про події в Google-календарі, в системі й на пошту. 

Натиснувши на «Розклад», поряд із вкладкою «Календар» ви потрапляєте на Time Table, де вам доступні всі варіації відсутності співробітників на робочому місці. Промальовані іконки у лівому верхньому куті, які відображають різноманітні категорії, такі як «Відпустка», «Лікарняний», «За свій рахунок», «Робота з дому», «Відрядження», допоможуть візуально орієнтуватися в системі. 

Щоб самостійно занести в таблицю запит співробітника, необхідно просто натиснути на клітинку навпроти його прізвища та обрати причину відсутності. Співробітники також можуть самостійно створювати ці запити, а ви – моніторити їх. Наприклад, відпустка, яку запросив співробітник, але вона ще не затверджена, позначається маленьким зеленим квадратом. Якщо відпустку підтвердили, ми бачимо великий зелений квадрат, що заповнює всю клітинку.

Що дає нам така функція? По-перше, ми бачимо інформацію по кожному співробітнику, по-друге, ми можемо дати доступ до розкладу нашим колегам, наприклад, project-менеджеру. Це вже істотно заощадить час HR-фахівця і надасть можливість керівникам безпосередньо контролювати пересування співробітників.

Нижче таблиці знаходиться блок «Діти співробітників». Там відображаються привітання зі святами, такими як день народження, День святого Миколая, Новий Рік тощо.

Система зручно зберігає інформацію про стать і вік дітей працівників компанії, що дозволяє зробити подарунки, відповідні приводу і віком, організувати корпоратив або свято для дітей, що дуже порадує співробітників.

Також тут розташований блок «Події». Ми можемо спостерігати поновлення про корпоративні події, навчаннях, вихід нових співробітників. Всі працівники компанії отримують повідомлення про нові події, бачать їх у себе в календарі та на електронній пошті, що не дає жодного шансу їх пропустити.

Цікаво, що ще бачать в системі співробітники? Далі, пропонуємо вам поглянути на Hurma очима звичайних користувачів. Це допоможе не тільки подивитися на систему загалом, а й проаналізувати функції, доступні у двох версіях.

Співробітникові, на відміну від HR, недоступна, як мінімум половина функціоналу Hurma. Але є відмінна риса: коли він входить в систему, то потрапляє на сторінку «Моніторингу настрою». Співробітник змінює емоцію, рухаючи смайл вправо або вліво, і може залишити такі відповіді: «- Погано!», «- Не дуже!», «- Нормально!», «- Добре!», «- Відмінно!» і прокоментувати свій вибір. Це дає можливість HR отримувати зріз настроїв співробітників, і надалі якісно з ними працювати. Трохи пізніше ми розповімо як і де це відстежити в системі.

Далі, як і в HR-версії, ми бачимо основний екран системи. Тут співробітник моніторить кількість днів відпустки, скільки днів він може взяти за свій рахунок і скільки лікарняних. У календарі відображаються події, що стосуються співробітника (робота з дому, інтерв'ю) та події компанії (свята, дні народження колег). Йому також доступна функція синхронізації з Google calendar.

«Співробітники»

У вертикальному меню зліва переходимо на наступний пункт. Тут відображається список усіх співробітників, яких можна впорядкувати за підрозділами. Це допоможе побачити фотографії, посади, імена та прізвища співробітників компанії, наприклад, HR, СEO, бухгалтера. Зверху розташований зручний пошук, що дозволяє знаходити потрібних колег за іменем або посадою.

«Дерево»

Наступний пункт меню – «Дерево компанії» або адміністративна структура по підрозділах. Співробітники бачать, хто входить в ієрархію компанії та на якій посаді.

«OKR»

Система управління цілями компанії «OKR» (від англ. Objectives and Key Results – Цілі та ключові результати) – ще один важливий пункт меню. Тут співробітник бачить цілі компанії, підрозділи, а також особисті завдання в рамках своєї роботи. Відсоток виконання всіх завдань вважається автоматично. За допомогою кнопки «Створити» в правому верхньому кутку, співробітник може додати нову мету.

«Компанія»

У пункті меню «Компанія», який йде після OKR, міститься інформація про важливі події організації, дні народження. Там також можна знайти ПІБ, посада і контакти адміністрації компанії.

«Профіль»

Останній пункт меню «Профіль» дозволяє співробітнику запросити зворотний зв'язок або зустріч 1: 1 з HR-менеджером. Під фотографією відображається інформація про відпустку, лікарняний, кількість відряджень днів тощо. Профіль співробітника заповнюється на підставі його резюме. Самостійно він може відредагувати графу «Про себе» і вписати своє хобі чи інтереси. Ця інформація важлива, оскільки потім через пошук в системі, HR буде легко знайти співробітників з однаковими поглядами, що спрощує організацію тімбілдингу або корпоративу.

У «Профілі» також міститься вся інформація про відпустку співробітника. Він бачить історію з самого початку його запитів: які відпустки затверджені, які були відхилені, і навіть прочитати коментарі, чому так сталося.

У цьому пункті меню присутній такий функціонал, як «Рев'ю», «Завдання», «Запити».

• Рев'ю – історія всіх проведених зі співробітником зустрічей Performance Review, включаючи його відповіді на питання анкети й коментарі HR-менеджера.

• Завдання – список призначених на співробітника завдань, інтерв'ю з кандидатами, зустріч з ментором або участь в корпоративному тренінгу тощо.

• Запити – список всіх створених співробітником запитів (на відпустку, лікарняний, відрядження, роботу з дому) з коментарями осіб, відповідальних за затвердження даних запитів. Є можливість нагадати людині, якщо через його мовчання простоює запит, і він отримає повідомлення в системі та на пошту.

Повернемося в HR-профіль і розглянемо інші функції. Після першого пункту меню «Контрольна панель» переходимо у «Вакансії».

«Вакансії»

Тут доступні всі активні пропозиції по роботі від компанії. Ця функція помітно полегшує життя HR, адже завдяки зручному конструктору вакансій, ви можете не просто створювати їх в системі, а й автоматично публікувати на таких платформах як Work.ua, Rabota.ua, HeadHunter (список регулярно допрацьовується). Вакансії можна створювати, активувати, деактивувати, видаляти, переміщати в архів і назад – і все з однієї панелі для багатьох порталів роботи відразу.

«Кандидати»

Тут знаходяться претенденти на посади в компанії. Вони можуть фільтруватися за воронкою рекрутингу, подіями на сьогодні, різними параметрами та статі. HR за допомогою синьої кнопки здатний легко створити профайл кандидата та навіть завантажити його резюме. CV Парс з великої кількості форматів – .rtf, .doc, .docx, .txt, .pdf, .csv, і система за допомогою ШІ-алгоритму автоматично завантажує фото профілю, дату народження, очікуваний оклад і інші дані. Весь текст CV відвантажується в поле. Додатково, звідки рекрутер може взяти всі дані й швидко заповнити профіль кандидата простим копіюванням і вставкою. Ця функція дозволяє скоротити час обробки CV як мінімум на 45%, що значно економить час і зусилля рекрутерів.

Також в картці кандидата можна редагувати профіль, прив'язувати посади, статус по воронці, зарплатні очікування. У вкладці «Дії» додаються плани з комунікацій з кандидатом, наприклад, созвони. «Файли» містять необхідні документи в роботі з претендентом на посаду (тексти тестового завдання і надіслані кандидатом виконані ТЗ).

Якщо кандидат проходить по всіх етапах воронки, то він легко переводиться в «Співробітники» в один клік за допомогою кнопки «У співробітника».

Співробітників так само, як і кандидатів, можна фільтрувати в системі. Тут це можливо за статусом, подій, рівню, типу працевлаштування і підлозі. У картці співробітника можна відредагувати профіль і працювати у вкладках «Дії», «Файли», «Рев'ю», «Відпустка».

«Відпустка»

До речі, що стосується останнього, «Відпустка» винесено окремим пунктом в меню і система дозволяє описати практично всі кейси відпустки. HR один раз прописує такі дані: кількість днів в рамках одного запиту, йде чи це кількість в мінус (тобто чи можна брати відпустку в борг), котрі стверджують відпустку, хто за замовчуванням його коментує. Ця інформація відразу ж відображається в календарі. Далі, як тільки приходить запит на відпустку, система автоматично додає всіх, хто приймає по ньому рішення і самостійно все розраховує.

«Події»

Пункт меню «Події» дозволяє створювати всі інформаційні приводи, які відображаються в календарі. HR тільки прописують дату, час і текст. Після публікації, всі співробітники компанії отримують повідомлення. Тут же можна створювати індивідуальний ланцюжок подій для співробітників – зустрічі з ментором, участь у воркшопах і корпоративних тренінгах за програмою онбордингу та адаптації.

«Статистика»

Пам'ятайте, ми моніторили настрій в профілі співробітника? Ми дійшли до пункту меню, де можна все це проаналізувати. «Статистика» відображає розвиток співробітників на підставі моніторингу настрою. Всі голосування з профілю співробітника потрапляють сюди й автоматично по кожному з них вважається діаграма компанії. Середнє значення за період - це пульс компанії. А ви знаєте, як важливо HR «тримати руку на пульсі» організації.

«Налаштування»

І останній на сьогодні пункт, який присутній в кожній системі, це «Налаштування». Тут ви можете внести будь-які для вас зручні зміни від назви компанії до мови та налаштувань доступу.

Якщо у вас залишилися питання, повне відео про Hurma System ви можете знайти тут:

Висновок

Як ви могли помітити, Hurma – зовсім не складна, а зручна у використанні HRIS-система з безліччю корисних функцій. Автоматизований профіль допомагає HR комфортно комунікувати зі співробітниками, а user-friendly інтерфейс підвищує бренд роботодавця. Адже Hurma піклується і про ваших співробітників теж. Отримуючи профіль в такій системі, працівник розуміє, що роботодавець думає про нього, намагаючись спростити багато рутинних моментів.