Оптимизация всех HR-процессов в одной системе

Елена Леонова

Редактор Hurma Blog

  • 7 мин
  • 4072
  • 0

Как успевать выполнять все задачи, поставленные HR-специалисту, если никакой Time-Management не помогает? Подсчет и поиск нужной информации в таблицах занимает время? Как автоматизировать процессы в HR-отделе и снизить затраты на рутинные операции на 43%? Давайте разберемся!

Все мы знаем, что HR — ключевой сотрудник в компании. От его работы зависит успешность всех бизнес-процессов, мотивация команды, эффективность найма новых сотрудников и профессиональный рост коллег, не говоря уже о уютной атмосфере в офисе. Но многие работодатели не понимают ценности этого специалиста и считают, что HR-generalist должен в основном кофе разносить и улыбаться кандидатам на интервью.

И тогда HR становится “главным помощником”, который отвечает за кучу вопросов и рутинных задач — от делопроизводства и проведения приказов, до интервью с соискателями, учета больничных и отгулов, и пр. Но эта загрузка мешает HR-специалисту концентрироваться на важных процессах, необходимых для развития бизнеса:

  • Максимально эффективный подбор персонала
  • Ведение истории и статистики подбора
  • Контроль рабочего времени, учет отпусков и больничных
  • Построение системы мотивации и KPI
  • Составление планов развития и обучения для сотрудников
  • Проведение встреч 1:1
  • И многое другое

Чтобы справиться с этим потоком задач, HR-менеджерам необходимо автоматизировать наиболее рутинные из них и высвободить время и усилия на более креативную работу. Оптимизация HR-процессов — ключевое требование для успешной работы HR-специалистов в условиях динамичного рынка труда, недостаточных бюджетов и высокой загрузки.

Один из наилучших способов добиться результата и успешно достичь поставленных бизнес целей — автоматизация HR процессов, и сегодня мы расскажем что это, какие инструменты нужны для автоматизации HR-процессов и с чего ее начать.

Автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR-процессов позволяет минимизировать затраты усилий на выполнение рутинных, повторяющихся действий. Например, вам не придется больше вручную вести в таблицах MS Excel данные ваших кандидатов и сотрудников, отслеживать полагающиеся каждому из них дни отпуска, вести учет использованных больничных, следить за периодичностью встреч 1:1 и обсуждений продуктивности (performance review), следить за графиком интервью с кандидатами и т.д.

Это позволит вам сократить время, уделяемое рутинной работе с документацией, и увеличить количество усилиий, направляемых на поддержание команды мотивированной, помощь в профессиональном росте и личностном развитии, и пр.

Мы предлагаем вашему вниманию систему HURMA — первую национальную HRIS-систему в Украине. Она объединяет в себе весь основной функционал для HR и рекрутинга, а сверх того предоставляет много дополнительных полезных функций:

  • Удобный конструктор вакансий
  • Менеджмент кандидатов
  • Выгрузка кандидатов из CleverStaff
  • Интеграция с LinkedIn для загрузки профилей
  • Автоматический учет отпусков и больничных
  • Ведение индивидуальной отчетности отгулов сотрудников (absence management)
  • Удобный график встреч 1:1 и всех видов интервью
  • Ведение графика Performance Review и конструктор шаблонов для них
  • Мониторинг настроения сотрудников
  • Управление иерархией целей компании (OKR)
  • Интеграция с Google calendar для синхронизации событий, и др.

Автоматическое начисление отпусков, больничных, учет встреч 1:1

Одним из наиболее проблемных моментов для HR по результатам рубрики “Глас Народа” на DOU является учет рабочего времени — начисление отпусков, контроль отгулов, учет больничных. Довольно редко этот процесс автоматизирован, и в большинстве компаний все еще ведется по старинке. Либо ПМы дают HR-менеджеру сводные данные по своим командам, которые тот вносит в таблицу MS Excel — либо сведения о больничных необходимо спрашивать у каждого сотрудника. Это становится особенно утомительно в больших компаниях по 200-500+ человек, где не всех увидишь за целый день.

Система Hurma решает этот вопрос очень просто: каждый сотрудник в своем профиле может сам заказать себе больничный со справкой или без. Так же заказываются и дни отпуска — которые , кстати, HR могут начислять вручную или автоматически, в зависимости от количества отработанного времени.

Еще одна важная часть работы HR — ведение встреч с сотрудниками, в том числе встреч 1:1. Это инструмент оценки мотивированности сотрудника — доволен ли он текущим проектом, есть ли у него возможность расти, нет ли конфликтов с начальством, чего он планирует достичь в ближайшем времени — все эти, и множество других вопросов сотрудники могут обсудить с HR-менеджером на встрече 1:1, которая проводится с каждым сотрудником в среднем раз в три месяца.

Опять же, даже в компании с 50+ сотрудников ведение учета таких встреч и коспектирование содержания и результатов каждой может занимать огромную часть времени HR. Система Hurma и тут приходит на помощь, так как для каждого сотрудника можно быстро и легко составить график встреч 1:1, подготовить шаблонную анкету и быстро ее заполнить по итогам встречи, так что HR-специалист может в любое время без труда просмотреть историю записей о встречах 1:1 для каждого сотрудника.

Hurma — автоматизация всех HR-процессов в 1й системе

Hurma — первая национальная HRIS-система в Украине, созданная с учетом потребностей и запросов компаний из ИТ-сектора и различных других индустрий. Мы постоянно дорабатываем функционал на основе запросов наших клиентов, чтобы сделать Hurma system надежным инструментом для любого HR-менеджера.

Если переводить стоимость системы в ценность получаемых результатов, то окажется, что Hurma System помогает экономить до 43% времени на рутинных операциях (по данным опроса среди наших клиентов), что дает существенную экономию денег и времени в масштабах компании. Хочешь также? Оставь заявку на сайте и квалифицированные специалист поможет оптимизировать ваши процессы.

Автоматизация HR-процессов — уже не тренд, а насущная необходимость для современного бизнеса. Надеемся, скоро начнется оптимизация HR-процессов и в вашей компании! Успевайте больше с Hurma System.

    Вовлеченность персонала: Gallup Q12 [+Список вопросов]
    Специалисты по кадрам знают, что необходимо поддерживать тесный контакт с сотрудниками, чтобы эффективно отслеживать их вовлеченность и вовремя реагировать, если члены команды недовольны стилем управления, оплатой или рабочей средой. Давайте ...
    Не увольняйте своих сотрудников
    Не увольняйте своих сотрудников, пока не прочитаете эту статью! Давно пересматривали список своих коллег и оценивали их эффективность? Соберите статистику и наберитесь духу сделать это. «Хороший мальчик» или «Красивая девочка» ...