Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Розлучитися можна по-різному: відрізати жорстоко і безповоротно по SMS або щиро поговорити та залишитися друзями. Ці ж принципи працюють і в рекрутингу. У цій статті ми розповімо як правильно відмовляти кандидатам — як зберегти обличчя HR-бренду і не спалити мости.
Ви відкриваєте чергове резюме, оцінюєте сильні та слабкі сторони кандидатів і крок за кроком знаходите його — Суперспівробітника. У загальних рисах процес найму — відбудований і передбачуваний, але ж у ньому ще залишається багато підводних каменів і дрібних перешкод.
Відмови невідповідним кандидатам — один з таких слизьких моментів. Щоб не образити кандидата або просто через брак часу, у 59% випадків рекрутери і HR-фахівці не дають жодного фідбеку після інтерв'ю. І це тільки на цьому етапі воронки! Взагалі кожен другий кандидат відзначить, що його резюме ніби провалилося в «чорну діру».
Це досить дивно, враховуючи, що мовчки відхилений кандидат — це бомба сповільненої дії. Найімовірніше, він більше не буде відгукуватись на вакансії компанії та відверне від неї друзів і родичів. Що може підвищити ймовірність повторного відгуку в майбутньому у 4 рази? Проста конструктивна відмова!
Мабуть, досить статистики — переходимо до практики. У статті розберемо:
Якщо ви просто вмієте говорити «ні», ми сміливо зарахуємо вас до лику HR-святих. Але психологічні бар'єри — тільки верхівка айсберга. Мало навчитися відмовляти, важливо робити це доречно.
Ми підготували для вас кілька загальних рекомендацій, які варто тримати в голові. Вони допоможуть не порвати останні зв'язки з кандидатом і розлучитися у хороших відносинах.
Так ви продемонструєте, наскільки ви цінуєте особистий час кандидата. Шукачі хочуть почути відповідь якомога швидше, навіть якщо їх чекають не найприємніші новини. Так що відставити тижневі очікування!
Постарайтеся повідомити кандидата, що ваші шляхи на цей час розійшлися, одразу як тільки самі це зрозуміли. Ставте собі нагадування у календарі й виділіть щотижневий слот для відмов.
Кандидатам, що дійшли до фінальних стадій воронки найму, краще відмовляти усно, через дзвінок. Так ви зможете подякувати їм за витрачений час з більшою щирістю і дати їм конструктивний фідбек. На ранніх стадіях обмежтеся листами.
Якщо є можливість, пояснюйте кандидатам, чому ваші шляхи поки не зійшлися. Будьте обережні в формулюваннях і намагайтеся коментувати тільки безпосередньо робочі критерії. Наприклад, фраза: «Ми шукали більш енергійних кандидатів» — може звучати як дискримінація для літніх шукачів.
Використовуйте свої оцінки з інтерв'ю за компетенціями та, якщо реально, порекомендуйте кандидатам області, в яких вони могли б прокачати свої скіли в першу чергу. Вони обов'язково оцінять ваші старання і запам'ятають бажання допомогти.
Постарайтеся бути на зв'язку з кандидатами та чесно розповідати їм про те, як буде проходити відбір (часові рамки, приблизну кількість конкурентів на кожному з етапів і так далі). Якщо щось раптом зміниться, не забудьте повідомити про це. Переконайтеся, що у претендентів є ваші контакти. Повідомте їм, що вони завжди можуть поставити вам питання або поділитися з вами сумнівами.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Рекомендації вище можна назвати універсальними. Але в залежності від етапу воронки найму, ваші відмови будуть різнитися. Десь не завжди доцільно витрачати багато часу на пояснення, десь же потрібно, навпаки, направити всі сили на зворотний зв'язок. Розповімо про цю різницю докладніше.
Загалом, можна виділити три основні сценарії для відмов: після відгуку, після скринінг-інтерв'ю і після інтерв'ю за компетенціями. Розберемо кожен з них.
Як відмовити: e-mail.
Коли відмовити: протягом 2-3 днів.
Для початку, кожен кандидат повинен отримати лист з підтвердженням: «Резюме отримали, все добре». Нехай навіть автоматизоване — не важливо.
На цьому ранньому етапі компанія задає тон спілкування з кандидатами. Ті, хто не пройшов далі, повинні отримати той же рівень комунікації, що і претенденти на наступних стадіях. Намагайтеся не відправляти відмову в той же день, коли ви отримали відгук. Кандидати можуть подумати, що ви й не переглядали їх резюме.
В цілому, ваші листи на етапі відгуку можуть бути стандартизованими та відправлятися автоматично.
Як відмовити: дзвінок, e-mail або відразу обидва способи.
Коли відмовити: протягом 2-3 днів.
Залежно від методу проведення скринінг-інтерв'ю та обраного інструменту комунікації, на цій стадії ви можете відмовити кандидату як по e-mail, так і телефоном. Ви можете зробити перший контакт в листі, але уточнити, що відкриті до фідбеку в особистій розмові. Що б ви не вибрали, на цьому етапі (та й завжди!) важлива чесність і прозорість.
Як відмовити: e-mail і дзвінок.
Коли відмовити: протягом 48 годин, максимум - 7 днів.
Відмова на цьому етапі повинна бути максимально обережною. Проявіть щире співчуття і запропонуйте кандидату актуальний фідбек, який допоможе йому у пошуку роботи.
Постарайтеся відмовити протягом 48 годин після інтерв'ю. Почніть з листа і запропонуйте обговорити зворотний зв'язок телефоном. Не варто відправляти текст з розпливчастими формулюваннями — так ви тільки дасте шукачеві помилкову надію.
Переходячи до практичних порад, почнемо з листів. Ми зібрали для вас 8 рекомендацій ідеальної відмови текстом, а в наступному параграфі на вас чекають шаблони такого листа. Почнемо:
Як ми вже згадували вище, залежно від етапу воронки найму, ваші листи з відмовами можуть відрізнятися один від одного. У цьому параграфі ми наведемо приклади таких текстів для різних етапів відгуку та інтерв'ю за компетенціями.
Тема листа: Ваш відгук на вакансію Старшого аналітика
Шановна Марія,
Дякуємо, що відгукнулися на вакансію Старшого аналітика в [назва компанії]. Наразі ми вирішили не розглядати ваш відгук далі.
Ми хотіли б подякувати вам за витрачені час і зусилля. Ми були особливо вражені широтою вашого досвіду. Однак вважаємо, що зараз інші кандидати більше підходять на цю посаду.
Тим не менш, ми рекомендуємо вам перевірити інші вакансії [назва компанії] і якщо ви знайдете іще цікаві пропозиції, знову відправити резюме.
З повагою,
[Ім'я рекрутера]
Тема листа: Ваш відгук на вакансію digital-маркетолога
Шановний Максим,
Нам було дуже приємно познайомитися з вами на інтерв'ю. Ми були вражені вашим досвідом, професіоналізмом і підходом, але цього разу обрали іншого кандидата.
Проте, хочемо зазначити, що інтерв'юерам сподобалася ваша презентація. Особливо цінними стали ваші пропозиції з приводу стратегії розвитку компанії.
Впевнені, що ваші знання, досвід і кваліфікація допоможуть вам знайти відповідну посаду для досягнення ваших цілей. Бажаємо вам успіху в пошуку роботи та в майбутній кар'єрі. Будь ласка, звертайтеся до мене в будь-який час, щоб уточнити всі деталі.
З повагою,
[Ім'я рекрутера]
Листи з відмовами, особливо на перших етапах, можна автоматизувати. Це дозволить вам зосередитися на важливіших речах (наприклад, на відмови за телефоном, про які ми розповімо у наступному параграфі).
Сучасні ATS-системи дозволяють в кілька кліків налаштувати такі листи, до того ж вони будуть персоналізовані, а відправлення можна поставити на таймер.
Наприклад, в системі HURMA ви можете створити шаблон листа та вже в темі проставити тег [[Назва вакансії]] - вона підтягнеться автоматично:
У самому листі теж доступні персоналізовані теги. Ось так виглядав би лист з попереднього параграфа:
В налаштуваннях системи ви можете виставити умову — наприклад, відправити такий лист кандидату при відмові після інтерв'ю. Тепер це не доведеться постійно робити вручну.
Особливо цінним кандидатам варто відмовляти телефоном. Тим більш, якщо вони витратили свій час на співбесідах і в тестових завданнях. І хоча основні принципи листів справедливі й для дзвінків, в цьому параграфі наведемо невеликий скрипт:
Закінчення спілкування на позитивній ноті — перший крок до вибудовування відносин з колишніми кандидатами. Поділимося декількома порадами, як залишитися друзями:
Не забувайте — те, як ви відмовляєте кандидату, безпосередньо вплине на його враження про компанію. Конструктивна відмова не тільки не вдарить по HR-бренду (і навіть навпаки), але і дозволить вам швидше наймати кваліфікованих співробітників у майбутньому.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача