Знання керують світом, а як ними якісно управляти HR?

Таблички, пошта, переписки, паперові документи, голови інших колег. Цінна інформація зберігається буквально усюди, та чи впевнені ви, що вона доступна для співробітників? Interact виявив, що 19,8 % робочого часу — еквівалент одного бізнес-дня на тиждень — працівники витрачають даремно, шукаючи інформацію, необхідну для ефективного виконання своєї роботи. Тож у цій статті ми розберемось як вберегти час та нерви співробітників, організувавши знання в одному просторі.

Що таке база знань?

База знань — це централізована онлайн-бібліотека, яка об’єднує інформацію про компанію та внутрішні процеси, навчальні курси чи мануали, та багато іншого. Вона слугує комплексним ресурсом, до якого можуть звертатися працівники, щоб знайти відповіді на запитання, отримати рекомендації щодо процедур та найкращі практики для виконання різних завдань.

У HURMA ми знаємо, що знання — це фундамент для розвитку компанії, тож їхня організація та ефективне використання є надважливими для успіху бізнесу. Саме тому ми розробили новий модуль «База знань». Завдяки йому, ви зможете не втрачати цінні дані та накопичувати будь-які матеріали, що завжди будуть доступні вже наявним співробітникам, та допоможуть новачкам швидше пройти адаптацію і не чекати, поки їм надішлють необхідний документ.

«База знань» проста та інтуїтивна у використанні — створюйте тематичні «Полички» та наповнюйте їх документами, файлами, відео та іншим контентом у зручному форматі. Цей модуль створений так, що ви завжди матимете якісну та зрозумілу структуру зберігання матеріалів та зможете легко та гнучко контролювати доступи.

Яку інформацію можна зберігати в базі знань HURMA?

По суті, база знань HURMA служить сховищем корпоративних знань, які допомагають впорядкувати діяльність, підвищити продуктивність і сприяють ефективному прийняттю рішень. Інформація, яку можна там зберігати охоплює:

• матеріали з кадрової роботи для нових співробітників;
• інструкції зі створення контенту для авторів;
• юридичні та пільгові політики компанії;
• шаблони та форми;
• архівний контент;
• інструкції з використання внутрішніх додатків;
• найкращі практики для різних завдань і посад;
• опис бізнес-процесів з блок схемами.

Крім цього база знань є незмінним помічником HR-менеджера або фахівця з навчання співробітників, адже вона спрощує процеси адаптації, розвитку та підвищення кваліфікації. Ви зможете не лише зібрати важливі файли, а і структурувати їх по теках та темам і створювати курси.

Які переваги використання бази знань?

Якісна передача та збереження знань — це фундамент для зростання організації. Але які ж ще є плюси впровадження бази знань у робочі процеси? Розгляньмо детальніше.

Підвищення продуктивності

Структурованість та доступність інформації мають великий вплив на ефективність співробітників. За даними McKinsey, співробітники витрачають у середньому 9,3 години на тиждень на пошук і збір інформації. База знань допомагає лишити в минулому часи нескінченного прокручування повідомлень у месенджерах, довгого листування або відчайдушних спроб зловити експерта до його обідньої перерви.

Також легкий доступ до корпоративних правил та стандартів мінімізує вірогідність помилок, що відповідно скорочує час на виконання, перевірку та перероблення задач.

Та найголовніше для вас: завдяки зрозумілій та інтуїтивній базі знань HURMA ви можете додавати необхідні матеріали за лічені хвилини!

Сконцентруйтесь на використанні знань, а не на їхньому пошуку. Спробуйте «Базу знань» уже сьогодні.

Покращена адаптація новачків

Введення нового співробітника в команду може бути складним завданням, яке потребує великих затрат часу. Однак, зберігаючи інформацію, присвячену конкретним темам, база знань зменшує час необхідний на навчання та дозволяє взятися за роботу набагато швидше.

Крім цього база знань має ще цілу низку переваг для адаптації:

• Доступ до інформації

Новим працівникам часто потрібно ознайомитися з різноманітними документами, такими як робочі правила, інструкції з безпеки, процедури роботи з клієнтами тощо. База знань забезпечує швидкий та зручний доступ до цієї інформації, що дає змогу новачкам швидше пройти адаптаційний період.

• Зменшення навантаження на менторів та керівників

База знань дає змогу новачкам самостійно знаходити відповіді на більшість питань. Це зменшує навантаження на наставників та керівників, оскільки новачки можуть швидше й ефективніше розв’язувати проблеми та дізнаватися необхідну інформацію.

Доступне навчання співробітників

94 % респондентів LinkedIn's Workforce Learning Report заявили, що залишилися б у своїй компанії довше, якби вона більше інвестувала в їхнє навчання. Однак як організувати цей процес без сильних затрат? Тут на допомогу також може прийти база знань.

Уявімо, що ви менеджер відділу продажу із 5 людей. Кожен фахівець має різний рівень технічних знань та розуміння роботи компанії. Зазвичай вам доводиться пояснювати особливості роботи зі складними запитами, новими інструментами чи заповнення звітності окремо кожному співробітнику. Це забирає багато часу, особливо коли в команді відбуваються кадрові зміни.

Використовуючи «Базу знань» HURMA ви можете легко створити «Поличку», у якій будуть зібрані всі необхідні документи: від загальних правил до детальних пояснень користування певними інструментами.

Хоча менеджери все ще можуть проводити тренінги наживо, база знань дає змогу завантажувати всі матеріали, включно з відеозаписами, до внутрішньої бази знань компанії. Усі документи будуть доступними співробітниками в будь-який час, що допоможе їм швидко знаходити необхідну та актуальну інформацію та закріплювати її на практиці.

Збереження знань

Також, перевагою бази знань є те, що доповнювати її може будь-який співробітник, що дозволяє вам розвивати культуру безперервного обміну знань. Це позитивно впливає не лише на підвищення експертизи всієї команди, а й на збереження цінних знань всередині компанії.

Уявімо, що менеджер із вашої команди навчився користуватися новим корисним інструментом. Він самостійно може створити текстову чи відео інструкцію в «Книзі» з доступами для всієї команди. І вам більше не доведеться переживати, що інструкція загубиться серед листування чи інших документів.

У разі виходу цього співробітника з компанії, усі створені ним документи залишаться в базі знань зі збереженням доступів у адміністратора. Що пом’якшує удар від плинності кадрів та дає змогу бізнесу відновлюватися швидше.

Хочете посилити своїх співробітників та створити культуру обміну знань? Робіть це ефективно та швидко разом із «Базою знань» від HURMA.

Запобігання витоку інформації

Компанії втрачають мільйони доларів, репутацію та клієнтів через витоки конфіденційної інформації. Однією з причин, чому це стається є погане управління доступами. Адже коли всі важливі документи зберігаються на різних платформах та в декількох форматах, проконтролювати безпеку стає майже неможливо.

З єдиною базою знань ви отримуєте повний контроль над доступами й самі вирішуєте хто та коли може переглядати документи. У HURMA ви також здатні обирати чи може користувач створювати, редагувати, експортувати чи видаляти будь-які елементи.

У разі звільнення співробітника доступи до всіх файлів можна закрити в один клік та не турбуватися, що певні документи потраплять не в ті руки.

Покращення процесу прийняття рішень

У великої кількості організацій важливі дані та ідеї залишаються в презентаціях чи листах. Однак нерідко складнощі викликає пошук цих документів, якщо до теми вирішили повернутися пізніше.

Завдяки базі знань HURMA, доступ до важливих даних та ідей стає безперешкодним для всіх рівнів менеджменту. Що допомагає менше витрачати дорогоцінний час на пошук інформації серед безлічі листів або чекаючи відповіді від колег.

Зацікавлені особи можуть аналізувати інформацію та статистику безпосередньо з бази знань, довіряючи фактам, а не припущенням. Це допомагає знизити ризики прийняття невдалих рішень та сприяє досягненню кращих результатів у діяльності компанії.

Ще трохи про можливості бази знань HURMA

Можливості HR-менеджера з «Базою знань» майже безмежні, але навіть тут HURMA придумала декілька фішок, які зроблять ваше користування модулем ще приємнішим.

Повертайтесь до історичних версій документів

Деколи виникає необхідність знайти архівну інформацію чи запевнитись, що неактуальні дані точно не потраплять на очі співробітникам. Для цього в базі знань HURMA є можливість переглянути попередні версії «Книги», «Сторінки» чи «Полички» та видалити їх за потреби.

Видалені елементи переміщуються в кошик та адміністрація компанії може в будь-який момент ці дані відновити або видалити з кошика. Таким чином немає ризику втратити важливий файл, якщо його було видалено помилково.

Також адміністратор може проглядати зміни по всій базі знань через розділ «Журнал аудиту».

Створення шаблонів для швидкого створення сторінок

Економте час на створення сторінок завдяки шаблонам, що особливо стане в пригоді, коли вам потрібно створити багато сторінок у схожому форматі.

У HURMA ви можете відмітити сторінку як шаблон, щоб легко повторно використовувати її вміст при редагуванні та створенні інших сторінок. Доступ до шаблонів сторінок можна отримати під час редагування або створення сторінки.

Маркуйте улюблені документи

Не гайте час на пошук важливих документів серед великої кількості тек. Оберіть найголовніші матеріали та повертайтеся до них у зручний час.

Для цього натисніть на іконку свого профілю у верхньому куту та перейдіть в «Обране».

Легко вивантажуйте файли

Якщо виникає потреба поділитися інформацією з бази знань із зовнішніми користувачами ви можете зробити це за допомогою експорту даних. Це можливо зробити у два кліки в будь-якому з обраних форматів: html, pdf, txt, md.

Дуже важливо, що ви можете контролювати, хто саме зі співробітників матиме змогу експортувати файли. Обмежте цю можливість для певних співробітників повністю чи залиште лише на певних файлах — вибір за вами.

Також у системі є опція «Публічний доступ», яка дозволяє зробити деякий контент публічним для всіх у мережі за посиланням. Наприклад, якщо є інформація, з якою повинен ознайомитися кандидат у процесі найму, але він ще не є співробітником компанії та немає доступу до HURMA.

Розширений пошук

Знаходьте потрібну інформацію швидше завдяки розширеному пошуку, який дозволяє деталізувати свій запит. Ви можете здійснити пошук по ключовим словам, тегам або точною відповідністю серед сторінок, які були створені або оновлені вами.

Створення малюнків та діаграм

«База знань» має вбудований конструктор малюнків та діаграм, завдяки якому в декілька кліків ви можете створити ілюстрації для своїх матеріалів.

Можливість призначати користувачам декілька ролей

У «Базі знань» ви можете призначати співробітникам ролі для того, щоб контролювати, які саме можливості модуля їм доступні. Однак якщо вам потрібно, щоб певні співробітники мали розширені можливості, то ви можете призначити йому декілька ролей. Ця функція чудово підійде у випадках, коли певні доступи потрібно видати тимчасово або ж людям з абсолютно різними базовими ролями.

Потужне комбо: база знань у поєднанні з HRM

«База знань» HURMA та основні можливості системи — це потужна синергія для покращення ефективності вашого HR-відділу. Адже відтепер ви зможете дбати не лише про найм та залученість співробітників, а і працювати над розвитком талантів та збереженням знань і матеріалів.

Інтегрований модуль «База знань» дозволяє уникнути зайвого дублювання інформації та витрат на налаштування. Нові співробітники автоматично отримують доступ до модуля «База знань», проте бачать інформацію згідно з початковими налаштуваннями, що робить процес управління персоналом максимально зручним та ефективним.

Крім того, при виході з компанії доступ до інформації закривається лише одним кліком і вам не доведеться турбуватися за безпеку чутливої інформації.

Готові до революційних змін в управлінні персоналом? Синергія всіх важливих процесів гарантує вам злагодженість роботи та прискорене досягнення бізнес цілей. Протестуйте можливості HURMA та розпочніть трансформацію вже сьогодні.